1 / 52

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT BIL.5 TAHUN 2007 [MENGGANTIKAN ARAHAN PERKHIDMATAN BAB 1 ~BAB 8]

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT BIL.5 TAHUN 2007 [MENGGANTIKAN ARAHAN PERKHIDMATAN BAB 1 ~BAB 8]. BAB 1- PENGURUSAN AM PEJABAT. PERANAN KERAJAAN- SENTIASA MENGOPTIMUMKAN PENGGUNAAN SEGALA SUMBER YANG ADA BAGI MENGELAKKAN PEMBAZIRAN DAN PENYALAHGUNAANNYA SUMBER. PERANAN KETUA JABATAN. Pembahagian

whittaker
Download Presentation

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT BIL.5 TAHUN 2007 [MENGGANTIKAN ARAHAN PERKHIDMATAN BAB 1 ~BAB 8]

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT BIL.5 TAHUN 2007[MENGGANTIKAN ARAHAN PERKHIDMATAN BAB 1 ~BAB 8]

  2. BAB 1- PENGURUSAN AM PEJABAT PERANAN KERAJAAN- SENTIASA MENGOPTIMUMKAN PENGGUNAAN SEGALA SUMBER YANG ADA BAGI MENGELAKKAN PEMBAZIRAN DAN PENYALAHGUNAANNYA SUMBER

  3. PERANAN KETUA JABATAN Pembahagian kerja/SKT/ Penurunan Kuasa Secara Bertulis Menyediakan Visi,misi,Objektif , fungsi, slogan Q, piagam Jabatan dan carta organisasi Memaklumkan semua pegawai Kepentingan Pematuhan peraturan TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN Menentukan Hubungan Baik antara Pegawai Menggunakan Aplikasi Psikologi Dlm pengurusan Sumber Manusia Menyediakan Dan Melaksanakan Program kualiti Mewujud dan Mengukuhkan mekanisme Kerjasama antara Sektor awam dan swasta Utamakan penggunaan Teknologi maklumat dan komunikasi

  4. MENYEMAK SEMULA FUNGSI JABATAN • JELAS • DIKEMASKINI DARI SEMASA KE SEMASA • AKTIVITI YG TIDAK PERLU ATAU TIDAK SESUAI DIHAPUSKAN

  5. MENGKAJI SEMULA AKTIVITI JABATAN • I. AKTIVITI DIKAJI SEMULA SUPAYA: • AKTIVITI YANG TIDAK SESUAI DIHAPUSKAN • LANGKAH YANG PENTING UNTUK MENCAPAI MATLAMAT • SISTEM KAWALAN BERKESAN • SISTEM KERJA YANG BAIK

  6. UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN • -HENDAKLAH DI MAKLUM

  7. E.SENARAI TUGAS • SETIAP KAKITANGAN • JELAS,MUDAH DIFAHAMI • SECARA BERTULIS • DIKEMASKINI DARI SEMASA KE SEMASA TERUTAMA BILA ADA PERTUKARAN/PENYUSUNAN/ PENGURANGAN ATAU PENAMBAHAN DAN PERUBAHAN SISTEM BERKERJA

  8. F. NASIHAT DARI JABATAN LAIN G. SEMANGAT BERPASUKAN H. LATIHAN J. PUSINGAN KERJA

  9. II. Hubungan Dengan Orang Ramai HUBUNGAN BAIK- PERLU! - KEMUDAHAN UNTUK ORANG RAMAI.

  10. BAB 2. PENGUBAHSUAIAN SISTEM BARU PENILAIAN PRESTASI SISTEM SARAAN PERKHIDMATAN AWAM -SSB: 1992-2002 -SSM:2002

  11. PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN

  12. PELUANG KENAIKAN PANGKAT PEWUJUDAN LAPISAN JAWATAN BARU UNTUK SEMUA PERKHIDMATAN KECUALI: • TENTERA/POLIS/BOMBA/PENJARA • SKIM PERKHIDMATAN BERKELAYAKAN STPM/DIPLOMA/SETARAF /SPM DAN SETARAF YG MEMPUNYAI 3 LAPIS

