2. Gestión de contenidos

1. 2. Gestión de contenidos

2. 2. Gestión de contenidos 2.1 Introducción …....................................................................pág.22 2.2 Incorporar documentos al Portal …..................................pág.23 2.3 Mover y copiar documentos …..........................................pág.29 2.4 Modificar atributos de un documento …..........................pág.32 2.5 Abrir o editar documentos ….............................................pág.33 2.6 Proteger y desproteger documentos …............................pág.35 2.7 Eliminar un documento …..................................................pág.38 2.8 Incorporar, modificar y eliminar elementos de una lista pág.39

3. 2.1 Introducción En el día a día de nuestro trabajo en el Portal del Conocimiento y Participación del SITNA tendremos que agregar, modificar o eliminar contenidos, en definitiva, gestionar contenidos, del mismo. Los diferentes elementos que componen un sitio de trabajo son de tipo lista o biblioteca. La información se almacena de forma tabular: cada fila es un elemento y cada columna es un atributo. Hay atributos que se generan de forma automática (índice, fecha de creación y modificación, autor, último modificador..) otros son creados por el autor correspondiente. Además podremos crear otros personalizados. En una biblioteca, cada elemento es un documento asociado. A continuación se explica cómo gestionar contenidos, tanto en bibliotecas como en listas.

4. 2.2 Incorporar documentos al Portal Para incorporar documentos al PCyP tenemos que acceder a la correspondiente biblioteca de documentos; para ello pincharemos en el título de la misma, y nos aparecerá la biblioteca. A continuación, elegimos la opción “Cargar documento”.

5. 2.2 Incorporar documentos al Portal Los documentos de una biblioteca pueden organizarse en carpetas. Para crear una nueva carpeta, pinchamos en “Nueva carpeta”. Le damos un nombre y “Guardar y cerrar”.

6. 2.2 Incorporar documentos al Portal Para guardar un documento en una carpeta, tendremos que pinchar en la carpeta, y luego ir a “Cargar documento”. Para modificar el nombre de la carpeta, desplegamos el menú, pinchamos en “Editar propiedades” y modificamos el nombre. Para eliminarla, pinchamos en “Eliminar”. ¡CUIDADO! Eliminaremos también los documentos que contenga la carpeta. Sabremos que estamos en una carpeta porque debajo del nombre de la biblioteca nos lo marca. Para salir de la carpeta tenemos que pinchar en “Arriba”.

7. 2.2 Incorporar documentos al Portal Todas las bibliotecas tienen la opción de crear el documento DIRECTAMENTE en el portal. Para ello, pinchamos en “Nuevo documento”.Se genera un documento WORD, que luego al guardar nos lo guarda en la biblioteca en la que estamos y nos pide los atributos que haya que informar.

8. 2.2 Incorporar documentos al Portal Al incorporar un documento en el portal tendremos que informar de los atributos que sean obligatorios. Para buscar el documento que queremos incorporar, pulsamos sobre “Examinar” y aparecerá una ventana con el explorador de Windows. Seleccionamos el documento y, una vez cumplimentados al menos los atributos obligatorios, pulsamos en “Guardar y cerrar” y el documento quedará incorporado.

9. 2.2 Incorporar documentos al Portal Hay que tener en cuenta que el nombre con el que este documento aparecerá en la biblioteca se toma automáticamente del fichero origen. Por ello, antes de incorporarlo deberemos comprobar que su denominación es la que queremos que aparezca en la biblioteca. En caso contrario, tendremos que modificar a posteriori el nombre del documento. El portal no admite documentos de tipo: En el caso de que haya que incorporar documentos en estos formatos, se creará previamente una versión “.zip” que sí puede incorporarse.

10. 2.3 Mover y copiar documentos Para mover documentos de una ubicación a otra, tenemos que utilizar la vista del explorador. Esta vista se crea por defecto en todas las bibliotecas y nos muestra el contenido de la biblioteca como el explorador de archivos de nuestro PC. Para poder mover el documento, documentos, o carpeta, tenemos que tener abiertas en la vista de explorador la ubicación origen y la ubicación destino.

11. 2.3 Mover y copiar documentos Basta con trabajar como con el explorador de archivos, seleccionando el documento/carpeta en el origen y arrastrándolo con el ratón hasta el destino. Aparece una ventana que nos informa de la operación.

12. 2.3 Mover y copiar documentos Para copiar en nuestro PC un documento del portal, nos situamos sobre el link al documento y hacemos clic en el botón derecho del ratón. Seleccionamos “Guardar destino como…” y lo guardamos en la ubicación del PC que queramos.

