Na rodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

1. Zasady sporządzania dokumentacji finansowej – weryfikacja dokumentacji rozliczeniowej przedsięwzięć Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej Departament Weryfikacji Rozliczeń Departament Księgowości Warszawa, 24 czerwca 2010 r.

2. 2 Przekazanie dokumentów rozliczeniowych BENEFICJENT PRZYJĘCIE I REJESTRACJA (DATA !) DOKUMENTACJA ROZLICZENIOWA

3. 3 Obszary weryfikacji dokumentów rozliczeniowych DOKUMENTACJA ROZLICZENIOWA WERYFIKACJA MERYTORYCZNA, w tym POPRAWNOŚĆ KWALIFIKACJI KOSZTÓW WERYFIKACJA RACHUNKOWA WERYFIKACJA FORMALNA

4. Co sprawdza NFOSiGW? zgodność danych dotyczących Beneficjenta, tzn. właściwość i poprawność danych identyfikacyjnych, takich jak: nazwa, forma prawna, dane adresowe, REGON, NIP itp. zgodność zakresu rzeczowego przedsięwzięcia zgodność dokumentowanych wydatków z harmonogramem rzeczowo-finansowym terminowość zdarzeń (operacji, czynności, zadań) datę wpływu dokumentacji do NFOSiGW (data stempla kancelarii NF) daty wystawienia dokumentów rozliczeniowych (pkt. 10. warunki szczególne umowy dotacji) zgodność wnioskowanej wypłaty środków finansowych z aktualnym harmonogramem wypłat 4 • Zgodność z umową o dofinansowanie, a w szczególności :

5. Co sprawdza NFOSiGW? właściwe oznakowanie i zgodność zawartości dokumentów z przepisami prawa ujęcie wszystkich wymaganych prawem informacji (rodzaj i nazwa dokumentu, jego numer, kontrahenci i ich dane identyfikacyjne, daty zdarzeń, przedmiot operacji, miary, ilość, wartość, cena jednostkowa, rodzaj i stawki opodatkowania, symbole PKWiU, itp.) rachunkową poprawność danych i obliczeń zawartych w dokumentach 5 • Poprawność formalno-prawną i rachunkowądokumentów rozliczeniowych (faktury,rachunki,delegacje i inne dowody księgowe), a w tym :

6. Co sprawdza NFOSiGW? umieszczenie i poprawność wymaganych oznakowań finansowo-księgowych , jak: dekretacja, zatwierdzenie do wypłaty, daty, podpisy (czytelność!) , stemple, itp. opis związku wydatku z projektem, np.:” wynajęcie sali dla celów przeprowadzenia szkolenia w dniu …. W szkoleniu wzięło udział 20 osób- w tym 18 uczestników oraz dwóch trenerów” Uwaga załącznik- Faktura VAT. 6 • Właściwe opisanie dokumentów , a w szczególności:

7. Co sprawdza NFOSiGW? Dokumentację zobowiązań cywilno-prawnych (umowy wykonawcze, kontrakt, umowa o dzieło, umowa zlecenie, polecenie wyjazdu służbowego itp.) Zgodność dokumentacji zobowiązań cywilno-prawnych z zakresem: terminowości, kosztów i rzeczowym, określonym w umowach o dofinansowanie (pożyczka/dotacja) Dokumentację powykonawczą (protokoły odbioru zadań nieinwestycyjnych, np. protokół z kolaudacji, listy nagrodzonych, listy uczestników, protokoły przekazania, sprawozdania oraz inne dokumenty potwierdzające realizację zadania, np. adres strony internetowej, statystyki wejść na stronę; protokół odbioru wykonanych robót, protokół konieczności, protokół odbioru instalacji, kosztorys powykonawczy, protokół odbioru zakupionych urządzeń/sprzętu, itp.). 7 • Właściwe udokumentowanie wydatków, a w szczególności:

8. Co sprawdza NFOSiGW? Zgodność dokumentacji powykonawczej z dokumentacją zobowiązań cywilno – prawnych i warunkami (termin, koszty, zakres rzeczowy) wynikającymi z umowy o dofinansowanie (pożyczka/dotacja). Zasadę zachowania stron w dokumentacji powykonawczej: wykonujący zobowiązanie cywilno-prawne odbierający zobowiązanie (reprezentujący beneficjenta umowy o dofinansowanie). Zachowanie zasad formalnych przy sporządzaniu dokumentacji powykonawczej (podpisy wykonującego-odbierającego, daty, opis zrealizowanego zobowiązania, informacja o odbiorze zobowiązania (z uwagami/bez uwag) itp.) ZLECASZ – ODBIERASZ – PŁACISZ ( każdy z tych etapów NFOŚiGW weryfikuje i kontroluje) 8 • Właściwe udokumentowanie wydatków, c.d.:

