Regionshospitalet Randers/Grenaa, Kvalitetsafdelingen

1. Internt survey Regionshospitalet Randers/Grenaa, Kvalitetsafdelingen

2. Surveyeruddannelse RRA Et surveyteam består af 3 personer fra forskellige afdelinger med forskellige kompetencer Surveyteams - En kvalitetskoordinator (Stor viden vedrørende DDKM kendskab til de retningslinjer der skal surveyes på) - To klinikere, teknikere eller ledere med forskellige kompetencer - Teams sammensat fra forskellige afdelinger Kursister - HL, AL og funktionsledere med ledelsesansvar - Klinikere udvalgt i afdelingerne

3. Surveyteams tirsdag den 5. oktober (uge 40)

4. Surveyteams torsdag den 7. oktober (uge 40)

5. Standarder der surveyes på i uge 40 • Organisatoriske standarder • Rammestandarder (*) • Generelle patientforløbsstandarder

6. Mit navn: __________________________ Surveyteam SurveyguideRegionshospitalet Randers 2010 Afdeling som surveyes

7. Guidens opbygning Del 1: Indledning/metodebeskrivelse- Tidspunkt, rammer og principper- Surveyteam- Fremgangsmåde- Planlægning- Opgavefordeling- Vurderingskriterier Del 2: Interviewguide til strukturerede interview med- Afdelingsledelser- Læger- Plejepersonale- Andet personale- Personale i afdelingen (ad hoc interview) Del 3: Vurdering og tilbagemelding- Her indskrives de sammenfattede resultater fra dagens survey

8. Surveyteamets forberedelser Før surveydagen • Surveyguiden gennemlæses • Hvert teammedlem har sat sig ind i de retningslinjer, der spørges ind til ved dette survey (side 7 i surveyguiden) Fordel evt. retningslinjerne imellem jer: - i forhold til faggruppe - i forhold til kendskab til retningslinjen - Kvalitetskoordinatorene sætter sig ind i alle retningslinjer På surveydagen • Surveyteamet møder kl. 8.15 på surveydagen ved afdelingsledelsen på den afdeling, hvor der skal udføres survey

9. Afdelingsledelsens forberedelserDet sikres at alt personale kender og arbejder efter retningslinjerne  • Det besluttes hvem der skal deltage til ledelsesinterview og tilbagemelding • Afdelingsledelsen står til rådighed for planlægning og interview mellem kl. 9.15 til 10.00 og tilbagemelding mellem kl. 14.00 og 15.00 • Der reserveres et lokale til surveyteamet • Der indkaldes 2 fra plejepersonalet (eller andet relevant personale) til interview kl. 10.15 til 10.55 • Der indkaldes 2 læger (eller andet relevant personale) til interview kl. 11.00 til ca. 11.20-40 • Personalet orienteres om surveyet

10. Interviewsituationen Roller under interviewet: • Interviewer leder det pågældende interview, men kan bede om hjælp fra de andre i surveyteamet • Referenten nedskriver bemærkninger fra interviewet, som har betydningen for konklusionen på opfyldelsen af indikatoreren • Observatøren nedskriver observationer og evt. bemærkninger fra interviewet Start interviewet med at fastsætte rammerne: F. eks. Vi har 25 min, hvor vi vil spørge ind til specifikke områder, det er helt ok at sige: ”det ved jeg ikke”, ”jeg forstår ikke” eller lignende. Surveyet er en måling af afdelingen ikke af enkeltpersoner

11. Plan for surveydagenSide 3 og 46 i surveyguiden

12. Læge interviewguide (første kolonne)

13. Standard - Et område hvor der skal arbejdes efter en fastlagt procedure Indikator - En målbar opgave der skal udføres for at opfylde standarden Første kolonne Standarder, indikatorer og trin Trin 1 Retningslinje - Der skal foreligge en beskrivelse for, hvorledes der skal arbejdes Trin 2 Kendskab og anvendelse - Personalet skal kende og anvende de retningslinjer, som der er relevante for deres arbejde Trin 3 Kvalitetsovervågning - Det skal måles om retningslinjen bliver fulgt Trin 4 Kvalitetsforbedring - På baggrund af målingerne i trin 3 skal der udarbejdes handleplaner og iværksættes forbedringstiltag

14. Plejepersonale interviewguide (anden kolonne)

15. Interviewform - Struktureret interview - Der stilles specifikke spørgsmål til en indikator på et trin (vigtigt at huske) Anden kolonne Spørgsmål • Spørgsmål • - Læs op direkte fra guiden • - Slå evt. op i bogen og formuler dit eget spørgsmål • - Tilpas spørgsmålet til situationen • - Forsøg kun at spørge 2-3 gange til hver spørgsmål (gerne med lidt forskellige formuleringer) • Svar • - Accepter det svar du får, eller ikke får og gå videre til næste spørgsmål • - Afbryd hvis svaret omhandler andet end der bliver spurgt om (pænt)

16. Afdelingsledelse interviewguide (tredje kolonne)

17. Opfylde, ja/nej/delvist Denne kolonne kan udfyldes af alle tre surveyere under eller efter interviewet Der vurderes på indikatorer ikke på standarder Tredje kolonne Opfyldelse • Der anvendes følgende vurderingskriterier • Helt opfyldt • Den interviewede svarer korrekt på spørgsmålet (eller tæt på). • Delvist opfyldt • Den interviewede svarer delvist korrekt, men mangler flere væsentlige detaljer. • Ikke opfyldt • - Den interviewede kan ikke svare eller har væsentlige mangler ved besvarelsen.

