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GESTÃO DE ORGANIZAÇÕES, PROGRAMAS E PROJETOS SOCIAIS. O QUE É ORGANIZAÇÃO - É o grupamento de pessoas e recursos,equipamentos,materiais , informações e tecnologia com o objetivo de produzir bens e/ou prestar serviços.
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GESTÃO DE ORGANIZAÇÕES, PROGRAMAS E PROJETOS SOCIAIS O QUE É ORGANIZAÇÃO - É o grupamento depessoas e recursos,equipamentos,materiais,informações e tecnologiacom o objetivo de produzir bens e/ou prestar serviços. O QUE É GERENCIAR - É a ação de estabelecer ou interpretarobjetivose de alocarrecursospara atingirumafinalidadepreviamente determinada. Trata-se de orientar a dinâmica da organização.
A ORGANIZAÇÃO CONTEMPORÂNEA O DESAFIO DOS 3 Es: Capacidade de viabilizar o alcance dos objetivos da Organização. É a melhor forma de desenvolver uma ação com a melhor Utilização dos recursos Disponíveis. Eficiência É fazer o que deve ser feito, Cumprir os objetivos Eficácia É a capacidade de atender as expectativas da Sociedade. Efetividade
FUNÇÕES GERENCIAIS É a ação de determinar a finalidade e os objetivos da organização, prever as atividades, os recursos e os meios que permitirão atingir ao longo de um período de tempo. É a ação de agrupar pessoas e recursos, definir atribuições e responsabilidades e normas, de modo a atingir a finalidade e objetivos propostos . É a ação de comparar os objetivos estabelecidos e os recursos previstos com os resultados atingidos e os recursos realmente gastos, a fim de corrigir ou mudar os rumos fixados. É a ação de conduzir e motivar pessoas a exercerem suas tarefas e atividades a fim de alcançar os objetivos propostos.
NÍVEIS GERENCIAIS ESTRATÉGICO OU INSTITUCIONAL:são definidos a finalidade e os objetivos a serem perseguidos dentro de determinado período de tempo. TÁTICO OU GERENCIAL: são tomadas de decisões sobre cada parte da organização, como produção, finanças, pessoal, patrimônio, cabendo a cada responsável estabelecer objetivos, metas e recursos. . OPERACIONAL OU DE EXECUÇÃO: são realizadas as atividades necessárias ao cumprimento dos objetivos da organização.
PLANEJAMENTO DIMENSÃO POLÍTICA Decorre da concepção de Planejamento enquanto processo contínuo de tomada de decisões, inscritas em relações de poder que envolvem pessoas, grupos, recursos financeiros, opções políticase técnicas. Sua elaboração deve considerar as condições subjetivas do ambiente onde as ações previstas serão desenvolvidas, isto é, o jogo de interesses dos diferentes grupos envolvidos, a correlação de forças, a articulação desses grupos, as incompatibilidades existentes entre diferentes segmentos, interesses políticos e financeiros em questão. A análise dessas questões permitirá uma melhor percepção e manejo sobre dificuldades e potencialidades, o estabelecimento de parcerias, acordos, compromissos entre os participantes.
FUNÇÃO PLANEJAMENTO É aaçãode determinar a finalidade e os objetivos da organização e prever as atividades, os recursos e os meios que permitirão atingi-los ao longo de um período de tempo determinado. Na perspectiva lógico racional, refere-se ao processo permanente e metódico deabordagem racional e científica dequestões que se colocam no mundo social . Como processo metódico supõe uma sequência deatos decisórios, ordenados em momentos definidos ebaseados emconhecimentos teóricos, científicos e técnicos. Diz respeito àdecisãosobre os caminho a serem percorridospela ação e àsprovidênciasnecessárias à sua adoção, ao acompanhamento daexecução, aocontrole, àavaliaçãoe àredefinição da ação.