9. Co sprawdza NFOSiGW? 5. Dokumentację potwierdzająca końcowe wykonanie rzeczowe, a w tym: Protokoły odbioru i przekazania. Zestawienia zrealizowanych prac, obiektów/urządzeń, opracowań itp. z podaniem podstawowej charakterystyki zgodnej z charakterystyką wynikającą z HRF( parametry techniczne, tj.: sztuki, km, kg, itd.) Ostateczne pozwolenia na użytkowanie obiektów budowlanych lub dokumenty zawiadamiające właściwe organy o zakończeniu budowy. Dokumenty potwierdzające przyjęcie w stan posiadania zakupionego sprzętu/urządzeń (OT, PT, LT). 9

10. Co sprawdza NFOSiGW? 5. Dokumentację potwierdzająca końcowe wykonanie rzeczowe, c.d.: Sprawozdania z realizacji czynności nieinwestycyjnych. Zestawienia kosztów poniesionych na zrealizowane zadania z podaniem źródeł i struktury finansowania. Oświadczenia: w sprawie stosowania/niestosowania przez beneficjenta ustawy Prawo zamówień publicznych o zastosowaniu form informowania o uzyskanym dofinansowaniu zgodnie z „Instrukcją oznakowania Przedsięwzięć ze środków NFOSiGW” Kserokopie protokołów z posiedzeń członków komisji, jury, itp. 10

11. 11 Zasady ogólne – o tym należy zawsze pamiętać • Wypłata dotacji tylko i wyłącznie ze środków krajowych NFOŚiGW. • Na etapie negocjacji warunków umowy i po jej podpisaniu zalecane jest włączenie do współpracy własnych służb księgowych. • Wymagane dokumenty w celu dokonania refundacji kosztów - zawarta umowa wraz z załącznikami oraz przesłane w terminie kompletne, uwierzytelnione, wolne od błędów rachunkowych dowody księgowe wraz z ich zbiorczym zestawieniem. • NFOŚiGW nie dotuje zysków.

12. 12 Zasady ustawy o rachunkowości – obowiązują bezwzględnie • Beneficjent zobowiązany jest do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji. • Jednostki otrzymujące środki publiczne zobligowane są do przestrzegania „zasad polityki rachunkowości” zgodnie Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (uor), Dz.U. z 2009r. Nr.152, poz.1223 • Każda jednostka oprócz „dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości” określonej teraz „polityką rachunkowości” powinna opracować i wprowadzić do stosowania zakładowąinstrukcję sporządzania, obiegu, kontroli oraz przechowywania i zabezpieczenia dowodów księgowych i ksiąg rachunkowych . • Podstawowym elementem „polityki rachunkowości” jest zakładowy plan kont ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych, zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych i ich powiązanie z kontami księgi głównej.

13. 13 Dowody księgowe – przeznaczenie i podstawa prawna (1) • Problematykę dowodów księgowych stanowiących podstawę do ujęcia w księgach rachunkowych rozstrzyga rozdział 2 uor. „Prowadzenie ksiąg rachunkowych” w szczególności art. 20-25 • Zgodnie z art. 20 uor do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie gospodarcze, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym • Podstawą zapisu są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej zwane dalej „dowodami źródłowymi” • zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów • zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom • wewnętrzne-dotyczące operacji wewnątrz firmy

14. 14 Dowody księgowe – przeznaczenie i podstawa prawna (2) • Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe • zbiorcze - służące do dokonania zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione • korygujące poprzednie zapisy • zastępcze-do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego • rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy wg nowych kryteriów kwalifikacyjnych np. służące do rozliczenia kosztów operacyjnych ujętych uprzednio na kontach wg rodzajów na miejsca ich powstawania • dowody księgowe zastępcze nie mogą dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług VAT oraz skup metali nieżelaznych od ludności • dowód księgowy wystawiony w walucie obcej powinien zawierać przeliczenie na polskie złote wg kursu obowiązującego dla danej operacji gospodarczej • dowody księgowe sporządzone w języku obcym muszą być na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta przetłumaczone na język polski

15. 15 Dowody księgowe – treść dowodu księgowego • Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: • określenie rodzaju i jego numeru indentyfikacyjnego • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych • opis operacji oraz jej wartość, jeśli to możliwe określoną także w jednostkach naturalnych • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu • podpis wystawcy dowodu oraz osoby , której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów • stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania

16. 16 Kwalifikowanie ( dekretowanie ) dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych Kwalifikowanie dowodów księgowych (określane tradycyjnie dekretowaniem ) oznacza w praktyce odnotowanie na dokumencie sposobu, w jaki operacja gospodarcza zostanie ujęta w księgach rachunkowych. Polega na ustaleniu i oznaczeniu na dokumencie sposobu jego ewidencji na kontach księgowych, tzn. na podaniu korespondencji kont zgodnie z ustaleniami zakładowego planu kont. Kwalifikowaniem zajmuje się główny księgowy lub upoważniony przez niego pracownik księgowości.

