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2. Anfragen von Kunden bearbeiten. Das ist geschehen:
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2 Anfragen von Kunden bearbeiten Das ist geschehen: Andreas Zimmer ist noch mit dem Ausfüllen der Kundenkarte beschäftigt, da bekommt er schon seinen nächsten Arbeitsauftrag. Es ist eine Angebotsanfrage der Lamprecht e.K. in der Abteilung Verkauf eingegangen. Diese wurde bereits mit einem Posteingangsstempel versehen. Auf der nächsten Seite finden Sie das Dokument. Lesen Sie sich diese zunächst durch! Was fällt Ihnen auf?
Aufgabe: Posteingangsbuch • So sieht ein Posteingangsstempel aus: • Dieser wird auf den eingegangenen Brief angebracht und mit Datum, Namenszeichen (z.B. Frau Ewers Ewe) und Abteilung versehen • Aufgabe: Erstellen Sie in Excel eine Vorlage für das Posteingangsbuch (auf der nächsten Folie sehen Sie ein Musterbeispiel! Tragen Sie anschließend die Post in das Posteingangsbuch ein.
Fragen… • Wozu wird ein Posteingangsbuch geführt? • Wozu wird jedes eingegangene Dokument mit einem Posteingangsstempel versehen? • Was ist der Unterschied zwischen einem Angebot und einer Anfrage? (ggf. im Internet recherchieren oder in Ihrem BWL-Buch) • Welche rechtliche Wirkung hat eine Anfrage? • Wieso schaut sich Herr Herwig bei der Bearbeitung von Anfragen vorher jedes Mal die Kundenkarteikarte an? Welche zusätzlichen Informationen stehen in der Kundenkartei? Füllen Sie die Kundenkarte für die Firma Lamprecht aus! (Datei Kundenkarte)
Die Sortimentsliste • Jedes Unternehmen hat neben einer Kundenliste auch eine Sortiments- und Preisliste. Schauen Sie sich diese an (Datei Sortimentsliste). Erstellen Sie in der Datei Sortimentsliste eine Funktion, die die Anzahl der gesamten Waren in der Sortimentsliste erfasst! • Über welche Ware möchte die Lamprecht e.K. ein Angebot erhalten? • Notieren Sie die Artikelnummer, die Artikelbezeichnung und den Bruttopreis der Ware! • Wozu wird eine Sortimentsliste geführt?
Bestandsanfragen • Um zu überprüfen, ob die Ware überhaupt vorhanden ist und in welcher Menge, schickt Andreas Zimmer eine Anfrage an das Lager. • Für die Bestandsanfrage gibt es ähnlich wie bei der Kundenkarte oder dem Posteingangsbuch ein Formular. • Erstellen Sie das Formular (Muster auf der nächsten Folie). Hierbei können Sie erst einmal nur den Teil für den Verkauf ausfüllen.
Im Lager: Lagerkartei • Die Bestandsanfrage ist im Lager bei Herrn Bäumer angekommen. Nun muss dieser überprüfen, ob die Ware überhaupt zum gewünschten Zeitpunkt lieferbar ist. Damit Herr Bäumer nicht alle Lagerregale ablaufen muss, führt er für jeden Artikel eine Lagerkartei. Die Tastaturen werden für die Firma Lamprecht reserviert. • Erstellen Sie das Formular für eine Lagerkarte. • Füllen Sie die Lagerkarte mit folgenden Informationen aus: • Vervollständigen Sie die Bestandsanfrage für Herrn Bäumer auf der letzten Folie.
Fragen… • Was ist ein Höchstbestand? • Was ist ein Meldebestand? • Was ist ein Istbestand? • Was wird unter Artikelbewegungen verstanden? • Was ist ein Inventurbestand?
Angebot schreiben • Die ausgefüllte Bestandsanfrage ist zurück. Nun muss Andreas Zimmer das Angebot schreiben. Hierfür hat Herr Herwig einige Textbausteine zusammengestellt. • Textbausteine sind bereits formulierte Standardsätze, die oft in Angebotsschreiben benutzt werden.
