Klubi sekretäri põhiülesanded

1. Klubi sekretäri põhiülesanded • Aruanded • Maksud • Liikmete register • Kalender • Varahoidja ülesanded

2. Lähtekohad • Klubi sekretär on klubi võtmeisik • Klubi presidendi parem käsi ja klubi infoallikas • Klubis võib olla mitu sekretäri, sekretariaat • 1. sekretär saab Soome Rotary ja Rotary Internationali poolt klubile saadetava elektroonilise ja tavalise posti • Sekretäri ülesanded jagunevad: • Administratiivsed põhiülesanded, mida käsitletakse selles ettekandes • Sekretäri põhiülesanded on seotud ka varahoidja, klubimeistrite ja IT eest vastutaja/-tugiisiku ülesannetega • Üldised, peamiselt klubisisesed ülesanded, mida on kirjeldatud ka Rotaryklubi sekretäri manuaalis • Klubi sekretariaadi ülesannete ja tööjaotuse tabel katab laialt võetuna sekretäride ülesanded (asub SR kodulehe kaitstud osas)

3. Lähtekohad • Sekretäri ülesannete kohta saab lisainfot: • Rotary-klubi sekretäri manuaal • “Rotary käsikirja” • Rotary-teatmiku (Matrikel) algusosas on MEELESPEA presidentidele, sekretäridele ja varahoidjatele • Soome Rotary koduleht: http://www.rotary.fi/suoja/ • kasutajatunnus: rotary; • salasõna: ratas • ja Infopunkti koduleheltwww.rotary.ee -> materjal • kasutajatunnus: rotary; • salasõna: rotaryratas • Kodulehelt leiate sekretäri ja varahoidja ülesannetega seotud juhiseid ja märgukirju • Kodulehel on ka tähtsamate andmesüsteemide kasutamist puudutavad juhendid

4. Põhiülesannetemääratlus “Rotary käsikirja”(Manual of Procedure) järgi • Liikmete registri ja klubi kontaktandmete haldamine, kaks eri süsteemi: • Soome Rotary (SR) liikmete andmesüsteem (www.rotary.fi/rekisteri) • Rotary Internationali (RI) liikmete andmesüsteem (www.rotary.org) • Andmesüsteemid tuleb teineteisega sünkroniseerida • Andmed (klubi, liikmete ja klubiametnike andmed) siirduvad Soome süsteemist RI süsteemi. • Osalemiste registreerimine ja aruandlus • SR Rotary (rekisteri) liikmete andmesüsteemi iga kuu 10. kuupäevaks • RI nõutavate aruannete koostamine ja saatmine • RI OfficialDirectory: järgmise aasta presidendi ja sekretäri andmed hiljemalt 31.12. • Poolaastaaruanne (SAR) ja sellega seotud maksud juulis ja jaanuaris • Maksud Eesti Rotariaanide Infopunktile ja Rotary Internationalile • Arvete vahendamine varahoidjale ja maksude ülekandmise kontroll

5. Muud klubi sekretäri ülesanded • Klubi sekretärile kuuluvad lisaks põhiülesannetele tavalised sekretäri ülesanded • Teatamine koosolekute toimumise kohta; juhatus, komiteed, aastakoosolek, valimiskoosolek jne. • Protokollide koostamine • Klubi kirjavahetus ja arhiiv • Nädalakoosolekute ettevalmistus koos teiste klubiametnikega • Tavapäraseid ülesandeid on kirjeldatud Rotary-klubi sekretäri manuaalis • Manuaali juhiseid tuleb kohandada vastavalt oma klubi vajadustele • Põhiülesandeid käsitletakse järgnevalt Rotaryklubi aastakella ja andmesüsteemide juures • Piirkonnakonverentsi ja seminaride ajad võivad eri piirkondades olla erinevad

