Penilaian Arsip Makro Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

1. Penilaian Arsip MakroFakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta LOGO Oleh: Lolytasari NPM.0906587224

2. LatarBelakangMasalah • UIN Syarif Hidayatullah merupakan perguruan tinggi Islam di bawah naungan Kemenag. • Berbagai upaya untuk mewujudkan UIN Jakarta sebagai lembaga pendidikan Islam terkemuka dimulai dari perubahan dan pengembangan kurikulum, peningkatan sumberdaya manusia (dosen dan karyawan), pembenahan sistem administrasi dan pengembagan lembaga. • Pengembangan ini dapat dicapai dengan tersedianya arsip yang menunjang peningkatan UIN

3. LatarBelakangMasalah • Tersedianya arsip sebagai alat pendukung jalannya organisasi, dibutuhkan manajemen rekod, yakni suatu rancangan untuk menangkap rekod sebagai bukti bisnis organisasi, dan mudah untuk temu balik informasi. • Saat ini di UIN Jakarta belum memiliki unit yang khusus menangani daur hidup arsip, seperti yang di canangkan oleh UU No. 43 tahun 2009, dimana setiap PTN wajib memiliki Arsip Perguruan Tinggi

4. LatarBelakangMasalah • Hal ini mengakibatkan arsip statis yang dihasilkan fakultas di lingkungan UIN Jakarta masih tersimpan di masing-masing unit yang ada di fakultas. • Fakultas sebagai unsur pelaksana akademik berusaha memikirkan cara memelihara arsip yang bernilaiguna bagi lembaganya. • FITK UIN Jakarta sebagai fakultas tertua, pada tahun 2009 memulai terobosan baru dalam mengelola dokumennya dengan menggunakan Standar Mutu Manajemen (SMM) ISO 9001:2008

5. LatarBelakangMasalah • Dalam pelaksanaannya, SMM ISO 9001:2008 mengeluarkan prosedur dalam menata dokumen FITK berupa kode-kode surat dan penataan dokumen berdasarkan form-form yang disediakan. • Penerapan dari ISO 9001:2008, belum menyentuh daur hidup arsip. Daur hidup arsip, mengelola arsip dimulai dari tahap penciptaan, pemeliharaan sampai tahap penyusutan harus dikendalikan oleh organisasi baik itu berasal dari hasil bisnis organisasi maupun dari luar organisasi

6. LatarBelakangMasalah • Melihat di lapangan, FITK UIN Jakarta belum memiliki pedoman dalam mengelola arsip, sehingga terlihat penumpukan arsip di gudang arsip baik arsip aktif maupun inaktif, hal ini diasumsikan sulitnya temu balik informasi. • Petugas belum melaksanakan penilaian arsip dalam rangka penentuan lama simpan (retensi) • Mengatasi hal ini, menurut Zumer (2008:1-2) adalah mengevaluasi kriteria arsip dari berbagai periode dari arsip yang tercipta. Hasil dari evaluasi penilaian arsip dapat menentukan arsip yang bernilaiguna simpan. Metode yang digunakan untuk mengevaluasi penilaian arsip adalah dengan memakai metode penilaian makro (modern method of macro appraisal).

7. PertanyaanPenelitian Bagaimanakah penilaian arsip makro (macro-appraisal) yang dilakukan dan diterapkan Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai penentuan lama simpan arsip?

8. TujuanPenelitian Tujuannya untuk menganalisa kegiatan penilaian arsip makro FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan mengidentifikasi kriteria penilaian arsip makro berdasarkan struktur organisasi

9. ManfaatPenelitian • Manfaat Akademik : • Secara akademis, penelitian ini diharapkan dapat lebih dikembangkan dengan melakukan penelitian lebih lanjut mengenai pengelolaan arsip perguruan tinggi, khususnya penilaian arsip makro perguruan tinggi. Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi akademik dan praktis: • ManfaatPraktis : • Penelitianinidiharapkandapatmemberikanmasukanbagi FITK UIN SyarifHidayatullah Jakarta sebagaisalahsatu unit kerjadidanlingkungan UIN SyarifHidayatullah Jakarta dalammenilaiarsipmakro yang terciptadarihasilkegiatanperguruantinggi; • Hasilpenelitianinidiharapkandapatdijadikanlandasanbagisetiapfakultasdilingkungan UIN SyarifHidayatullah Jakarta dalammenilaiarsipmakrosebagaiembriopembentukanRecords CentreFakultas.

