FUNKCIJU AUDITA ĪSTENOŠANA

1. FUNKCIJU AUDITA ĪSTENOŠANA VALĒRIJS STŪRIS Politikas koordinācijas departamenta konsultants Tālr.:67082933 E-pasts: Valerijs.Sturis@mk.gov.lv

2. Situācija pašlaik.... MK instrukcija Nr.3 par kārtību, kādā plāno un veic valsts pārvaldes funkciju auditu un ievieš funkciju audita ieteikumus. 27.01.2009. Funkciju audita komisijas (FAK) nolikums, MK noteikumi Nr.160, 17.02.2009. Funkciju audita komisijas personālsastāvs. MK rīkojums Nr. 145 03.03.2009. Funkciju audita plāns 2009.gada I pusgadam, MK rīkojums Nr. 147, 03.03.2009. 6.marts – 1. FAK sēde 9.marts – MP rīkojums par darba grupu sastāvu 11. marts plkst.9.00 – darba grupu apmācības seminārs 13. – 18. marts – tikšanās auditējamās institūcijās 2

4. Misija Pārvērst Latvijas valsts pārvaldi no ekonomiskās krīzes upura par atbildīgu administrāciju, kas spēj nodrošināt valsts pārvaldi krīzes apstākļos un veicināt tās pārvarēšanu.

5. Funkciju audita mērķis ir palielināt valsts pārvaldes efektivitāti, samazinot budžeta izdevumus, nodrošinot to lietderīgu izmantošanu un saglabājot vai uzlabojot pakalpojumu kvalitāti. Funkciju auditu īsteno, lai: konstatētu funkcijas vai uzdevumus, no kuru izpildes būtu iespējams atteikties vai kurus būtu iespējams deleģēt izpildei privātajam vai nevalstiskajam sektoram, nodrošinot to efektīvāku un ekonomiskāku izpildi; pārskatītu un precizētu valsts pārvaldes funkcijas un uzdevumus, novēršot to pārklāšanos un dublēšanos starp iestādēm vai to struktūrvienībām; izvērtētu valsts budžeta programmu izmaksas un iestāžu sasniegtos rezultātus; optimizētu valsts pārvaldes iestāžu struktūru un nodarbināto skaitu, palielinot darba produktivitāti un izpildes intensitāti; izvērtētu iespējas decentralizēt valsts pārvaldes funkcijas, veicot tās pakalpojuma saņēmējam piemērotā valsts pārvaldes līmenī.

6. Ministru kabinets  Ministru prezidents Katru gadu 1.ceturkšņa sākumā Komisija sagatavo un MK apstiprina funkciju auditu gada darba plānu. Plānu var papildināt jebkurā brīdī • Visi Komisijas materiāli uz MK tiek virzīti caur MP kā MK lieta! • MK lēmums nepieciešams, lai: a) būtu pilnvarojums auditu veikšanai; b) Komisijas ieteikumi tiktu ieviesti. Funkciju audita komisija (vada VK direktore) Funkciju auditu gada darba plāns Funkciju audita grupa #1 (sastāvu nosaka MP rīkojums) Funkciju audita grupa #2 (sastāvu nosaka MP rīkojums) Funkciju audita grupa #3 (sastāvu nosaka MP rīkojums) Viens vai vairāki funkciju auditi tiek veikti 1 – 6 mēnešu laikā, atkarībā no to sarežģītības un prioritātes. Institūcija #4 Institūcija #6 Institūcija #1 Institūcija #2 Institūcija #3 Institūcija #5 Funkciju audits var tikt veikts vienā vai vairākās saistītās institūcijās vienlaicīgi. Institūcija sagatavo sākotnējai analīzei nepieciešamo informāciju un sadarbojas ar grupu, sniedz savu viedokli par grupas gala ziņojumu!

