Jornadas de Contabilidad Gubernamental Experiencias con el siif Sistema Integral de Información Financiera Hermosillo,

1. Jornadas de Contabilidad Gubernamental Experiencias con el siif Sistema Integral de Información Financiera Hermosillo, Sonora marzo 2009

2. Índice • Antecedentes e historia • Objetivos • Implicaciones del proyecto • Elementos del proyecto • Filosofía del Modelo SIIF. • Módulos de Egresos. • Módulos de Ingresos. • De frente a la LGCG. • Navegación por el sistema.

3. 1. ANTECEDENTES E HISTORIA

4. Antecedentes Situación en el año 2000 de los sistemas de información contable en los municipios de Coahuila (38)

5. Antecedentes ORIGEN DEL PROYECTO. Modernizar los 38 municipios para establecer criterios contables y presupuestales que permitieran generar cuenta pública en tiempo y forma. • EFECTO. • Concertar con los municipios búsqueda de solución. • Buscar apoyo estatal. • Generar paquetes de soluciones administrativas. • Generar definiciones financieras. • Establecer un sistema electrónico homologado.

6. Antecedentes Acuerdos políticos entre los diferentes niveles de gobierno Gobierno Estatal Gobierno Municipal Formación del equipo de trabajo

7. Historia del proyecto “La primera tarea consistió en localizar una empresa que pudiera apoyar los planes de modernización de la ASE en Coahuila”. Advanced Business Systems, S.A. de C.V. Sede en Monterrey. Consultores en sitio. Vocación al sector público. Asociados de negocios con experiencia de gobierno.

8. Selección de la empresa Llamó poderosamente nuestra atención el concepto de no empeñarse en implementar un sistema informático, sino un modelo administrativo. Estructuras financieras Normas y Políticas Procesos Administrativos El Sistema Electrónico SIIF* Modelo SIIF *SIIF: Sistema Integral de Información Financiera

9. Búsqueda de filosofía moderna • Apego al Plan Municipal de Desarrollo. • Operación 100% en línea. • Desconcentrar el trabajo de Tesorería • Capturar información donde se origina. • Contabilidad acumulativa automática. • Evitar a los usuarios operar conceptos contables. • Saldos al instante paracontabilidad y presupuesto. • Presupuesto y contabilidad conciliados. • Formatos de propósito múltiple. • CUENTA PÚBLICA A PARTIR DE LA CONTABILIDAD

10. 2. IMPLICACIONES DEL PROYECTO SIIF

11. Participación de ASEC Análisis de procesos operativos y contables Definición, emisión e implementación Normas Políticas Catálogos Técnica Pptal

12. Participación de Municipios Actualización tecnológica SIIF Asignación del personal a las funciones requeridas por el Modelo SIIF ASEC Municipios Colaboración de los municipios para la aceptación del modelo

13. Participación de municipios Compromiso al 100% de los titulares de las áreas normativas: Tesorero, Egresos, Ingresos, Contabilidad, Informática, Compras, Caja de Pagos (depende del tamaño del municipio) • Integrar responsables por áreas. • Asimilar los procesos administrativos. • Asimilar la normatividad de los procesos. • Coordinar la compra e instalación de equipos. • Capacitar y orientar a los usuarios en la implementación. • Integrar la información de los módulos. • Conciliar y revisar saldos iniciales de contabilidad. • Formular presupuestos calendarizados en meses. • Capacitar a los ejecutores del presupuesto.