10. Literatur

11. PengertianArsip • Arsipmenurut UU No. 43 tahun 2009 • Australia Standar AS 4390–1996 sebagaimanadikutip Kennedy danSchauder (1998:5), mendefinisikanrekodsebagaiinformasiterekam, dalamberbagaibentuk, termasuk data dalamsistemkomputer, diciptakanatauditerimadandipeliharaolehorganisasiatauperorangandalamsuatutransaksibisnisataudibentukdandijagasebagaibuktidarisuatuaktivitas. Company Logo

12. PengertianArsipPerguruanTinggi • Undang-Undang No. 43 tahun 2009, arsipperguruantinggiadalahlembagakearsipanberbentuksatuanorganisasiperguruantinggi,baiknegerimaupunswasta yang melaksanakanfungsidantugaspenyelenggaraankearsipandilingkunganperguruantinggi. • PembentukanarsipuniversitasmenurutMachmoedEffendhiedalamMarlia, berfungsimengeloladanmenyelamatkanarsip yang berkaitandenganpendidikandanpengajaran, penelitiandanpengabdian. Company Logo

13. ArsipsebagaiProdukPerguruanTinggi • Produkperguruantinggimenurut Maher (1992:10) berupakontenarsip yang adadiperguruantinggi, tidakhanyaarsip yang dipublikasikanolehlembagadanarsip yang berkaitandenganoperasionallembagatetapijuganaskah personal tertentu yang mencerminkankarir, kontribusidanperspektifterhadapperguruantinggi • Samuels (1992: 31-229)mengemukakanbahwaperguruantinggi modern dalammengembangkanmisinyaakanmenyimpanarsipsebagaibahanuntukmengembangkanperguruantinggi Company Logo

14. PenilaianArsipMakro • Macro-appraisal theory (teoripenilaianmakro) adalahfungsianalisis yang terfokusdalammenganalisisrekoddariprosesproduk yang dihasilkan. Pengertianinimaksudnyaadalahbahwapenilaianmakroadalah basis untukstandarisasikriteriapenilaianrekod (Beaven, 1999:4). • Pengertianpenilainarsipmakrodiatas, simpulkanbahwapendekatanpenilaianarispmakroterfokuspadaanalisakonteksfungsi (analisys of functional context). Hal inisenada yang dikatakanoleh Helen Willa Samuel yang mengatakanbahwaawalmuladalammenilaiarsipmakrodiperguruantinggiadalahdimulaidalammenganalisisfungsi Company Logo

15. Dalam memahami misi organisasi maka harus memahami unit-unit atau orang-orang yang terlihat di organisasi

16. Inventori Arsip Survei JRA AlatPenilaianArsipMakro 2. Suatu ringkasan rekod-rekod yang dikelola organisasi atau bagian dari organisasi. 1. Suatu keputusan untuk menentukan informasi apa yang akan dikumpulkan dan informasi itu digunakan untuk apa 3. Daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip Company Logo

17. PenilaianArsipSebagaiBagian Dari ManajemenArsip Kontrol terhadap rekod digambarkan oleh Shepherd dan Yeo (2003:5), dimulai dari tahap penciptaan (creation), penerimaan (capture), penyimpanan, penggunaan hingga tahap penyusutan • Penciptaan • Penerimaan Daur Hidup Arsip • Penyimpanan dan Pemeliharaan • Penyusutan Company Logo

18. MetodePenelitian • Pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif • Informannya adalah pengelola rekod di FITK UIN Jakarta, diantaranya adalah ibu Sundus, bapak Rasi’in, bapak Rahmat, bapak Abu Salam, ibu Sururin, ibu Maswanih dan ibu Andalia Rosa.