FUNÇÃO PLANEJAMENTO É uma ferramenta para pensar e agir dentro de uma sistemática analítica própria, estudando as situações, prevendo seus limites e possibilidades, definindo objetivos estratégias, prazos e recursos necessários. Precisa considerar: as potencialidades e limites institucionais (cenário / contextos ); as dificuldades a serem enfrentadas ( foco na problemática); as restrições impostas em função da realidade onde irá atuar; a problemática que pretende enfrentar; a abrangência geográfica onde a ação será desenvolvida; o público previsto; os recursos disponíveis e os necessários à sua realização.
PLANEJAMENTO LÓGICO RACIONAL De REFLEXÃO –conhecimento de dados, análise e estudo de alternativas, à superação e reconstrução de conceitos e técnicas de diversas disciplinas relacionadas com a explicação e quantificação das questões sociais De DECISÃO –escolha das alternativas, à determinação dos meios, à definição de prazos, etc De AÇÃO –execução das decisões. Foco central que se orienta por momentos no processos da organização. De RETOMADA DA REFLEXÃO –operação crítica do processos e dos efeitos da ação planejada, com vistas ao embasamento de ações posteriores.
PLANEJAMENTO PROCESSO POLÍTICO EQUACIONAMENTO –conjunto de informações significativas para a tomada de decisões, encaminhadas por técnicos de planejamento aos centros decisórios. DECISÃO –constrói-se na formulação coletiva de estratégias de mudança e controle popular, norteada pelo processo histórico, as correlações de forças. OPERACIONALIZAÇÃO –detalhamento das atividades tornadas planos, programas e projetos e, na ocasião oportuna, em sistematização das medidas de implementação AÇÃO –providências que transformarão em realidade o planejado. Requer acompanhamento da implantação, controle e avaliação de acordo com a perspectiva da política.
Processo Racional Fases Metodológicas Documentação decorrente Proposta preliminar Diagnósticos Estudo de viabilidade Anteprojeto REFLEXÃO Propostas alternativas PLANEJAMENTO PROCESSO TÉCNICO - POLÍTICO Escolha de prioridade Escolha de alternativas Definição de objetivos e metas Planos Programas Projetos DECISÃO AÇÃO Implementação Implantação Execução Controle Roteiros Rotinas Normas e Manuais Relatórios Relatórios Avaliativos Novos plano, Programas, Projetos. Avaliação Retomada do processo RETORNO DA REFLEXÃO
Como Fazer O que fazer PLANEJAR Quando Com que Recursos FUNÇÃO PLANEJAMENTO Pensar o futuro da Organização PLANEJAR
PLANEJAMENTO NÍVEIS: A complexidade e tamanho das organizações e instituições vão dimensionar os níveis de planejamento que podem ser desenvolvidos. Nascomplexas se busca uma sistemática consistente a nível macro-operacional, ou seja, elaboram Planos estratégicos, pluri-anuais, planejamentos anuais que serão diretrizes para a elaboração de Programas e Projetos . Nas instituições e organizações menores, recém criadas ou com apenas uma linha de ação, se verifica o planejamento de nível micro-operacional - Projeto. A existência de um conjunto de projetos e programas leva a necessidade de elaboração de um Planejamento Institucional Global, que dê diretrizes norteadoras para as ações institucionais. Desta forma, podemos relacionar por ordem de grandeza, os seguintes Níveis de Planejamento: PLANO, PROGRAMA, PROJETO.
Define as linhas políticas, a missão e a visão da instituição/organização sobre o seu papel na sociedade. Estabelece diretrizes e estratégias mais gerais para atuação, indicando responsáveis ( secretarias, coordenadorias, divisões, setores, etc); Define metas e resultados esperados a médio e longo prazo; Deve ser referência para elaboração dos Programas e Projetos específicos ou setoriais. PLANO Deve apresentar: a síntese da visão sobre a realidade e sobre a problemática sobre qual se deseja atuar: Educação, Assistência, Segurança, Saúde, etc. área de abrangência geográfica : bairros, sub-regiões, distritos, municípios, regiões, estados, país; a formulação explícita da Missão e da Política Institucional, com a apresentação de prioridades e competências; os Objetivos Gerais e Específicos da instituição; sua Estrutura Organizacional; o Orçamento previsto e as Fontes de Recurso para o mesmo.