Textbausteine für die Erstellung eines Angebots Teil 1 • Anrede • . Sehr geehrte Damen und Herren, • . Sehr geehrte Frau ..., • . Sehr geehrter Herr..., • Brieferöffnung • Verbindliches Angebot • . vielen Dank für Ihre Anfrage. Zu dem gewünschten Artikel unterbreiten wir Ihnen folgendes • Angebot: • . wir danken für Ihre Anfrage. Hiermit bieten wir Ihnen, wie gewünscht, an: • . vielen Dank für Ihr Interesse an unseren Artikeln. Wunschgemäß senden wir ]hnen ein Angebot • über: • Unverbindliches Angebot • . wir danken für Ihre Anfrage. Gerne unterbreiten wir Ihnen das gewünschte An gebot, das wir freibleibend abgeben: • . vielen Dank für Ihre Anfrage. Wir unterbreiten Ihnen gerne folgendes freibleibendes Angebot: • . Ihr Interesse an unseren Waren freut uns sehr. Wunschgemäß senden wir Ihnen ein unverbindliches Angebot über: • Genaue Beschreibung des Artikels, Preis • zum Beispiel.: • Artikel Nr:. H1003, MP3-Ptayer 4 GB,4 GB Speichel Bruttopreis pro Stück: 39,00 €
Textbausteine für die Erstellung eines Angebots Teil 2 • Lieferungsbedingungen • . Auf den obigen Preis gewähren wir Ihnen ... % Rabatt. Die Lieferung erfolgt per Lkw frei Haus. • . Wir gewähren Ihnen auf den Listenpreis ... % Rabatt. Versandkosten werden nicht in Rechnung gestellt. • . Vom oben genannten Preis können Sie ... % Rabatt in Abzug bringen. Versand und Verpackung • sind frei. • Zahlungsbedingungen • . Wir erwarten Ihre Zahlung innerhalb von ... Tagen netto Kasse. Bei Zahlung innerhalb vor • ... Tagen gewähren wir... % Skonto. • . Die Rechnung ist innerhalb von ... Tagen zu begleichen, bei vorzeitiger Zahlung innerhalb von .. Tagen räumen wir Ihnen ... % Skonto ein. • . Wir gewähren Ihnen ein Zahlungsziel von ... Tagen oder bei Zahlung innerhalb von ... Tagen ... % Skonto. • Briefabschluss • . Wir hoffen, Ihnen ein interessantes Angebot gemacht zu haben, und erwarten Ihre Bestellung. • . Ihren Auftrag werden wir sorgfältig und umgehend ausführen. • . Wir meinen, Ihnen ein attraktives Angebot unterbreitet zu haben, und freuen uns auf Ihre • Bestellung • Grußformel • . Mit freundlichem Gruß • . mit freundlichen Grüßen
Fragen… • Lesen Sie die Textbausteine! • Was ist der Unterschied zwischen einem verbindlichem (freibleibend) und einem unverbindlichem Angebot? (Internetrecherche oder BWL-Buch)
Aufgabe: Angebot schreiben • Schreiben Sie das Angebot für die Lamprecht e.K.! (Datei) • Beachten Sie die Formatierungen, auf der nächsten Folien sehen Sie, wie das Dokument aussehen soll. Achtung: Die Linien dienen als Hilfe, sie sind später nicht zu sehen! • Gehen Sie folgendermaßen vor: • Erstellen Sie im Word-Dokument eine Kopfzeile mit dem Firmennamen „Mediaworld e.K.“ und einem Clipart • Erstellen Sie eine Fußzeile mit den Angabe im Dokument (auf der nächsten Folie), benutzen Sie den Tabulator! • … mehr auf der nächsten Folie
Aufgabe: Angebot schreiben Dies ist ein Adressfeld. Es steht unter der Kopfzeile auf der linken Seite. Erstellen Sie eine randlose Tabelle in diesem Format. In der ersten Zeile steht in Schriftgröße 10 die Adresse der Mediaworld. Dies ist ein Bezugsfeld. Es steht unter der Kopfzeile auf der rechten Seite. Erstellen Sie ebenfalls eine randlose Tabelle in diesem Format.
Fragen… • Wozu wird das Formular zur Angebotserstellung in Tabellenform dargestellt? • Wozu dient eine Bezugszeile? • Welche Informationen enthält eine Bezugszeile? • Wozu wird eine Kopf-/Fußzeile benutzt? • Wozu benötigt man die Tabulator-Taste?
Postausgangsbuch • Nachdem Sie das Angebot geschrieben haben, muss der Brief nur noch verschickt werden. Tragen Sie hierzu den Versand in das Postausgangsbuch ein! • Erstellen Sie dieses zuvor!
Zusammenfassung: Bearbeitung einer Kundenanfrage • Bringen Sie folgende Arbeitsschritte in die richtige Reihenfolge, tragen Sie die entsprechenden Ziffern ein.
Zusammenfassung: Auftragsbearbeitung • Welche Arbeitsschritte werden für die Auftragsbearbeitung benötigt? • Bringen Sie folgende Arbeitsschritte, erforderliche Formulare und die jeweilige Abteilung in die richtige Reihenfolge! • Erstellen Sie dazu eine Folie mit einer Tabelle mit den Angaben: Reihenfolge (1-8), Beschreibung der Tätigkeit, erforderliches Formular, Abteilung • Auf der nächsten Seite finden Sie zunächst alle Arbeitsschritte, Formulare und Abteilungen
Arbeitsschritte, Formulare, Abteilungen • Tätigkeiten: • Anbringen des Posteingangsstempels, Bestandsanfrage an Lager, Schreiben des Angebots, Eintrag ins Posteingangsbuch, Überprüfen der Kundendaten, Überprüfen des Lagerbestands und Meldung an Verkauf, Eintrag des Briefs in das Postausgangsbuch, Überprüfen, ob wir die Ware verkaufen • Formulare: • Anfrage, Posteingangsbuch, Bestandsanfrage, Sortimentsliste, Lagerkarte, Briefformular/Textbausteine, Postausgangsbuch, Kundenkarte • Abteilungen: • Verwaltung, Verkauf, Lager
Tabelle • Erstellen Sie hier Ihre Tabelle
Zusammenfassung: komplette Anfrage- und Angebotsbearbeitung • Bearbeiten Sie die folgende Anfrage der Emil Meister e.K.. Achten Sie darauf, dass Ihre Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge erfolgen! (Hierzu benötigen Sie die Dateien „Posteingangsbuch“, „Bestandsanfrage“, „Mediaworld Brief“)! • Alle Arbeitsschritte dieser Bearbeitungen finden Sie auf der nächsten Seite als Kontrolle!
