GAIA Gestion Académique Informatisée des Actions… de formations

1. GAIAGestion Académique Informatisée des Actions…de formations Individuel Responsable Gestionnaire DAFIP – 21 janvier 2005

2. GAIA • Pourquoi une application nationale :« Une impérieuse nécessité : le seul moyen d’avoir un langage commun ! » • Au départ, pas de vision à l’avance du projet ! • 3 entrées web différentes : • Grand public • Responsable • Gestionnaire • 1 entrée 4GL (terminal) • gestionnaire

3. Entrée grand public • Grand public : toute personne susceptible de s’inscrire à titre individuel, de consulter le plan de formation, de proposer une offre… http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/

4. Entrée grand public http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/

5. Entrée grand public Uniquement les campagnes à inscription individuelle du plan en cours. http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/

6. Entrée grand public Devrait être actif d’ici la fin de l’année. En attendant … http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/

7. nom et prénom (contrainte : sans accent ni caractères spéciaux : ç ù…, idéal : écrire en majuscule)+ clé d’inscription http://dafip.ac-aix-marseille.fr/paf/paf2004.htm

8. http://dafip.ac-aix-marseille.fr/paf/paf2004.htm

9. Entrée grand public http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/

10. Entrer le numen Il est reconnu Entrer vos nom, prénom, date de naissance Cliquer sur :Enregistrez-vous Renseigner tous les champs Vous accédez à votre fiche Vous avez déjà une inscription Classement Sélection  Entrer l’identifiant du dispositif : 04A0020XXX Numéroter les vœux de 1 à 3 Le dispositif apparaît, cliquer sur son intitulé : 1XX001 – TITRE DU DISP.  non Le classement des vœux est bon Cocher le(s) module(s) choisi(s) oui Vous avez inscrit tous vos dispositifs non oui Finalisation Pour recevoir un récapitulatif par mail : Cocher l’option puis entrer votre adresse électronique de réception  Votre clé d’inscription s’affiche 5 chiffres A conserver précieusement ! Entrée grand public Identification non Vous avez un numen oui non vous êtes dans la liste oui non  Cliquer sur votre nom oui non oui Inscription individuelle dans GAIA Saisir votre clé (5 chiffres)  point délicat souvent source d’erreur ! http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/ CR – DAFIP 2004

11.  points délicats souvent source d’erreur !  Cliquer sur votre nom Le dispositif apparaît, cliquer sur son intitulé : 1XX001 – TITRE DU DISP.   Pour recevoir un récapitulatif par mail : Cocher l’option puis entrer votre adresse électronique de réception  Inscription individuelle Entrée grand public Souvent l’utilisateur clique directement sur enregistrez-vous et ne peut créer sa fiche(Message : veuillez vérifier votre présence dans la liste)[cf. les doublons] Souvent l’utilisateur clique sur la loupe : détail du dispositif. Même s’il n’a demandé qu’un seul dispositif, l’utilisateur doit le classer 1 Une erreur dans l’adresse mail renvoie un message d’erreur à l’application, ou envoie le récapitulatif à une autrepersonne ! http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/ CR – DAFIP 2004

12. Entrée grand public Trucs et astuces ! Pour savoir si les convocations ont été traitées… http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/

13. Entrée grand public 04A0020 . . . http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/

14. Entrée grand public 04A0020 . . . http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/

15. Entrée grand public Non utilisée !Emploi d’outils satellites (tableaux excel) http://gaia.ac-aix-marseille.fr/gaia/

16. Entrée responsable • Responsable : toute personne ayant autorité pour inscrire des équipes et émettre des avis sur les inscriptions individuelles http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

