Lancement de Workday Manager

1. Lancement de Workday Manager • Des modifications mineurs ont été apporté à la présentation pour les gestionnaires «mise en œuvre Workday». • Veuillez prendre connaissance de la partie «note de diapositive» pour plus de détails. Février 2012

2. Ordre du jour • Survol de Workday • Rudiments de Workday • Opérations concernant les dossiers d’employé dans Workday • Survol des processus de gestion des talents • Questions brûlantes • Mise en œuvre de Workday • Étapes suivantes

3. Objectifs à atteindre aujourd'hui • Vous : • Comprendrez ce qu'est Workday et quand l’utiliser; • Apprendrez à utiliser Workday pour effectuer des opérations concernant les dossiers d’employés; • Saurez comment accéder à l'information à l'aide de Workday; • Serez en mesure d'obtenir de l'aide et de trouver des documents de référence.

4. Présentation de Workday, le système intégré de gestion des renseignements d’employé (e)

5. Aperçu sur Workday • Configuration ou personnalisation? • Méthodologie itérative Le logiciel Workday Human Capital Management (HCM) est la solution de gestion des ressources humaines et des talents qui domine le marché à l'heure actuelle. Il s'agit de la dernière génération de logiciels-services commerciaux.

6. Un outil qui permet à l'entreprise de fonctionner comme une multinationale • Obtention en temps réel de renseignements sur l'état des effectifs à l'échelle de l'entreprise afin de faciliter le processus décisionnel • La haute direction et l'encadrement disposent de renseignements sur les employés à l'échelle de l'entreprise • Permet à CAE d'acquérir le leadership dont elle a besoin pour croître • Renseigne en temps réel de façon à favoriser la croissance • Permet de développer et d'utiliser des ressources • Améliore la productivité • Normalisation des processus, regroupement des systèmes et automatisation des processus manuels, à l'échelle de l'entreprise • Les RH peuvent se concentrer sur le développement de partenariats avec les services commerciaux, au lieu de se cantonner aux activités administratives. • Permet à l'entreprise de disposer d'un système commun unique que les dirigeants et les employés peuvent facilement utiliser en libre service

7. Les services Workday chez CAE EXPÉRIENCE DE L’UTILISATEUR LIBRE-SERVICE ACTION et APERÇU ACCÈS PAR CELLULAIRE COLLABORATION MONDIALE RENDEMENT ABSENCE X SOLUTIONS DE GESTION INTERFACE DE LA PAIE X RELÈVE X CARRIÈRE et PERFECTIONNEMENT AVANTAGES SOCIAUX SYSTÈME MONDIAL DE DOSSIERS RÉMUNÉRATION TRAVAIL RAPPORTS EMPLOYÉS RESSOURCES TABLEAUX BASE ÉVOLUTIVE RECRUTEMENT ORIENTÉ-OBJET SÉCURITÉ INTÉGRATION CONVIVIALITÉ PROCESSUS D’AFFAIRES

8. Cycle de vie d'un employé • Sigal • Outils locaux Demande d'effectifs Recrutement Gestion de la rémunération Embauche, transfert, promotion, cessation d'emploi Planification de la relève et gestion des talents Formation • Sigal • SGA Workday Workday Workday Workday Concur AON VIP Paie Amérique du Nord Oracle Sigal Unanet Baan Outlook Plein d'autres interfaces

9. Avantages de Workday pour les cadres • Données des RH seront facilement accessibles • Processus cohérents et données fiables • Les demandes et les processus relatifs au cycle de vie des employés (p. ex., embauche, promotions, gestion des talents) seront effectués, examinés, approuvés et documentés à l'aide de Workday. • Renseignements intégrés sur les employés • Workday sera la principale source d'information sur les employés (y compris la gestion du rendement (ERPP)* et la gestion des talents). • Guichet unique; aspect et convivialité uniformes • Renseignements sur les effectifs à portée de main * À partir de 2013

10. Utilisation de Workday

11. Logging In/Navigating- Diane • Show some of the material from Sharepoint (ie. Worklets & Icons) • When mention workfeeds, also mention outlook notification- not available for UAT but will be there for launch

12. Démonstration de base de Workday • Navigation • Barre de recherche, onglets à droite • Mon Workday (incluez votre préférence) • Mon profil (configurez-le) • Tourbillon organisationnel • Accès aux renseignements d'employé en tant que gestionnaire • Tableau de bord et rapports

13. Notions de base : sécurité • On a attribué un rôle à chacun des employés dans Workday: • Employé (par défaut) • Cadre (par défaut) • Partenaire des RH, partenaire de la paie, administrateur des RH, etc. • Des droits d'accès à l'information ont été attribués à chacun de ces rôles aux fins de l'acquittement des tâches: • Certains de ces droits sont accordés par le système. • D'autres sont accordés par la Société. • Processusd'affaires : • La mise en place d'un processus d'affaires dépend des restrictions du groupe de sécurité, telles que les a définies la Société.