Detalhamento por setor, área temática ou região,envolvendo vários projetos ou linhas de ação; Formula objetivos gerais e específicos em torno da área programática, alinhando aos objetivos as diretrizes definidas no Plano; Deve apresentar uma carteira de projetos sob seu gerenciamento, as equipes e os responsáveis por cada um deles, bem como os recursos mobilizados para sua implementação. PROGRAMA Ex. Programa Educação de Jovens e Adultos Objetivo Geral: Implementar e fortalecer iniciativas de educação de jovens e adultos por meio de metodologias, formação de educadores e assessoria a iniciativas de diferentes organizações sociais. Projetos coordenados pelo Programa EJA : Alfabetização de Pescadores da colônia de pescadores de Sepetiba - RJ; Aumento de Escolaridade dos Trabalhadores da construção civil de empresas de Sepetiba e adjacências ; Formação e assessoria aos monitores de cursos de pré-vestibulares comunitários promovidos pela Diocese do RJ.
Documento de elaboração de proposta operacional para produção de algum bem ou serviço, com emprego de técnicas determinadas; Objetivo de obter resultados em um determinado período de tempo; Público específico; Limite de recursos claramente definidos. PROJETO Deve apresentar: detalhamento de Objetivos Gerais e Operacionais (específicos); metas e resultados a serem alcançados; atividades previstas, metodologia a ser utilizada; recursos e cronograma; indicação dos responsáveis pela execução. Trata-se de uma estimativa de ações, resultado de 4 variáveis fundamentais: a estimativa da quantidade do público alvo que se quer atingir; o volume de atividades propostas; os recursos necessários e os disponíveis; o prazo necessário e o disponível.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO EDESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL Amplia a consciênciatanto em relação ao que acontece dentro da organização, como fora dela; Por meio dele, as pessoas têm oportunidade de aprender coisas novassobre a organização, a sociedade e si próprias; As pessoas , ao desenvolvê-lo, se encontram e trabalham juntas sobrequestões significativas para todos; As relações entre aspessoas podem evoluir durante o processo; Pode ajudar nacriação de uma culturainterna de olhar aberta e francamente para o passado, presente e futuro; É um processo que leva anovas relaçõesde respeito e envolvimento; A decisõesrefletem mudanças e afetama organização como um todo; Leva a umprocesso legítimo de desenvolvimentoorganizacional ampliando as possibilidades de alcance esustentabilidade.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO É voltado para a visão ampla, global e de longo alcance. Baseia-se na análise do contexto e representa um novo comportamento em relação à gestão da organização, necessitando de conhecimento, entusiasmo, criatividade e diálogo entre colegas, subordinados e superiores, visando buscar alternativas de ação. • Definição daMissão • Análise doContexto Externo • Análise doContexto Interno • Definição dosObjetivos • Definição deEstratégias • Redação ou elaboração doPlano.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO A divulgação daMissão contribui para o estabelecimento deparceriase decompromissos internos, bem como para ofortalecimento da imageminstitucional junto à sociedade. MISSÃO AMissãoprecisa serconhecida pelo públicointerno - sócios e empregados e pelo público externo - cidadãos-beneficiários, instituições financiadoras, fornecedores, comunidade e governo.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Aspectos : Tecnológico Político Econômico Jurídico-Legal Sociocultural CONTEXTO EXTERNO São asinstituições e aspectosda sociedade que afetam nossa organização. Tantopodem oferecer riscos quanto oportunidades.
