PROSEDÜRÜ

1. PROSEDÜRÜ

2. Yeterli Erasmus puanını aldım!...

3. Şimdi ne olacak?... • Önce bölüm koordinatörü ile görüşülecek, gitmek istediğiniz programı ve süreyi görüşerek fakülte ve bölümün onayı alınacak. Bölüm ve fakülte seçtiğiniz programı onaylamayabilir!..

4. Koordinatörle Görüşme • Gitmek istediğiniz üniversiteleri belirleyin! –birkaç alternatif seçin! • İngilizce dersleri ve içeriklerini yanınıza alın • Okan’daki programınızın ders listesini alın

5. Bölüm/Fakülte koordinatörü ya da başkanı sizi neden onaylamayabilir? • Ders programı uymuyordur. • Kontenjan doludur. • Dil uyumsuzluğu vardır. Dersler İngilizce değil ya da uluslar arası sertifika isteniyordur.

6. Onaylandınız; şimdi ne yapmalısınız? • Erasmus ve Fakülte Koordinatörlüğü’ne onaylanan üniversiteye gideceğinizi bildiren bir dilekçeyi sınav sonucunun web sitesinde ilan tarihinden sonraki bir hafta içinde vermelisiniz. • Vermediğiniz takdirde o üniversiteye gitme hakkınızı kaybedeceksiniz ve sizin yerinize aynı kontenjana başvuran bir sonraki başarılı aday kabul edilecektir.

7. Dilekçeden Sonra • Erasmus koordinatörlüğü fakülte/bölüm tarafından onaylanmış öğrencileri mevcut kontenjanları dikkate alarak başarı sırasına göre yerleştirecek 2. Öğrencileri yerleştirildikleri üniversitelere bildirecek. 3. Erasmus koordinatörlüğünün bildirmediği öğrenciler karşı üniversite tarafından kabul edilmez.

8. Emailler • Emailler mutlaka ad ve soyadlarınızdan oluşmalı. • Rumuzlu emailleri kabul etmiyoruz. • @Stu.okan.edu.tr adreslerinizi kullanmanızı tercih ederiz.

9. Onaylandınız-karşı üniversiteye bildirildiniz: Sonraki adım? • Üniversitelerin çoğunluğu “nomination” sonrası öğrenciye izleyeceği yolu gösteren bilgi maili gönderiyor.

10. Mail Gelmezse Gitmek istediğiniz üniversitenin web sayfasına girmelisiniz. Anlaşmalı üniversitelerin web sayfalarına www.erasmus.okan.edu.tr adresindeki İkili Anlaşmalar sayfasından erişebilirsiniz.

11. Üniversite Sayfasında Aranacak Bilgiler • Erasmus öğrencileri için gerekli başvuru belgelerini, başvuru son tarihlerinitespit etmeli ve gereken belgeleri hazırlamalısınız.

12. En Önemli Başvuru Belgeleri 1) Başvuru formu • Her üniversitenin başvuru formu farklıdır. Bazıları online, bazıları indirilip doldurulan formlardır. Başvuru formlarında ID number görünce TC kimlik noYAZMAYIN!!!!! • ID no: Yalnızca AB üye ülkeleri öğrencileri için • Pasaport numarasını –eğer pasaportunuz yoksa- boş bırakın

13. En Önemli Başvuru Belgeleri • İngilizce transkriptler • Bazı üniversiteler transkriptlerinizi istemektedir. Öğrenci işlerinden İngilizce transkriptlerinizi özel talep yaparak alabilirsiniz. • Yurt formları • Gidilecek ülkelerde yurtta kalmak için başvurunuzu hemen yapmanız yerinde olacaktır. • Konaklama bilgileri gideceğiniz üniversiteden alınmalıdır.

14. Öğrenim Anlaşması • Değişim programının en önemli belgesi: • Karşı üniversiteden alınacak derslerin listesidir ve bölüm Erasmus koordinatörü ya da bölüm başkanıyla birlikte düzenlenir. • 3 kopya halinde düzenlenir, üçü de mutlaka ıslak imzalı olmalıdır. • Geçerli olabilmesi için üzerinde 5 imza olması gerekir. • Bir dönemde mutlaka 30 ECTS alınmalıdır.

15. Öğrenim Anlaşması • Başka dönemden ders alınabilir mi? • Evet alınabilir:Okan’da önkoşulu olmayan üst sınıf dersleri ve ileriki sınıfların seçmeli dersleri alınabilir.

16. Erasmus Yoğun Dil Kursu • Yoğun dil kursuna katılmak isteyenler gidecekleri ülkelerde dil kursu açan üniversiteleri ve başvuru formlarını Avrupa Komisyonu sayfasında bulabilirler. • http://ec.europa.eu/education/programmes/llp/erasmus/eilc/index_en.html • Bu başvurular öğrenciler tarafından bireysel olarak yapılır ve Erasmus Ofis aracılığıyla ilgili üniversiteye gönderilir.

17. İntibak (Tanınma) Tablosu • İntibak tablosu öğrenci gitmeden önce, yurtdışında alınacak dersleri burada hangi derslerle denkleştirileceğini gösteren belgedir. Fakülte Yönetim Kurulunda onaylanır. • Bölüm başkanı ve bölüm Erasmus koordinatörü, öğrenci ve Erasmus kurum koordinatörü tarafından onaylanır. (4 kopya yapılır) • İntibak tablosu yapılmadan öğrenci yurt dışına gidemez.

