Septiembre 2011 DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES DE CULTURA, DEPORTE Y SEGURIDAD

1. CHARLA INFORMATIVARENDICIONES 2% FNDR PARA CULTURA, DEPORTE Y SEGURIDAD Septiembre 2011 DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES DE CULTURA, DEPORTE Y SEGURIDAD

2. MARCO NORMATIVO MARCO NORMATIVO • BASES DEL CONCURSO • ACUERDO(S) CONSEJO REGIONAL • CONVENIO DE TRANSFERENCIA • NORMATIVA VIGENTE (LEY DE COMPRAS N° 19.886, INSTRUCCIONES Y NORMAS DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, NORMAS TRIBUTARIAS, LABORALES, ETC.)

3. GLOSARIO • GOBIERNO REGIONAL: COMPRENDE AL GOBIERNO REGIONAL DE LA REGIÓN METROPOLITANA • INSTITUCIONES, ENTIDADES RECEPTORAS: COMPRENDE A LOS ORGANISMOS PÚBLICOS Y/O PRIVADOS QUE SE ADJUDICARON PROYECTOS FINANCIADOS CON EL 2% DEL FNDR PARA CULTURA, DEPORTE Y SEGURIDAD (AÑO 2011) • CONSEJO REGIONAL: CORRESPONDE AL CONSEJO REGIONAL DE LA REGIÓN METROPOLITANA • CGR: CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA • FNDR: FONDO NACIONAL DE DESARROLLO REGIONAL • DIVAC: DIVISIÓN DE ANÁLISIS Y CONTROL DE GESTIÓN • DAF: DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

4. ANTECEDENTES GENERALES • CUANDO SE HAGA REFERENCIA AL ENVÍO DE SOLICITUDES, INFORMACIÓN, RENDICIONES, ÉSTAS DEBEN CUMPLIR LA SIGUIENTE FORMALIDAD: • EL ESCRITO DEBE DIRIGIRSE AL (A LA) INTENDENTE(A) O AL (LA) JEFE(A) DE DIVISIÓN DE ANÁLISIS Y CONTROL DE GESTIÓN. EL EMISOR DEBE SER EL REPRESENTANTE LEGAL. • EL DOCUMENTO DEBE CONTENER LA FIRMA DEL EMISOR Y TIMBRE INSTITUCIONAL • LA SOLICITUD DEBE INGRESAR A LA OFICINA DE PARTES DEL GOBIERNO REGIONAL. • LAS AUTORIZACIONES DEL GOBIERNO REGIONAL SIEMPRE DEBEN OBRAR POR ESCRITO POR LA AUTORIDAD QUE CORRESPONDA (NO SIRVEN LAS REUNIONES, LLAMADOS TELEFÓNICOS Y CORREOS).

5. ¿CUÁNDO COMENZAR? • La ejecución de los proyectos puede iniciarse una vez que ha recibido los recursos comprometidos en el Acuerdo del Consejo Regional y el Convenio (junto a la Resolución que lo aprueba) que suscribe su Institución con el Gobierno Regional. • Por ejecución se entiende la generación de compromisos (Ej.: contratos) y gastos asociados al contrato. • No se aceptarán gastos que tengan una data anterior al traspaso de los recursos por parte de este Organismo. IMPORTANTE: CUANDO LA INSTITUCIÓN PERCIBA LOS RECURSOS, TENDRÁ UN PLAZO DE CINCO (5) DÍAS HÁBILES PARA ENVIAR EL COMPROBANTE DE INGRESO (INSTITUCIONES PÚBLICAS) O COMPROBANTE DE DEPÓSITO (INSTITUCIONES PRIVADAS). EL COMPROBANTE DEBE SER FIRMADO POR EL REPRESENTANTE LEGAL O PERSONA HABILITADA PARA ELLO (CLÁUSULAS TRES Y SEXTA DEL CONVENIO). LOS RECURSOS OTORGADOS DEBEN DEPOSITARSE Y ADMINISTRARSE EN LA CUENTA COMPLEMENTARIA DEL PROYECTO (CUENTA CORRIENTE, VISTA O DE AHORRO, SEGÚN LAS BASES).

6. ¿CONTRATO DIRECTAMENTE O A TRAVÉS DE INTERMEDIARIOS? Si el proyecto aprobado menciona que la contratación de uno o más servicios se realizará a través de intermediarios (Ej.: productoras de eventos), puede ejecutarse de ese modo. Si el proyecto no señala de manera explícita tal forma de trabajo, una vez que el proyecto cuente con la Resolución que aprueba el convenio, deberá realizarse una solicitud para que este Servicio autorice tal modalidad indicando las razones que fundamentan la solicitud (ventajas, beneficios, etc. que implican) y cuáles son los servicios que se contratarán a través de intermediarios.

