Les modes de sollicitation des contrats : Règles communes et l’octroi de gré à gré

1. Les modes de sollicitation des contrats: Règles communes et l’octroi de gré à gré • Formation présentée par: • Me Luc de la Sablonnière • Me Stéphanie Lelièvre • Me Vincent Beaumont • Me Julie Gagnon • 9 janvier 2013

2. Rappel: Application du cadre • I

3. La suite: vue d’ensemble • I

4. Présentation générale • I Chaque mode entraîne une procédure d’acquisition distincte

5. Règles communes • Nécessité d’une dépense

6. Règles communes • Détermination du montant de la dépense En fonction de la durée de l’engagement

7. Règles communes • Détermination du montant de la dépense PRUDENCE! • Danger de procéder à un appel d’offres pour estimer le prix • Portez une attention particulière au mode de sollicitation, lorsque le montant évalué de la dépense est rapproché du seuil de l’appel d’offres public • Exemple : • Montant de la dépense estimé = 90 000$, appel d’offres sur invitation, 3 soumissions reçues dont le prix est de plus de 100 000 $

8. Règles communes • Durée de l’engagement • Exemple : • Contrat dont la dépense estimée est de 30 000 $ par année : • Durée initiale = 3 ans; • Renouvellement = 1 an; • Montant de la dépense = 120 000$ Obtenir les autorisations, le cas échéant

9. Règles communes • Taxes • Le montant des taxes est exclu de la détermination du montant de la dépense : • Directive du Conseil du trésor du 29 septembre 1995; • Fondé sur le principe que les ministères et organismes publics sont soit exemptés du paiement des taxes ou récupèrent celles-ci auprès du ministère du Revenu. • Critique : • En pratique, la dépense est immédiate pour l’organisme public et comprend les taxes; et • L’exemption est partielle dans le réseau de la santé et des services sociaux.

10. Montant de la dépense • influence le mode de sollicitation • (Réseau de la santé) Les modes de sollicitation sont distincts pour le réseau scolaire et gouvernemental.

11. Règles communes • Impossibilité de scinder la dépense • Article 12 LCOP : • « L’organisme public ne peut scinder ses besoins dans le but d’éluder son obligation de recourir à la procédure d’appel d’offres public ou de se soustraire à ses autres obligations en vertu de la LCOP. » • Dispositions similaires en matière municipale : la ville ou la municipalité ne peut scinder un contrat, sauf pour un motif de saine administration (art. 573.3.0.3, Loi sur les cités et villes et art. 938.0.3, Code municipal) • Donc, la division d’un contrat est, en principe, interdite

12. Règles communes • Impossibilité de scinder la dépense Possibilité d’exception permettant de scinder Fardeau de preuve à l’organisme Pas suffisant de démonter que le résultat obtenu est adéquat

13. Règles communes • Impossibilité de scinder la dépense • Exemples (domaine municipal) : • La LCV et le CM permettent la scission d’un contrat, pour des motifs de saine administration; • Exemples jurisprudentiels : • Contrat de déneigement avec division par quartiers; • Toutefois, si une acquisition forme un tout, il y a impossibilité de scinder le contrat : • Achat d’un tracteur et de l’équipement accessoire à celui-ci : Grandchamps c. Denoncourt(C.S.).

14. Gré à gré

15. Des exceptions au principe Appel d’offres public sur se@o (dépense de 100 000$ et plus) Exceptions au principe selon l’article 13 LCOP Dépense de moins de 100 000$

16. Principes juridiques • entourant une exception

17. Gré à gré • choix comme mode d’octroi LCOP: évaluer la possibilité d’un A/O

18. Application de la politique • de gestion contractuelle • Prend sa source dans l’article 26 LCOP; • N’est pas une norme réglementaire; • Conséquences administratives • Conséquences juridiques à questionner

19. Principe

20. Article 13 par. 1 • LCOP B A C 10 lorsqu’enraison d’une situation d’urgence, la sécurité des personnes ou des biens est en cause. D

