EL EXAMEN DE CUENTAS Y SU APOYO A LA LABOR DE AUDITORÍA

1. DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA AGOSTO 2008 EL EXAMEN DE CUENTAS Y SU APOYO A LA LABOR DE AUDITORÍA

2. ÍNDICE • INTRODUCCIÓN. • CONCEPTO, OBJETIVOS Y CARACTERÍSTICAS. • NORMATIVA LEGAL APLICABLE. • JURISPRUDENCIA. • CASOS PRÁCTICOS.

3. CONCEPTO DE EXAMEN DE CUENTAS Es el examen sistemático de la documentación que respalda las operaciones relacionadas con los recursos materiales, humanos, financieros y económicos de una entidad.

4. OBJETIVOS DEL EXAMEN DE CUENTAS DE LA CGR Fiscalizar la percepción de las rentas del Fisco y de las demás entidades sometidas a su fiscalización y la inversión de los fondos, comprobando si se ha dado cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias que rigen su ingreso y su aplicación o gasto.

5. OBJETIVOS DEL EXAMEN DE CUENTAS DE LA CGR (continuación) Comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas, la autenticidad de la documentación respectiva y la exactitud de las operaciones aritméticas y de contabilidad.

6. EXAMEN DE CUENTAS INTENCIONADO El Examen de Cuentas se caracteriza por ser intencionado y contempla fundamentalmente tres aspectos: 1.- Jurídico 2.- Contable 3.- Pruebas de Validación

7. EL EXAMEN DE CUENTAS INTENCIONADO JURÍDICO VERIFICA • Que se ajuste a la normativa vigente. • Que cumpla con los objetivos institucionales. • Que se ajuste a las clasificaciones presupuestarias. • Que se cuente con autorizaciones de funcionarios competentes. • Que se acredite con documentación original del período examinado.

8. EL EXAMEN DE CUENTAS INTENCIONADO CONTABLE VERIFICA • La exactitud cuantitativa de las operaciones. • El correspondiente registro.

9. EL EXAMEN DE CUENTAS INTENCIONADO INCLUYE PRUEBAS DE VALIDACIÓN • Que verifican la efectividad y veracidad de las operaciones.

10. NATURALEZA JURÍDICA DEL EXAMEN DE CUENTAS QUE EJERCE LA CGR • Vela que la administración encuadre su conducta dentro del principio de legalidad. • Asegura el respeto a todo el ordenamiento jurídico vigente.

11. EXAMEN DE CUENTAS • FISCALIZACION QUE PRACTICA LA CGR, POR MANDATO CONSTITUCIONAL. • PARA VERIFICAR, FUNDAMENTALMENTE, LA LEGALIDAD, VERACIDAD Y EXACTITUD, DE LOS ACTOS Y OPERACIONES RESPECTIVAS. • Y LA EXISTENCIA Y AUTENTICIDAD DE LA DOCUMENTACION. • CON LA FINALIDAD DE HACER EFECTIVAS LAS RESPONSABILIDADES PERTINENTES, CUANDO PROCEDA.

12. FUENTES LEGALES • Constitución Política. Artículo 98 • Ley N° 10.336 Orgánica Constitucional de la CGR. Artículos: 1 - 95 - 98 y 99. 25 (85 Inciso Tercero) Cumplimiento Finalidad. 21 Examen-inspección-revisión de Cuentas. 21 A Auditorías. 21 B Cuestiones de Mérito o Conveniencia.

13. FUENTES LEGALES (Continuación) • Ley Orgánica de la Administración Financiera del Estado ( DL N° 1.263/1975 ). Artículos 1 - 2 - 51 - 52 - 53 - 54 - 55 • Ley N° 18.575 Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado. (DFL 1-19.653, de 2000) Artículos 3 - 5 - 53 - 62 3 - 13 - 52 - 53 - 62

14. CONSTITUCIÓN POLÍTICA Artículo 98 Entre otras funciones de CGR: Fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos del fisco, de las municipalidades y de los demás organismos o servicios que determinen las leyes. Examinar y juzgar las cuentas de los mismos.

