1 / 25

OTOMASI KEARSIPAN

OTOMASI KEARSIPAN. Arsip Nasional Republik Indonesia. " Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa ". BIODATA. Nama : Irwanto Eko Saputro, ST, MMSI Pendidikan : S2 Sistem Informasi, Universitas Gunadarma Jabatan : Pranata Komputer Madya Telp : 0812-9380103 Email : ekoaaq@yahoo.com

gail-bowman
Download Presentation

OTOMASI KEARSIPAN

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. OTOMASI KEARSIPAN Arsip Nasional Republik Indonesia "ArsipsebagaiSimpulPemersatuBangsa"

  2. BIODATA Nama : Irwanto Eko Saputro, ST, MMSI Pendidikan : S2 Sistem Informasi, Universitas Gunadarma Jabatan : Pranata Komputer Madya Telp : 0812-9380103 Email : ekoaaq@yahoo.com Pengalaman Kerja : • Dosen pada STMIK Bani Saleh – Bekasi (2001 – Sekarang) • Arsip Nasional RI (2006 – Sekarang)

  3. Pengaruh Perkembangan TIK terhadap Pengelolaan Arsip

  4. FAKTOR UTAMA PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK • Kebijakan dan Peraturan (komitmen pimpinan) • Kelembagaan dan Proses Kerja • Sumber Daya Manusia • Pembiayaan • Pemeliharaan • Sistem Pendukung Terkait • Manajemen Perubahan

  5. PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (TIK) Internet Client/Server ( LAN ) Personal Computer ( PC ) Mainframe

  6. Andal, terutama untuk proses yang berulang-ulang Mengapa komputer dipakai?  Kecepatan  Ketepatan • Daya tampung data yang besar

  7. BENTUK BARU ARSIP • E-mail • Website Internet • Basisdata • Dokumen Multimedia • Spread Sheet, dll.

  8. DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI ( TIK ) TERHADAP MANAJEMEN ARSIP Penciptaan Komunikasi/ Diseminasi Penilaian Preservasi Cara Penyimpanan Pemindahan/ Transfer Media Penyimpanan Akses

  9. KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP • Perpindahan dari repositori fisik ke repositori virtual • Dari gedung ke server • Perpindahan dari media penyimpanan kertas ke media penyimpanan yang tidak stabil (Disket, USB flash, hard disk, optical disc, CD, DVD, dll.)

  10. KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIP • Penemuan kembali yang efisien • Kontrol akses • Akses jarak jauh • On-line Finding Aid

  11. PENGARUH TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI TERHADAP KEARSIPAN Teknologi Informasi & Komunikasi Kearsipan Otomasi Pengelolaan Arsip Arsip Elektronik PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

  12. MODEL PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI PROSES KEGIATAN dilakukansecara MANUAL MANUAL & ELEKTRONIK ELEKTRONIK menghasilkan SISTEM PENGELOLAAN ARSIP HIBRIDA (berbasis TIK) ARSIP NON-ELEKTRONIK ARSIP ELEKTRONIK SISTEM PENGELOLAAN ARSIP MANUAL SISTEM PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

  13. SASARAN OTOMASI KEARSIPAN • Terkelolanya arsip dinamis secara efektif dan efisien; • Tersedianya akses arsip secara cepat, tepat, mudah dan murah; • Terwujudnya khasanah arsip statis penyelenggaraan negara yang lengkap, otentik dan reliabel; • Terkelolanya arsip statis secara efektif dan efisien; • Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan standar kearsipan (nasional dan internasional) serta terwujudnya pelayanan publik dan meningkatnya apresiasi masyarakat terhadap manfaat dan pentingnya arsip baik sebagai dukungan bagi manajemen, bukti akuntabilitas dan sumber informasi.

  14. TANGGUNG JAWABPENGELOLAAN ARSIP • Penciptaan dan pengelolaan arsip dinamisadalah tanggung jawab bersama dari seluruh unit pada lembaga pencipta arsip dan dilaksanakan oleh seluruh pegawai lembaga, apa pun tingkatannya. • Pengelolaan dan preservasi arsip statisadalah tanggung jawab bersama antara lembaga pencipta arsip dan lembaga kearsipan statis (Arsip Nasional RI, Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota).

  15. MANFAAT OTOMASI KEARSIPAN • Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal perencanaan/pembuatan naskah/dokumen. • Memenuhi tuntutan pimpinan akan kecepatan dan ketepatan proses kerja. • Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas. • Menuju paperless society dan menghemat ruangan/sarana prasarana (dari gedung ke server). • Meningkatkan pelayanan publik.

