EVALUAREA PERFORMANŢELOR PROFESIONALE ALE FUNCŢIONARILOR PUBLICI

1. EVALUAREA PERFORMANŢELOR PROFESIONALE ALE FUNCŢIONARILOR PUBLICI Seminar de informare a conducătorilor de subdiviziuni din cadrul autorităţilor publice centrale

2. Evaluarea performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici 2 Scop: Explorarea viziunii şi a principiilor de bază în domeniul managementului şi evaluării performanţei profesionale a funcţionarilor publici Obiective: - familiarizarea cu procesul de evaluare a performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici; - conştientizarea rolului, necesităţii şi beneficiilor oferite de noul sistem de evaluare a performanţelor profesionale.

3. Cadrul legal Legea nr. 158-XVI din 4.07.2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, secţiunea a 2-a Evaluarea performanţelor profesionale ale funcţionarului public, art.34 – 36.

4. Structura Regulamentului cu privire la evaluarea performanţei • Dispoziţii generale • Factorii implicaţi în procesul de evaluare a performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici, atribuţiile şi obligaţiile acestora • Procesul de evaluare a performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici • Stabilirea şi revizuirea obiectivelor individuale de activitate şi a indicatorilor de performanţă • Criteriile de evaluare • Procedura de evaluare a performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici de conducere de nivel superior • Procedura de evaluare a performanţelor profesionale ale funcţionarilor publici de conducere şi de execuţie • Calificativelede evaluare • Identificarea necesităţilor de dezvoltare profesională • Dispoziţii finale

5. Decizii luate în baza rezultatelor evaluării performanţelor • Avansarea, menţinerea sau retrogradarea în trepte de salarizare • Promovarea într-o funcţie superioară • Conferirea unui grad de calificare superior • Destituirea din funcţia publică • Identificarea necesităţilor de dezvoltare profesională

6. Ce este performanţa? • Performanţa reprezintă gradul de îndeplinire a sarcinilor care definesc funcţia ocupată de angajat • Performanţa se referă la contribuţia pe care o aduc angajaţii la îndeplinirea obiectivelor organizaţiei

7. Ce este evaluarea performanţelor? • Evaluarea performanţeireprezintă un proces prin care se decide cît de bine este efectuată o activitate de către angajaţii unei instituţii în raport cu obiectivele stabilite. • Evaluarea devine un instrument eficient de control şi managementprin care sunt direcţionate resursele umane în vederea îndeplinirii obiectivelor strategice organizaţionale.

8. Evaluarea performanţelor individuale şi strategia organizaţională • Performanţa organizaţională presupune realizarea obiectivelor strategice ale autorităţii publice (Plan de Dezvoltare Instituţională) • Performanţa de grup presupune realizarea obiectivelor operaţionale ale subdiviziunii (Plan de activitate) • Performanţa individuală presupune realizarea obiectivelor individuale / specifice (Fişa de post) PERFORMANŢAORGANIZAŢIONALĂ

9. De ce trebuie să evaluăm performanţa? Evaluarea este necesară pentru: • elaborarea deciziilor de promovare, transfer sau eliberare din funcţie a personalului • cunoaşterea de către angajaţi a modului în care li se percep punctele forte şi punctele slabe • stabilirea contribuţiei individuale şi a grupului la realizarea obiectivelor instituţiei • elaborarea deciziilor de recompensare a activităţii depuse • identificarea necesităţilor de instruire şi perfecţionare la nivel individual şi la nivel de grup din cadrul instituţiei • asigurarea comunicării dintre conducător şi angajat

10. Factorii implicaţi 10 Evaluatorul este persoana cu funcţie de conducere din cadrul subdiviziunii / autorităţii publice unde îşi desfăşoară activitatea funcţionarul public evaluat sau, după caz, care coordonează activitatea funcţionarului public respectiv Contrasemnatarul este funcţionarul public ierarhic superior evaluatorului sau, după caz, persoana care exercită funcţie de demnitate publică Comisia de evaluare este creată pentru a evalua performanţa funcţionarilor publici de conducere de nivel superior Funcţionarul public evaluat Serviciul resurse umane, care are rolul de a oferi suportul informaţional şi metodologic necesar tuturor factorilor implicaţi în procesul de evaluare a performanţelor profesionale

11. Cînd are loc evaluarea? • Perioada de evaluare anualăreprezintă perioada în care se implementează procedura de evaluare a funcţionarului public, cuprinsă între 15 decembrie a anului în curs şi 31 ianuarie din anul următor perioadei evaluate • Perioadă evaluatăreprezintă perioada pentru care se face evaluarea funcţionarului public, cuprinsă între 1 ianuarie şi 31 decembrie

12. Obiectul evaluării performanţelor Sistemul de evaluare măsoară performanţa individuală prin aprecierea: • nivelului de îndeplinire a obiectivelor individuale de activitate în baza indicatorilor de performanţă • nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare

13. Evaluarea performanţei pentru FPC şi FPE 13

14. Etapa 1. Stabilirea obiectivelor individuale de activitate şi a indicatorilor de performanţă 14 Se elaborează de evaluator, în comun cu funcţionarul public evaluat, sunt vizate de SRU şi se aprobă de conducătorul autorităţii publice Se stabilesc 3 – 5 obiective Se stabilesc indicatori de performanţă pentru fiecare obiectiv Se discută în timpul interviului de evaluare Se consemnează într-o fişă specială – anexa nr.1la Regulament

15. Revizuirea obiectivelor 15 Obiectivele individuale de activitate pot fi revizuite în următoarele cazuri: Funcţiile şi sarcinile subdiviziunii au fost modificate şi au influenţat funcţiile şi sarcinile funcţionarului public Acţiunile prioritare ale autorităţii/subdiviziunii s-au schimbat Structura organizatorică a fost schimbată Obiectivele nu pot fi realizate din cauze sau circumstanţe obiective, neimputabile funcţionarului public

16. Definirea criteriilor de evaluare 16 Criteriile de evaluarereprezintă abilităţile profesionale şi comportamentul/atitudinile necesare pentru a îndeplini în mod optim obiectivele, sarcinile de bază şi atribuţiile de serviciu. Criteriile de evaluare sînt diferite în funcţie de categoria funcţionarului public.

17. Criteriile de evaluare a funcţionarilor publici FP de conducere de nivel superior / de conducere FP de execuţie 17 competenţă managerială competenţă decizională competenţă profesională eficacitate şi eficienţă creativitate comunicare şi reprezentare competenţă profesională activism şi spirit de iniţiativă eficacitate şi eficienţă calitate a muncii lucru în echipă comunicare

18. Etapa 2. Monitorizarea activităţii funcţionarului public 18 Realizarea obiectivelor trebuie monitorizată pentru a reacţiona la timp, în cazul identificării unor probleme sau dificultăţi obiective/subiective în procesul de realizare În momentul evaluării (la sfîrşit de an) sunt dificil de reţinut toate activităţile desfăşurate, de aceea trebuie înregistrate Stabilirea obiectivelor şi a indicatorilor se face o dată pe an (deci, e dificil de reţinut tehnica!) Obiectivele pot fi revizuite, dacă e cazul

19. Tehnici de monitorizare 19 Şedinţe/discuţii periodice individuale şi în echipă Fişe de monitorizare la nivel de fiecare angajat sau la nivel de echipă Rapoarte lunare de activitate Rapoarte analitice trimestriale/semestriale

20. Fişă de monitorizare la nivel de fiecare angajat • Creaţi un file Excel sau tabel word pentru fiecare funcţionar public subordonat • 5 coloane – Obiectivul; Indicatorii de performanţă; Data limită; Aspecte pozitive; Aspecte de îmbunătăţit • Comunicaţi/aduceţi la cunoştinţa funcţionarului public că rezultatele, atitudinea respectivă vor influenţa în bine/în rău evaluarea performanţei

21. Etapa 3. Implementarea procedurii de evaluare anuală a funcţionarilor publici de conducere şi de execuţie 21 3.1. Completarea fişei de evaluare • Punctaje stabilite şi acordarea calificativului de evaluare • Oferirea de comentarii • Identificarea necesitaţilor de dezvoltare profesională 3.2. Interviul de evaluare, discuţii privind: • Calificativul de evaluare • Obiectivele propuse pentru anul următor • Necesităţile de dezvoltare profesională 3.3. Contrasemnarea fişei de evaluare

22. 3.1. Completarea fişei de evaluare • Se face de către evaluator, care apreciază nivelul de realizare a obiectivelor şi nivelul de manifestare a criteriilor de evaluare, propune calificativul de evaluare • Evaluatorul poate anexa diferite documente drept confirmare a celor menţionate în fişa de evaluare • Fişa de evaluare completată se transmite funcţionarului public spre a lua cunoştinţă, în ea se indică data interviului de evaluareşi se anexează lista cu obiective pentru anul următor • Fişa de evaluare este definitivată după interviul de evaluare, se acordă calificativul de evaluare, după care se transmite funcţionarului public evaluat pentru a scrie comentariile proprii

23. Calificativele de evaluare În urma evaluării performanţelor profesionale, funcţionarului public evaluat i se acordă unul dintre următoarele calificative de evaluare: „foarte bine”, „bine”, „satisfăcător”, „nesatisfăcător” în funcţie de punctajul primit: punctaj obţinut între 3,51 şi 4,00 – „foarte bine” punctaj obţinut între 2,51 şi 3,50 – „bine” punctaj obţinut între 1, 51 şi 2,50 – „satisfăcător” punctaj obţinut între 1,00 şi 1, 50 – „nesatisfăcător” 23

24. Stabilirea calificativului de evaluare (I) Calificativul de evaluare se stabileşte în baza punctajului final calculat din suma mediei aritmetice obţinute pentru evaluarea îndeplinirii obiectivelor stabilite şi mediei aritmetice obţinute pentru aprecierea nivelului de manifestare a criteriilor de evaluare, împărţit la doi. 24