15. LEY N° 10.336 ORGÁNICA CONSTITUCIONAL DE LA CGR • Art. 1 Entre otras funciones de CGR. • Fiscalizar el ingreso e inversión de los fondos del fisco, de las municipalidades y de los demás organismos o servicios que determinen las leyes. • Examinar y juzgar las cuentas de los mismos. • Art. 95 Objeto del examen de cuentas. • Fiscalizar la percepción e inversión de los fondos del fisco y sus entidades, comprobando si se ha dado cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. • Comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas, la autenticidad de la documentación, la exactitud de las operaciones aritméticas y de contabilidad.

16. LEY N° 10.336 ORGÁNICA CONSTITUCIONAL DE LA CGR • Art 98° Comprobaciones expedientes de gastos. • Documentación auténtica. • Operaciones aritméticas y de contabilidad exactas. • Cumplimiento de leyes tributarias. • Correcta imputación presupuestaria de los fondos. • Gastos cumplan con objeto para el cual se destinaron los fondos en el presupuesto. • Gastos autorizados por funcionarios competentes.

17. LEY N° 10.336 ORGÁNICA CONSTITUCIONAL DE LA CGR • Art. 99° Comprobaciones expedientes de ingresos. • Cumplimiento de plazos en que se deben producir los ingresos. • Cobros de intereses, multas u otras sanciones por mora o incumplimientos de compromisos tributarios. • Corrección en la imputación de los ingresos. • Liquidaciones de impuestos y derechos se ajusten a leyes y normativa vigente.

18. LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO DL N° 1.263/1975 • Art. 1 Sistema de Administración Financiera. • Conjunto de procesos administrativos que permiten obtención de recursos y su aplicación. • Comprende procesos presupuestario, de contabilidad, de administración de fondos, de crédito público y de control financiero. • Art. 2 Define la cobertura. • Comprende los servicios e instituciones del sector público.

19. LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO DL N°1.263/1975 • Art 51 Sistema de control financiero. • Acciones orientadas a cautelar y fiscalizar la correcta administración de los recursos del Estado. Verifica: • Cumplimiento de fines. • Obtención de las metas programadas. • Acatamiento a las disposiciones legales y reglamentarias. • Art. 52 CGR solo fiscalizará acatamiento a las disposiciones legales y reglamentarias y efectúa auditorías de ingresos y gastos.

20. LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO DL N°1.263/1975 (continuación) • Art. 53 CGR puede solicitar a los servicios informes para comprobar ingresos y gastos. • Art. 54 CGR le corresponde examen y juzgamiento de las cuentas , según normas de su Ley Orgánica y de la Ley de Administración Financiera del Estado DL N°1.263/1975.

21. LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO DL 1.263/1975 (continuación) • Art. 55 Respaldo Documental Obligatorio de Ingresos y Gastos. • Documentación original ( excepcionalmente copias o fotocopias - Ley N° 10.336 artículo 95 inciso segundo ). • Documentación que justifique operaciones. • Documentación que acredite cumplimiento leyes tributarias. • Documentación que acredite cumplimiento leyes de ejecución presupuestaria. • Documentación que acredite cumplimiento de cualquier otro requisito que exijan reglamentos o leyes especiales.

22. LEY 18.575 ORGÁNICA CONSTITUCIONAL DE BASES GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO • Eficiencia y eficacia en la utilización de los recursos • Art. 3 La administración del Estado deberá observar los principios de eficiencia y eficacia. • Art. 5 Propender al eficiente e idóneo uso de los medios por autoridades y funcionarios. • Art. 53 Concretar, dentro del orden jurídico, una función eficiente y eficaz. • Art. 62 No contravenir deberes de eficiencia, eficacia y legalidad en el desempeño de los cargos públicos.