14. Alcance del proyecto

15. Metodología Equipos multidisciplinarios de soporte estratégico Implementación ASEC

16. Las tareas de la ASE en el proyecto • ASE dará el apoyo financiero e informático a los municipios a través del tiempo. • Recluta contadores públicos e informáticos que asimilen los procesos y técnicas de la administración municipal. • El Grupo establece las definiciones y vigila la buena marcha del proyecto en todos los municipios del estado. • Los asesores financieros e informáticos llenan el espacio que los municipios pequeños y medianos no pueden contratar: cultura, nivel profesional, conocimiento de la administración pública. • El Grupo Coordinador capacita y orienta en la problemática de registro contable y presupuestal. INTEGRAR AL GRUPO COORDINADOR DEL PROYECTO

17. Las tareas de la ASE en el proyecto Profesionistas con experiencia en las áreas de contabilidad e informática para convertirlos en asesores informáticos y financieros. Ejemplo para 20 municipios (1) Coordinador General. (1) Coordinador Informático. (1) Coordinador Financiero. (3) Asesores Financieros. (3) Asesores Informáticos. (1) Administrador de base de datos. Un total de 10 elementos dedicados al proyecto, para apoyar a los 20 municipios del estado. TAMAÑO DEL GRUPO COORDINADOR DEL PROYECTO

18. Las tareas de la ASE en el proyecto A. Oficinas de apoyo. • Se crearon oficinas regionales de apoyo a los municipios con el objeto de realizar más ágilmente la prestación de los servicios. (en su caso) • La oficina regional debe contar cuando menos con un asesor financiero y otro informático. • La oficina debe contar con vehículo, teléfono, equipo de cómputo e Internet y mobiliario de trabajo para el personal asignado. FACILIDADES PARA EL GRUPO COORDINADOR

19. Las tareas de la ASE en el proyecto B. Equipamiento y capacitación. • Vehículos. • Teléfono celular o equivalente. • Computadoras portátiles. • Red de cómputo en las oficinas de la ASE. • Internet en las oficinas de la ASE. • Comunicación expedita de los municipios con la ASE. • Capacitación a informáticos en plataformas a utilizar. • Capacitación en presupuestos, parametrización contable, procesos, normas y políticas, conceptos de cobro y la operación del SIIF por parte del proveedor. FACILIDADES PARA EL GRUPO COORDINADOR

20. Las tareas de la ASE en el proyecto • Tipo de conexión y software de red. • Versiones de software de computadoras. • Tipo de computadoras PC. • Tipo de impresoras. • Protección con antivirus. • Comunicación informática hacia la ASE. • Formato de datos para carga de archivos. • Formatos básicos de operación. DEFINICIÓN DE ESTÁNDARES PARA EL PROYECTO

21. Las tareas de la ASE en el proyecto El Grupo Coordinador asimiló los talleres y operación del SIIF para ofrecer a los municipios la correcta orientación y capacitación a través del tiempo. • Procesos administrativos. • Presupuestación. • Normas y políticas. • Parametrización contable. • Parametrización de conceptos de cobro. • Uso y operación del SIIF. CAPACITACIÓN A LOS MUNICIPIOS

22. Facilidades para otras plataformas de TI Interacción del SIIF con otros sistemas

23. 3. OBJETIVOS DEL PROYECTO

24. Objetivos • Operación contable y presupuestal en línea. • Contabilidad con base acumulativa. • Homologar catálogos y criterios contables. • Técnica presupuestal homologada en todo el estado. • Definir procesos y normatividad • Operar en municipios pequeños o grandes. • Definir plataformas informáticas homologadas. • Configurar sistema por las áreas normativas y no por los informáticos. • Planeación como base de presupuestación. • Generar cuenta pública en forma directa. Requisitos señalados en el año 2000 para el modelo SIIF

25. Homologación contable Apego a las tendencias contables concretadas en la recién aprobada Ley General de Contabilidad Gubernamental LGCG Ley General de Contabilidad Gubernamental 2008 Modelo – SIIF 2000 - 2001

26. Homologación presupuestal Proyecciones presupuestales más certeras (Estadísticas de egresos) Conciliación presupuestal y contable Definición presupuestal apegada al Plan Municipal de Desarrollo

27. Definición de procesos Disminución de vicios y malas costumbres Procesos formales de operación Actividades Descentralización

28. Normatividad a procesos Metodología con soporte legal SIIF Estructura municipal basada en modelo SIIF Estandarización conceptual

29. Cuenta pública automática Homologación de reportes de Cuenta Pública Confiabilidad de la Información a partir de la contabilidad