19. Pengumpulan Data • Penilaianarsipmakro (Macro-appraisal) arsip FITK UIN Jakarta yang tercipta, sehinggadapatmerekomendasikanarsip yang menunjangjalannyabisnislembaga • Observasi • WawacaraTerstruktur • Dokumen • DaftarRekamanMutuRekapitulasi • BeritaAcaraPemusnahanDokumen • StrukturOrganisasi • Gambargudangarsip

20. Analisis Tahapan dalam analisis data adalah sebagai berikut : • Mengolah dan mempersiapkan data untuk di analisis yang bersumber dari hasil transkripsi wawancara, kemudian memilah-milah dan menyusun data tersebut ke dalam jenis-jenis yang berbeda tergantung dari sumber informasi • Membaca keseluruhan dan mencatat data yang diperoleh • Menganalisis dengan memberi kode dengan deskripsi singkat untuk mempermudah peneliti dalam memberi gambaran tentang penilaian arsip • Melakukan penarikan kesimpulan awal untuk memperdalam wawancara atau observasi • Mengkaji literatur pada saat analisa data • Yang terakhir adalah membuat kesimpulan terakhir, saat data dilapangan sudah mencapai titik jenuh

21. HasilPenelitiandanPembahasan

22. PengertianArsip Pada dasarnya pengelola arsip FITK UIN Jakarta telah memahami nilai arsip bagi organisasi: • BapakRahmat: arsipadalah vital arsip • Stafkeuangan:arsipadalahuangmakanyaharusdisimpankhawatiradapemeriksaandari BPK • Bapak Abu Salam:arsipsebagaibukti, • IbuMaswanih: arsipdipakaiuntukakreditasi Dikatakanoleh Anne-Marie dalamKeeping Archives (1993:25) bahwaarsipdisimpankarenamemilikinilaikelanjutandarikegiatansosialdanorganisasi. Rekodterciptauntukmenunjangkegiatanbisnisdandisimpansebagaibuktidariaktifitasitu (Kennedy danSchauder, 1998:5).

23. ProdukArsip FITK UIN Jakarta Produk Arsip yang dihasilkan FITK UIN Jakarta merupakan produk arsip perguruan tiinggi, sebagaimana yang dikatakan informan: • ibuMaswanih: soal-soalujian yang dibuatdosen • ibuDosen: hasilpenelitianmahasiswaberupaskripsidapatdilihatdiPerpustakaan, hasilpenelitiandosen, laporanhasilmagangmahasiswa • bapakRahmat: SK–SK mengajar, aslinyadisimpandigudang. Maher menyebutkan (1992:10) bahwarekod yang adadiperguruantinggiterdiridaripublikasihasilpublikasilembaga, rekod yang berkaitandenganorganisasidan personal paper yang mencerminkankarir, kontribusidanpandangannyaterhadaplembaga

24. PengertianArsipPerguruanTinggi Pengertian Arsip Perguruan Tinggi, kurang dipahami oleh pengelola arsip, sebagaimana yang dikatakan informan: • BapakRasi’in: arsipperguruantinggiadalaharsip yang dihasilkanperguruantinggi • ibuSundus: maaf, sayatidaktahu • ibuSururin: maafsayatidaktahu • bapakRahmat: sayatidaktahu • stafkeuangan: sayatidaktahu, tanyabagianumum Hanyasatuorang yang menjawabmengetahuiadanyaarsipperguruantinggi, yakniseorangarsiparis senior di UIN Jakarta ibuAndalia. Dalamteori yang dikemukakanoleh Maher (1992:19-20) bahwatujuanarsipperguruantinggidiantaranyaadalah Menilai, menghimpun, mengorganisir, menjelaskandanmemeliharaarsip yang bernilaigunasejarah, keuangandanadministrasibagilembaga Sebagaitempatuntukmeretensidanmemelihararekod Sebagaitempatlayananinformasilembaga Melayanisumberpendidikandanpengajaran Melayanipenelitian Mempromosikanpengetahuandan program unggullembaga Memfasiitasimanajemenrekodsecaraefisien