QUADRO DE ASPECTOS DE CONTEXTO TECNOLÓGICO :Conhecimento acumulado em uma determinada área e capacidade de adquirir novas tecnologias; POLÍTICO :A Políticas de Governo nas diferentes esferas- federal, estadual, municipal, também as ações e pressões dos grupos e movimentos sociais; ECONÔMICO :Nível de atividade e vocação por região, distribuição de renda, indicadores econômicos, etc LEGAL :Conjunto de Leis e ato normativos que regulam, controlam, incentivam e ou restringem as ações de um Plano, Programa ou Projeto; SOCIOCULTURAL :Demandas, pressões e manifestações do meio social e cultural para aceitação ou não das ações a serem empreendidas; DEMOGRÁFICO :Características da População, indicadores ( sexo, idade, mortalidade, renda familiar, etc ); ECOLÓGICO :Condições físicas e geográficas do lugar, recursos, preservação,Referentes ao meio ambiente. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
CONTEXTO EXTERNO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO AMEAÇA OPORTUNIDADE É o aspecto que afeta ou pode vir a afetar positivamente a organização, contribuindo para o cumprimento de sua Missão. É o aspecto que afeta ou pode vir a afeta negativamente a organização, comprometendo o cumprimento de sua Missão.
CONTEXTO INTERNO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO São aspectos internos à organização que favorecem ou dificultam seu desenvolvimento e crescimento. Diz respeito à maneira como é feita adivisão do trabalho,como sãotomadas as decisões e distribuídos os recursos, como se dá oenvolvimento dos empregadoscom o trabalho ecom os objetivos da organização.
CONTEXTO INTERNO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PONTOS FORTES PONTOS FRACOS São aspectos da organização e dos indivíduos que nela trabalham que contribuem para sua sobrevivência e consolidação. São os aspectos da organização e dos indivíduos que nela trabalham que ameaçam a sua sobrevivência e consolidação.
Conjunto de elementos dinamicamente inte-relacionados , formando uma rede de comunicações e relações , desenvolvendo uma atividade ou função para atingir objetivos que constituem a própria finalidade da organização ORGANIZAÇÃO AMBIENTE EXTERNO GESTÃO INPUTS OUTPUTS PROCESSO Entradas - matéria-prima, recursos ( humano, financeiros, materiais ) Saída -Resultados Transformação -de acordo com os objetivos
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO OBJETIVOS São propósitos específicos, alvos a serem atingidos ao longo de determinado período de tempo, que, em conjunto, resultarão no cumprimento da Missão da organização. Características : HIERARQUIA CONISTÊNCIA MENSURABILIDADE MENSURABILIDADE DESAFIOS ATINGÍVEIS
OBJETIVOS NÍVEIS DE GESTÃO OBJETIVOS TIPOS DE OBJETIVOS Da Organização Institucional e ou Estratégico Tático Gerenciais Operacional Operacionais
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DEFINIÇÃO DE OBJETIVOS Definição de alvos a serem atingidos para que ocorra ocumprimento da Missão. Têmcaráter temporário,podendo ser modificados de acordo com as alterações do contexto. Permitemacompanhar e analisar o desempenhodos responsáveis por seu cumprimento. Requer oestabelecimento de indicadores.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO OBJETIVOS : EXEMPLO INDICADORES OBJETIVOS • Ampliar o intercâmbio com outras organizações. • Melhorar a imagem da Organização. • Número de parceiros novos incorporados à Organização ano a ano. • Resultados de pesquisas realizadas junto à comunidade sobre a atuação da Organização.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ESTRATÉGIAS São caminhos escolhidos que indicam como a ORGANIZAÇÃOpretende concretizar seus objetivos e,consequentemente, sua MISSÃO. Representam os instrumentos necessários para a realização do trabalho. Constituem-se em uma resposta às ameaças e oportunidades identificadas na análise do contexto.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DEFINIÇÃO DE ESTRATÉGIAS:EXEMPLO ESTRATÉGIAS OBJETIVOS • Elaborar material didático sobre cooperativismo e economia solidária; • Realizar reuniões e seminários sobre cooperativismo e economia solidária . • Promover a educação cooperativa e solidária junto as Mulheres chefes de Famílias da Zona Oeste. • Preparar as Família para atuarem como multiplicadores. • Realizar cursos e formação de multiplicadores.