30. Beneficios del proyecto Modelo SIIF • Estados Financieros • Cuenta Pública • Presupuesto por resultados • Avances de programas • Medidas de desempeño • Evaluación administrativa • Homologación estatal ENTRADA DE DATOS NORMADA TRANSPARENCIA EN MANEJO DE RECURSOS POSICIÓN FINANCIERA CONFIABLE

31. Beneficios al Órgano de Fiscalización ESTADOS FINANCIEROS AUDITORIA ELECTRONICA • RAZONES FINANCIERAS • EJERCICIO PRESUPUESTAL • MEDIDAS DEL DESEMPEÑO • POSICION FINANCIERA • ENDEUDAMIENTO • EFICIENCIA DEL GASTO • EFICIENCIA DEL COBRO CUENTA PUBLICA CONTABILIDAD CON BASE ACUMULATIVA RAZONES E INDICADORES DE DESEMPEÑO COMPARACIÓN ENTRE MUNICIPIOS DEL EDO

32. Beneficios a los municipios • Acceso a tecnologías de punta mundial compartiendo los costos entre todos. • Los municipios pequeños aprenden de los grandes. • Intercambiar opiniones y formas de trabajo entre municipios del mismo nivel. • Implementar modelos basados en procesos que no cambian al sustituir funcionarios y personal. • Apoyar decisiones administrativas en la normatividad para operar los procesos. • Evitar discrecionalidad en los cambios de administración. • Mantener el nivel administrativo a través del tiempo. • Contar con asesoría permanente de procesos, sistemas y finanzas en el Órgano de Fiscalización

33. 4. FILOSOFÍA DEL MODELO SIIF

34. Filosofía del modelo Capacidad del sistema SIIF para Integrar todas las operaciones “Contabilidad, elemento integrador de la información financiera”

35. Filosofía del modelo Cumplir con los requisitos de la ASEC Aplicar principios administrativos Eliminar programación por municipios HERRAMIENTA DE TRABAJO “El SIIF debe ser útil para la administración municipal”

36. PLANEACIÓN REQUISITO PRESUPUESTO EJERCICIO PAGO CONTABILIDAD / CUENTA PÚBLICA GASTO REGISTRO Filosofía del modelo El control en manos de los funcionarios municipales

37. Módulos de Egresos • Planeación, Programación y Presupuesto • Ejercicio del presupuesto • Adquisiciones • Caja General • Contabilidad • Nómina burocrática • Patrimonio

38. RESPONSABLE PMD 2006 2009 PRESUPUESTO PROYECTOS Dependencia El concepto de la planeación PROGRAMAS PLANES • Referencia: PMD • Estructura programática • Acciones antes que recursos Techos p/dependencia • Captura proyectos • Asigna presupuesto a partidas • Calendariza mensualmente SIN PROYECTOS NO SE PUEDE PRESUPUESTAR

39. 4 3 2 1 CONTRARECIBO No. No. xxxxx xxxxx RECIBIMOS DE: RECIBIMOS DE: No. Beneficiario, Nombre No. Beneficiario, Nombre No. N°.Documento No. N°.Documento Importe Importe Suma: $ Suma: $ Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx , Coah. a , Coah. a RECIBI RECIBI ORIGINAL ORIGINAL Ejercicio del presupuesto • Verifica Disponibilidad • Compromete • Emite Solicitud de Pago • Genera póliza Trámite de pago Contabilidad • Devenga o ejerce presupuesto • Afecta póliza contable • Produce contrarecibo Movimientos del día EMISIÓN DE SP CON CLAVE PPTAL Y DISPONIBILIDAD

40. Formato de propósito múltiple • Identifica al emisor • Compromete presupuesto • Genera póliza contable • Ejerce o devenga presupuesto • Afecta contabilidad • Programa el pago • Genera póliza de egresos • Consigna firmas