21. Art. 13, par. 1 • Situation d’urgence

22. Art. 13, par. 1 • Situation d’urgence

23. Art. 13, par. 1 • Situation d’urgence

24. Article 13, par. 2 • LCOP A 20 lorsqu’un seul contractant est possible en raison d’une garantie, d’un droit de propriété ou d’un droit exclusif, tel un droit d’auteur ou un droit fondé sur une licence exclusive ou un brevet, ou de la valeur artistique, patrimoniale ou muséologique du bien ou du service requis B C

25. Art. 13, par.2 • Un seul contractant possible

26. Savoir-Faire Linux • c. Régie des rentes du Québec LES FAITS : • Linux : entreprise spécialisée en logiciel libre; • RRQ : • Gère et entretient un parc informatique de 1200 postes de travail; • Depuis 1996, utilise les produits Microsoft; • En 2006, renouvellement de son parc informatique; • Décide d’acquérir pour 722 000$ des logiciels et des licences Microsoft, sans appel d’offres.

27. Savoir-Faire Linux • c. Régie des rentes du Québec • 21 décembre 2007: RRQ publie un avis d’intention de ne pas procéder par appel d’offres; • 25 décembre 2007: président de Savoir-faire Linux demande à la RRQ de motiver son intention de ne pas procéder par appel d’offres; • Réponse de la RRQ : • Microsoft est le fournisseur unique pouvant répondre à ses besoins (applique l’art. 12 de l’ancien règlement).

28. Savoir-Faire Linux • c. Régie des rentes du Québec TRIBUNAL : • L’obligation de procéder par appel d’offres est la règle; • Les exceptions doivent donc s’interpréter restrictivement; • Pour invoquer qu’un fournisseur unique peut répondre à ses besoins, la RRQ devait se baser sur une recherche sérieuse et documentée; • L’absence d’une telle vérification est fatale.

29. Savoir-Faire Linux • c. Régie des rentes du Québec • Or, aucune preuve en ce sens; • Il n’est pas suffisant d’invoquer que les employés sont familiarisés avec les produits Microsoft, car consacre le monopole à un fournisseur; • Aucune preuve que l’utilisation d’un logiciel libre aurait entraîné une augmentation des coûts; • L’appel d’offres favorise la concurrence et permet d’obtenir de meilleurs prix, le tout suivant l’intérêt des contribuables; • Aurait même pu amener Microsoft à ajuster son prix à la baisse; • Donc, la RRQ avait l’obligation de procéder par appel d’offres.

30. Art. 13, par. 2 • Un seul contractant possible • Exemples

31. Article 13, par. 3 • LCOP A 30 lorsqu’il s’agit d’une question de nature confidentielle ou protégée et qu’il est raisonnable de croire que sa divulgation, dans le cadre d’un appel d’offres public, pourrait en compromettre la natureou nuire de quelque autre façon à l’intérêt public B C D Autorisation du dirigeant requise

32. Art. 13, par.3 • Question de nature confidentielle ou protégée

33. Article 13, par. 4 • LCOP A 40 lorsqu’un organisme public estime qu’il lui sera possible de démontrer, compte tenu de l’objet du contrat et dans le respect des principes énoncés à l’article 2, qu’un appel d’offres public ne servirait pas l’intérêt public B C D E Autorisation du dirigeant requise

34. Prudence! • Art. 13, par. 4 • Intérêt public

35. Article 13, par. 5 • LCOP 50 dans dans tout autre cas déterminé par règlement du gouvernement. • Nécessité de vérifier les règlements • Possibilité d’ajouts simplifiés • Exceptions généralement plus définies

36. Art. 13, par. 5 • Autres exceptions

37. Art. 13, par. 5 • Autres exceptions Autorisation du ministre responsable

38. Art. 13, par. 5 • Autres exceptions

39. Article 28 • Règlement d’approvisionnement A Un contrat d'approvisionnement relatif à des activités de recherche et de développement ou à des activités d'enseignementpeut être conclu de gré à gré lorsque, pour des raisons d'ordre technique ou scientifique,un seul fournisseur est en mesure de le réaliser et il n'existe aucune solution de rechange ou encore de biens de remplacement. B C D

40. Art. 28 • Règlement d’approvisionnement

41. Art. 28 • Règlement d’approvisionnement

42. Art. 28 • Règlement d’approvisionnement

43. Rôle du responsable

44. Meilleures pratiques

45. Conclusion et échanges