Innkjøp ved Universitetet i Agder

1. Innkjøp ved Universitetet i Agder

2. Rammebetingelser for universitetet • Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 med endring ved lov 30. juni 2006 nr. 41. (LOA) • Forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. Res. 7. april 2006 nr. 402. (FOA) • I tillegg følger lover, regler, forskrifter mv. som gjelder økonomiforvaltning i staten. UIA - økonomiavdelingen

3. Rammebetingelser for universitetet forts. • Lovens formål er å bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Anskaffelsen skal være basert på konkurranse, forutberegnelighet og etterprøvbarhet. Valg av tilbyder og tildeling av kontrakt skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. • Forskriften regulerer gjennomføringen av anskaffelsen, dvs hvilke prosedyrer som skal gjennomføres og på hvilken måte. • Det er Forskriften som er ”Mao`s lille røde”. UIA - økonomiavdelingen

4. Hvilke anskaffelser omfattes av loven • Alle kjøp av både varer og tjenester. • Med varer menes vitenskapelig utstyr, inventar, datamaskiner, mobiltelefoner, kopipapir osv. • Tjenester kan være rådgivning, konsulentarbeid, IKT-utviklingsarbeid, tjenesteformidling osv. UIA - økonomiavdelingen

5. Innkjøpsprosedyrer • Det er forskjellige kjøpsmetoder/rutiner som kan benyttes (hovedmetoder): • 1. Direkte kjøp: Henvendelse direkte til en eller flere leverandører • 2. Konkurranse med forhandling: Man kan forhandle om innhold i endelig leveranse. • 3. Anbud: Tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men man kan ikke forhandle. Hvilken prosedyre som skal benyttes avhenger av type produkt/tjeneste man skal kjøpe og hvilken verdi anskaffelsen estimeres til. UIA - økonomiavdelingen

6. Beløpsgrenser, kunngjøring og tidsfrister • Verdien på anskaffelser avgjør i stor grad hvilken innkjøpsprosedyre som skal benyttes. Det er flere måter å beregne denne på, f.eks; • Se på tildelt sum for å kjøpe en vare/tjeneste (fra universitetstyret, fakultetsstyret, forskningsrådet), • Historiske regnskapstall for ønsket type produkt/tjeneste • Sjekke markedspriser • Eksempel: Man skal kjøpe kjemikalier til laboratoriene ved universitetet. Årlig utgift iflg regnskapstall er kr. 100 000,-. Det er ønskelig at avtalen varer i 2 år og at man har mulighet til å forlenge den i ytterligere 1+1 år. Verdi på anskaffelsen blir kr. 100 000,- x 4 år = kr. 400 000,-. UIA - økonomiavdelingen

7. Beløpsgrenser, kunngjøring og tidsfristerforts. • Beløpsgrensene er som følger (eks.mva): • 0,- til 100 000,- Direkte kjøp (bør være konkurranse ved beløp over kr. 30 000,-) • 100 000,- til 500 000,- Direkte kjøp – det skal være konkurranse om avtalen • 500 000,- til 1,65 mill Anbud eller Konkurranse med forhandling • over 1.65 mill Anbudskonkurranse • Det er viktig å merke seg at beløpene gjelder for universitetets samlede kjøp innenfor en vare/tjenestegruppe. Det er ikke tillatt å dele opp en anskaffelse med formål å unngå terskelverdiene. UIA - økonomiavdelingen

8. Beløpsgrenser, kunngjøring og tidsfristerforts • Kunngjøring • Alle kjøp over kr. 500 000,- skal kunngjøres nasjonalt i Doffin. (www.doffin.no) • Kjøp over kr. 1.65 mill. skal i tillegg kunngjøres i EØS-området. (kunngjøringen skjer via Doffin og vises på Doffin`s lister) UIA - økonomiavdelingen

9. Faser i innkjøpsprosessen • Vare/ tjenestebehov oppstår hvordan får vi dekket dette? • Brukergruppe (opprettes ved behov) sammensetning varierer, teknisk og faglig kompetanse må dekkes. Hovedoppgave: behovsverifisering, utarbeidelse av kravspesifikasjon, evaluering • ”Anskaffelsesdesign” utarbeides tar utgangspunkt i verdi, type vare/tjeneste, avklaring i forhold til FOA UIA - økonomiavdelingen

10. Faser i innkjøpsprosessen forts. • Konkurransegrunnlag utarbeides -”spilleregler for konkurransen” – f.eks svarfrist, utforming osv. -Kvalifikasjonskriterier – på firmanivå – ”leverandørens egnethet” -Tildelingskriterier – på vare/tjenestenivå – ”tilbudets godhet” To kriterier: Pris eller mest økonomisk fordelaktig • Kravspesifikasjon utarbeides -beskrivelse av vare/tjeneste som skal kjøpes -det er svaret som gis her som avgjør hvem som vinner UIA - økonomiavdelingen

11. Faser i innkjøpsprosessen forts. • Kunngjøring på Doffin eller utsending direkte til minst 3 leverandører. • Tilbud kommer inn - sjekke kvalifikasjonskriterier, OK/ikke OK (avvisning) - evalueringsarbeidet starter • Foreta valg av leverandør - tilbudet vurderes i forhold til tildelingskriteriene • Tilbakemelding til alle som har levert tilbud - brev sendes (klagefrist 10 dager) UIA - økonomiavdelingen

12. Tips • www.doffin.no, følge med eller registrere interesse • Ha disse dokumentene klare: - Skatteattester (RF-1244) ikke eldre enn 6 mnd fra innlev.frist -fra skattefogd for mva -fra kemner/kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift - Firmaattest fra Brønnøysund - Årsregnskap med revisjonsberetning (2-3 år tilbake) • Følg instruksjonene som gis i konkurransegrunnlaget og svar på alle spørsmål. UIA - økonomiavdelingen