6. Vahetuskoosolek xx.6.200x 1.7.200x Tegevusplaanid RI-le poolaasta- raport (SAR) ja per capitamaksud Juuni PETS Juuli Piirk.konverentsi aegvaheldub Mai August Jooksvalt: - teated liikmete muutustest • koosoleku koha ja – aja muutused Iga kuu: - osalemisraport Aprill Noorsoov.-seminar Aastakoosolek Valmistumine järgmiseks aastaks Sept Rotaryklubi aastakell Sekretäripõhiülesanded on märgitudpunasega Märts Okt Veebr SR-le ja piirk-le maksude I osa Nov Jaan Dets * SR-le ja piirk-le maksude II osa Nv taotlused ja valik RI-le poolaastaraport (SAR) ja per capita-maksud TRF-seminarid * Teatmiku andmed ajakohased Valimiskoosolek Official Directory andmed RI-le ja SR-le (uuedametnikud) Nv lõplikud taotlusedtehtud

7. Põhiülesanded ja andmesüsteemid Poolaastaraportid juulis ja jaanuaris Osalemisraportid Iga kuu Liikmete registrite ja klubi kontaktandmete pidevhaldamine (aastast 2012 saab kahte andmesüsteemi ühendada ning uuendada tuleb ainult ühte, SR oma) Uuedklubiametnikud detsembris SR teatmiku andmete uuendaminejaanuaris RI Official Directory andmed detsembris Soome Rotary Liikmete andmesüsteem Rotary International Member Access

8. Enne rotary-aastaalgust klubi sekretär • Osaleb piirkonnanõupidamisel • Tutvub eelpool esitatud materjalidega • Tutvub oma tegevust toetavate andmesüsteemide ja nende pakutavate teenustega • Lepib presidendi ja klubi teiste ametnikega kokku tööjaotuse ja järgmise aasta tegevuse osas • Lepib praeguse sekretariaadiga kokku ülesannete üleandmise osas • Saab oma eelkäijalt SR liikmete andmesüsteemi kasutajatunnuse ja salasõna (salasõna muutmise korral tuleb sellest informeerida ka Eesti Rotariaanide Infopunkti) • Kontrollib, kas andmesüsteemis olevad andmed on ajakohased

9. Soome Rotary liikmete andmesüsteem • Liikmete andmesüsteem on rotary infovahetuse keskne osa ja trükitud Rotary teatmiku (Matrikel) alus • Klubi sekretär vastutab liikmete ja muude andmete administreerimise eest SR andmesüsteemis • Klubi liikmed ise ei saa oma andmeid otse süsteemi sisestada ega muuta • Muudatused viiakse süsteemi kohe, kui nad on toimunud • Soome Rotary ja piirkondade post saadetakse klubidele andmesüsteemis olevatele aadressidele. • Klubide koosolekute kohad ja ajad ning kodulehtede aadressid sisestatakse ja muudetakse andmesüsteemis, kust nad automaatselt siirduvad SR kodulehele. Need muudatused tuleb eraldi teatada Eesti Rotariaanide Infopunktile • Uute klubiametnike andmed sisestatakse pärast valimiskoosolekuid ja hiljemalt detsembri lõpuks • Lisaks saadetakse: kuberner ja tulevane kuberner • Teatmikku minevad liikmete andmed kontrollitakse jaanuari lõpuks • Teatmik trükitakse otse andmesüsteemis olevatele andmetele põhinedes.

10. Soome Rotary liikmete andmesüsteem (järg) • Liikmete andmesüsteemasubaadressil: www.rotary.fi/rekisteri • Sisestamiseks vajalikudkasutajatunnused ja salasõnad on klubi sekretäridel ja presidentidel • Ei muutu igal aastal, vajaduse korral võib Rotary-büroost või Infopunktist paluda uued • AndmesüsteemikasutusjuhendasubSoome Rotary kodulehekaitstud osas: Liikmete andmesüsteemikirjeldus ja kasutusjuhend • SR kodulehelonka PowerPoint ettekanne ”Rotary ja IT”

11. Osalemisraportidkoostatakseiga kuu • Iga kuu nädalakoosolekute osalemisprotsentide keskmine teatatakse SR liikmete andmesüsteemi kaudu järgmise kuu 10. kuupäevaks. • Arvesse võetakse ainult tegevliikmeid • Arvesse ei võeta auliikmeid või osalemisest vabastuse saanuid; juhatuse otsus või liikmeksoleku pikkuse ja oma eluaastate summa põhjal taotletud vabastus(liikmeksoleku pikkuse + oma eluaastate summa vähemalt 85 a.) • Arvesse võetakse paikamised teiste klubide koosolekutel ja osalemine muus rotary-tegevuses (vt. Sekretäri manuaal) • Täpsemad juhised SR kodulehe kaitstud osas : Liikmete andmesüsteemi kirjeldus ja kasutusjuhend

