S istema I ntegrado de I nformación F inanciera

1. Sistema Integrado de Información Financiera CENTRO AGRONOMICO TROPICAL DE INVESTIGACION Y ENSEÑANZATecnología de la Información SIIF - WEB Turrialba, Costa Rica Marzo 2009

2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Sistema Integrado de Información Financiera: Base de Datos de Relaciones Institucionales Sistema de Información de la Escuela de Posgrado SCP - CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOSEC - EMISION DE CHEQUES Y RECIBOS SOC - ORDENES DE COMPRASCI - CONTROL DE INVENTARIOS SRH - RECURSOS HUMANOSSIP - MODULO DE PLANILLAS SAF - CONTROL ACTIVO FIJOSVeh - SISTEMA DE VEHICULOS SOT - ORDENES DE TRABAJO SSG - SERVICIOS GENERALES SCA - CONTROL ADMINISTRATIVO Sistemas de Información

3. FLUJO DE PROCESOS Uso de Correo Electrónico (computo.catie.ac.cr) Uso de Sistemas Base de Datos (dbase.catie.ac.cr) 2 SERVIDORES QUE NO TIENEN NINGUNA RELACIÓN • Servidor de todas las aplicaciones (sistemas) • existentes en CATIE. • Vencimiento de contraseña: 3 meses • Intentos fallidos: 3 (bloquea el usuario) • Norman Salazar nsalazar@catie.ac.cr • Gonzalo Valverde gvalverd@catie.ac.cr • Encargado de los usuarios de correo • José Alvarado jalvarad@catie.ac.cr • (da mantenimiento a estos usuarios). • Vencimiento de contraseña: 6 meses • Cada OTN debe contar con un correo oficial Sistemas de Información

4. Flujo Proceso: Acceso al SIIF Jefatura solicita a Desarrollo Humano Asistente de Desarrollo Humano (dbase.catie.ac.cr) Comunicar al Funcionario Solicitar Usuario a D.H. Crear usuario de sistemas para sistemas y/o consultar boleta de pago El Asistente de Desarrollo Humano solicita el usuario de correo a T.I. Asignación de permisos Crear usuario de correo Se da el acceso a los sistemas. Se dan los permisos a las cuentas autorizadas (Oficial de Presupuesto, en Contabilidad) Encargado del correo en Tecnología de Información (computo.catie.ac.cr) Sistemas de Información

5. Flujo Proceso: Solicitudes de Pago • Aplica los • asientos • contables • - Digitación SEC • Validación de cuentas Digitar Solicitud Aplicar SCP 1 Emitir 3 2 Informes SCA - Emisión de la SEC Emitir Cheque o Transferencia Bancaria - Se genera Asiento Contable • Informes contables Sistemas de Información

6. Flujo Proceso: SBS - Digitación SBS - Aprobación SBS - Compromete monto Digitar Solicitud SCA - Emiten cheque o transferencia - Confecciona asiento contable del cheque o transferencia. (Bancos vrs Proveedor) Emitir pago SCP 2 1 Generar O.Compra SOC • Aplica los • asientos • contables Aplicar SCP 3 4 - VB. Proveeduría - Confección Orden de compra - Confección Solicitud de pago (# OC + ‘1’) Recibir O.Compra SOC 5 Informes SCA - Llega la mercadería, se recibe la OC - Genera el asiento contable (80 + # OC) (Cta Proveedor vrs Ctas Gtos - Descompromete • Informes contables Sistemas de Información

7. Flujo Proceso: Caja Chica Solicitud Apertura Caja Chica (Vía memorando) 1 • Digitar todas las facturas • para que Contabilidad emita • un pago. - Orden de pago - Apertura SCA Reintegro de dinero SCA • Aplica los • asientos • contables Aplicar SCP 2 3 4 5 • Depto Contabilidad • (Emitir pago a nombre • del encargado • de la CCh.) • - Orden de pago - • Asiento Contable: • Banco vrsCta x cobrar Emitir pago SCP Informes SCA Emitir pago SCP • Informes contables - Genera Asiento Contable (Banco vrs Cta Gtos) Sistemas de Información