  16. MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK • Mendukung pembangunan information society dan dengan demikian bidang spesialis informasi (information specialist), termasuk arsiparis di dalamnya, akan berkembang. • Manajemen pengawasan akan lebih mudah, cepat dan lebih akuntabel menuju good governance.

  17. PROSES MANAJEMEN ARSIP DINAMIS • Penentuan dokumen yang akan “dimasukkan” (captured) ke dalam sistem kearsipan • Penentuan berapa lama arsip harus disimpan • “Pengambilan” (capture) arsip ke dalam sistem • Pencatatan / registrasi • Klasifikasi • Penyimpanan dan penanganan • Akses • Pelacakan (kegiatan dan lokasi arsip) • Pelaksanaan penyusutan • Dokumentasi proses manajemen arsip

  18. INSTRUMEN YANG DIGUNAKAN DALAM MANAJEMEN ARSIP DINAMIS A. INSTRUMEN PRINSIP: 1) Klasifikasi Arsip 2) Jadwal Retensi Arsip 3) Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip B. INSTRUMEN TAMBAHAN KHUSUS: 1) Thesaurus 2) Glosari Istilah atau Sarana Kontrol Kosa Kata Lainnya C. INSTRUMEN TAMBAHAN UMUM: 1) Analisis Kerangka Kerja Regulasi 2) Analisis Resiko ‘Bisnis’ 3) Aturan Pendelegasian 4) Daftar Pegawai dan Perijinan Pengguna Sistem

  19. POLA KERJA ADMINISTRASI SECARA MANUAL Pegawai/unit kerja bekerja secara manual, belum menggunakan komputer, dan menyimpan arsip bermediakan kertas secara sendiri-sendiri.

  20. Komputer sudah dipergunakan baik secara “stand-alone” ataupun dalam sebuah jaringan, namun belum sampai pada penggunaan secara sistematis sebagai sarana penciptaan dan pengelolaan arsip. Arsip bermediakan kertas ataupun dalam format elektronik masih dikelola oleh masing-masing pegawai/unit kerja. PEMANFAATAN KOMPUTER DAN LOCAL AREA NETWORK ( LAN ) UNTUK KEPERLUAN ADMINISTRASI SECARA UMUM SERVER

  21. PEMANFAATAN “LAN” UNTUK PENERAPAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI Komputer sudah digunakan sebagai sarana penciptaan dan pengelolaan arsip dalam berbagai format, termasuk arsip elektronik. Arsip dikelola secara sistematik, sebagai “aset instansi”, tidak lagi sebagai “milik” pegawai/unit kerja. SERVER

  22. MODUL PENGELOLAAN ARSIP AKTIF UNIT PENGOLAH Caraka / Pos (masuk) Penyimpanan Arsip Konvensional Penyampaian kopi digital komunikasi kedinasan elektronik Registrasi & Digitasi Penggunaan Arsip Kontrol Operasi APLIKASI KEARSIPAN PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Registrasi Registrasi & Penyimpanan Arsip Elektronik UNIT KEARSIPANSATUAN KERJA Penggunaan Arsip Pengurusan surat / dokumen non-elektronik Surat elektronik (e-mail) UNIT PENGOLAH INTERNET Caraka / Pos (keluar)

  23. APLIKASI KEARSIPAN MODUL PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF Penyimpanan Arsip Non-elektronik penggunaan manual PENGGUNA pencarian & adm. layanan PENYERAHAN ARSIP STATIS PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF PEMUSNAHANARSIP penggunaan elektronik UNIT KEARSIPAN SATUAN KERJA kontrol Digitasi untuk preservasi/ akses PENGGUNA UNIT KEARSIPAN LEMBAGA PENCIPTA ARSIP

  24. APLIKASI KEARSIPAN MODUL PENGELOLAAN ARSIP STATIS Penyimpanan Arsip Statis Non-elektronik penggunaan manual PENGGUNA pencarian & adm. layanan SISTEM J I K N PENYERAHAN ARSIP STATIS penggunaan elektronik UNIT KEARSIPAN LEMBAGA PENCIPTA ARSIP kontrol Digitasi untuk preservasi dan akses PENGGUNA UNIT KERJA LEMBAGA KEARSIPAN STATIS Pengumpulan; Penyimpanan; Perawatan; Penyelamatan; Penggunaan

  25. Terima Kasih Semoga Bermanfaat

More Related