  13. PENETAPAN GRED MENGIKUT KELAYAKAN

  14. PENILAIAN PRESTASI • HENDAKLAH OBJEKTIF,ADIL DAN TELUS • BERASASKAN PENGHASILAN KERJA DAN TINGKAHLAKU • MENGGALAKKAN PERSAINGAN UTK TINGKAT KUALITI DAN PRODUKTIVITI

  15. CIRI • PENETAPAN SKT • OBJEKTIF,TELUS DAN ADIL • IKTIRAF KEGIATAN DAN SUMBANGAN LUAR • PENETAPAN MARKAH WAJARAN • LIMA JENIS BORANG MENGIKUT KUMPULAN • PERANAN PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

  16. BAB 3- SURAT MENYURAT

  17. BAB 3. SURAT MENYURAT • MENULIS SURAT DAN MENGALAMAT SURAT • MENULIS MINIT SURAT • MELAYAN SURAT YANG DITERIMA

  18. 1, MENULIS DAN MENGALAMAT SURAT • Surat hendaklah jelas • Surat hendaklah di atas kertas rasmi • Memula dan mengakhiri surat • Rujukan dan tajuk • Perenggan dan nombor mukasurat • Satu perkara sahaja • Alamat penerima • Pengkelasan surat mengikut fail • Rekod surat keluar masuk

  19. II. MENULIS MINIT • Pentingnya Minit Surat - sebagai rekod - sebagai perhubungan pegawai [tidak digalakkan] • Cara Menulis – jelas,ringkas, mudah difahami

  20. iii. MELAYAN SURAT • DIBERIKAN PERHATIAN SEGERA • DIBERIKAN KEPADA PENERIMA PADA HARI YANG SAMA • TINDAKAN PENDAFTARAN FAIL • SAMPUL KECIL BAGI TINDAKAN SEMENTARA • REKOD SURAT KELUAR MASUK • DAFTARKAN SURAT MENGANDUNGI BAYARAN

  21. BAB 4- FAIL MEMFAIL • PENGKELASAN FAIL • MENDAFTAR DAN MENYELENGGARA FAIL • PENGEDARAN FAIL • SIMPAN DALAM PERHATIAN • MEMELIHARA DAN MENJAGA FAIL

  22. 1. PENGKELASAN FAIL • Sistematik • Pengkelasan bagi pejabat kecil • Memberi tajuk fail • Pengkelasan keselamatan-terhad/sulit/rahsia besar/rahsia • Merendahkan peringkat pengkelasan • Memakai kulit fail yang sesuai

  23. 2. MENDAFTAR DAN MENYELENGGARA FAIL -PENDAFTARAN BERNOMBOR/ABJAD -TAHUN BUKA FAIL - KERTAS MINIT &SURAT - MEREKOD SURAT DI MINIT - KULIT BARU-FAIL SAMBUNGAN - PERINGKAT TINDAKAN FAIL

  24. 3.PENGEDARAN FAIL • - CATATAN PENGEDARAN • - TANGGUNGJAWAB PEGAWAI DALAM PENGEDARAN FAIL • - MEMULANGKAN FAIL KE PENDAFTARAN • - PENGEDARAN FAIL DALAM PENGKELASAN KESELAMATAN

  25. 4. SIMPAN DALAM PERHATIAN • BUKU SDP • PEMERIKSAAN BUKU SDP SETIAP HARI

  26. 5. MEMELIHARA/MENJAGA KESELAMATAN FAIL -MEMELIHARA FAIL DARI KECICIRAN -MEMELIHARA KESELAMATAN KANDUNGAN FAIL -MENGASINGKAN FAIL MATI