7. Kas ir funkciju audits “jaunā izpildījumā”? Augsta līmeņa ekspertu priekšlikumi un secinājumi (lēmumu par ieviešanu pieņem Ministru kabinets): Vai tiešām konkrētā funkcija ir jāīsteno valstij? Vai nav pārāk liels struktūrvienību un darbinieku skaits? Vai nav lieki pārvaldes procesi un tiesiskie regulējumi? Vai katrai funkcijai, uzdevumam, procesam un darbībai ir nozīmīgs galarezultāts vai galarezultāta sasniegšanai absolūti nepieciešams straprezultāts? Vai ir piemērots funkciju un uzdevumu izpildes līmenis? Vai saglabājot valsts atbildību nevar nodot privātam sektoram vai iepirkt kā pakalpojumu?

8. Funkciju audita plāna vispārējā struktūra Konkrētā funkciju audita procesā iesaistītās iestādes, to veicamās funkcijas, uzdevumi un darbības Konkrētā funkciju audita mērķis, apjoms un audita priekšmets (piemēram, vienkāršot institucionālo struktūru un tiesisko regulējumu) Konkrētais audita uzdevums (piemēram, noteikt padotības iestāžu struktūru, funkcijas un uzdevumus) Audita veikšanas laiks (piemēram, audita starpziņojumu iesniegt Funkciju audita komisijā līdz š.g. 2.jūnijam) Audita grupas sastāvs (2-3 ieteiktās amatpersonas, nevalstiskā sektora eksperti un privātpersonas)

9. FAG darbību secība 1 Apzināt nepieciešamos iesaistāmos partnerus – caur LDDK, LTRK, NVO, neatkarīgos ekspertus Tikties ar iestāžu vadību, iepazīties, paskaidrot audita mērķus, vienoties par darba kārtību un termiņiem Pieprasīt informāciju atbilstoši instrukcijas 2., 3., 4. pielikumam Vienlaicīgi – apzināt pieejamos Valsts kontroles, iepriekšējo auditu, starptautisko organizāciju veiktos novērtējumus, ziņojumus, citu valstu pieredzi Analizēt institūciju iesniegtos u.c. pieejamos materiālus Plānot un veikt nepieciešamās tikšanās un intervijas ar vadītājiem un darbiniekiem Pieprasīt papildus informāciju Vienoties par audita secinājumiem un risinājumiem FAG. Ja ir neskaidrības – papildus konsultēties ar ekspertiem, FAK locekļiem, iespējams, nepieciešams starpziņojums FAK Sagatavot funkciju audita ziņojuma projektu (FAZ)

10. FAG darbību secība 2 Iepazīstināt iestāžu vadību ar FAZ projektu, noteikt termiņu komentāru saņemšanai Iestrādāt komentārus vai argumentēt, kāpēc neņem vērā (komentārus pievieno FAZ) Sagatavot Ziņojuma gala versiju Prezentēt piedāvātos risinājumus FAK, ja nepieciešams papildināt ziņojumu Sagatavot gala ziņojumu MK un MK rīkojuma projektu

11. Funkciju audita ziņojuma struktūra (Instrukcijas 21.punkts) 21. 21.1. audita mērķis, uzdevumi un apjoms; 21.2. audita gaitā konstatētās situācijas atspoguļojums, kā arī funkcijas un uzdevumi un to veikšanas riski; PROBLĒMAS 21.3. ieteikumi (saskaņā ar šīs instrukcijas 1.pielikumu) par turpmāko funkciju veikšanu valsts pārvaldē; RISINĀJUMI 21.4. audita secinājumu un ieteikumu ieviešanas plāns, norādot par to ieviešanu atbildīgās institūcijas un termiņus; PLĀNS 21.5. ieteikumi rīcībai ar audita ieteikumu ieviešanas rezultātā ieekonomē­tajiem vai pārstrukturētajiem valsts budžeta līdzekļiem; BUDŽETA EKONOMIJA 21.6. audita grupas vadītāja (sadarbībā ar Finanšu ministriju) izstrādātie priekšlikumi par budžeta programmu un apakšprogrammu struktūru, ja, veicot izmaiņas funkciju izpildē, tiek konstatēta nepieciešamība tās pārskatīt; BUDŽETA PĀRDALE Audita ziņojums ir kā modificēta koncepcija Audita ziņojums ir īss, viss bāzes materiāls ir pielikumos

