Konflikthåndtering

Konflikthåndtering Bjørg F. Franksson Rådgiver KSK

Konflikthåndtering i et ledelsesperspektiv Utfordringer generelt og med fokus på lederollen spesielt

Konflikter • Hva legger vi i begrepet ? • Hva tenker du når du reflekterer over begrepet i et ledelsesperspektiv ?

Lederrollen – hvordan forebygge…….. • Definere oppgaven • Sørge for utstyr / tilrettelegging • Får medarbeideren brukt sine ressurser ? • Ser du dine medarbeidere ? • Gir du tilbakemeldinger ?

Påstand • Det er en lederplikt å ta tak i gryende konflikter • Dersom konflikter ikke løses kan de ”vokse ” og ende opp som vanskelige personalsaker

De ansatte – hvem er de ( tall fra en større forskningsrapport ) ? • 25 års forskning • 80 000 ledere • 400 bedrifter • 1 mill ansatte • Hvilken sammenheng finnes mellom ledelse og oppnådde resultater ?

Undersøkelsen viste blant annet : • 29 % er ildsjeler ( aktivt engasjerte medarbeidere ) • 55 % er ”passasjerer ” ( de som alltid er der, men ikke like engasjerte ) • 16 % er motspillere ( aktive motspillere og uengasjerte )

?????????????????????? • Hvem av gruppene krever mest fokus fra leder ? • …og hvem bruker leder mest tid på ?

Lederutfordring • En leders oppgave er å skape bevegelse fra passasjer til ildsjel -------altså øke engasjementet i bedriften • RÅD: ……overse motspilleren og bruk heller kreftene på ” passasjeren ”, men husk ”å se” ildsjelen !!!

KOMPET : Org. Kart Økonomi / budsjett Lover og regler Rutiner IMPROVISA SJONEN : Visjon Verdier Org.kultur Samspill / relasjoner JAZZ som metafor for ledelse :

PÅSTAND : • Mange ledere har fokus på ”Kompet ” og i mindre grad på ”Improvisasjonen ” ------ over tid betyr det en forvitring av organisasjonen

PÅSTAND : • Ledere som mangler bevissthet rundt ”det organisatoriske isfjell” vil over tid føle at konfliktnivået i bedriften er for høyt og har kanskje vanskelig for å takle disse og finne løsninger

Hvordan gripe tak i konflikter : • Kartleggingsfase • Analysefase • Tiltaksfase • ET VIKTIG PERSPEKTIV UNDERVEIS : • Er dette en konflikt jeg kan og bør løse alene ? • Er dette en konflikt der jeg trenger bistand ( internt eller eksternt ) ?

Hva forventer de involverte i konflikten av lederen ? • Lederen som ”aktor ” • Lederen som ” forsvarer ” • Lederen som ” dommer ” • NB !- hvordan bygge opp en vinn – vinn- situasjon • Som konfliktløser kan du ha mange roller : • Brobygger, megler, formell part, myndighetsutøver

Andre lederutfordringer : • Må forebygge • Må ta tak i konflikter • Ansvar for å finne en løsning sammen med de involverte og andre aktører ( leder over, ekstern bistand etc.) • Tillitsvalgtes rolle i konflikten ? • Hvordan håndtere krav til taushetsplikt / personvern ?

En viktig dimensjon i alt konfliktarbeide : • En konflikt kan være et bidrag til en positiv utviklingsprosess • DET FORUTSETTER AT MAN TROR PÅ FØLGENDE UTTRYKK : ”dersom man skal ” snu seg ” og se på historien, skal hensikten være å forstå og lære av det som har skjedd - ikke for å lete etter ” syndebukker ”

…derfor bør alltid en konflikt bidra til refleksjon omkring følgende spørsmål : • Hva har dette vært – hva slags konflikt har vi vært gjennom ? • Hva lærer vi av dette som gjør oss mer kunnskapsrike i fortsettelsen ?

Gruppeoppgave / den viktige samtalen • Hva legger du / dere i uttrykket den viktige / ”vanskelige” samtalen ? • Hvilke erfaringer har du ? • Har du ikke hatt en slik samtale som leder – reflekter over hvorfor ?

Den viktige samtalen • I uttrykket ” viktig samtale ” ligger det implisitt at denne samtalen skal du ikke utsette eller unnlate å gjennomføre • Når ubehagelige saker ” lagres i en skuff” gror de seg større / ” gjærer”

Den viktige samtalen( fortsettelse…..) • Start med en mellommenneskelig innfallsvinkel, og ikke tenk §-er og regelstyring i starten av en slik viktig samtale • Start med en holdning om at dette skal føre til vekst • Oppnås ikke vekst over tid, kontakt personalstab og be om hjelp til å bygge opp en sak som kan ende opp med oppsigelse / omplassering

Den viktige samtalen ( fortsettelse….) • ”Den viktige samtalen ” er lojalitet i praksis • ”Den viktige samtalen ” kan være god omsorg • Leder plikter å gjennomføre slike samtaler når situasjonen tilsier det ----- dette er en naturlig del av lederrollen • Det skal skrives referat fra ” den viktige samtalen” , eller den skal loggføres.

Den viktige samtalen • Lær av Sokrates ! • Han stilte de undrende kloke spørsmålene der hensikten var å vinne innsikt om sannheten

Påstand • Den viktige samtalen vil ende opp med den ” vanskelige ” hvis du utsetter eller unnlater å ta den viktige !

Viktig under ” den viktige samtalen ” • Du må ha mot , tørre å gå inn i en slik samtale • Forbered deg godt, sett opp punkter • Snakk sant • Formidlingsmåte / form • Referat / loggbok

Skal tillitsvalgte være med ? • Den viktige samtalen starter med en samtale mellom leder og ansatt – det er viktig å ikke gå så fort fram at samtalen gis et preg av to perter – den bør ha en løsningsorientert tilnærming • Er samtalene blitt flere og vekst uteblir er det snakk om å bygge opp en personalsak der oppsigelse / omplassering kan bli utfallet • NB! Følg ” kjørereglene ” for når TV skal inn i saken

Gode råd i denne viktige prosessen • Dokumenter • Dokumenter • Dokumenter • Dokumenter • Dokumenter • Har du ikke dokumentert ? • Lag en historikk og gå i dialog / samtale omkring denne historikken

Fra viktig til vanskelig til formell samtale mellom to parter : Noen gode råd rundt samtalen : • Samtalen krever god forberedelse • Gå gjennom de formelle rollene deltakerne har • Bli enige om hvor lang samtalen skal være • Hva gjelder samtalen / innhold ? • Veien videre

Avklar / erkjenn følgende momenter : • På hvilket nivå i organisasjonen ligger oppsigelsesmyndigheten ? • Rutiner for slike saker er JUS på høyt plan • Har kommunen egen kompetanse eller bør det søkes ekstern bistand ( eks. advokatene i KS) • Jmfr. KS personalhåndbok ( rutiner ved oppsigelse )

Oppsummering • Et naturlig konfliktnivå er kimen til en god utviklingsprosess • Arbeide systematisk med utvikling av en sunn organisasjonskultur med fokus på felles verdier • Ledelse er ” å gripe tak og gjøre grep i og under konflikter ” • Forebygge ( utøve tilretteleggende ledelse gjennom myndiggjøring av sine medarbeidere ) • Utøve ledelse der du har fokus på balansen i JAZZEN eller forstår betydningen av begrepet ” det organisatoriske isfjell ” • Gripe lederrollen og utøve makt der dette kreves ved å iversette de nødvendige tiltak

Konflikthåndtering