41. Control de las compras con el presupuesto REQUISICIÓN Verifica Disponibilidad Compromete presupuesto Emite Requisición 2 USUARIO 1 ORDEN DE COMPRA Respaldo presupuestal Libera excedentes Rechaza por faltantes 3 Trámite de compra • Selecciona eventos • Artículos ligados al gasto • No usa cuentas SOLICITUD DE PAGO SOLICITUD PAGO Presupuesto Comprom. Genera pago automático Camino único para pago 4 SIN REQUISICIÓN NO SE HACE TRÁMITE DE COMPRA

42. CAJERO Trámite de pago Simplificación de la caja de pagos CHEQUES 1 PAGOS ELECT. • Valida saldos chequeras • Emite cheques • Genera dispersión • Contabilidad automática 2 3 Control ventanilla Saldos flotantes Habilitados SALDOS DE BANCOS PRODUCIDOS POR CONTABILIDAD

43. Contabilidad por eventos “Evento contable, es todo aquel evento administrativo o financiero que origine un registro contable” Ejemplos: Compra de material de oficina. Gasto a comprobar. Comprobación de gastos . Préstamo a empleados. Pago de sueldo base. Cobro de impuesto predial. Todas las actividades financieras que lleva a cabo una entidad, se pueden predefinir como eventos, indicando una sola vez la aplicación contable de cada uno de ellos.

44. Contabilidad por eventos Contabilidad USUARIOS • El Contador configura eventos • Parametriza asientos contables. • Liga eventos y asientos contables • Usuarios escogen eventos • Las operaciones generan pólizas. • Los usuarios generan contabilidad. Edos financieros Solicitan pagos Compras Pagos Cajas de cobro Pólizas diario CUENTA PUBLICA Contabilidad en línea, cuenta pública automática

45. Contabilidad por eventos Estructura con base en eventos Cuentas contables Cuentas colectivas. Cuentas contables: solo de mayor, no incluyen las cuentas de trabajo de detalle (donde se hacen cargos y abonos). Cuentas Colectivas: registrar cargos y abonos. Hasta el 87% de los movimientos son de pago, los cuales en su mayoría pasaron por el control presupuestal. Localiza movimientos por el nombre de la subcuenta de trabajo (colectiva), ya sea en el activo o en el pasivo (saldos deudores o acreedores).

46. Contabilidad por eventos ¿COMO GENERA UN USUARIO LA CONTABILIDAD? Ejemplo COMPRAS GRUPO ESPECÍFICO EVENTO GENÉRICO EVENTO ESPECÍFICO Materiales de Administración Ordenes de Compra Refacciones y Herramientas Materiales de Construcción Combustibles y lubricantes COMPRAS Vestuario Mantenimiento de edificios Ordenes de Servicio Mantenimiento de vehículos Mantenimiento de equipo de oficina Los usuarios no ven cuentas ni números, solo texto

47. PLANEACIÓN Enlaza nómina al presupuesto y contabilidad Establece control de plazas Asigna presupuesto a plazas Establece techo anual TABULADORES PLAZAS PRESUPUESTO CHEQUES RECURSOS HUMANOS TARJ DEBITO Configura Percepciones y deducciones Calcula nóminas regulares y extraordinarias Afecta directamente al presupuesto y contabilidad Control integral del presupuesto a través de plazas

48. Control del patrimonio Contabilidad coloca atributos al gasto SIIF detecta operaciones de patrimonio Solicita inventariar INVENTARIO USUARIOS RESGUARDO Solicitan pagos Adquisiciones Trámites de pago Se integran al acta de entrega-recepción Clasificación por grupos y familias Atributos especiales en algunos grupos Patrimonio como producto de las operaciones diarias

49. Entrega-Recepción Amarra reportes y saldos Genera acta de entrega - recepción Registra asuntos en trámite ACTA USUARIO ANEXOS Asuntos pendientes Saldos contables Saldos presupuestales El SIIF toma el control de saldos y fechas de cierre

50. Módulos de Ingresos • Información al público • Administración de obligaciones • Caja de Cobro • Pago en bancos • Ejecución fiscal • Convenios en parcialidades • Inventarios de formas valoradas