13. 2.4 Modificar atributos de un documento Para modificar los atributos de un documento, nos situamos sobre el nombre del documento, y aparece una barra con una flecha al final. Pinchando en la flecha desplegamos el menú de acciones y pinchamos en “Editar propiedades”. Se abre el formulario de modificación y modificamos. El atributo correspondiente queda modificado al pulsar en “Guardar y cerrar”.

14. 2.5 Abrir o editar documentos No es lo mismo abrir un documento que editarlo. Cuando pinchamos en el nombre del documento lo abrimos en modo lectura y en consecuencia no lo podremos modificar. Cuando editamos (desde el menú desplegable) lo abrimos en modo edición y lo podemos modificar. La herramiento abrirá la herramienta correspondiente de Microsoft Office Nota Sólo podremos editar documentos de Office. El resto de documentos los tendremos que descargar al PC, modificarlos y volverlos a incorporar.

15. 2.5 Abrir o editar documentos Una vez hemos modificado el documento, lo guardamos. Pulsamos en “Guardar” y nos pedirá si queremos sobrescribir el documento o no. Si damos a “Guardar como…” guardamos una nueva versión en el portal, pero tenemos la opción de modificar los atributos. Nos aparece una ventana como esta, en la que podemos modificar el nombre del documento. Si seguimos adelante nos aparecerá otra ventana con el resto de atributos de la biblioteca.

16. 2.6 Proteger y desproteger documentos Por defecto, siempre que un documento está siendo utilizado por una persona se desprotege para ella, lo que impide que el resto de posibles usuarios puedan modificarlo. Sabremos que un documento está siendo usado por otro usuario, porque el atributo “Desprotegido para” no está vacío.

17. 2.6 Proteger y desproteger documentos En caso de que vayamos a realizar cambios en un documento y no queramos que éstos sean visibles para el resto de la organización hasta que los cambios sean definitivos, tenemos que proceder de la siguiente forma: 1.- Desproteger el documento: Nos situamos sobre el nombre del documento y desplegamos el menú de acciones y pulsamos “Desproteger”. Ahora somos propietarios del documento. Sólo nosotros lo podemos modificar. El resto de los usuarios del portal pueden abrirlo en modo lectura, pero no lo podrán modificar. Editamos el documento, lo modificamos y guardamos los cambios.

18. 2.6 Proteger y desproteger documentos 2.- Proteger el documento: cuando hayamos terminado de modificar nuestro documento, desplegamos la lista y pulsar Proteger. El portal nos ofrecerá tres opciones: Proteger documento implica que los cambios son visibles al resto de los usuarios y queda disponible para ser modificado por ellos. Proteger los cambios guardados en este documento pero mantener el documento desprotegido implica que los cambios sólo son visibles para la persona para la que está desprotegido el documento, pero continúa sin permitir modificaciones a los demás. Descartar los cambios y deshacer la desprotección implica que los cambios realizados desde que se desprotegió el documento no se guardarán y los demás podrán modificarlo.

19. 2.7 Eliminar un documento Para eliminar un documento basta con situarnos sobre él y desplegar el menú de acciones y seleccionar “Eliminar”. La eliminación no es reversible. El portal no tiene papelera de reciclaje, ni la opción de deshacer la última acción. Perderemos definitivamente el documento. El sistema siempre pide confirmación.

20. 2.8 Incorporar, modificar y eliminar elementos de una lista Para incorporarelementos a una lista, pinchamos en el nombre. En la página siguiente pinchamos en “Nuevo elemento” y nos aparecerá el formulario con los datos que debemos rellenar. Rellenamos el formulario de alta y pulsamos “Guardar y cerrar”.

21. 2.8 Incorporar, modificar y eliminar elementos de una lista Modificar los elementos de una lista significa modificar los atributos de un elemento de dicha lista. Para ello lo que hacemos es desplegar el menú de acciones del elemento y “Editar elemento”, lo que abrirá el formulario para la modificación. Modificamos los datos del formulario y pulsamos “Guardar y cerrar”. Para no mantener los cambios, pulsamos “Volver a la lista”.

22. 2.8 Incorporar, modificar y eliminar elementos de una lista Paraeliminar un elemento de una lista desplegamos el menú de acciones y pinchamos en “Eliminar elemento”. Al igual que ocurre con la documentación, el elemento se elimina permanentemente.

23. 2.8 Incorporar, modificar y eliminar elementos de una lista desde hoja de datos Si disponemos de Office2003 disponemos de la opción “Editar en hoja de datos”, desde la que el trabajo con atributos es más sencillo, ya que tenemos una vista similar a una hoja Excel. Desde aquí podremos añadir elementos, modificar atributos y eliminar elementos sin necesidad de ir uno a uno. Veremos únicamente las columnas que se ven en la vista en la que estábamos.