12. Rotary Internationali Member Access süsteem • RI klubisid teeniv andmesüsteem (www.rotary.org) • Klubi sekretär vastutab liikmete ja muude andmete haldamise eest Member Access süsteemis • Võimalus teha muutusi siiski ainult jooksva rotary-aasta presidendil ja sekretäril alates 1.7. kuni 30.6 • Muudatused viiakse süsteemi kohe, kui nad on toimunud • Andmed (klubi, liikmete ja klubiametnike andmed) siirduvad Soome süsteemist RI süsteemi. • Järgmise rotary-aasta presidentide ja sekretäride andmed • Teatatakse pärast valimiskoosolekut ja hiljemalt detsembri lõpuks • Selle kohta saadetakse eraldi meeldetuletus. Andmed võib saata ka Zûrichi büroo kaudu RI-le, kasutades saadetud vormi. • RI saadetised klubidele tulevad Member Access süsteemis olevatele aadressidele

13. Rotary Internationali Member Access süsteem(järg) • RI Member Access süsteem asub RI kodulehel: www.rotary.org • Member Access link on avalehe ülaosa paremas ääres • Kasutajatunnused ja salasõnad saadakse süsteemi registreerudes alates 1.7. • Registreerimiseks on vaja e-maili aadressi. Korrektne aadress peab olema sisestatud andmebaasi vähemalt eelmise sekretäri poolt. • SR lehel on ka PowerPoint ettekanne ”Rotary ja IT”

14. Rotary Internationali poolaastaraportSemiannual Report (SAR) • RI poolaastaraportite vormid saadetakse rotary-aasta alguses ja keskel klubi sekretärile • Vormidesse viiakse käsitsi parandused liikmete ja muude andmete osas ning saadetakse need tagasi Rotary Internationali Zürichi büroosse iga aasta juuli ja jaanuari lõpus • RI percapita maksud põhinevad poolaastaraporti andmetel • Raporti detailne täitmisjuhend asub SR kodulehe kaitstud osas: Rotary Internationalinpuolivuotisraportti (Semiannualreport) ohjeet • Soovitav on saata vormid vastavalt eelpool kirjeldatule Zürichi büroosseJuhul, kui klubi siiski uuendab oma liikmete andmed Member Access süsteemis, ei tarvitse vorme saata. Sellisel juhul tuleb sellest teatada e-posti vahendusel RI-le aadressil: Data@rotary.org

15. Rotary Internationali per capita maksud • Samas saadetises koos poolaastaraportite (SAR) vormidega saab sekretär RI percapita maksude arve pooleks aastaks • Arve tuleb toimetada varahoidjale maksmiseks, tähtajad 31.7. ja 31.1 • Aastal 2012-2013 on RI poole aasta percapita maks 26 USD [25.50]* • Koos eelnevaga makstakse • Uusi liikmeid puudutavat maksu, pro-rata maksu, mis on kuulõikes erinev! • Ajakirja TheRotarian tellimismaksud 2*6 USD • Seadusandliku Kogu (COL) lisamaks 1 USD liikme kohta aastas • Rotary Internationali kontoandmed leiate Rotary teatmikust. *2011-2012

16. Kiirjuhis klubideleRI Member Access (MAP) Integratsioon • KuidasluuaühendusSoomeliikmeteandmesüsteemi ja RI Member Access süsteemivahel • 1. Mine RI veebilehele http://www.rotary.org ja vali "MemberAccess 2. • 2. Logi sisse Member Access süsteemi oma klubi tunnustega 1.