17. 17 Dowody księgowe – zasady sporządzania i korygowania (1) • zawartość dokumentu jako dowodu księgowego musi wynikać z faktów i zdarzeń rzeczywiście zaistniałych oraz zawierać dane zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami • dowód wypełnia się czytelnie, ręcznie maszynowo lub komputerowo • treść i liczby w poszczególnych rubrykach nanosi się starannie w sposób czytelny, bezbłędny i wypełnia się zgodnie z ich przeznaczeniem • numeracja kolejno wystawionych dowodów musi być ciągła • sporządzone przez podatników podatku VATfaktury VAT, faktury VAT korygujące, noty korygujące muszą być zgodne z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług

18. 18 Dowody księgowe – zasady sporządzania i korygowania (2) • błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty i wpisanie danych poprawnych z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb z dopisaniem daty poprawki i podpisu osoby upoważnionej do tej czynności • niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek oraz poprawianie pojedynczych liter i cyfr • błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie,wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej

19. 19 Kontrola dokumentów (dowodów) księgowych (1) • kontrola merytoryczna – polega na sprawdzeniu prawidłowości, legalności i rzetelności dokumentów (dowodów księgowych ) oraz czy operacja gospodarcza była celowa, zasadna i zgodna z przepisami. W małych podmiotach gospodarczych w których nie ma wyodrębnionych jednostek organizacyjnych decyzje podejmuje Prezes Zarządu, właściciel firmy a w spółkach cywilnych-wspólnicy spółki.

20. 20 Kontrola dokumentów (dowodów) księgowych (2) • kontrola formalno rachunkowa-ma za zadanie stwierdzić czy dokument odpowiada wymaganiom formalnym i rachunkowym, a więc czy np. zawiera : • określenie wystawcy dokumentu np. odcisk pieczęci • wskazanie podmiotów które uczestniczą w operacji gospodarczej • wszystkie załączniki i jest kompletny • datę wystawienia dokumentu i datę przeprowadzenia operacji gospodarczej • własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie • prawidłowo wyliczone, poprawnie zaokrąglone i zsumowane dane liczbowe • kontrolę formalno-rachunkową przeprowadza główny księgowy lub upoważniony przez niego pracownik • w sytuacji małych firm i prowadzenia rachunkowości przez biuro rachunkowe właściciel lub Zarząd może upoważnić do tej czynności biuro rachunkowe • osoba, która sprawdzała dokument musi to na nim odnotować wpisując datę i składając swój podpis

21. 21 Zatwierdzenie dokumentów • Dokumenty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym do realizacji/zapłaty/ zatwierdza kierownik jednostki gospodarczej lub jego upoważniony zastępca. Dopiero w tym momencie dokumenty stają się dowodami księgowymi i są podstawą do ewidencji operacji i zdarzeń gospodarczych. • Sprawdzenie i zatwierdzenie dokumentów (dowodów księgowych) może ułatwić pieczęć odciskana w wolnym polu dokumentu.

22. 22 Dowód księgowy – jako podstawa wypłaty dotacji • Dowód księgowy spełniać musi ww. wymogi zgodnie z uor i zawierać dodatkowe zapisy określone zawartą umową, a w szczególności zapisy § 4 • opis źródła finansowania • wskazanie kwoty dofinansowania (refundacji) • wskazanie nr umowy dotacji zawartej z NFOŚiGW • przedłożona kopia dowodu księgowego potwierdzona za zgodność z oryginałem

23. 23 Rodzaje dokumentów – ogólna klasyfikacja i specyfikacja

24. 24 Wybrane rodzaje dokumentów (1) faktura VAT - zgodnie z obowiązującym Rozporządzeniem MF z dnia 28 listopada 2008r w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług • faktury VAT -wystawiają zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, • faktura VAT MP,faktura VAT-marża np.(turystyka), faktura VAT RR np. rolnik • za fakturę uznaje się również bilety jednorazowe wydane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług podlegających na przewozie osób /jeśli zawiera odpowiednie dane • dowody zapłaty za przejazdy autostradami jeśli zawierają dane określone przepisami

