Sélection des propositions de jumelage

1. Sélection des propositions de jumelage Session de formation sur l’évaluation des projets de jumelage Baku 17 et 18 janvier 2008 Mme Nawele BEN ROMDHANE DHRIF Directeur de l’UGP3A

2. Points focaux Fiche jumelage Points de contact nationaux Administrations organismes mandatés UGP Administrations organismes mandatés Sces de la CE Propositions de jumelage Procédure du jumelage Administrations organismes mandatés

3. Processus d’évaluation: base juridique et acteurs • Le manuel de jumelage: Un document précieux de référence qui contient l’ensemble des instructions en matière: • De préparation de fiche de jumelage; • D’organisation et de conduite de la sélection (conformité administrative, réunion de sélection, réunion d’évaluation….); • Grille d’évaluation; • Notification. • L’UGP: • Assure le secrétariat du comité; • Organise les réunions; • Prépare le rapport d’évaluation. • Le comité d’évaluation: • Apprécie la qualité des propositions et note les propositions sur la base de la grille d’évaluation (annexe C5); • Doit comprendre le chef de projet de l’administration bénéficiaire(le chef de projet exécutif le cas échéant) et l’homologue du CRJ. • La commission Européenne: • Assiste en tant que membre observateur mais participe activement à tout le processus; • Approuve la décision de sélection.

4. L’évaluation : un processus bien organisé qui doit être limité dans le temps • Réunion de la conformité administrative: • Une semaine au maximum après la date limite de remise des propositions • Occasion pour expliquer au comité d’évaluation le processus d’évaluation et le contenu de la grille • Examen des critères administratifs et d’éligibilité (CRJ et CP) • Statuer sur la conformité ou non de la proposition avec possibilité de demander à l’EM via le point de contact de compléter son offre (point de contact, liste des experts CT, durée du projet,organismes mandatés…) • Réunion de sélection: • 10à 15 jours au maximum après la réunion de conformité administrative en fonction du nombre de soumissions reçues • Accorder la même durée de présentation pour toutes les administrations ayant soumissionné en suivant l’ordre chronologique de réception des soumissions

5. L’évaluation : un processus bien organisé qui doit être limité dans le temps • Réunion d’évaluation: • le même jour que la présentation • Commence par une évaluation globale de la proposition, suivie de l’attribution des notes prévues à la grille d’évaluation • Le président organise les débats et intervient quand il y a un écart important entre les notes attribuées par les différents évaluateurs

6. L’évaluation: un processus déterminant en plusieurs étapes 1- Examen des propositions: • Qualité et sérieux de l’offre • Valeur ajoutée de l’administration de l’EM • Degré de similitude entre les systèmes juridiques ou administratifs • Expérience en matière de jumelage • Expertise technique de l’équipe de gestion • Institution homologue et capacité de back stopping • Perspectives de coopération après le jumelage 2- Réunion de sélection • Occasion pour améliorer sensiblement la proposition • Bien préparer les questions à poser • Évaluer le degré de complémentarité et de complicité entre le CRJ et le chef de projet • Vérifier les compétences de l’équipe de gestion • Examiner la possibilité de constituer des consortia

7. L’évaluation: un processus déterminant en plusieurs étapes 3- Évaluation: • Éviter les discussions théoriques et bien cerner la problématique • Dégager un consensus entre les différents évaluateurs • Constituer des consortia dans la mesure du possible 4-La notification: • Doit refléter toutes les réserves relevées lors de l’évaluation • Doit rappeler les engagements additionnels pris par l’administration de l’EM lors de la présentation • Doit proposer la constitution de consortia le cas échéant • donner le feu vert pour la préparation du contrat

8. Merci de votre attention