25. PengelolaArsip Pengelola arsip di UIN Jakarta lebih didominasi oleh pegawai administrasi dibandingkan arsiparis Sarjana Menurut ibu Sundus: pegawai administrasi di FITK UIN Jakarta belum ada yang berlatar belakang pendidikan kearsipan, yang ada pernah mengikuti pelatihan kearsipan yang diselenggarakan oleh UIN Jakarta, yakni sebanyak 2 orang, tentang Tata Persuratan. Selain itu mengikuti tutor yang diselenggarakan oleh ISO 9001:2008. Tutor ini dikhususkan untuk pengelola arsip di lingkungan FITK UIN Jakarta diantaranya adalah subbagian akademik dan kemahasiswaan, subbagian kepegawaian dan keuangan, subbagian administrasi umum dan jurusan dan prodi. Namun yang menjadi masalah menurut kasubbag umum adalah bahwa apabila terjadi rolling pagawai, khususnya di subbag umum. Pegawai yang dirolling belum tentu memahami dalam mengelola arsip, sehingga harus dilatih terlebih dahulu sebelum yang bersangkutan mulai bekerja. SMA S2 S3 Company Logo

26. PenilaianArsipMakro • Padadasarnyapenilaianarsipdi FITK UIN Jakarta sudahdilaksanakan per unit kerja, namunpengelolaarsipmelaksanakanpenilaianarsipsecarasubyektifdikarenakanbelumadanyapedomanpenilaianarsip. • Hal inidiperkuatdenganpenelitian yang dilakukanolehAgusdkk., yang menyimpulkanbahwapenilaianarsipdilingkungan UIN Jakarta didasarkanatassubjektifitaspengeloladokumen, dantidakberdasarataskebijakan yang dibuat (Agus et.al, 2008:76). • Dalampenelitianinidifokuskanpadapenilaianarsipsecaramakro, denganmelihatarsipberdasarkanfungsi yang adadalamstrukturorganisasi

27. PenilaianArsipMakro StrukturOrganisasi FITK UIN SyarifHidayatullah Jakarta

28. Visi FITK UIN Jakarta Visi FITK UIN Jakarta adalah menjadikan FITK sebagai LPTK (Lembaga Pendidikan Tenaga Kependidikan) terdepan dalam penyiapan sumber daya manusia bidang pendidikan dan pengembangan ilmu-ilmu pendidikan Islam dengan mengintegrasikan sains dan agama, penguatan dimensi etik, keindonesiaan dan kemanusiaan. Untuk mewujudkan visi tersebut, FITK UIN Jakarta menentukan langkah-langkah yang dituangkan dalam misinya.

29. Misi FITK UIN Jakarta • Melakukanpengembangandaninovasikurikulumsejalandenganpermintaan stakeholder danuserfakultas, sehinggasesuaidenganpermintaanpasar; • Secarabertahapmelaksanakanprinsip-prinsipkurikulumberbasiskomppetensibaikdalampengelolaankurikulum, perencanaanpembelajaran yang diimplementasimelaluikontrakperkuliahan, maupunpengembangantugas-tugaskurikulerbagiparamahasiswa, sehinggaakanmampumelahirkan SDM yang dapatmemberikankepuasanbagipelanggan FITK; • Melakukanevaluasi yang terusmenerusterhadapkurikulumdenganarahpengembangan KBK secara optimal sehingga outcome pendidikandari FITK memilikikompetensi yang mampumemberikankepuasanpadapelanggan; • Melakukanpengembanganpengelopokkanilmusesuaijurusandan program studi yang dimiliki FITK; • Melakukanpengelompokkandosensesuaikonsorsiumdansesuaidengandisipilinbidangilmumereka; • Melakukanpembinaandosendalamkonsorsiumnyamasing-masingdenganmemberdayakan guru besarpadasetiapkonsorsiumtersebut; • Meningkatkanmutupelayananakademikbagiparamahasiswa, baikdalamprosespembelajaran, bimbingan individual, perwalianmaupunbimbinganpenulisanskripsi, sehinggamerekamemperolehpelayananmemuaskan; melahirkan outcome yang matanguntukditawarkanpada user pengguna; • Mengembangkanbudayamenuliskaryailmiahdikalangandosen, baikmelaluijurnal, modul, diklatmaupunbukuteks, sehinggasuatusaatdosenmengajarkanbukunyamasing-masingpadamahasiswanya, danbuku lain sebagaipendukung;