12. Funkciju audita ziņojuma pielikumi (Instrukcijas 21.7 punkts) 21.7. audita ziņojuma pielikumi: 21.7.1. informācija par iesaistīto iestāžu dalību auditā un to sagatavotā sākotnējā informācija; 21.7.2. auditējamās iestādes un amatpersonu iebildumi un priekšlikumi par audita ieteikumiem; (Noformē kā izziņu MK ruļļa izpratnē) 21.7.3. piesaistīto ekspertu vērtējumi, komentāri un ieteikumi; 21.7.4. sociālo partneru, nevalstisko organizāciju un privāto tiesību juridisko personu iebildumi, ierosinājumi un priekšlikumi. (Apkopo izziņā)

13. Funkciju analīze – metodes 1 Vispārpieejamās analīzes metodes: Dokumentu, normatīvo aktu analīze Intervijas (ar vadītājiem, darbiniekiem, institūcijas klientiem, sociālajiem partneriem) Benchmarkings ar citu valstu institūcijām Var organizēt prāta vētru vai fokusgrupu ar institūcijām, ja ir laiks un problēmas Štata sarakstu, slodžu analīze, hronometrāža Gadījumu analīze (kontroles funkcijām – no pakalpojumu saņēmēja viedokļa)

14. Funkciju analīze – metodes 2 Kopsavilkums Atbildīgā ministrija ,vērtējamās organizācijas, to patreizējais statuss, vērtējamās jomas vispārīgs apraksts ( ieteicams ne vairāk kā 1.lpp.) Funkciju audita mērķi, uzdevumi un apjoms (tiek norādīts arī tas apjoms, kas netika ietverts un netika izvērtēts funkciju audita procesā, bet ir saistīts ar vērtējamo valsts pārvaldes jomu, ne vairāk kā 0,5 lpp.) Funkciju auditā izmantotās metodes, pieejas un analīzes instrumenti (interviju skaits, analizētie dokumenti, analizētie citu valstu piemēri, iesaistītās institūcijas un darbinieki, iesaistītās reģionālās struktūrvienības) (ne vairāk kā 0,5 lpp.)

15. Funkciju analīze – metodes 3 Funkciju audita gaitā konstatētās situācijas atspoguļojums, konspektīvi norādot visas funkcijas, to īstenošanas apjomu, intensitāti, iesaistīto darbinieku skaitu, funkciju īstenošanas proporciju un vispārīgos (konspektīvos) ieteikumus, atbilstoši funkciju klasēm un apakšklasēm: Politikas plānošanas funkcijas politikas plānošanas dokumentu projektu sagatavošana tiesību aktu projektu izstrāde un virzīšana pieņemšanai Ministru kabinetā Starpinstitūciju darbības koordinācija, padotības iestāžu administratīvās darbības uzraudzība, padotības iestāžu konsultēšana un atbalsta funkcijas Atbalsta funkcijas personālvadības funkcijas IT atbalsta (t.sk. centralizēto reģistru un informācijas sistēmu uzturēšana)funkcijas Grāmatvedības un finanšu vadības funkcijas Saimnieciskās darbības (veidlapu un formu centralizēta sagatavošana, centralizēti autotransporta pakalpojumi funkcijas Nekustamā īpašuma (ja tāds ir) apsaimniekošanas funkcijas Dokumentu aprites un lietvedības nodrošināšana Regulēšanas funkcijas (administratīvie akti, kas attiecas uz privātās jomas nodalītiem subjektiem- licencēšana, atļauju izsniegšana, akreditācija, inspekcija, audits) Pakalpojumu funkcijas (pakalpojumu sniegšana privātpersonām un citām publiskām personām, t.sk. centralizēto servisu apkalpošana, dotāciju un subsīdiju sadale, iesniegto projektu izvērtēšana, citu subjektu sagatavoto projektu ekspertīze, dokumentu aprites funkcija (kā pakalpojumu sniegšana citām iestādēm un orgāniem))