17. Entrée responsable http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

18. Entrée responsable Identification Inscriptions Entrer votre code établissement La liste des candidats au dispositif est complète Candidaturesau dispositif non Votre établissements a des services répertoriés oui Ne rien saisir dans le zone de saisie de texte oui Les inscriptions ont bien été prises en compte par l’application non Cliquer sur le numéro de votre service La liste des personnels de votre établissement/service apparaît Tout en bas de la page cliquer le lien Enregistrer la personne en provisoire TOUS les candidats sont dans la liste non Entrer votre mot de passe Compléter la fiche oui oui Vous aviez déjà un mot de passe non Cocher  les candidats à inscrire Confirmer (retaper) le mot de passe Tous les candidats au dispositif sont inscrits par défaut aux modules obligatoires Candidatures au module Tout en bas de la page Ne pas tenir compte des groupes. Recherche d’un dispositif Entrer l’identifiant du dispositif 04A0020… Attention tous les candidats sélectionnés seront inscrits au(x) module(s) choisi(s) Cocher sur le module facultatif choisi Inscriptions par liste dans GAIA http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/ Les extractions sont effectuées tous les lundi matin, si plusieurs établissements doivent inscrire des personnels à un même stageles supérieurs hiérarchiques doivent se concerter et inscrire leurs personnels durant de la même semaine. Pour vérifier si l’inscription a bien été prise en compte, recommencer l’opération : la liste des personnes inscrites apparaît immédiatement après la saisie de l’identifiant du dispositif.

19. Entrée responsable Ne rien saisir dans le zone de saisie de texte Problème quand l’effectif de personnel de l’établissement dépasse un nombre entre 50 et 70 ! http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

20. Entrée responsable On peut ne saisir que les premières lettres du nom et celles du prénom On peut inscrire n’importe quelle personne dans l’académie La liste des candidats au dispositif est complète Candidaturesau dispositif non Saisir les nom et prénom du candidat oui Les inscriptions ont bien été prises en compte par l’application Une liste apparaît correspondant au nom recherché Tout en bas de la page cliquer le lien Enregistrer la personne en provisoire Le candidat est dans la liste non oui Compléter la fiche Cliquer sur le nom Tous les candidats au dispositif sont inscrits par défaut aux modules obligatoires La liste des candidats au dispositif est complète oui non Attention, à ce niveau les personnes ne sont pas inscrites !! http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

21. Entrée responsable Identification Inscriptions La liste des candidats au dispositif est complète Candidaturesau dispositif non Entrer votre code établissement Votre établissements a des services répertoriés oui Saisir les nom et prénom du candidat oui Les inscriptions ont bien été prises en compte par l’application non Cliquer sur le numéro de votre service Tout en bas de la page cliquer le lien Enregistrer la personne en provisoire Une liste apparaît correspondant au nom recherché Compléter la fiche Le candidat est dans la liste non oui Entrer votre mot de passe oui Cliquer sur le nom Vous aviez déjà un mot de passe non Confirmer (retaper) le mot de passe Tous les candidats au dispositif sont inscrits par défaut aux modules obligatoires La liste des candidats au dispositif est complète non oui Candidatures au module Tout en bas de la page Ne pas tenir compte des groupes. Recherche d’un dispositif Entrer l’identifiant du dispositif 04A0020… Attention tous les candidats sélectionnés seront inscrits au(x) module(s) choisi(s) Cocher sur le module facultatif choisi Inscriptions par liste dans GAIA http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

22. Entrée responsable Tout en bas de la page Validation de toutes les candidatures  Si des personnes sont déjà inscrites sur un autre module, elle se retrouvent aussi inscrites au module coché ! http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

23. Entrée responsable Validation candidature par candidature  http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

24. Entrée responsable • Entrée INSCRIPTION • RNE / mot de passe • Identifiant du dispositif • La liste apparaît SANS les * devant les noms • Voir le module choisi pour chaque personne, individuellement en cliquant sur le nom du candidat Contrôle des inscriptions http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

25. Entrée responsable Nouveauté Le chef d’établissement peut, depuis la dernière version (décembre 2004) modifier son mot de passe : • Inscription / Rne établissement **** http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

26. Page des correspondants de bassin • Mise à jour des inscrits sur les formations d’équipes : tous les lundi matin. [EC] formation contractualisable (*) liste envoyée (sauf demande contraire à l’interlocuteur du module) http://dafip.ac-aix-marseille.fr/cb/corr-bass.htm