18. Başvuru Sonrası • Karşı üniversiteye zamanında başvurduktan sonra, oradan “Acceptance” “Kabul” belgesi gelecektir. • Kabul belgesini beklerken, pasaport işlemlerinizi yapabilirsiniz. Pasaport için iki yol izleyebilirsiniz • Daha önce alınmış pasaportunuz yoksa • Daha önce alınmış pasaportunuz varsa ama uzatmanız gerekiyorsa

19. Daha önce pasaport yoksa • Dekanlıklarınıza, öğrenci pasaportu almak için dilekçe vermeniz gerekir. Dilekçenizde Erasmus programıyla yurt dışına gideceğinizi belirtmelisiniz. • Dekanlık taleplerinizi Rektörlük aracılığıyla Öğrenci İşlerine gönderecektir. Bu işlem biraz zaman alabilir. O nedenle 1 gün içinde belge almayı ummayın.

20. Daha önce pasaport varsa... • Vize alabilmek için vize başvuru tarihinde en az bir yıllık pasaportunuzun olması gerekmektedir. Turistik amaçla alınmış pasaportlar öğrenci pasaportu olarak uzatılabilir. • Harçsız pasaport uzatmak için dekanlıklarınıza dilekçe vermeniz gerekir. • Yeşil pasaporta da VİZEgereklidir.

21. Vize İşlemleri • Vize işlemlerine ilişkin bilgi öğrenciler tarafından edinilir. Vize uygulamaları her yıl değişebilmektedir. Bu nedenle mutlaka ilgili konsolosluklardan bilgi alınmalıdır. • Vize için gerekli belgeleri hazırlamak öğrencinin yükümlülüğündedir. • Bazı ülkeler maddi teminat istemektedirler, bu belgeler de öğrenci tarafından sağlanmalıdır.

22. Erasmus Hibeleri

23. Kim, ne kadar hibe alır? • Öğrencilere hibe yurtdışında eğitim için geçirecekleri tam süre üzerinden ve gidecekleri ülke için belirlenmiş tutarlarda verilir. Hibe tutarları Erasmus sayfasında bulunmaktadır: http://erasmus.okan.edu.tr/sayfa/hibeler • Kalınan tam süre, gidilen üniversiteden alınacak, eğitime başlama ve bitirme tarihlerini gösteren KATILIM SERTİFİKASI ile Pasaport giriş ve çıkış tarihleri karşılaştırılarak ve aradaki en kısa süre alınarak hesaplanır.

24. Hibeler Nasıl Ödenir? • Hibeler öğrenci adına açılmış bir Euro hesabına transfer yoluyla ödenir. • Vakıfbank’ın herhangi bir şubesinde Euro hesabı açılmalıdır. • Hesap IBAN numarasını gösteren banka cüzdanının fotokopisi Erasmus Koordinatörlüğü’ne teslim edilir.

25. Hibeler Ödemesi Ne Zaman Yapılır • Hibenin %80’i yurtdışına gitmeden önce %20’si yurtdışından döndükten sonra ödenir. %20 ödemesi için 1) en az 20 krediden başarılı olmak 2) katılım sertifkasını, transkriptlerini, ve raporlarını getirmiş olmak gerekir.

26. Hibeler Ödemesi Ne Zaman Yapılır • Öğrenci aşağıdakileri tamamladıktan sonra: • Vizesini alıp, kopyasını koordinatörlüğe teslim ettikten • Üniversite öğrenci sözleşmesini ve taahhütnameyi imzaladıktan sonra yapılır. • Hibe ödeme işlemi 1 hafta sürebilir. O nedenle işlemlerinizi erken bitirmeniz gerekir.

27. SSS • Alttan ders Erasmus Programı için engel midir? • Hayır, değildir. Hatta o dersi karşı üniversitede bulabiliyorsanız alıp geçmek de mümkün. • Programa katılmaya hak kazandım ama gitmek istemiyorum; sonraki yıl tekrar programa başvurabilir miyim? • Bu yıl katılmayacağını bildiren bir dilekçe verdiğin sürece tekrar başvurabilirsin. • Programa bu yıl katılmayacağını bildiren dilekçe vermemişsen BAŞVURAMAZSIN.

28. SSS • Bu yılki hakkımı gelecek yıla aktarabilir miyim? • Erasmus programında hak aktarımı diye bir şey yoktur. Dilekçenizi vererek bir sonraki yıl tekrar başvuru yapmalısınız!

29. SSS • Gittiğim ülkede Vakıfbank yok? Paramı nasıl alabilirim. 1) Gitmeden önce hepsini çeker yanınızda götürürsünüz. Orada banka hesabı açarsınız. 2) Vakıfbank’tan bankamatik kartı ve internet bankacılık kullanımı istersiniz. Paranızı Türk Lirasına çevirir; kartınızla gittiğiniz ülke para biriminde para çekersiniz.

30. SSS • Erasmus’a gittim; kendimi iyi hissetmedim, dönebilir miyim? • Erasmus programı en az 3 aydır. 3 aydan az kalan öğrenci hibesinin tamamını geri ödemek zorundadır. Erasmus dönemini bir sonraki akademik yıla uzatabilir miyim? HAYIR, her Erasmus dönemi tek bir akademik yılla sınırlıdır.

31. SSS • Gideceğim üniversitenin yurdu yok; nasıl konaklama yeri bulabilirim? • Gideceğiniz üniversitenin destek verip vermediğini sorun; • Gideceğiniz ülke ve kentteki ESN (Erasmus Student Network) ile temasa geçin. http://www.esn.org/ • Ev paylaşımı için (gideceğiniz üniversite üye bu kuruma üye ise) şu siteden yararlanabilirsiniz. www.housinganywhere.com

32. Herkese kolaylıklar dileriz. Sorularınızı erasmus@okan.edu.tr adresli e-maile gönderebilirsiniz.