1 / 24

Retensi Arsip: pemindahan dan pemusnahan arsip

Retensi Arsip: pemindahan dan pemusnahan arsip. Week 7. Jenis-jenis arsip. Arsip dinamis  masih digunakan untuk mengambil keputusan dalam sebuah lembaga Arsip statis:

abena
Download Presentation

Retensi Arsip: pemindahan dan pemusnahan arsip

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Retensi Arsip: pemindahan dan pemusnahan arsip Week 7

  2. Jenis-jenis arsip • Arsip dinamis  masih digunakan untuk mengambil keputusan dalam sebuah lembaga • Arsip statis: • Dokumen yang disimpan permanen karena alasan historis, administratif, hukum dan ilmu pengetahuan namun tidak digunakan dalam kegiatan sehari-hari • Arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan, peyelenggaraan kehidupan kebangasaan pada umumnya dan untuk peyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara

  3. Siklus hidup dokumen • Penciptaan dan penerimaan (korespondensi, formulir, laporan, gambar, salinan, dll) • Penyebaran internal dan eksternal • Penggunaan (untuk pengambilan keputusan, dokumentasi, respon, rujukan, persyratan hukum) • Peyimpanan berkas, temu kembali, transfer • Penempatan, peyimpanan, pemusnahan arsip dinamis yang bisa menghasilkan informasi baru yang dituangkan dalam arsip dinamis

  4. See three ages ..\Kearsipan\three ages_pengertian.xls

  5. Jumlah arsip di unit kerja selalu berkembang semakin tinggi kegiatan suatu kantor semakin cepat pertumbuhan jumlah arsip • Solusi: perlu pemindahan danpemusnahan arsip • Pemindahan dari file aktif ke file inaktif dan dari file inaktif suatu kantor ke arsip nasional untuk disimpan abadi sebagai arsip statis

  6. Maka perlu kegiatan penyusutan arsip

  7. Keuntungan pemindahan dan pemusnahan arsip • Penghematan penggunaan ruangan kantor • Penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan kearsipan • Tempat arsip yang agak longgar akan memudahkan petugas bekerja dengan arsip

  8. Penilaian arsip • Penilaian terhadaparsipuntukmenentukanberapa lama arsipdisimpandi file aktifdan file inaktif, jenisarsip yang harusdimusnahkanataudikirimuntukmenjadiarsipstatis • Adatimpembuatjadwalretensi • Tim menentukannilaigunadariberbagaijenisarsip yang adadikantornya, misalkuitansi • Kriteria yang digunakantergantungpadakantormasing-masing • Kriteriapenilaian yang biasadigunakan: ALFRED: Administrative value legal value, financial value, research value, educational value, documentary value

  9. Empatgolonganarsip: • Arsip vital (persentase 90-100) Pentingbagikehidupankantordantidakbisadigantilagibiladimusnahkan. Arsipinitidakbisadimusnahkandandisimpanselamanya, contoh: aktapendirianperusahaan. • Arsippenting (50-89): melengkapibisnisrutindandapatdigantidenganbiayatinggidan lama. Disimpndi file aktifselama 5 tahundandi-file inaktif 25 th. Contoh: arsipbuktikeuangan • Arsipberguna (10-49): arsipjenisinibergunasementaradandapatdigantidenganbiayarendah. Disimpandi file aktifselama 2 thdi file inaktif 10 th. Misal: suratpesanan • Arsiptidakberguna (0-9): dapatdimusnahkansesudahdpakaisementara. Paling lama disimpandi file aktif 3 bulan. Contoh: undanganrapat.