8. Flujo Proceso: Caja Chica (2) • Aplica • asientos • contables • Depto Contabilidad • (Emitir pago a nombre • del encargado de la CCh.) • - Orden de pago - • Genera Asiento Contable: • Banco vrs Cta x cobrar Solicitud Apertura Caja Chica (Vía memorando) Emitir O.pago SCP Apertura SCA Aplicar SCP Genera O.Pago SCA Reintegro de dinero SCA Genera O. Pago SCA Emitir O. Pago SCP Aplicar SCP • Digitar todas las facturas • para que Contabilidad emita • un pago. - Orden de pago - • Genera Asiento Contable • Banco vrs Cta Gtos - Aplica asientos contable Cierre /Proceso SCA Informes SCA • Genera Asiento Contable • Cta x cobrar vrs Cta Gtos • Cta cobrar vrs Banco • Informes contables Sistemas de Información

9. Flujo Proceso: Combustible - Digitación boleta - Aprobación boleta Digitar boleta SCA - Procesamiento Cargo Interno confección asiento contable cambio estado boleta combustible Generar asiento SCP 1 3 Procesar boleta SCA - Aplica los asientos contable 4 Aplicar SCP 2 • - Procesamiento lectura1 – lectura2 • cálculo cantidad en litros y monto • Generación Cargo Interno • Genera Boleta Inventario Combustible • con salida total por combustible 5 Informes SCA Actualiza inventario VEH • Informes contables - Aplicar Movimiento Inventario (Salida) - Actualiza Saldo Inventario (combustible) Sistemas de Información

10. Flujo Proceso: Vehículos • - Digitación boleta • Aprobación boleta • Envía correo a • TRANSPORtes Digitar boleta SCA - Procesamiento Cargo Interno (confección asiento contable) Generar asiento SCA 1 2 Programa Correo Electrónico Procesar boleta VEH Informes SCA 3 4 • Asigna chofer y vehículo • Solicitud es aprobada por TRANSPOR • - Envía mensaje a usuario que digito • (copia de correo es autorización de salida • en Entrada Principal) • Incluye Kilometraje • Genera Cargo Interno • Informes contables Aplicar SCP - Aplica los asientos contable Sistemas de Información

11. DIAGRAMA DE CONTEXTO DIRECCION GRAL DONANTES JEFATURAS PROYECTOS UNIDADES 13 12 1 GERENCIAS 2 11 CONTRALORIA 10 3 8 ALMACEN 9 4 7 CONTABILIDAD 5 PROVEEDURÍA 6 DES. HUMANO TESORERIA • Sistema Integrado de Información Financiera • 1. Presupuesto • 2. Informes Administrativos • 3. Informes Mensuales • 4. Movimientos Contables • 5. Cheques Emitidos • 6. Acciones Personal • 7. Planillas • 8. Solicitudes de Bienes y Servicios • 9. Orden de Compra • 10. Requisición Suministros • 11. Informes Inventario • 12. Consultas Gerenciales • 13. Informes Financieros Sistemas de Información

12. APLICACIONES Contabilidad SCP Presupuesto SCP • Diagrama de Integración: Ordenes de Compra COC Emisión de Cheques y Recibos SEC Control Administrativo SCA Inventario SCI Servicios Generales SSG Ordenes de Trabajo SOT Planillas SIP Vehículos SVeh Activo Fijo SAF Recursos Humanos SRH Cuentas Bancarias CCB Escuela de Posgrado SIEP Relaciones Institucionales BRI Sistemas de Información

13. ARQUITECTURA • Sistemas Actuales Reingeniería CLIENTE - SERVIDOR TECNOLOGÍA 3 CAPAS 1 2 3 SERVIDOR PC PC PC PC CLIENTE Oracle iAS DataBase CLIENTES Servidor: Hostname: dbase Red Hat Enterprise Linux Server release 5.1 Kernel 2.6.18-53.1.14.el5 on an x86_64 System Configuration: DELL Memory size: 4 GB Base de Datos Oracle11g Clientes: WINDOWS AplicacionesVisual FoxPro ORA11g Solaris Tecnología J2EE APACHE JSDK 1.3 HTML / PDF 2B Lógica en Servidor 2A Presentación en Servidor Datos Presentación Sistemas de Información

14. EL PORQUÉ DEL CAMBIO • El cambio nace a raíz de la necesidad de conectividad con las Oficinas fuera de la Sede Central: • Centralización de la información. • Información en línea. • Actualidad de la información. • Facilidad de soporte técnico. • Disponibilidad de la información. Sistemas de Información