25. Stabilirea calificativului de evaluare (II) 25

26. 3.2. Interviul de evaluare • Are loc după completarea fişei de evaluare de către evaluator şi se realizează pînă în data de 20 ianuarie • Reprezintă o discuţie, un schimb de informaţii dintre evaluator şi funcţionarul public evaluat privind rezultatele evaluării • În timpul interviului de evaluare se discută obiectivele şi indicatorii de performanţă pentru anul următor, precum şi necesităţile de dezvoltare profesională • După interviul de evaluare, evaluatorul definitivează fişa de evaluare, acordă calificativul de evaluare • Funcţionarul public consemnează comentariile sale în fişa de evaluare după derularea interviului de evaluare

27. Structura recomandată a interviului de evaluare • Prezentarea scopului discuţiei • Enunţarea calificativului de evaluare • Explicarea şi argumentarea calificativului de evaluare acordat, a punctajelor oferite pentru nivelul de realizare a obiectivelor şi nivelul de manifestare a criteriilor de evaluare • Reacţie de răspuns din partea funcţionarului public • Discutarea obiectivelor şi indicatorilor de performanţă pentru anul următor • Discutarea necesităţilor de instruire • Alte aspecte relevante

28. Recomandări pentru o bună desfăşurare a interviului de evaluare 28 Ambianţă plăcuta şi discretă Începeţi prin evidenţierea succeselor şi aspectelor pozitive ale funcţionarului public Încercaţi sa lăsaţi funcţionarul public să menţioneze aspectele slabe Ţineţi întotdeauna controlul asupra interviului Nu faceţi atac la persoană, enunţaţi argumentele Dvs. Întrebaţi funcţionarul public ce soluţii şi recomandări propune pentru a eficientiza activitatea sa Încercaţi să ajungeţi la un consens şi să nu transformaţi discuţia într-o dezbatere

29. Documente cu care se lucrează la stabilirea obiectivelor pentru anul următor • Planul de dezvoltare instituţională • Planul anual de activitate a subdiviziunii interioare şi/sau autorităţii publice • Copia fişei de stabilire a obiectivelor şi a indicatorilor de performanţă pentru anul în curs (2009) • După caz, fişa postului funcţiei publice

30. Obiective propuse Obiective de anul trecut Cum se stabilesc obiectivele individuale de activitate pentru anul următor Acord asupra obiectivelor Obiective la nivelul autorităţii publice Obiective la nivel de subdiviziune Discuţie evaluator/funcţionar public evaluat

31. Indicatorii de performanţă • Pentru a măsura nivelul de realizare a obiectivelor individuale de activitate stabilite, se formuleazăindicatori de performanţă • Indicatorii pot fi cantitativi (număr, % etc.) sau calitativi (nivelul de mulţumire / satisfacţie, nivelul de utilitate, nivelul de accesibilitate etc.)

32. Identificarea necesităţilor de dezvoltare profesională • În timpul interviului de evaluare, se discută şi necesităţile de dezvoltare profesională ale funcţionarului public evaluat, identificate de către evaluator • Necesităţile de dezvoltare profesională sunt identificate atît în baza rezultatelor evaluării, cît şi în raport cu obiectivele pentru anul următor • Necesităţile de dezvoltare profesională pot fi la nivel de cunoştinţe, abilităţi profesionale şi comportament/atitudini • Necesităţile de dezvoltare profesională pot fi realizate prin intermediul activităţilor de instruire internă şi externă, precum şi autoinstruire

33. 3.3. Contrasemnarea fişei de evaluare • Contrasemnatarul este conducătorul direct al evaluatorului • Se contrasemnează fişa de evaluare după ce a fost definitivată şi semnată de către evaluator şi funcţionarul public evaluat • Contrasemnatarul poate decide asupra repetării procedurii de evaluare, acest fapt se consemnează în fişa de evaluare • În situaţia în care persoana care a completat fişa de evaluare este persoana care exercită funcţie de demnitate publică, fişa de evaluare nu se contrasemnează

34. Procedura de contestare a rezultatelor evaluării Fiecare funcţionar public are dreptul să conteste rezultatele evaluării: • Prima etapă reprezintă solicitarea revizuirii calificativului de evaluare şi oferirea de argumente, ce se consemnează în fişa de evaluare la rubrica “Comentariile funcţionarului public” • Dacă contrasemnatarul consideră că argumentele oferite sunt relevante, poate decide asupra repetării procedurii de evaluare • Dacă şi după repetarea procedurii de evaluare, funcţionarul public nu este de acord, are dreptul să conteste la conducătorul autorităţii publice sub forma unei cereri de contestare • Dacă şi după examinarea contestaţiei de către conducătorul autorităţii publice, funcţionarul public nu este de acord cu calificativul de evaluare, se adresează în instanţa de conştiincios administrativ, în condiţiile legii

35. Contacte 35 Aurelia Ţepordei aurelia.tepordei@gov.md tel. 250-435 Elena Levinţa-Perciun elena.levinta@gov.md tel. 250-428