16. Funkciju analīze – metodes 4 Konkrēto normatīvo aktu noteikto funkciju analīzes kopsavilkums (visu audita procesā analizēto) iedalījums atbilstoši Funkciju audita instrukcijas 1. pielikumam izmantojot institūciju iesniegto informāciju kas sagatavota atbilstoši 2. un 3. pielikumam : Funkcijas, kuru izpilde valsts sektorā tiek pārtraukta, ja konstatētas kādas no šādām pazīmēm, 1) netiek konstatēti riski, atsevišķu sabiedrības grupu vai personu un situācijas būtiska pasliktināšanās, 2) nav nepieciešama tieša valsts uzraudzība, kontrole vai funkcijas īstenošana 3) sniegtais pakalpojums ir reti izmantots (nav pieprasīts): Funkcijas, kuru izpildes apjoms valsts sektorā tiek samazināts, (samazinot funkciju izpildei piešķirto finanšu līdzekļu apjomu, samazinot funkciju izpildei piesaistīto darbinieku skaitu, sniegto pakalpojumu intensitāti, samazinot administratīvo procedūru skaitu): Funkcijas un uzdevumi, kuri var tikt apvienoti vienā iestādē, apvienojot viena veida prasmes, norādot iespējamos, normatīvos aktos noteiktos ierobežojumus un institūciju nodalītās kompetences: Turpinājums....

17. Funkciju analīze – metodes 5 Funkcijas un uzdevumi, kuri var tikt nodotas citai iestādei (nodalot – vai tiek nodotas uz augšu, vai uz leju), pie katras funkcijas norāda vienu vai vairākus no zemāk minētiem no pamatojumiem – 1) nepieciešama blīvāka, tuvāka pieejamība, 2) ir lētākas pakalpojumu sniegšanas izmaksas, 3) pakalpojumi viens otru papildina (ir savstarpēji saistīti un izrietoši viens no otra), 4) pakalpojumu sniegšanā ir pārtraukumi, 5) pakalpojumus var elektronizēt, to sniegšanas nav atkarīga no institucionālās formas un veida: Funkcijas un uzdevumi, kuri var tikt deleģēti, norādot vienu vai vairākus zemāk minētos pamatojumus 1) funkciju, uzdevumu un ar to saistīto pakalpojumu izmaksas ir zemākas, 2) kvalitāte ir nemainīga vai pat labāka 3) ir privātpersonas pieteikums par nodomu sniegt pakalpojumu 4) funkcija pēdējo trīs gadu laikā netiek finansēta no dotācijas no vispārējiem ieņēmumiem: Funkcijas, kuru izpildes apjoms valsts sektorā tiek samazināts, (samazinot funkciju izpildei piešķirto finanšu līdzekļu apjomu, samazinot funkciju izpildei piesaistīto darbinieku skaitu, sniegto pakalpojumu intensitāti, samazinot administratīvo procedūru skaitu): Funkcijas, kuru izpildes apjoms paliek nemainīgs:

18. Funkciju analīze – metodes 6 Institūcijas darbības, funkcijas, pienākumi, uzdevumi, kuras iestāde faktiski veic, bet kuras nav noteiktas nevienā normatīvā aktā: (norāda, vai tās nepieciešams turpināt vai pārtraukt) Funkciju veikšanas publiskajā sektorā pamatotība / lietderība: Vai līdzīgi pakalpojumi ir pieejami privātajā sektorā? Vai organizācija sacenšas ar privātā sektora uzņēmumiem? Gadījumā, ja līdzīgi pakalpojumi ir pieejami privātajā sektorā, nepieciešams sniegt atbildes uz šādiem jautājumiem: Vai privātā sektora pakalpojumu sniedzējiem ir nepieciešamās prasmes un resursi, lai nodrošinātu pakalpojumu saņēmēju vajadzības, vai prasmes, zināšanas un resursus privātais sektors spētu nodrošināt lētāk nekā publiskais sektors?

