Comité Régional Achats de l’ARS du 22 mai 2013

1. Comité Régional Achats de l’ARS du 22 mai 2013 Problématique des Interfaces entre Prescripteurs et Acheteurs Raphaël RUANO,Directeur des Achats

2. Ordre du jour 1/ - Rappel du positionnement du processus d’achat 2/ - Partage « classique » des rôles entre les acteurs de l’achat 3/ - Indicateurs-clés (volumes d’achat, fournisseurs,…)4/ - Plan d’actions 2013-2015 5/ - Axes d’évolutions du processus d’achat 6/ - Méthodologie de calcul des gains issus du processus d’achat 7/ - Annexes (missions DHA, acheteurs, Politique d’Achat, Méthode stratégie d’achat) Collège des Acheteurs 18 12 12

3. 1/ – Enjeux et positionnement des processus d’achat réglementation Permanent Prescripteurs(besoins, budget) Permanent Prescripteurs(Contrats) Processus d’achat - référentiels - outils - méthodes - ressources Direction Générale(reporting, gains) Direction Générale(objectifs de gains et sécurité juridique) Fournisseurs(concurrence,offres,prix) Tutelles (ARS,DGOS)(réseau, PAA) UniHA / UGAP Autres CH, CHU Projet PHARE

4. 2/ - Partage classique des rôles entre acteurs de l’achat Le rôle des achats • C’est l’obtention des meilleures conditions médico- technico-commerciales auprès de fournisseurs. • Les activités d’achat démarrent lors de la définition des besoins avec les prescripteurs achats pour intégrer les particularités du marché fournisseur. • Elles se poursuivent avec la mise en œuvre du processus de sélection et de choix par une consultation. • Elle se conclue par l’élaboration d’un contrat qui peut faire l’objet d’une négociation • Les acheteurs supportent l’exécution de marché, et sont garants de la meilleure performance délivrée par le fournisseur. • Ils assurent la veille commerciale et fournisseur Le rôle des approvisionnements • Les approvisionneurs sont les garants de l’émissions des besoins auprès des fournisseurs, en bonne quantité et au bon moment pour assurer la continuité de service des utilisateurs auquel sont dédié les produits et services. • Ils mettent œuvre la chaine administrative depuis la demande interne jusqu’au bon paiement du fournisseur, y compris la réception et le contrôle du service fait. • Les approvisionneurs gèrent toutes les non-conformités de manière à maintenir les flux produit/service et financier. • Ils assurent le maintien de l’outil informatique qui est au cœur des moyens mis en œuvre Le rôle de prescription d’achat • Les prescripteurs sont les garants de la politique médico-technique de leur domaine • Ils expriment les besoins pour l’établissement de manière à servir le juste nécessaire pour satisfaire les attentes des utilisateurs internes • Ils sont chargés de faire les analyses techniques relevant de leur expertise que ce soit au niveau des produits et services, ou bien des moyens pour les mettre en œuvre. • Ils en assurent la veille technique et technologique. • Ils évaluent et sélectionnent les produits • Il veillent à la qualité technique délivrée par les fournisseurs au coté de l’acheteur

5. 2 – Typologie des prescripteurs • les prescripteurs informaticiens • Ont des contacts réguliers avec les fournisseurs sur le plan des offres techniques et abordent régulièrement les aspects relatifs aux prix et de niveau concurrentiel. • Cela crée de la confusion vis-à-vis des fournisseurs et contraint les acheteurs à avoir une vision fine du marché fournisseur et une vision transverse aux CH des pratiques et besoins. • Les pharmaciens - Ils interviennent dans le processus d’arbitrage des médicaments (COMEDIMS) mais ne n’interviennent que rarement dans la rédaction des CCTP. - De plus, les pratiques de prescription et stratégie de référencement des médicaments varient notablement entre établissements • Les médecins - Ils interviennent dans le processus d’arbitrage des dispositifs médicaux mais ne n’interviennent que rarement dans la rédaction des CCTP (mais parfois le valide) • Les biologistes - Ils interviennent régulièrement dans la rédaction des CCTP (et le valide informellement) • Les exploitants - Ils jouent en général pleinement leur rôle de rédacteurs des cahiers des charges fonctionnel Conclusion: Il est important de généraliser la mise en place formelle d’un référent par domaine habilité à valider les CCTP besoin et coordonner l’évaluation technique des offres Comité de Pilotage des Achats ARS du 22 mai 2013

6. 3 – Problématique du CCTP • Satisfaction des besoins • Il doit s’agir d’une expression fonctionnelle des besoins (ne pas préjuger de la solution apportée par l’industriel). C’est la garantie de l’offre optimale. • La vision du CCTP par les fournisseurs - Le niveau de rédaction du CCTP donne une indication sur le biais concurrentiel éventuel (prime au sortant qui connait bien la prestation)- La précision du CCTP incitera ou non à prévoir des marges financières • Relation directe entre CCTP et Critère Prix - La qualité du CCTP permettra de statuer facilement sur la non-conformité éventuelle. Il s’ensuit que toutes les offres évaluées seront acceptable sur les plans techniques et Qualité. En final, cela permet d’avoir une forte pondération sur le prix. • Regard de l’acheteur sur le CCTP - L’acheteur a un regard juridique : vérification de l’absence de biais (pas de prime au sortant ou à une autre société disposant d’un savoir-faire unique)- L’acheteur a un regard « technique » : il doit avoir une connaissance minimale des besoins et des pratiques dans d’autres établissements Conclusion: Il est important de standardiser les pratiques par domaine d’achat et de communiquer vers les prescripteurs sur les impacts vis-à-vis du niveau de compétition et la performance économique Comité de Pilotage des Achats ARS du 22 mai 2013

7. 3/ – Problématique d’élaboration des stratégies d’achat Elaborer une stratégie d’achat consiste à se prononcer sur les axes suivant : • Make or Buy : Internaliser ou Externaliser • Optimiser le périmètre d’achat : Etendue du domaine de la consultation • Segmentation du périmètre : Subdivision du périmètre optimisant l’attractivité vis-à-vis des fournisseurs • Choix de la procédure de passation : Optimiser le type de procédure de consultation des entreprises vis-à-vis de la sécurité juridique en maximisant la compétition entre sociétés concurrentes • Choix du type de contrat: Optimiser le type de contrat et les clauses (DCE, CCTP, CCAP) vis-à-vis de la sécurité juridique, sur le plan des conditions économiques et de la qualité des prestations. L’acheteur a une vision marché : niveau concurrentiel et offre de prix Le prescripteur a une vision « produit » : Offre de services

8. Annexe - Rappel des missions de la Direction des Achats • Garantir la sécurité juridique du processus achat-marché • en amont, dans les phases des passation des procédures « marchés » • dans la rédaction des marchés • en aval, dans la mise en œuvre des marchés • Maximiser la performance globale des achats (qualité, prix, coûts internes) • en permanence à travers une veille fournisseurs • en amont des marchés, lors de l’élaboration des stratégies d’achat • lors des phases de consultation ,négociation et rédaction des marchés • dans la mise en œuvre des marchés • à travers un pilotage global de la performance des achats • en veillant à la diffusion des méthodologies «Marketing achats» • Produire les actes contractuels • répondant aux attentes des prescripteurs d’achat : pôles et projets en termes qualitatifs, quantitatifs ,organisationnels et calendaires