L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers

1. L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiers Rapport présenté par Alain Casanova, Marc Dubourdieu et Claude Barreix Octobre 2012

2. L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiersCadre, champ et méthodes • Lettre de mission de la directrice des ressources humaines, adjointe au secrétaire général du 7 août 2012 - analyse de l’impact de l’entretien professionnel sur le bien-être au travail des agents évalués et sur leurs conditions de travail - étude sur toutes les étapes du dispositif et sur le contenu des entretiens - des recommandations pour faire évoluer le dispositif existant ou améliorer les outils RH d’accompagnement • Champ - Personnel de l’administration centrale, titulaires et non titulaires, cas particulier des A+ • Méthodes - Contraintes de calendrier - Questionnaires, entretiens, sondage

3. L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiersSommaire • Le diagnostic - Entretien professionnel et culture de management - Adéquation des procédures administratives aux objectifs du dispositif • Les propositions - 7 propositions pour approfondir la culture de management dans l’entretien - 10 propositions pour réduire la charge administrative et mutualiser les expériences et les bonnes pratiques

4. L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiersDiagnostic de la culture de management en matière d’entretien L’entretien professionnel est-il accepté? • Une pratique ancienne • Un fait acquis et une procédure acceptée de tous (pratiquement pas de refus de participer) • Un dispositif législatif et réglementaire stabilisé

5. L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiersDiagnostic de la culture de management en matière d’entretien • L’entretien professionnel est-il porteur de risques psychosociaux? • Les analyses théoriques de psychologie du travail sont nuancées. • La jurisprudence est prudente sur l’affirmation d’un lien entre entretien professionnel et RPS. • Les acteurs hygiène et sécurité et conditions de travail ne relèvent pas actuellement de cas de lien direct entre entretien professionnel et atteinte à la santé des agents. • Les acteurs du processus d’entretien professionnel à l’administration centrale signalent surtout les effets indirects négatifs qui résultent du contexte de travail ainsi que du décalage entre appréciations et conséquences concrètes de l’entretien.

6. L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiersDiagnostic de la culture de management en matière d’entretien • L’entretien professionnel est-il bien réalisé? • Les instructions aux directions : bien cadrées mais trop tardives. • L’implication de la hiérarchie : une adhésion générale à optimiser et des initiatives particulières à mutualiser • La formation des acteurs : variée pour les évaluateurs, marginale pour les évalués • L’organisation de la campagne sur le terrain : contraintes de calendrier, harmonisation des formulaires , articulation des travaux. • L’analyse du formulaire de compte rendu d’entretien :convergence des observations et auditions sur une complexité formelle et trop de sujets traités

7. L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiersDiagnostic de la culture de management en matière d’entretien • L’entretien professionnel est-il utile? • Des échanges utilesmais desattentes différentes des acteurs • Une exploitation partielle des entretiens • au niveau des évaluateurs N+1 et N+2 • au niveau des BRH • au niveau de la DRH

8. L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiersDiagnostic de l’adéquation des procédures administratives aux objectifs du dispositif Un calendrier et un enchaînement des procédures à revisiter • Un processus lourd et complexe La procédure de détermination des réductions d’ancienneté L’attribution du bonus La réalisation des entretiens d’évaluation professionnelle • Des pratiques diversifiées d’adaptation aux contraintes • Une mise en œuvre pas exempte de risques contentieux

9. L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiersDiagnostic de l’adéquation des procédures administratives aux objectifs du dispositif Un bilan coût – avantage qui suscite des interrogations • Un coût non négligeable • Une charge concentrée sur une courte période • L’instabilité du contexte et l’instabilité des acteurs • La multiplicité des objectifs nuit à son efficacité