15. TECNOLOGÍA DE 3 CAPAS La capa de: Servicios de usuario (Presentación) Pantallas, distribución de botones, flujos de información, etcétera. La capa de: Servicios de negocio Modela todo el conocimiento propio del negocio al cual se prestará servicio. La capa de Servicios de usuario solicita a la capa de Servicios de negocio la información resultante de procesos especiales. La capa de: Servicios de datos El almacenamiento de los datos. 1 2 3 Sistemas de Información

16. TECNOLOGÍA DE 3 CAPAS 1 2 3 CLIENTE iAS DataBase 2A Presentación en Servidor 2B Lógica en Servidor Presentación Datos Contenedor Servicios OJEADOR (Browser) EJB Enterprise Java Beans (Session Beans) HTML APPLET JAVA JSP DESKTOP JAVA Aplicación JWS JAVA ServLets CELULAR J2EE Plataforma WAP (opera) ENTERPRISE INFORMATION SYSTEM Cliente J2EE J2EE 1.3 JDK2 1.3 JRE 1.3 LIBRERIAS COMPILADOR EJECUTAR Sistemas de Información

17. 3 CAPAS - CATIE La capa de Servicios de usuario: Está capa está implementada en HTML con algunos JavaScritp. La capa de Servicios de negocio: Esta capa está implementada en lenguaje Java y los objetos creados residen o son administrados en un servidor de aplicaciones llamado Oracle iAS10g. La capa de Servicios de datos: La base de datos es Oracle versión 11g. Sistemas de Información

18. DOCUMENTOS CONTABLES (anteriores al 2006 y actuales) Asientos Contables (antes 2006) Asientos Contables (actual) Año Tipo Mes Consecutivo Año Tipo Mes Consecutivo Prefijo Consecutivo * Prefijo Consecutivo Prefijo Año Consecutivo Ejemplos Tipos: 40 Planillas 31 Seguros 33 Asientos Países 17 Vehículos 22 Combustible Ejemplos: 26400102 Asiento de planillas 77056789 Asiento de cheque Colones 70025163 Asiento Recibo Colones *5326056 Transferencia Bancaria Importante para consultas históricas Sistemas de Información

19. ESTRUCTURA CONTABLE 1 2 3 4 5 6 7 89 10 11 121 2 3 4 5 6 7 1 1 2 3 4567 1 2 3 41 2 1 231 2 Fondo Cuenta (Rubro) Centro Costo Pais Donante Producto Número de Cuenta Auxiliar Tipos de Cuenta: Activos 1000000 (Bancos, Cuentas por Cobrar) Pasivos 2000000 (Cuentas por pagar) Balance 3000000 (Balance de los Fondos, Excesos I/G) Ingresos 4000000 (Cuentas de Ingreso) Gastos 5000000 (Costos y Gastos, Salarios y Operativo) Sistemas de Información

20. Requerimientos • Computador • Acceso a Internet • Adobe Reader (Acrobat) • Usuario de sistemas • Que implica un usuario de Base de Datos • Impresora • Navegador de Internet: • Está certificado para Internet Explorer (Microsoft/Windows) • Resolución mínima de pantalla de 800 x 600 (resolución ideal de operación del sistema es de 1024 x 768) • Tamaño texto “mediano” • (Menú Ver – Tamaño de texto) • Deshabilitar el bloqueo de Pop-UPS del Navegador Sistemas de Información

21. Bloqueadorde ventanas emergentes • En el Menú de Herramientas: • Bloquear elementos emergentes • Configuración del bloqueador • de elementos emergentes Escribir la dirección del sitio WEB que desea permitir. Se debe tener desactivado el bloqueador de elementos emergentes, para que permita al Sistema mostrar las ventanas requeridas. Sistemas de Información

22. Ingreso a las Aplicaciones • OPCION 1. (si lo acceden fuera del campus) • Ingresar a página principal del Sistema • http://siif.catie.ac.cr:7778/CATIE_SIIF • Ingresar con su usuario y contraseña • OPCION 2. (dentro del campus, en la red interna) • Ir a la siguiente dirección • http://linora.catie.ac.cr:7778/CATIE_SIIF • Ingresar con su usuario y contraseña Sistemas de Información

23. Módulos SIIF-WEB • Actualmente la versión WEB del SIIF cuenta con los siguientes módulos: • Digitación de Asientos • Emisión de Cheques • Recibos por Dinero (depósitos bancarios) • Modificaciones de Presupuesto • Maestro contable y Entidades (Cuentas de • Banco, Centros de Costo, Países, Rubros) Sistemas de Información