7. ¿QUÉ OCURRE SI SURGEN IMPREVISTOS QUE ALTERAN EL PROYECTO? Los proyectos con financiamiento del 2% del FNDR para Cultura, Deporte y Seguridad pasan por un sistema de carácter concursal, es decir, se evalúan diferentes caraterísticas del proyecto tales como: tipo de beneficiarios, cobertura, etc., a partir de las cuales se genera un listado de proyectos admisibles para que el Consejo Regional apruebe. Por tanto, cualquier imprevisto que implique una alteración de las actividades, sus beneficiarios o en general cualquier modificación al proyecto aprobado, debe ser informada al Gobierno Regional y requerida la solicitud de autorización, cada vez que proceda (Ej.: alterar número de sesiones de un taller, localización de alguna actividad, etc.).

8. ¿POR CUÁNTO TIEMPO DEBO EJECUTAR EL PROYECTO? Los proyectos deben ejecutarse de acuerdo al cronograma aprobado, el que fue solicitado en términos genéricos (mes 1, mes 2, etc.), aún cuando ello implique una fracción del año 2012. Los convenios establecen una cláusula sobre el término del proyecto, por tanto, todos los proyectos que de acuerdo a su cronograma excedan esa fecha, suscribirán una modificación de convenio, extendiendo la fecha de término según el plazo del proyecto aprobado. La Institución deberá enviar una carta (con las mismas características formales de las solicitudes mencionadas anteriormente), señalando el día de inicio del proyecto y la fecha hasta la que se extiende, según el cronograma de su proyecto, para que se genere la modificación de convenio antes indicada.

9. ¿CÓMO Y CUÁNTO PUEDO REPORTAR COMO GASTO? • Sólo pueden rendirse gastos por los conceptos y cantidades que están expresamente señalados en el presupuesto (apertura por ítem) del proyecto aprobado • Se debe rendir el monto total aprobado para cada ítem. Por tanto, los saldos que existan al finalizar el proyecto (donde el monto aprobado para el ítem sea mayor que el gasto reportado), deberán ser reintegrados. • Cuándo la Institución reporte un gasto en uno o varios ítems, mayores a los valores aprobados, estas diferencias no pueden ser imputadas a saldos que se registren en uno o más ítems. Ejemplo • Las modificaciones al presupuesto, aún cuando no alteren el valor total de cada ítem, deben ser autorizadas por el Gobierno Regional, de manera oportuna, es decir, antes de ejecutar la modificación.

10. ¿CÓMO RINDO? • Las rendiciones deben ingresarse los primeros cinco días hábiles de cada mes, aún cuando no reporten gastos (se deben informar, igualmente, las actividades realizadas). • Las rendiciones mensuales se conforma del Informe mensual de gasto y actividades y los antecedentes que en dicho documento son solicitados, mencionados también en la clásula séptima del convenio.

11. ¿CÓMO RINDO? GASTOS EN HONORARIOS Los contratos deben enviarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a su suscripción.

12. ¿CÓMO RINDO? GASTOS OPERACIONALES

13. ¿CÓMO RINDO? GASTOS DE INVERSIÓN

14. ¿CÓMO RINDO? GASTOS DE DIFUSIÓN • DEBEN REMITIRSE LAS FOTOGRAFÍAS, MUESTRAS, ETC. DE LOS MEDIOS DE DIFUSIÓN, AÚN CUANDO NO HAYAN SIDO FINANCIADOS POR EL FNDR • LA PROPUESTA DE IMAGEN GRÁFICA DEBE CONTAR CON LA AUTORIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIONES (CANALIZADA A TRAVÉS DEL ANALISTA). LOS GASTOS EN DIFUSIÓN SIN LA DEBIDA AUTORIZACIÓN, SERÁN RECHAZADOS.

15. ¿CÓMO RINDO? GASTOS ADMINISTRATIVOS

16. ¿CÓMO RINDO? ALGUNAS CONSIDERACIONES • Los aportes propios o de terceros que figuren en el proyecto, también deben rendirse. Ello en consideración a que es función de este Servicio, la fiscalización del proyecto integral. • Las boletas y facturas que se rinden deben cumplir con las normas tributarias vigentes. • Las boletas a honorarios y facturas deben indicar a lo menos la siguiente información: Servicios que se cobran (de acuerdo a la descripción del presupuesto detallado), fecha de las prestaciones y el nombre del proyecto. • En el caso de monitores, profesores, instructores, etc., deben contar con una expertis demostrable en el área a desarrollar (Ej.: título profesional). • Si el presupuesto del proyecto contempla en el ítem honorarios $400.000-. Para 4 monitores, se subentiende que cada monitor recibe $100.000-. (salvo, que la Institución solicite con la debida antelación realizar alguna modificación al respecto, de manera justificada).