17. Kiirjuhis klubideleRI Member Access (MAP) Integratsioon (järg) • 3. Pärast sisselogimist vali "Update ClubData" • 4. Pärast "Update ClubData" valimist keri lehel allapoole ja vali (kliki) "Add Partner Organization"

18. Kiirjuhis klubideleRI Member Access (MAP) Integratsioon (järg) • 6. Pärast "Finlands Rotary Service" valimist kinnita oma valik klikkides "I Agree“ • 5. Pärast "Add Partner Organization“ valimist vali Partner Organization rippmenüüst “Finlands Rotary Servise”

19. Kiirjuhis klubideleRI Member Access (MAP) Integratsioon (järg) • 7. Nüüd oled loonud Member Access süsteemi poole integreerimiseks ühenduse. • Eelpool kirjeldatud ühenduskett tuleb klubil teha läbi vaid üks kord. Klubi võib ühenduse katkestada, valides ülalolevast menüüst "Terminate' • NB! Vastav ühendusprotseduur tuleb sooritada ka Soome liikmete andmesüsteemi pool, sisestades klubiandmetesse integreerimise kinnituse. Juhul kui emmas-kummas süsteemis ei ole ühendust kinnitatud, ei liigu klubi ega selle liikmete andmed süsteemide vahel.

20. Soome Rotary ja piirkonnaaastamaksper capitamaks • Soome Rotary percapita maksuks aastale 2012-2013 … • Piirkondade percapita maksud aastaks 2012-2013 otsustatakse piirkonnanõupidamistel ja need erinevad piirkonniti • Rotary-büroo saadab sekretäri aadressile kahes osas maksmiseks vajalikud andmed • Esimene osa makstakse septembris ja teine kevadperioodil • Sekretär toimetab arved varahoidjale maksmiseks • Arve lõppsumma määratletakse Soome Rotary liikmete andmesüsteemis oleva liikmete arvu põhjal kindlal ajal ja arve sisaldab nii Soome Rotary kui piirkonna osa • Klubi eelarve koostamisel tuleb kindlustada, et Rotary Internationali ja Soome Rotary maksud suudetaks õigeaegselt maksta *2011-2012 28,50€

21. Muudmeelespidamiseks • Klubi nädala- või kuuülevaated saadetakse kubernerile ja asekubernerile soovitavalt e-posti teel • “Kavandamisjuhis aktiivsetele rotary-klubidele” täidetult kubernerile ja asekubernerile hiljemalt 1.7. • Rotary Internationali konvendi volikiri saadetakse presidendi ja sekretäri allkirjadega kuberneri poolt teatatud aadressil, kui klubi ei saada oma esindajat • Piirkonnakonverentsi piirkonnakoosoleku volikiri saadetakse vastavalt kuberneri juhisele

22. Vajalikud IT vahendid • Klubi sekretäri põhiülesannete täitmiseks on vaja ajakohast riist- ja tarkvara • Korralik arvuti ja lairibaühendus internetti • Andmekaitse ajakohane; tulemüür ja viirusetõrje • Microsoft Office põhiprogrammid või sellele vastavad (näit. tasuta Open Office programm) tekstitöötlus-, tabelarvutus- ja esitlusprogrammid • Adobe Acrobat Reader pdf-failide lugemiseks (tasuta) • Kui sekretäril ei ole vajalikke vahendeid, võib teda keegi klubi liikmetest abistada, näit. klubi IT-küsimuste eest vastutaja/tugiisik • On soovitav, et klubi sekretäril oleks püsiv e-posti aadress. • Sekretäril ei soovitata vahetada e-posti aadressi oma ametiaasta keskel

23. Lõpuks • Tegutse täpselt, maksud ja raportid õigeaegselt • Kui ülesandeid ei täideta õigeaegselt, põhjustab see hulganisti lisatööd paljudele teistele! • Sekretäri põhiülesannete täimine ei ole keeruline, kui asi on tuttavaks saanud, mõnes klubis tegeleb sama isik sellega mitmed järgneval aastal • Informeeri presidenti ja varahoidjat RI, SR ja piirkonna maksude tähtaegadest, summadest ja ülekannetest • Kui RI maksude ja raportitega seoses jääb midagi ebaselgeks, võta ühendust RI Zürichi bürooga • Kui Soome Rotary ja piirkonna maksude ja raportitega jääb midagi ebaselgeks, võta ühendust Rotary-bürooga (Rotarytoimisto) või Eesti Rotariaanide Infopunktiga. • Võta vajadusel ühendust piirkonna organisatsiooniga, Sinu asekuberner aitab • Selle ettekande leiad Eesti Rotariaanide Infopunkti kodulehe kaitstud osast. Tänan!