14. À quelle information chacun peut-il accéder? TOUS les employés • Accès à leurs renseignements personnel et information en relation avec leur travail • Accès minimal aux coordonnées des employés de la Société (similaire à Outlook) • Exemple : organigramme, endroit, poste, coordonnées Gestionnaires • Ils aurontaccès à tous les renseignements relatifs au travail des employés qui se rapportent à eux directement ou indirectement. • Confidentialité • Ils n'auront pas accès aux renseignements personnels des employés, sauf à la date de leur anniversaire de naissance (pas l'année). RH • Les partenaires des RH auront accès à tous les renseignements des employés de la division qu'ils desservent • Les équipes de RH de la Société auront accès à l'information qui relève de leur champ de compétences.

15. Aperçu des emplois et des postes • Emploi : • Un profil d’emploi comprend plusieurs éléments: le niveau de gestion, le code d’emploi, le grade ainsi que la famille d’emploi. Le profil d’emploi résulte d’une évaluation de poste basée sur une description de poste unique (connaissance et responsabilité) • Exemple : 2111 - adjoint administratif • Poste : • Une appellation d'emploi précise au sein d'une entreprise, définie par un profil de l'emploi et occupée par une personne. Exemples : Poste ayant le code d’emploi 2111 • Poste A : Adjoint administratif, Technologies principales • Poste B : Adjoint administratif, Technologies de la simulation • Poste C : Adjoint administratif, Finances de la Société • Poste D : adjoint administratif, Ressources humaines Plusieurs employés peuvent avoir la même appellation d'emploi. 2

16. Relation entre l'appellation d'emploi et le poste Appellation d'emploi : 2111 ̶ adjoint administratif Poste A Poste B Poste C Poste D Une seule personne peut être affectée à un poste. 2

17. Notions de base : tâches à effectuer • Entamer un processus ou une tâche : Début du processus • Révision : modifier l'information et l'approuver • Approbation : tâche limitée uniquement à l'approbation • Annulation : annuler une tâche en cours • Refus : mettre un terme au processus tout entier. Est-ce certain? Il faudra soumettre à nouveau. • Retour : retourner à l'un des expéditeursprécédents, qui demande plus d'information. • Révocation : révoquer l'ensemble d'un processus qui, une fois terminé, devient inexistant. • Saut (d'une étape) : n'est possible que si l'étape est facultative; on peut alors sauter l'étape si elle n'est pas nécessaire. • Sauvegarder pour consultation ultérieure : clair en soi! Quelle que soit la tâche effectuée, elle sera vérifiée à chacune de ses étapes.

18. Opérations dossier d’employé/e dans Workday Opérations initiées par le Superviseur • Le Superviseur est l’initiateur de la plupart des opérations dans les dossiers d’employé. En voici quelques exemples: • Demande de recrutement • Mutation latérale • Promotion • Rétrogradation • Mise à pied • Révision salariale • Demander une autorisation d’absence • Demander un retour après une absence • Embaucher un salarié occasionnel à contrat • Commencer / terminer l’assignation internationale • Évaluation de potentiel • Gérer le plan de relève Opérations initiées par l’employé / employée • L’employé / employée est l’initiateur pour les modifications dans ses renseignements personnels. En voici quelques exemples: • Modifier le nom légal • Modifier le nom privilégié • Modifier l’adresse principale • Modifier le titre de poste • Modifier l’état matrimonial • Modifier les coordonnées • Corriger la date de naissance • Demander une autorisation d’absence • Demander un retour après une absence • Créer son profil des talents L’initiateur demeure le même…..opérations directement dans Workday

19. Autorisation d'absence • Cette fonction facultative est mise à la disposition des pays qui souhaitent faire le suivi des employés absents. • L'employé doit demander une autorisation d'absence. • S'il y a lieu, un gestionnaire peut obliger un employé à s'absenter. • Les types de congé sont les suivants : • Congé personnel • Congé éducatif • Congé de maternité, de paternité et parental Il ne s'agit pas d'une fonction de suivi du temps. Les congés de maladie, les jours fériés et les vacances ne sont pas saisis dans Workday. Ces congés continueront d'être traités de la même façon. 2

20. Réaffectation • Réaffecter à une autre personne une tâche (et sa propriété) . • Il s'agit d'une réaffectation unique ayant lieu à une seule étape d'un processus de gestion J’ai reçu une demande de promotion pour une personne du service des Finances. Je vous ai réaffecter l'approbation de cette demande. Merci. Directeur Régional Directeur des Finances

21. Délégation • L'utilisateur a la possibilité d'exécuter des tâches pour le compte du propriétaire initial de la tâche pendant une période de temps donnée. • La délégation ne retire pas la propriété de la tâche de l'utilisateur à laquelle elle avait été d'abord affectée. • Si l'utilisateur n'a pas pu terminer le processus lorsque la période de délégation arrive à sa fin, les actions reviennent au propriétaire initial. Pendant que je suis en vacances pour les deux prochaines semaines, s'il vous plaît compléter ces tâches sur mon nom. Ok!