17. ¿CÓMO RINDO? ALGUNAS CONSIDERACIONES • Ningún miembro de la Institución puede percibir honorarios del proyecto (se afecta el principio de control interno / Informe N° 241/2010 de la CGR) • Los documentos deben estar perfectamente legibles. • Las adquisiciones y contrataciones deben ser para la ejecución del proyecto • De acuerdo a Dictámenes de la CGR, con los recursos del proyecto no debieran generarse y utilizarse beneficios de carácter personal (ej: acumulación de puntos en Supermercados) • Los gastos que se reporten en transporte deben realizarse de acuerdo al proyecto, si sólo se estipuló de manera genérica se interpretará que se arriendan servicios de transporte de pasajeros o se utiliza el sistema de transporte público. Las cargas de bencina por uso de vehículos particulares, deberá informarse previamente, señalando n° de vehículos particulares, montos de cargas que se efectuarán y periodicidad. No incluirá el gasto de estacionamiento. • Deben enviarse las invitaciones a los eventos que considere el proyecto.

18. ¿CÓMO RINDO? El INFORME FINAL Al terminar el proyecto se deberá emitir un informe final que contenga al menos la siguiente información: • Descripción de las actividades realizadas (en qué consisten) • Localización de las actividades (lugar) • Fecha(s) en que se realizaron las actividades • Personas beneficiarias (público asistentes a espectáculo, asistentes de un taller, etc.), señalando el número de personas (en los casos donde los beneficiarios sean identificables) y otras características de género*. • Objetivos logrados y aquellos inconclusos o no logrados, según las metas establecidas en el proyecto. • Fotografías y/o video grabación de los antecedentes expuestos • Otros antecedentes relevantes de mencionar * Hombre, mujer, niños, adultos mayores, jóvenes, pueblos originarios, etc.

19. GASTOS RECHAZADOS “Algunas Situaciones Cotidianas” Además, de las situaciones antes expuestas, es importante tener en consideración los siguientes escenarios cotidianos que derivan en gastos rechazados: • Las datas de las boletas, facturas, etc., no tienen correlación con el calendario de actividades (Ej: Las Instituciones utilizan recursos propios y después “reponen” con los recursos del proyecto). • La persona/empresa a quien contrato o compro bienes, no tiene el giro comercial (inicio de actividades en el SII) que corresponde. • Emisión de boletas de honorarios para grupos artísticos u otras agrupaciones (dos o más personas). Las boletas de honorarios sólo pueden emitirse por los servicios que presta el contribuyente. • Emisión de boletas de honorarios para actividades contenidas en el impuesto de primera categoría (arriendo de amplificación, luces, escenarios, etc.). En el caso de las fotografías y video grabaciones, esta boleta aplica al servicio, pero no a la edición del video o revelado de las fotografías.

20. GASTOS RECHAZADOS “Algunas Situaciones Cotidianas” • Compras de bebidas con alcohol (vinos, cervezas, ron, etc.) en cóctel u otras actividades. La CGR ha señalado que estos gastos no pueden ser comprados con fondos públicos. • Las boletas de prestación de servicios de terceros (símil de la boleta de honorarios que emite la Institución que contrata). Sólo pueden emitirse cuando se trata de prestadores calificados como contribuyentes de difícil fiscalización, entendiendo como tales a personas que tengan escasa preparación para mantener su propia documentación (Resolución Exenta Nº 551 de 1975 de la CGR). Es decir, no puede emitirse simplemente porque el prestador del servicio no tiene boletas de honorarios.

21. HERRAMIENTAS ÚTILES ¿Cómo consulto qué documentos y actividades tiene autorizados un contribuyente en el SII?

22. HERRAMIENTAS ÚTILES ¿Cómo consulto qué documentos y actividades tiene autorizados un contribuyente en el SII?

23. HERRAMIENTAS ÚTILES ¿Cómo consulto qué documentos y actividades tiene autorizados un contribuyente en el SII?

24. HERRAMIENTAS ÚTILES ¿Cómo consulto qué documentos y actividades tiene autorizados un contribuyente en el SII?

25. HERRAMIENTAS ÚTILES ¿Cómo consulto qué documentos y actividades tiene autorizados un contribuyente en el SII?

26. CONTACTOS DEPTO. DE ACTIVIDADES DE CULTURA, DEPORTE Y SEGURIDAD

27. GRACIAS! SEPTIEMBRE DE 2011 DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES DE CULTURA, DEPORTE Y SEGURIDAD