10. L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiersLes 17 propositions : 7 pour approfondir la culture de management dans l’entretien Améliorer les conditions de réalisation de l’entretien • Impliquer et former Proposition 1 : Identifier et pondérer clairement la bonne pratique de l’entretien comme critère d’évaluation de l’encadrement, y compris pour la détermination du bonus. Proposition 2 : Les responsables des RH des directions doivent veiller à la qualité de l’entretien par une animation adaptée, notamment par une formation volontariste. La DRH doit s’assurer de la bonne fin de ces actions. • Recentrer l’entretien Proposition 3 : Détacher le sujet de l’avancement différencié d’échelon du dispositif de l’entretien professionnel et supprimer la rubrique correspondante dans le CREP. • Donner à l’entretien tous ses effets Proposition 4 : Organiser l’exploitation des données fournies par les CREP, au niveau des directions et de la DRH et la production de bilans qualitatifs annuels.

11. L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiersLes 17 propositions : 7 pour approfondir la culture de management dans l’entretien Améliorer la qualité des entretiens • Contrôler Proposition 5 : Organiser un contrôle qualité de second niveau portant sur l’organisation et l’analyse du contenu des entretiens professionnels. • Evaluer Proposition 6 : Conduire régulièrement des enquêtes de satisfaction auprès d’un échantillon représentatif des évalués et des évaluateurs.

12. L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiersLes 17 propositions : 7 pour approfondir la culture de management dans l’entretien Traiter les silences ou les signaux faibles suite à l’entretien • Pallier le défaut d’expression de l’agent en donnant une autre occasion de s’exprimer Proposition 7 : Engager la réflexion en vue de l’éventuelle création d’une fonction de médiateur chargé de mener des actions de conciliation entre les agents et leur hiérarchie.

13. L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiersLes 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser Améliorer le phasage de l’entretien • Revoir le calendrier et l’enchainement des processus Proposition 8 : Lancer les campagnes d’entretien professionnel dès le mois de novembre avec un objectif de 100 % des entretiens réalisés au 31 janvier. Proposition 9 : Conduire les processus de détermination des réductions d’ancienneté et de la part variable indemnitaire à partir du mois de février.

14. L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiersLes 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser Aller vers l’unicité des formulaires • Unifier ce qui peut l’être, harmoniser ce qui ne peut être immédiatement unifié Proposition 10 : Utiliser un formulaire de compte rendu d’entretien unique pour tous les personnels de l’administration centrale des ministères économiques et financiers, titulaires et non titulaires.

15. L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiersLes 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser Simplifier le formulaire et le rendre plus opérationnel • La rubrique « fonctions exercées » Proposition 11: Relier la description des fonctions au contenu de la fiche de poste. • La rubrique « objectifs » Proposition 12 : Elaborer et diffuser, au niveau de la DRH, en collaboration avec les directions, une doctrine de définition des objectifs et de la mesure de leur réalisation. • Les rubriques « évaluation… » et « appréciation … » Proposition 13 : Fusionner les grilles d’évaluation des acquis de l’expérience professionnelle et d’appréciation de la valeur professionnelle. • Les rubriques « perspectives d’évolution… » et « formation » Proposition 14 : Simplifier la rubrique relative aux perspectives d’évolution professionnelle en la centrant particulièrement sur la mobilité. Proposition 15 : Renforcer les instructions tendant à ce que la rubrique relative aux besoins de formation soit remplie et soit centrée particulièrement sur les formations d’adaptation à l’emploi et de perfectionnement.

16. L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiersLes 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser La dématérialisation des formulaires d’entretien • Dématérialiser en cohérence avec le SIRH Proposition 16 : Prévoir la dématérialisation du formulaire d’entretien professionnel dans le cadre du projet de dématérialisation du dossier individuel des agents.

17. L’entretien professionnel à l’administration centrale des ministères économiques et financiersLes 17 propositions : 10 pour réduire la charge administrative et mutualiser La mutualisation des bonnes pratiques • Mutualiser dans une perspective d’harmonisation Proposition 17 : Mutualiser les bonnes pratiques en matière de gestion des entretiens professionnels, aux niveaux ministériel et interministériel.