25. 25 Wybrane rodzaje dokumentów (2) • faktura VAT korygująca, nota korygująca - wystawia się w razie błędów na fakturze VAT (wymagane potwierdzenie odbioru) - faktura korygująca powinna zawierać wyraz „korekta” albo „faktura korygująca” może być wystawiona tylko przez wystawcę faktury której dotyczy - nota korygująca – pomyłki związane między innymi z nazwą nabywcy, sprzedawcy z wyjątkiem pomyłek w pozycjach określonych w § 5 ust 1 pkt 6-12 Rozporządzenia d) faktury VAT wewnętrzne – np.przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług itp. • rachunek - zasady wystawiania rachunków przez podatników nie będących podatnikami VAT zostały określone w ustawie „Ordynacja podatkowa” z dnia 29 sierpnia 1997r. Podatnicy wystawiający r-ki powinni je kolejno numerować, a w przypadku gdy zaginął oryginał lub uległ zniszczeniu, wystawiony ponownie r-ek zawiera słowo ”Duplikat”

26. 26 Wybrane rodzaje dokumentów (3) • nota księgowa (obciążeniowa, uznaniowa) - może być dowodem zewnętrznym własnym jak również zewnętrznym obcym . Stosowana wyłącznie w operacjach nieobjętych ustawą o VAT • lista płac–podstawowy dokument księgowy, w którym wykazywane są wynagrodzenia z tytułu zawartych z pracownikami umów o pracę. Stanowi podstawę do zaksięgowania kosztów wynagrodzeń (funkcja kosztowa), rozrachunków z pracownikami i rozrachunków publicznoprawnych. • rachunek wystawiany przez wykonawcę umowy(zlecenia, dzieło)-na podstawie zawartej umowy spisanej na gruncie przepisów KC. Jeśli zawarto umowę (zlecenia, o dzieło)określającą wynagrodzenie za pracę, oraz w której przewidziano wyjazdy służbowe związane z wykonywaną pracą, należy zapisać to w umowie. • polecenie wyjazdu służbowego /delegacja - zasady zwrotu kosztów podróży powinny być określone w polityce rachunkowości, regulaminie wynagrodzenia, umowie o pracę lub innym dokumencie wewnętrznym organizacji.

27. 27 Wypłata i rozliczenie zaliczki • Na wniosek Beneficjenta NFOŚiGW może dokonać wypłaty zaliczki na zadanie przewidziane w umowie • Rozliczenie zaliczki oraz wpłata pożytków następuje zgodnie z terminami określonymi w umowiena podstawie dowodów księgowych wraz z potwierdzeniami zapłaty i wyciągów bankowych z wydzielonego dla celów rozliczania zaliczki rachunku bankowego. • Z wydzielonego na potrzeby rozliczania zaliczki rachunku bankowego nie mogą być regulowane inne zobowiązania jednostki, ani też ponoszone żadne opłaty i prowizje bankowe • Nierozdysponowane, wolne z wypłaconej zaliczki środki powinny być inwestowane w depozyty bankowe typu „overnight”, bądź inne lokaty • Nieprawidłowe rozliczenie pożytków skutkować będzie obciążeniem Dotowanego pożytkami naliczonymi w oparciu o średnioważoną stopę oprocentowania depozytów bankowych uzyskaną przez NFOŚiGW w danym kwartale

28. 28 Podsumowanie – z punktu widzenia księgowości • Składane przez Beneficjenta dokumenty / dowody muszą być zgodne i sporządzone oraz opisane w sposób zgodny przede wszystkim z • z ustawą o rachunkowości i prawem podatkowym • przyjętą przez Beneficjenta Polityką Rachunkowości • odpowiednimi zapisami umowy zawartej z NFOŚiGW • Sposób prowadzenia ewidencji i rejestracji zdarzeń gospodarczych przez Beneficjenta musi zapewniać pełną i jednoznaczną identyfikowalność oraz jasne wyodrębnienie operacji związanych z wykorzystaniem dotacji. • NFOŚiGW dotuje nakłady oraz finansuje większość typów kosztów. Co do zasady Fundusz nie dotuje zysku i amortyzacji • Na etapie negocjacji umowy z NFOŚiGW bardzo wskazanym jest wewnętrzne, merytoryczne wsparcie Beneficjenta przez jego służby księgowe.

29. Błędy występujące w dokumentacji Przedkładanie dokumentów za roboty/czynności niewykonane Brak potwierdzenia „za zgodność z oryginałem” na każdej stronie Brak kopii umów, porozumień, protokołów będących podstawą wystawienia dokumentów finansowo-księgowych Błędy rachunkowe Brak dat i podpisów osób odpowiedzialnych za gospodarkę finansowo-księgową Niezgodność kwoty rozliczenia z harmonogramem wypłat Nieterminowe złożenie dokumentacji w NF Brak daty wystawienia dokumentu bądź data niezgodna z okresem rozliczeniowym Brak pozycji wydatku w harmonogramie Błędny NIP Brak wskazania ilości lub/i jednostek miar Niepełna nazwa kontrahenta, Braki adresowe Brak oznaczenia nazwy dokumentu Brak lub błędnie oznaczone symbole PKWiU 29

30. Dziękujemy za uwagę!