  27. FAIL ANDA? • DI MANA? • BAGAIMANA? • SIAPA CARE TAKER? • APA CADANGAN?

  28. BAB 5 –MEMELIHARA DAN MENYIMPAN REKOD1. REKOD KERAJAAN DAN PERANAN ARKIB2. PEMELIHARAAN REKOD

  29. 1. REKOD KERAJAAN DAN PERANAN ARKIB NEGARA - TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN - ARKIB NEGARA - PEGAWAI REKOD JABATAN - REKOD YANG PERLU DIHANTAR KE ARKIB NEGARA –BERNILAI DAN LEBIH 2O TAHUN - REKOD DITUTUP LEBIH LIMA TAHUN - SENARAI REKOD SEBELUM KE ARKIB

  30. 2.PEMELIHARAAN REKOD-REKOD • REKOD MESTI DIPELIHARA DGN BAIK • MENGAMBIL TINDAKAN SESUAI UNTUK MEMELIHARA REKOD • DAPATKAN NASIHAT PAKAR

  31. II. BILIK SIMPANAN SESUAI

  32. III. REKOD PATUT DISIMPAN ATAS RAK

  33. IV. MENGERING REKOD • REKOD YANG BASAH HENDAKLAH DIANGINKAN SUPAYA KERING • JANGAN DISALAI ATAU JEMUR!

  34. V.REKOD KOYAK PERLU DIBAIKI • HENDAKLAH DITAMPAL DENGAN KERTAS LAIN DAN MENGGUNAKAN PELEKAT GAM UBI • TIDAK SESUAI:

  35. VI.BILIK REKOD DIJAGA DAN DIBERSIHKAN • JANGAN GUNAKAN BILIK REKOD SEBAGAI TEMPAT MAKAN DAN MINUM ATAU MEROKOK! • HENDAKLAH SENTIASA DIBERSIHKAN DENGAN PENCUCI HAMPAGAS

  36. BAB 6 KEMUDAHANPERHUBUNGAN1. PERATURAN AM2. PERKHIDMATAN POS3. TELEGRAM4. PENGGUNAAN TELEFON

  37. PERATURAN AM • UNTUK TUJUAN RASMI SAHAJA • JIKA DIGUNAKAN UNTUK TUJUAN TIDAK RASMI, PERLU BAYAR SENDIRI UNTUK URUSAN KERAJAAN SAHAJA!!!

  38. PERHUBUNGAN CEPAT-DIGALAKKAN!!

  39. II. PERKHIDMATAN POS • SURAT KERAJAAN-PERCUMA • BAYARAN UTK SURAT LAIN • PENDAFTARAN BUNGKUSAN-BILA PERLU SAHAJA • AHLI PARLIMEN DIKECUALIKAN SETEM

  40. PENGGUNAAN TELEFON-PENDEK DAN RINGKAS!!!

  41. FIKIR SEJENAK? KEADAAN SEMASA PENGGUNAAN TELEFON DI JABATAN ANDA…..

  42. BAB 7- KELENGKAPAN PEJABAT • ALATULIS • BORANG-BORANG DAN REKOD BERCETAK • MEMESAN BEKALAN ALAT TULIS • MESIN-MESIN PEJABAT • PERKAKAS-PERKAKAS LAIN

  43. KAWALAN ALATULIS PENTING!!

  44. ELAK KECUAIAN MENYIMPAN PERALATAN!!

  45. Borang-borang Kebenaran perbendaharaan 3 siri borang Am Kewangan, \jabatan Borang untuk Mengumpul maklumat Borang kewangan Resit lesen Rundingan semasa Merangka borang

  46. MEMBELI MESIN PEJABAT • MESIN MAHAL DAN MODEN • MESIN PEJABAT BIASA • MENYELENGGARA MESIN

  47. SESUAIKAN MESIN DENGAN KEADAAN

  48. BAB 8-LAIN-LAIN PERKARA JABATAN • 1. Buku kedatangan • 2a.Mencegah kebakaran • 2b. Pemeriksaan tahunan pemadam api • 2c. Bilik Simpanan Rekod tahan api • 3. Rekod –Rekod ditulis dengan dakwat kekal • 6. Kebersihan pejabat • 7. Tarikh mengemukakan bahan Warta kerajaan

More Related