PLANEJAMENTO TÁTICO E PLANEJAMENTO OPERACIONAL ESTRATÉGICO (05 ANOS) Detalhamento dos objetivos e estratégias do planejamento tático em termos de execução. Visa especificar os objetivos a serem cumpridos. Dimensão de curto prazo. Explicitação dos objetivos e estratégias, refletindo o detalhamento das atividades desenvolvidas pela organização. Dimensão temporal de médio prazo. OPERACIONAL (06 MESES A 01 ANO) TÁTICO (03 ANOS)
PLANEJAMENTO OPERACIONAL DETALHAMENTO DAS ATIVIDADES EM TERMOS DE EXECUÇÃO PROGRAMA É o conjunto de Projetos a serem executados, para os quais há recursos específicos. No programa agrupam-se projetos que se assemelham em termos de objetivos ou áreas de atuação. PROJETO É o trabalho realizado com prazo determinado e recursos estabelecidos previamente, como tempo, dinheiro, equipamento e pessoas. ATIVIDADE É o trabalho necessário ao funcionamento de uma organização que é realizado de modo rotineiro.
DETALHAMENTO DAS ATIVIDADESEM TERMOS DE EXECUÇÃO PLANO ESTRATÉGICO PROGRAMAS E PROJETOS O que fazer? Por que fazer? Como fazer? Etapas do trabalho Atividades / tempo Receitas e despesas Objetivo Justificativa Metodologia Atividades Cronograma Orçamento Missão Objetivos Estratégias Oportunidades e Ameaças Pontos Fracos Pontos Fracos
DETALHAMENTO DAS ATIVIDADES EM TERMOS DE EXECUÇÃO PARA FINS GERENCIAIS DEVE-SE AINDA INDICAR: RESPONSÁVEL EQUIPE DE TRABALHO OUTROS RECURSOS NECESSÁRIOS INDICADORES E INSTRUMENTOS DE ACOMPANHAMENTO
DETALHAMENTO DAS ATIVIDADES EM TERMOS DE EXECUÇÃO CRONOGRAMA TEM POR OBJETIVO RELACIONAR AS ATIVIDADES A SEREM EXECUTADAS E O TEMPO PREVISTO PARA SUA REALIZAÇÃO. PERMITE : Identificar as atividades e o tempo necessário para sua execução. Estimar o tempo em face dos recursos disponíveis. Analisar a possibilidade de superpor atividades, executando-as em paralelo. Verificar a dependência entre as atividades.
CRONOGRAMA • Para construção do Cronograma é preciso: • As fase ou etapas que compõem o trabalho; • Estimativa dos períodos de tempo que as fases deverão consumir; • Prazo total necessário e disponível para execução do trabalho; • Determinar prazos realistas para consecução das tarefas.
DETALHAMENTO DAS ATIVIDADES EM TERMOS DE EXECUÇÃO ORÇAMENTO Expressa o Plano, o Programa e o Projeto em termos numéricos, demonstrando receitas e despesas em um período de tempo. Constitui-se em instrumento de Planejamento e de Controle, permitindo fazer previsões, estabelecer padrões e avaliar resultados, comparando o previsto com o que foi alcançado.
QUADRO DE 5W E 1 H Conveniente para desdobrar o Plano de Ação Ferramenta do gerenciamento pela Qualidade Total Conveniente para Projetos simples e de curta duração Implica em preencher um quadro com os seguintes dados: o que(What),quem(who)prazo (when),local(where),por quê (why) e como(How).
RELATÓRIO DE TRÊS GERAÇÕES Ferramenta do Gerenciamento pela Qualidade Total Análise Comparativa com os seguintes itens: • Atividade planejada, • Resultados alcançados e • Proposições Desvios ou resultados não alcançados devem ser analisados criticamente para possibilitar o replanejamento.