  10. Jadwal retensi: • Jadwal retensi adalah jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing-masing jenis arsip disimpan pada file aktif, file inaktif dan kemudian dimusnahkan • Sebaiknya hanya mencantumkan jenis atau macam arsip, misal: kuitansi, surat pesanan, surat keputusan, dll. • Patokan: berdasarkan jenis arsip (vital, penting, berguna dan tidak berguna) • Waktu retensi: sesuai dengan kebijakan institusi (sebaiknya dalam bentuk peraturan/ sk) • Kebanyakan lembaga mempunyai tim utuk menyusun pedoman jadwal retensi

  11. Contoh Jadwal Retensi Arsip

  12. See jadwal retensi di Record Managament Archive McGill University

  13. PEMINDAHAN ARSIP Biasanya kombinasi sentralisasi-desentralisasi SO • selama masih aktif maka arsip dikelola dan disimpan pada unit kerja masing-masing • arsip inaktif dikelola dan disimpan pada unit arsip sentral • selalu ada perpindahan (transfer) dari file aktif ke file inaktif yang dilakukan berdasarkan jadwal retensi

  14. Proses Transfer • seleksi arsip-arsip yang akan dikeluarkan: • Jika ada jadwal retensi: petugas memilih berdasarkan umur-umur sesuai yang ditentukan: umur arsip berdasarkan nilai guna • Jika tidak punya jadwal arsip: perkirakan arsip yang sudah tidak aktif digunakan • Arsip yang disusun secara kronologis: mudah dalam mengeluarkan arsip, tentukan sampai tahun berapa yg akan ditransfer

  15. Proses… • Arsip di file campuran: harus dipilih lebih teliti (biasanya sedikit) • Jika kantor tidak punya unit sentral arsip: arsip inaktif dipisahkan letaknya dari arsip aktif • Untuk kantor yang memiliki unit sentral arsip: arsip inaktif dipindah ke unit sentral arsip dengan membuat berita acara dan daftar jenis arsip yang diserahkan • Arsip inaktif: masih merupakan arsip dinamis yagn sewaktu-waktu bisa digunakan SO harus disimpan dengan system yang benar

  16. Teknik pemindahan arsip inaktif Jadwal Retensi Arsip Lihat kolom aktif UNIT PENGOLAH melakukan PEMERIKSAAN PENDAFTARAN PENATAAN FISIK UNIT KEARSIPAN PEMINDAHAN melakukan BA dan Daftar PEMERIKSAAN PENERIMAAN PENYIMPANAN

  17. See prosedur transfer dokumen; ..\Kearsipan\records_transfer_mcgill.PDF

  18. Pemusnahan dokumen • Pada masanya arsip inaktif akan dimusnahkan • Arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidak dimusnahkan • Arsip inaktif yang akan dimusnahkan bisa dibuatkan bentuk mikronya dulu terutama untuk arsip-arsip penting (jika punya biaya) • Penyimpanan arsip inaktif sebaiknya dengan arsip aktif

  19. Prosedur pemusnahan • Seleksi • Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkanberisi jenis arsip yang dimusnahkan, jumlah lembarnya dan periode tahun dari arsip yang dimusnahkan • Pembuatan berita acara pemusnahan • Pelaksanaaan pemusnahan oleh penanggung jawab dengan saksi-saksi (2 orang) • Pemusnahan dilakukan dengan cara, : pembakaran penghancurn dengan mesin penghancur kertas atu proses kimiawi

  20. Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan Pemeriksaan Pendaftaran Pengaturan fisik 1. Dilaksanakan secara total 2. Disaksikan pejabat dr: a. unit pencipta arsip b. bidang hukum c. Pengawasan d. Unit Kearsipan 3. Berita acara 4. Daftar arsip Persetujuan Kepala Unit Kearsipan Pengesahan Pelaksanaan

  21. Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan Pemeriksaan Pendaftaran Pengaturan fisik 1. Dilaksanakan secara total 2. Disaksikan pejabat dr: a. unit pencipta arsip b. bidang hukum c. Pengawasan d. Unit Kearsipan 3. Berita acara 4. Daftar arsip Persetujuan Ka ANRI untuk arsip 10 tahun ke atas Pengesahan Pelaksanaan

  22. TeknikPenyerahanarsip Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan Pemeriksaan Pendaftaran Penataan fisik Pemberitahuan ke ANRI Penilaian ANRI Pelaksanaan Daftar arsip Berita acara

More Related