30. Misi FITK UIN Jakarta • Tingkatkankomitmendosendlaampelaksanaantugaspendidikandanpengajaran, baikdalam program tutorial maupundalamperkuliahantatapmukadikelasdalamrangkameningkatkankompetensimahasiswa; • Mengembangkankualitaspenelitianparadosen yang relevandenganpengembanganbahan ajar, kebijakanpeningkatankualitasperkuliahan; • Mengembangkanpola-polapengabdian yang terintegrasidenganpematanganskilldanprofesikeguruanmahasiswa, sehinggaakanmendukungterhadapprosespenguatankompetensikeilmuandanskillkeguruanparamahasiswa, tidakparsialdantidakuselessbagipeningkatankualitas outcome pendidikan FITK: • Meningkatkankualitaspelayananterhadappara stakeholder pendidikan FITK, sehinggadapat member kepuasanpadamereka; • Mensosialisasikanberbagaiaturanetikakemahasiswaandanetikakeguruanpadaparamahasiswasehinggamerekamemilikikultur yang relevandengankebutuhan-kebutuhan user dilingkunganprofesikependidikan; • Mengembangkan networking denganberbagailembagapendidikan yang beradadiwilayah Jakarta, Bogor, Tangerang, SerangdanPandeglangsebagai basis komunitas FITK UIN Jakarta; • Meningkatkankepercayaanpublikpada FITK baikdenganperancangansistem yang bisamenjadiquality assurance, performamanajemen yang kuat, komposisidosen yang berkualitas, sertasistempengawasan yang baik.

31. PenilaianArsipMakro • Untukmemudahkanpemahamanpenilaianmakro, terlebihdahuludibawahinimembahastahappenciptaanarsip, tahappenyimpanandanpemeliharaanarsipsertapenilaianarsip yang dilakukanolehpengelolaarsip FITK UIN Jakarta.

32. TahapPenciptaan Tahap penciptaan arsip di FITK UIN Jakarta dikontrol oleh tim ISO 9001:2008 dan dalam penataan arsip mengikuti pedoman Indek dan Klasifikasi Surat Dinas • bapakRasi’in: kalaudi UIN, pedomankearsipan yang adatentangpengkodeansuratmasuksuratkeluar • bapak Abu Salam: tiapjurusanpunyadaftarindukdokumen yang dikelolalangsungdari PPJM. Temubalikinformasidenganmenggunakankodeklasifikasiinisesuaidenganpendapat Kennedy danSchauder (1998:65) bahwaklasifikasibermanfaatuntukmengidentifikasidanalatuntukmenatadokumen

33. TahapPenyimpanandanPemeliharaan Dalam menyelamatkan arsip, FITK UIN Jakarta masih menyimpan arsip di unit kerja masing-masing dan di gudang, sebagaimana yang dikatakan informan: • Abu Salam: kitapunyalemarisendiri yang khusus dokumen2 lama • bapakRahmat: penyimpananarsipada 2 tempat, kalauarsiptahunnyabarudi unit kerja, kalauarsiptahundimulaitahun 2008, disimpandigudang • ibuSururin: arsipberadadi unit kerjamasing-masing. Anne-Marie dalam Getting Organised (1993:25) menyatakanbahwaarsiporganisasidipeliharadikarenakanadanyanilaikelanjutan

34. TahapPenilaian Penilaian arsip kurang dikenal oleh pengelola arsip FITK UIN Jakarta, yang diketahui adalah pemisahan antara arsip vital dan arsip non vital. PPMTK yang berfungsi sebagai pengendali pengelolaan dokumen di FITK UIN Jakarta, belum mengeluarkan pedoman penilaian dokumen. Pengendalian dokumen berdasarkan ISO 9001:2008 dilakukan berdasarkan Prosedur Operasional Standar (POS). • Tujuandari POS iniadalahpenilaiandokumen yang dapatdilihatdariformatnyasebagaimanadikatakanbapak Abu Salam: kitabisaliatPertamakitamelihatdi FITK berartiadanyadifakultas, FR.. FR iniadalah form, iniadalahbentuk form, berartikertasiniadalahkertas form. Kemudian AKD, ternyatainiadalahmilikakademikkertasitu, kalaumisalnyaadakececeradasatumisalnya, berartikitabisamembacadisini, inimilikakademikberartiadaletaknyadi 012, berartidirakakademikdibagianangka 12. Hal inisecarateoripenilaianarsipbelumbisadikatakansebagaipenilaianarsip. Penilaianarsipmakroadalahstrategipendekatandalammenganalisafungsiorganisasidenganmengidentifikasirekod yang menunjangorganisasiakandisimpan. Rekod yang tidakmenunjangfungsiakandimusnahkan (Williams, 2006:50-51).