24. Módulos SIIF-WEB • Por implementarse a corto plazo: • Cajas Chicas • Mantenimiento de Personal y Contratos • Boletas de Salida • Sistema de Manejo de Proyectos • Ventanilla de Pagos Electrónicos (POSGRADO) • Siguientes implementaciones: • Activos Fijos • Presupuestación • Acciones de Personal • Planillas (SEDE) Sistemas de Información

25. Beneficios del SIIF El desarrollo “hecho en casa” de software para la institución, tiene muchas ventajas (realización de ajustes a los sistemas, nuevos desarrollos relacionados, desarrollo de aplicaciones complementarias, entre otros), las cuales ayudan a que las mismas crezcan día a día y la vez mejoren de acuerdo a las características, en ocasiones únicas, de nuestra institución. • Ahorro de recursos: se ha reducido considerablemente la utilización de papel en muchos procesos y se ha reducido el esfuerzo para la ejecución de los mismos. Reducción en costos de envío de documentos. Sistemas de Información

26. Beneficios del SIIF • Eficiencia: se ha hecho mas eficiente la ejecución de procesos institucionales, marcando la pauta, lo que hace que la labor del recurso humano pueda orientarse a otras tareas, dando una respuesta oportuna en los requerimientos de información a todo el personal y socios en general, acelerando también los procesos contables y reduciendo los tiempos de respuesta. • Calidad: minimiza los errores que se puedan cometer en el registro de la información. Confiabilidad debido a la integridad de la información, la toma de decisiones es fundamental para el buen funcionamiento de la Institución. • Disponibilidad: la información recopilada en la base de datos institucional es muy amplia y esta a la disposición de todos los usuarios finales, teniendo para esto consultas más rápidas y específicas, facilitando la recuperación de datos (actuales e históricos). Centralización y acceso en línea a la información (contable y administrativa) para la sede y las oficinas en la región. Contablemente mejora los controles presupuestales, de gastos y de ingresos. Sistemas de Información

27. Problemas de operación • Dejar acumular los cheques físicos hasta una fecha, para digitar todos de una sola vez. Lo ideal es hacer el proceso al momento. • Traslape de números de SEC (emisión, rangos de SEC’s) con respecto a su “cheque físico” correspondiente. • En el proceso de reimpresión, se debe usar el número de documento contable que generó la SEC (no el número de SEC, ni el número de cheque físico). • Error de emisión con respecto a problemas con base de datos; el usuario no debe volver a digitar la SEC, solo debe seguir intentando emitir la misma SEC hasta que el sistema se lo permita (conexión Internet). CHEQUES • En la creación de recibos, primero se debe seleccionar la moneda, luego llenar el encabezado y guardarlo; para que el sistema le permita al usuario agregar el detalle al mismo. • Una vez grabado el recibo, NO se le puede/debe cambiar la moneda. • Todo recibo debe ser validado (botón validar) antes de presionar el botón imprimir. Solo se imprime si el recibo está en trámite. RECIBOS Sistemas de Información

28. Problemas de operación • Que los montos no estén nulos (la columna dólares y moneda local). • Tener cuidado con el año, tipo y mes que se le especifica al formulario de cálculo de consecutivo de asientos. ASIENTOS • Se debe cambiar la contraseña apenas se crea el usuario, y esta debe ser cambiada periódicamente. • El “usuario” es responsabilidad de cada funcionario, por lo que este NO DEBE dar su contraseña a NADIE, y si lo hace, corre bajo su responsabilidad cualquier irregularidad generada con su usuario. • Usuarios olvidan su contraseña. ACCESOS • Orden en las líneas de detalle (SEC cuenta de banco en la primera línea). • El SIIF-WEB está certificado para ser usado en el Explorador de Internet de Microsoft (Windows), con otro algunas cosas pueden no funcionan. • Incluir diariamente el Tipo de Cambio para la moneda de cada país. • Orden en las líneas de detalle (cuenta de banco). • Todo usuario puede modificar los Recibos y SEC’s digitados por el mismo, siempre y cuando no se encuentren “APLICADOS” o “EMITIDOS”. EN GENERAL Sistemas de Información

29. Sección de preguntas Sistemas de Información