23. LEY 18.575 ORGÁNICA CONSTITUCIONAL DE BASES GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO • Transparencia en los actos que dispone el uso de los recursos (probidad administrativa) • Art. 3 La administración del Estado deberá observar los principios de transparencia y probidad. • Art. 13 Obligación de funcionarios de observar el principio de probidad. • Art. 52 Define principio de probidad. Conducta funcionaria intachable, desempeño honesto y leal de la función o cargo con preeminencia del interés general sobre el particular.

24. LEY 18.575 ORGÁNICA CONSTITUCIONAL DE BASES GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO • Art. 53 Integridad ética y profesional de la administración de los recursos públicos que se gestionan. • Art. 62 Contravenciones al principio de probidad. Emplear recursos en provecho propio, de terceros o en fines ajenos a los institucionales.

25. IMPARCIALIDAD DEL EXAMINADOR DE CUENTAS Ley N° 10.336 Artículo 104 • Ecuanimidad del examinador. • Garantía interés público y de cuentadante. • Causales de implicancia. Tener interés directo en el resultado del examen. • Tener interés con personas vinculadas al examinador por consaguinidad o afinidad hasta el cuarto o segundo grado. • Tener amistad intima o enemistad manifiesta con el cuentadante. • También aplicable al jefe respectivo. • Importancia radica en resultados del examen reparos u otros.

26. ATRIBUTOS EXAMINADOS • Principales Fuentes Legales • Ley N°10.336 Org.Const. de la Cont.Gen. de la Rep. • Resolución N° 759/2003 Cont. Gen. de la Rep. • DL N° 1.263/1975 Org. de Adm. Finan. del Estado. • Clasificador Presupuestario. • Decreto ( H ) N° 854, de 2004. • Ley N° 18.695 Org. Const. de Municipalidades.

27. ATRIBUTOS EXAMINADOS (continuación) • Principales Fuentes Legales • Ley N°19.862 Registro de personas jurídicas receptoras de fondos públicos. • Ley N°19.886 Contratación y compras públicas. • Ley N°19.799 Sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma. • DL N° 799/1974 Sobre uso y circulación de vehículos estatales. • Ley N° 19.653 Probidad Administrativa. • Ley N°18.575 Org. Const. de Bases Gen. del Estado.

28. ATRIBUTOS EXAMINADOS (continuación) • Principales Fuentes Legales • Ley N° 18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales. • Ley N° 18.834 Estatuto Administrativo. • Jurisprudencia administrativa especifica. • Disposiciones legales y reglamentación específica según la materia. • Disposiciones legales y reglamentación específica según el servicio y/o programa. • Disposiciones internas.

29. ATRIBUTOS OBLIGATORIOS Legalidad Que la operación realizada (ingreso o gasto) se encuentre enmarcada dentro de las fuentes de ingreso y los fines autorizados por el clasificador presupuestario y de la jurisprudencia de la CGR. Imputación presupuestaria Que la operación realizada (ingreso o gasto) corresponda al subtítulo, ítem y asignación a la que se esta imputando.

30. ATRIBUTOS OBLIGATORIOS (continuación) • Autorización de firmas • Que los ingresos y egresos de las operaciones realizadas se encuentren firmados por las instancias y directivos autorizados. • En caso de delegación, se debe disponer del documento formal de designación. • Documentación original Los documentos que sustentan las operaciones deben ser originales.

31. ATRIBUTOS OBLIGATORIOS (continuación) • Integridad Que los ingresos y egresos correspondan a los que realmente deben ser, conforme la magnitud de los mismos y de la determinación según la normativa aplicable en cada materia • Acreditación (ejemplos) • Validación física. • Existencia bienes, mejoras, reparaciones, etc. • Verificación prestación de servicios. • Facturas o boletas con proveedores. • Facturas o boletas con el SII. • Cumplimiento de objetivos y uso de recursos por beneficiarios.

32. IMPORTANCIA DE LOS ATRIBUTOS En general, pueden dar origen a reparos: • Ingresos no percibidos o parcialmente. • Gastos ilegales. • Gastos no acreditados. • Desembolsos no acreditados. • Documentación original (previa observación).