18. Ad hoc interviewguide (fjerde kolonne)

19. Referentens bemærkninger Denne kolonne kan udfyldes af referenten, men alle tre surveyere kan anføre bemærkninger Fjerde kolonne Bemærkninger • Referenten har ansvaret for at bemærkningsfeltet er udfyldt • Følgende noteres i bemærkningsfeltet: • Mangler i forhold til indikatoropfyldelsen • ”Væsentligheden” af disse mangler • Eventuelle årsager til at indikatoren ikke er relevant for denne afdeling/person • Hvis indikatoren vurderes til at være ikke eller delvist opfyldt, skal årsagen noteres i bemærkningsfeltet • Hvis indikatoren vurderes at være helt opfyldt kan dette krydses af i kolonne 3 (ja) og yderligere bemærkninger er ikke nødvendige

20. Plejepersonale interviewguide (femte kolonne)

21. Observationer Denne kolonne udfyldes af surveyteamets observatør, men alle tre surveyere kan anføre observationer Femte kolonne Observationer • Observationer af personalet • Bæres der smykker og ure? • Bærer ledelse og personale kitler med korte ærmer, synligt navneskilt? • Observation af handlinger • Kan personalet fremvise/finde det ønskede materiale? • Observation af bygninger og indretning • Fortrolighed, f.eks. kan personnummer og patienttavler ses fra ”gangen”? • Er der hånddesinfektionsmiddes på passende steder? • Er engangshandsker let tilgængelige, hvor de skal anvendes?

22. Opsummering • Struktureret interview • Spørg ind, max 2-3 gange og kun for at afdække den pågældende indikator • Undgå uenighed i teamet, interviewer bestemmer, men kan bede om hjælp fra surveyteamet • Hør evt. surveyteamet om de har yderligere spørgsmål • Alle bør observere og skrive ned, men ansvaret for opgaven følger rollen • Skriv tydeligt • Undgå tidsspilde, afbryd hvis samtalen bevæger sig udenfor indikatorens område

23. Opsummering • Vejledning til interviewer • Se hvilket trin du spørger ind til • Læs spørgsmålet i interviewguiden • Forvent et kort og præcist svar, hvis ikke:- Ved tvivl om forståelse af spørgsmålet, omformuler spørgsmålet- Ved ”udenomssnak”, afbryd og gentag spørgsmålet 1 gang • Ved forkert eller upræcist svar gentag en gang og gå videre • Accepter svaret og noter resultat af opfyldelse • Noter bemærkninger ved delvist eller ikke opfyldte indikatorer • Vejledning til de interviewede • - Vær ærlig, præcis og kortfattet • Dem der bekymre sig om hvad andre tænker om dem vil blive forbavset over at vide hvor lidt andre tænker på dem 

24. Praktisk øvelse • Fremgangsmåde ved interviewøvelse • Fordel roller, interviewer, referent og observatør (alle prøver at interviewe) • Indskriv roller i det udleverede skema • Interview den anden surveygruppe (Ca. 10 min) • Herefter surveyer den anden gruppe

25. Opsummering • Vejledning til interviewer • Se hvilket trin du spørger ind til • Læs spørgsmålet i interviewguiden • Forvent et kort og præcist svar, hvis ikke:- Ved tvivl om forståelse af spørgsmålet, omformuler spørgsmålet- Ved ”udenomssnak”, afbryd og gentag spørgsmålet 1 gang • Ved forkert eller upræcist svar gentag en gang og gå videre • Accepter svaret og noter resultat af opfyldelse • Noter bemærkninger ved delvist eller ikke opfyldte indikatorer • Vejledning til de interviewede • - Vær ærlig, præcis og kortfattet • Dem der bekymre sig om hvad andre tænker om dem vil blive forbavset over at vide hvor lidt andre tænker på dem 

26. Regionshospitalet Randers/Grenaa, Kvalitetsafdelingen Internt survey Tilbagemelding til afdelingen

27. Tilbagemelding til afdelingen • Vurderingskriterier (vejledning til selvevaluering) • Forhold jer objektivt (hvad blev der fundet) • Tænk fremadrettet og proaktivt • Anvendelse og validitet • Det er afdelingen og ikke personer der surveyes • Dette er kun en øvelse (vi skal samarbejde i morgen)

28. Tilbagemelding til afdelingen • Surveyteamet gennemgår hver indikator og skriver en samlet konklusion ud for standarden i resultatskemaet (anvend arbejdspapir med sidetal og resultatskema) - I skal være enige det der skrives i resultatskemaet - • Fremgangsmåde 1. Find siderne hvor der interviewes vedrørende patientidentifikation eks: s18 Læge, s24 Pleje, s40 Adhoc2. Skriv en samlet vurdering for afdelingen i resultatskemaet 3. Opdel evt. svaret i forhold til trin 4. Kopier resultatskemaet til afdelingsledelsen og aflever surveyguiden til kvalitetsafdelingen 5. Beslut hvem der præsenterer resultaterne

29. Arbejdspapir til sammenskrivning (s. 45)

30. Resultatskema, tilbagemelding til afdelingsledelsen (s. 42 – 44)

31. Fremlæggelse • Fortæl afdelingsledelsen hvordan I har planlagt fremlæggelsen • Læs resultatet op for hver standard • Fortæl evt. om de vigtigste fund/observationer I gjorde (standard x.x) • Spørg afdelingsledelsen om de har bemærkninger til surveyteamet

32. Debriefing • Hvad har vi lært af processen • Hvad gik godt • Tak for deltagelsen  32

33. Tilbagemelding • Hvordan var det at give feedback? • Hvordan var det at modtage feedback?

34. Opsamling og evaluering • Hvad Kunne der informeres mere omkring? • Hvad kunne der informeres mindre omkring? • Er I blevet i stand til at udføre survey?Tak for deltagelsen 