22. Délégation

23. Démonstration d'un processus • Processus : • Créer une demande de recrutement • Mettre un employé à pied • Processus de transfert • Bon à savoir: • Où chercher pour savoir où un processus en est rendu • Documentation disponible • Procédures • Pas-à-pas

24. Un exemple d'une procédure pas à pas

25. Rémunération

26. INFORMATION CONFIDENTIELLE DE WORKDAY Rémunération Workday permet : • d'afficher les données de rémunération pour les employés, les gestionnaires et les RH; • d'afficher un bref aperçu de la rémunération totale d'un employé ou de l'ensemble de votre équipe; • d'initier des demandes de rémunération spécifiques, bien qu'elles soient, pour la plupart, intégrées aux autres processus de gestion des RH. Salaire de base total

27. Aperçudes processus de gestion des talents

28. Profil des talents

29. Modification du PADL et de la planification de la relève

30. Avantages des données sur le talent dans Workday • Pour les gestionnaires, y compris la chaîne hiérarchique de l’organisation des employés • Accès aux données pour la prise de décisions quotidiennes et stratégiques • Données sur le talent facilement accessibles dans le système • Planification efficace des ressources basée sur le potentiel et l’évaluation des employés • Possibilité de se concentrer sur les possibilités de développement • Pour les employés • Expérience et expertise visibles par un public plus large • Possibilité de véhiculer au sein de CAE les intérêts professionnels et de développement • Pour les chefs de groupe et au-delà, savoir qu’ils sont reconnus pour leur potentiel et qu’ils peuvent évoluer dans l’entreprise • Plan de développement établit en fonction de réduire l’écart entre les intérêts professionnels et de développement • Responsabilité sur la documentation de l’expérience et de l’expertise • Pour les RH • Accès aux données pour soutenir les stratégies des client et les décisions au jour le jour • Les recruteurs peuvent accéder aux rapports avec des critères de sélection, afin d’identifier des candidats internes potentiels • L’équipe de développement organisationnel peut accéder à des données utiles pour la planification de la relève, l’avancement d’employés potentiels et le développement du leadership

31. Démo processus de gestion des talents – Profil des talents

32. Démo processus de gestion des talents – Profil des talents: ajouter langues, réalisations Des conseils sont fournis dans un texte d’aide en haut de chaque section

33. Démoprocessus de gestion des talents – Enregistrer pour plus tard Lorsque vous cliquez sur “Enregistrer pour plus tard” et voulez retourner à vos information, vous devez aller à votre boîte de réception par les onglets à droite ou à partir du Worklet. Vous les trouverez aussi dans votre Workfeed Ce sera indiqué comme une action à Rectifier.

34. Démo processus de gestion des talents – Profile des talents: Intérêts professionnels

35. Démo processus de gestion des talents – Évaluer le potentiel

36. Démo processus de gestion des talents – Planification de la relève Après avoir cliqué sur OK:

37. Chronologie PADL-ERPP 21 février-16 mars Autoévaluation – Sigal Profiles des talents - Workday 25 mai-11 juin Discussion fin d’année et processus d'augmentation des salaires Avril Tables rondes Mi-oct./mi-nov. Examen intermédiaire 19 mars -13 avril Gestionnaires évaluent performancedes employés -Sigal Gestionnaires évaluent le potentiel et créés leur planification de la relève – Workday Août-sept. Dans le plan de développement, Revue des activités de formation en fonction de l'ajustement du catalogue de formation 25 mai-29 juin Dans Workday : Fixation des objectifs Attributs de leadership Plan de développement

38. Assistance technique • Documents de formation/référence (accès à partir de Workday) • Procédures • Pas à pas • Guides de références rapides • Questions fréquentes (FAQ) • Terminologie • Assistance du partenaire en Ressources humaines • Problèmes techniques — courriel Workday chez CAE (WorkdaySupport@cae.com ou WorkdaySupportServices)

39. Approche et chronologie de mise en œuvre Architecture Élaboration Essais Mise en œuvre Assistance Activités • Essais système • Essais d’acceptation par les futurs utilisateurs • Validation des données Jalons • Prototype final de configuration • Essais système et essais d'acceptation terminés Activités • Principales fonctionnalités • Processus opérationnels • Sécurité • Essais unitaires • Rédaction des rapports Jalons • Prototype initial • Prototype de configuration Activités • Lancement de communication et formation • Conversion finale des données et configuration Jalons • Formation terminée Activités • Assistance post-production Jalons • Lancement • Prise en main par les utilisateurs Lancement le 21 février Déc. à mi-janv. Août Sept. Oct. Nov. Fin janv. à mi-fév. Févr. et après

40. Principales dates de mise en œuvre de Workday

41. Étapes suivantes • Réception de l'information de connexion à Workday • Exploration de Workday et finalisation de votre profil de talent • Profil de talent – 21 février au 16 mars 2012 • Évaluation des employés – 19 mars au 13 avril 2012 • Performance - Sigal • Potentiel, Rétention, Plan de relève – Workday • Début d'utilisation de Workday pour les processus de cycle de vie des employés • Accès aux tableaux de bord et aux rapports de Workday