33. PRUEBAS DE VALIDACIÓN • QUÉ • CÓMO • CUANDO

34. PRUEBAS DE VALIDACIÓN • Integridad ( ingresos - gastos ). • Examen de conciliaciones bancarias. • Examen documental. • Examen de imputación presupuestaria y contable. • Análisis de saldos. • Examen de registros auxiliares. • Confirmación de saldos. • Examen de disponibilidades presupuestarias. • Arqueos de fondos, documentos, valores, especies. • Realización y revisión de inventarios. • Examen de bienes, herramientas, maquinarias, etc. • Examen trabajos de mantenimiento y reparaciones. • Examen de informes de trabajos o servicios.

35. PRUEBAS DE VALIDACIÓN (continuación) • Informes de inspectores técnicos de trabajos o de servicios. • Examen de contratos. • Examen antecedentes de licitaciones. • Examen antecedentes de ofertas. • Examen antecedentes de adjudicaciones. • Inspecciones o verificaciones oculares. • Antecedentes e informes de recepción por terceros. • Verificaciones de recepción por terceros. • Examen y aprobación de rendiciones de cuentas de terceros, por servicio fiscalizado. • Revisión de rendiciones de fondos de terceros. • Verificación de existencia de terceros beneficiarios. • Verificación de asistencia beneficiarios. • Verificación cumplimiento objetivos.

36. RESULTADOS - CONCLUSIONES 1.- Aprobación • La CGR no formula objeciones. • Se ha dado cumplimiento a las obligaciones estipuladas en los artículos 98. (desembolsos) o 99 (ingresos). • Permite otorgar el finiquito correspondiente ( Art .106 ). • No implica extinción de posible responsabilidad civil y/o penal (Art. 96).

37. RESULTADOS - CONCLUSIONES (continuación) 2.- Observaciones • Enmiendas a introducir que por su naturaleza no se considera reparos (Art. 101, inciso segundo ). • Fallas subsanables en un plazo dado, tales como omisión de documentos y errores de imputación. • Salvadas las observaciones, se puede finiquitar la cuenta.

38. RESULTADOS - CONCLUSIONES (continuación) 3.- Requerimientos y reintegros 4.- Reparos • Carencia de requisitos ( Art. 98 y 99 ). • Falta de cumplimiento de cualquier disposición legal o reglamentaria. • Transferencias sin Rendición de Cuentas. • Gastos Improcedentes. • Desembolsos no Acreditados. 5.-Remisión antecedentes al Consejo de Defensa del Estado

39. RESULTADOS - CONCLUSIONES (continuación) 6.- Sumarios e investigaciones sumarias • Determinación de irregularidades que pudiesen presumir que sean constitutivas de responsabilidad administrativa. • Ordenar al servicio su instrucción. • Ley N° 18.834 Estatuto Administrativo. • Instruidos por CGR. • Ley N°10.336 Org. Const. de la CGR. Resolución N° 236, de 1998. Reglamento de Sumarios Administrativos instruidos por CGR. • Investigaciones sumarias por infracciones al DL N° 799, de 1974, sobre Uso y Circulación de Vehículos Estatales. • Ley N° 18.834 Estatuto Administrativo.

40. RESULTADOS - CONCLUSIONES (continuación) 7.- Hechos Delictuosos • Determinación de irregularidades que pudiesen presumir que sean constitutivas de delitos. • Art. 102 y 139 Ley Org. Const. de la CGR. • Art. 55 letra k) Ley N° 18.834 Estatuto Administrativo. • Art. 175 letra b) Código Procesal Penal.