27. Entrée responsable http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

28. Entrée responsable Identification AVIS Traitement des avis Pour la saisie des avis sur les candidatures individuelles : choisissez une des trois modalités Entrer votre code établissement Par candidat Par dispositif de formation Par validation générale Entrer l’identifiant du dispositif 04A0020… Confirmer la validation générale ? Cliquer sur OUI Saisissez le nom Votre établissements a des services répertoriés oui OUI Cliquer sur le nom Cliquer sur l’identifiant du dispositif : 04A0020… Cliquer sur le numéro de votre service Cliquer sur non Fermer La validation générale donne un avis sans opposition aux candidats La liste des dispositifs choisis par le candidat apparaît La liste des candidats ayant choisi le dispositif apparaît Entrer votre mot de passe oui Vous aviez déjà un mot de passe Sélectionner les nouveaux avis (liste déroulante d’avis) Vous devez saisir un motif d’avis défavorable. Cliquer OK oui Vous avez mis un avis défavorable (D0) non non Confirmer (retaper) le mot de passe Menu Pour éditer un fichier texte avec ledétail des inscriptions par candidat Extraire Le fichier généré est au format .rtf. Il peut être lu avec word L’enregistrer sur le disque (Enregistrer) OK Avis des supérieurs hiérarchiques http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

29. Entrée responsable Fichier texte détail des inscriptions Ficher rtf, lisible avec word http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

30. Entrée responsable Avis des supérieurs hiérarchiques • Nomenclature de avis • F0 : avis favorable • D0 : avis défavorable (pas de convocation possible) • V : validation sans opposition (tout l’établissement) • Z : sans avis • Trucs et astuces ! • Exemple chef d’établissement favorable pour un seul module sur les 3 choisis par le candidat :Avis favorable avec motif : « je souhaite que M. XY ne soit convoqué qu’au module 7508 ou 4AE001b »Amélioration de la nomenclature : exemple F1 : avis favorable avec réserve + motif http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

31. Entrée responsable Traitement des avis • Avis défavorables (D0) : non retenus. • Extraction des motifs, lecture, traitement. • Traitement des candidatures : • Campagne prépa concours : tous avis hors D0 retenus • Campagne individuelle (perfectionnement) : tout avis hors D0 et motivés, examinés : • Si nb inscrits ~= nb attendus  on retient tout le monde • Si nb inscrits >> nb attendus  sélection d’abord, on retient les F0(v1 v2) puis V(v1 v2) puis Z(v1 puis v2) en tenant d’autre vœu déjà accordé, secteur privé, contractuel sans poste (prépa concours uniquement). http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

32. Entrée responsable http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

33. Entrée responsable Toutes les campagnes à inscription collective (par liste) et les campagnes d’avis (recueil des avis) Pourquoi apparaissent les campagnes à public désigné ??? En attente d’une réponse de la datsi… http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

34. Entrée responsable Comme la consultation du plan dans http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

35. Entrée responsable Non disponible actuellement ! http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

36. Entrée responsable http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

37. Entrée responsable Identification par RNE établissement et mot de passe Exemple pour le LP Diderot (0130050j) Exemple prévision pour le 12 janvier 2005 : 12012005 Les résultats inclus les départs jusqu’à 2 mois après la date indiquée ! http://gaiaresp.ac-aix-marseille.fr/gaiaresp/

38. Entrée gestionnaire • Gestionnaire : Création de dispositifs, modules, nomenclatures, gestion des stagiaires, intervenants, envoi des convocations, recherche des mots de passe… En interne uniquement http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

39. Entrée gestionnaire http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

40. Entrée gestionnaire GAIA en mode 4GL http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

41. Entrée gestionnaire http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

42. Entrée gestionnaire Champ obligatoire Création d’un dispositif http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

43. Entrée gestionnaire Création d’un dispositif http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

44. Entrée gestionnaire Création d’un dispositif 04 A 002 0268 Compteur automatique Année de gestion Numéro de l’académie Niveau d’initiative http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

45. Entrée gestionnaire Création d’un module http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

46. Entrée gestionnaire Création d’un module http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

47. Entrée gestionnaire Création d’un module http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

48. Entrée gestionnaire Création d’un module http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

49. Entrée gestionnaire Création d’un module Groupe + session saisis par les gestionnaires au moment des convocations http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/

50. Entrée gestionnaire Création d’un module Code « iufm » inclus dans l’intitulé Numéro automatique 1 EL 009 A Opérateur (1 iufm, 2 atos, 3 encadrement, 4 reste rectorat) Rang module Numéro du dispositif ThèmeDomaine http://gaiagest.in.ac-aix-marseille.fr/gaiagest/