19. Audita ieteikumi – risinājumi 1 Ietekmes uz sniegto pakalpojumu kvalitāti un godīgas konkurences novērtējums: Priekšlikumi sniegto pakalpojumu lietderības, efektivitātes vai izmaksu efektivitātes uzlabošanai: Priekšlikumi rīcībai ar audita rezultātā ieekonomētajiem vai pārstrukturētajiem valsts budžeta līdzekļiem (tiek izstrādāti sadarbībā ar Finanšu ministriju, norādot iespējamās izmaiņas budžeta programmu un apakšprogrammu struktūrā, ja konstatēta nepieciešamība tās pārstrukturēt):

20. Instrukcijas 1.pielikums – ieteikumu sagatavošana par katru funkciju, uzdevumu, darbību, aktivitāti, ko īsteno iestāde Nevar sagatavot citādākus, nekonkrētus ieteikumus Princips: viena funkcija – viena rekomendācija, var būt alternatīvas, bet jānorāda, kuru atbalsta FAG

21. Instrukcijas 2. pielikums – iestādes iesniegtā, strukturētā informācija par visām iestādes funkcijām (gan “pierakstītās”, gan arī “nerakstītās”) Katrai funkcijai ir galarezultāts, vai nozīmīgs un izmantojams straprezultāts, kas pamato tās izpildes nepieciešamību Maksimāli detalizēts līmenis, lai gūtu priekšstatu par iestādes darbības īpatnībām un varētu novērtēt ikvienas funkcijas izpildes parametrus (piešķirtos finanšu resursu, darbinieku skaitu, sasniegto rezultātu vai sniegtā pakalpojuma daudzumu)

22. Instrukcijas 3. pielikums - ja ir konstatētas kontroles funkcijas, tad iestāde sniedz atbildes uz jautājumu, vai funkcija ir jāizpilda institucionālā veidā un kādi normatīvie akti to nosaka Nacionālais tiesiskais regulējums Nacionālais tiesiskais regulējums, kas pārņem ES normas ES tiesiskais regulējums (konkrētas regulu normas) Kontroles uzdevuma mērķis Kontroles uzdevuma apraksts – darbības, biežums, resursu ieguldījums (cik tas maksā) Ieguvuma samērīguma novērtējums (kvalitatīvi)

23. Instrukcijas 4. pielikums - Funkciju izpildes vidējie raksturlielumi Izmanto novērtējot darbinieku skaitu Novērtējot iestādes struktūru Rādītāji šobrīd ir aritmētiski vidējais – tos nevar pielietot mehāniski Ja ir būtiskas novirzes no etalonrādītājiem, noskaidro, kāds ir pamatojums

24. FAG ceļamaize Auditi bez rezultāta nav pieļaujami, jo uzdevumi ir atlasīti ar vismaz daļēju iepriekšēju pieredzi un analīzi Audita grupas uzvedība ir koleģiāla Audita grupas ievirze ir objektīva bet stoiska – nepadoties ierēdņu sirēnu balsīm Sociālie partneri balsta audita grupu efektīvu risinājumu meklējumos Audita grupa nekomunicē procesā esošus rezultātus, komunikācija pēc apstiprināšanas FAK!

25. Laimīgu ceļu! • Brīvības bulvāris 36, • Rīga, LV-1520 • Tālr.: 67082900, • fakss: 67280469 • E-pasts: vk@mk.gov.lv • www.mk.gov.lv Valērijs Stūris, Politikas koordinācijas departamenta konsultants, tālr.: 67082933, e-pasts: Valerijs.Sturis@mk.gov.lv 25