41. RESULTADOS - CONCLUSIONES • Hechos delictuosos DICTAMEN 18.712 ( 20 – 04 – 2005 ) • OBLIGACION DE CGR DE PROPORCIONAR INFORMACION A MINISTERIO PUBLICO ( FISCALIAS LOCALES RESPECTIVAS). • INCISO TERCERO ART. 6° LEY 10.336 NO LIMITA REMISION DE INFORMACION NI PARTICIPACION COMO TESTIGOS. • ANTE QUIEN SE DENUNCIAN LOS ILICITOS. • VALOR PROBATORIO DE ANTECEDENTES RECABADOS (EN SUMARIO ADMINISTRATIVO).

42. PLAZOS DE CADUCIDAD • Art. 96 Ley Org. Const. de la CGR • Art. 58 Ley Org. Const de Admin. Finan. Del Estado. • Toda cuenta será examinada, finiquitada o reparada en un plazo que no exceda de un año, contado desde la fecha de su recepción por la CGR. • Se contará desde fecha en que oficialmente hayan sido recibidas por funcionarios de la CGR. • Importancia formalidad o certificación (reparos). • Caso contrario, cesa responsabilidad de cuentadante.

43. EJEMPLOS DE MATERIAS FISCALIZADAS • ADQUISICIONES DE BIENES. • PRESTACION DE SERVICIOS. • TRANSFERENCIAS. • PROGRAMAS SOCIALES Y OTROS.

44. DICTÁMENES • N°24.289/08 Superintendencia de Electricidad y Combustible. El Superintendente de Electricidad no tiene derecho a percibir la asignación de gastos de representación sin rendición de cuentas. Art. 18 Ley N° 18.091. Esa Superintendencia no ha sido incluida dentro de las entidades fiscalizadoras que regula el citado Art. 18. • N° 15.389/08 Corporación de Fomento de la Producción. Cursa resolución que aprueba bases administrativas de licitación pública para contratar un servicio de arriendo y continuidad operativa del equipamiento computacional, no obstante se debe especificar los criterios definidos en las bases.

45. DICTÁMENES (continuación) • N°53.458/07 Servicio de Salud. No se ajustó a derecho que Servicio de Salud haya aceptado el cambio de marca de equipo hospitalario durante la ejecución del contrato, pues dicho reemplazo no fue aprobado en las bases del concurso. • N°19.408/07 Dirección General de Aeronáutica Civil. No se ajustó a derecho resolución de la DGAC, que aprueba contrato de adquisición de equipamiento. Ello porque el gasto de la contratación se imputa a un ítem del proyecto de iniciativas de inversión para el año, sin aludir a presupuestos futuros, según el Art. 12 y 19, del DL N° 1.263/75.

46. DICTÁMENES (continuación) • N°59471/06 Instituto Nacional de Deportes. Solo corresponde a juzgado de Cuentas o a los Tribunales de justicia hacer efectiva la responsabilidad civil. El cual se inicia en virtud de un reparo formulado por la respectiva unidad de la Contraloría. • N° 7210/07 Instituto Forestal. Examen de cuentas a entidad de derecho privado regida por Codigo Civil. Inciso 2°, Art. 16. Ley N° 10.336. • N° 016245/07 Municipalidades. Denuncia ante Ministerio Público de presuntas irregularidades que pueden revestir características de delito, se puede realizar previa respuesta del Preinforme de Observaciones. Art. 139. Ley N° 10.336.

47. DICTÁMENES (continuación) • N°36224/95 Parque Metropolitano. Compra de uniformes personal a honorarios. • N° 17774/94 Caja Previsión de la Defensa Nacional. Pago bonificación debe ser con documentos auténticos como respaldo, salvo excepciones. Situación cuando original es requerido por ente público y privado. • N° 5961/96 SENCE. Objetivo del examen de cuentas. Veracidad y fidelidad. • N° 1896/01 Juicio de cuentas persigue responsabilidad pecuniaria derivada del examen de cuentas.

48. DICTÁMENES (continuación) • N° 15483/04 Consejo de Defensa del Estado. No procede juicio de cuentas contra funcionario sancionado con medida disciplinaria. • N°37.857/2000 Instituto de Normalización Previsional. Concepto de gastos de representación.