Greiðslumiðlun og rafrænir reikningar hjá íslenska ríkinu

1. Greiðslumiðlun og rafrænir reikningar hjá íslenska ríkinu Gunnar H. Hall Fjársýsla ríkisins

2. Fjársýsla ríkisins • Helstu verkefni • Umsýsla á fjármálum og bókhaldi ríkisins • Rekstur á fjárhags- og mannauðskerfi ríkisins - Orri • Bókhald og greiðslur fyrir margar stofnanir • Greiðsla launa fyrir ríkisstarfsmenn • Innheimta skatta

3. Efnistök • Stefna stjórnvalda um rafræn innkaup ríkisins. • Helstu markmið • Ávinningur • Aðkoma Fjársýslunnar að verkefninu • Innlent og erlent samstarf • Reynsla Dana • Staða verkefnis hér á landi

4. Stefna fyrir rafræn innkaup • Markmið fyrir umhverfi rafrænna viðskipta • sé byggt á samræmdum stöðlum og viðskiptareglum • rafrænir reikningar verði jafngildir pappírsreikningum í innkaupum ríkisins • Aðgengi kaupenda og seljenda að vörulýsingum skal vera samræmt á stöðluðu formi • Umhverfi rafrænna viðskipta sé traust og styðji rekjanleika

5. Stefna fyrir rafræn innkaup • Markmið fyrir innkaupaferla • ríkið taki aðeins við reikningum á rafrænu formi og geti sent rafræna reikninga • Miðlun rafrænna viðskiptaupplýsinga í innkaupum verði stöðluð • Greiðslur ríkisins verði með rafrænum hætti • Rafræn innkaup smærri stofnana samræmd og samvinna þeirra í innkaupum aukin • Tryggja hagkvæma umsýslu rammasamninga og rafrænt aðgengi að þeim

6. Innkaupaferlið

7. Stefna fyrir rafræn innkaup • Rafrænir reikningar • Markmið varðandi tímasetningar • Fyrir lok ársins 2008: • Allar stofnanir ríkisins geti tekið við og sent reikninga á rafrænu formi • Allar greiðslur ríkisins verði á rafrænu formi • Framtíðin • Allir reikningar til ríkisins verði á rafrænu formi

8. Rafrænir reikningar • Ávinningur til framtíðar • Fjárhagslegur sparnaður • Komist hjá margskráningu upplýsinga • Prentkostnaður • Sendingarkostnaður • Umhverfisvænt - Minni pappír • Bætt vinnuumhverfi • Bættur rekjanleiki gagna

9. Rafræn innkaup, reynsla Dana • Niðurstaða Dana: • Rafrænir reikningar til ríkisins eru krafa • Lögleitt frá 02.2005 • Ekki byrja á vörulistum eða pöntun • Byrja á reikningum og greiðslum • Pantanir og vörulistar fylgja á eftir • Reikningur er lykilskjal í innkaupaferli • Gildi rafrænna innkaupa eru skýr þegar rafrænir reikningar hafa verið innleiddir

10. Bakgrunnur - samstarf • Innlent samstarf • ICEPRO - Atvinnulífið • Frumkvæði Dana 2005 • Lög um notkun reikninga á UBL formi • NES er samstarf Norðurlandaþjóða um notkun UBL, byggt á reynslu Dana • Framlag Norðurlanda til stöðlunar á rafrænum opinberum innkaupum innan EB • FJS þátttakandi frá upphafi

11. Uppsetning byggð á reynslu Dana • Sveitarfélagið Kaupmannahöfn • Svipaður fjöldi rekstrareininga • Svipuð uppsetning á OEBS og hér á landi • Uppsetning rafrænna reikninga lá fyrir • ORRI • Samið var við sömu aðila og í Kbh um uppsetningu

12. ORRI • Kynnt Ríkisendurskoðun í lok febrúar sl. • Málið kynnt • Tilgangur. Fá fram áherslur stofnunarinnar • Viðbrögð Ríkisendurskoðunar • Kynntu sér álit dönsku Ríkisendurskoðunar-innar um hvernig til hefði tekist í Danmörku • Svarbréf í lok mars sl.

13. Ríkisendurskoðun, atriði úr bréfi • Danmörk • Skv dönsku Ríkisendurskoðuninni var verkefnið mjög vel heppnað. Sparnaður 1 ári eftir upptöku rafrænna reikninga metinn 7 milljarðar króna hjá hinu opinbera. Einnig einkaaðilar. • Lykilatriði • Lagasetning. Allir opinberir aðilar innleiddu • Staðlaðir rafrænir ferlar í fjárhagskerfunum • Huga þarf að ýmsum lögum svo sem VSK • Nemkonto. Allir sem fá greiðslur frá ríkinu

14. Ríkisendurskoðun, atriði úr bréfi • Ísland • Ekki nóg að einblína á tæknilausn • Huga þarf mjög vel að öllum öryggisþáttum við formbreytingu reikninga • Huga þarf einnig m.a. að lagasetningu og ýmsum öðrum þáttum sem styðja verkefnið í framkvæmd.

15. Sparnaður - Hvernig ? • Sjálfvirkni • Fækka tilvikum þar sem mannshöndin þarf að koma að • Minni vinna, aukin sérhæfing, fækkar villum • bókunarstrengur, samþykktarferli • Stemma af pöntun á móti reikning • Losna við pappír • Fylgiskjöl

16. Sjálfvirk bókun • Samræmdir innkaupaflokkkar (UNSPSC) eru notaðir til að stýra bókun • Bókunarvél tryggi samræmingu á notkun tegundarlykils • FJS stýri tillögu að bókun á tegund • Stofnun stýri tillögu að bókun á viðfang

17. Staða verkefnis hjá FJS • 1. áfanga verkefnis er lokið ! • Samkomulag við atvinnulíf um form fyrir rafræna reikninga (UBL / NES form) • Orri, fjárhagskerfi ríkisins getur tekið við reikningum á UBL formi • Fyrstu birgjar; Orkuveitan, Vodafone • Byggir á tengingu við SPAN (vörpun úr EDIFACT) • Fyrstu stofnanir • Rekstrarfélag stjórnarráðsins • Lögreglan á höfuðborgarsvæðinu

18. Næstu skref • Aðlaga bókun reikninga og samþykktarferli • “Bókunarvél” – kerfið útbúi tillögu að bókun reikninga • Senda reikninga, senda pöntun • Tenging við vörustýringu • Tenging við verkbókhald

19. FJS - Nokkrar lykiltölur • 2006 2005 • Launaseðlar 290.428 279.955 • þar af bankainnlegg 288.671 277.711 • þar af launatékkar 1.757 2.244 • Barnab. og skattt. greiðslur 272.508 304.539 • þar af bankainnlegg 214.183 259.573 • þar af tékkar 58.325 54.966

20. FJS - Nokkrar lykiltölur • 2006 2005 • Greiðsla reikninga 178.503 181.922 • þar af bankainnlegg 175.265 177.411 • þar af launatékkar 3.238 4.511 • Fylgiskjöl • “möppu-metrar” á ári 120-150 120-150 • Geymslum frá fyrir 1900

21. Fjársýslan - Frekari upplýsingar • Ársskýrsla 2006 • Rafræn stjórnsýsla - Bætt umhverfi bls.8-13 • www.fjs.is • Tæknisvið Fjársýslunnar • Bergþór Skúlason