35. TahapPenilaian Penilaian arsip kurang populer terdengar oleh informan, yang diketahui adalah penyusutan arsip: • Abu Salam: Kita belumpernahpemusnahan, pemusnahanitubelumada. Arsipmasihdisimpankarenamemilikinilaibuktikegiatan.Contohnya: Arsip lama-lama masihtetapdisimpanbelumkitamusnahkan, daftarmahasiswabahkandijiliddaritahun 90an, undangansebagaibuktiakhirtahun • Stafkeuanganmenyatakanhal yang samadenganbapak Abu Salam, dalamkekhawatirannyadalammemusnahkanarsip: arsipbisadisusutkanya? Sayabarutahukalauadapenyusutanarsip, yang sayatahupenyusutanbarang. Arsipdikeuanganadalahuang, tidakmudahuntukdimusnahkankarenatakutadapemeriksaan BPK. Kalauarsipnyahilangberartiuangnyahilang. Makanyaarsipdikeuanganmasihtetapada Pernyataaninimengasumsikanbahwabelumadapenilaianarsipuntukdisusutkan. Penilaianarsipmakromerupakanprosesevaluasikegiatanbisnis unit untukmenentukanpenciptaanrekod yang dibutuhkandanberapa lama rekoddisimpanuntukebutuhanbisnisdansebagaialatakuntabilitasorganisasi. Termasukjugamenentukanrekod yang disimpanuntukkebutuhanmasyarakatsebagaimemorikolektifdankebudayaanhetitage. Penilaianarsipmakromerupakanpendekatanbaru yang dapatmerekomendasikanperioderetensirekod, dengan: Menentukanapa yang sudahdilakukan unit danapa yang dilakukanstaf Menganalisadanmengklasifikasifungsidanaktifitas unit Mengidentifikasihubunganantarafungsidanaktifitassertatransaksi yang dibuatfungsi Mengidentifikasikebutuhan stakeholder danpenggunarekod Menentukanfaktorresikoarsip yang disimpandandimusnahkan Mengidentifikasiperundang-undangan, hukum, standardanakuntabilitas (State Records of South Australia, 2003:8).

36. TahapPenilaian Unit kerja yang sudah melakukan penilaian arsip dengan menyusutkan arsip adalah unit Akademik dan Kemahasiswaan dibuktikan dengan berita acara • bapakRasi’in : penyusutan yang dilakukandisubbagakademikdankemahasiswaan, sudahadadaftarnya, sudahadarekap-rekap. Inicontohnya: Menurut Samuels (1992:15) bahwastrategidalammendokumentasikankegiataninstitusisebaiknya yang berkaitandenganarsip yang memilikikekuatandalamlembagasepertiperencanaanpengembanganlembaga. Selainitu, dalammenilaiarsip, bapakRasi’intidakmengacupadaJadwalRetensiArsip (JRA), karenamemang FITK UIN Jakarta belummemiliki JRA. Merujukpadateori yang dikemukakan Penn dkk (1994:117), bahwamanfaatJadwalRetensiArsipadalah: (1) Penguranganrekod, menghematwaktudalampenelusuraninformasirekod, (2) Meghindarimasalahhukum, (3) Melakukanefisiensidalammenetapkanrekod yang sangatpenting, (4) Menghemattempat, denganmemindahkanrekod yang tidakdigunakansaatini, (5) Mengidentifikasirekod yang memilikinilaipermanen

37. TahapPenilaian Walaupunpelaksanaanpenilaianarsipdilakukansecarasubyektif, subbagAkademikdanKemahasiswaansekurang-kurangnyasudahmelaksanakanpenilaianarsipberdasarkanteori, sebagaimanapendapatdari Penn dkk (1994:109-110) bahwaada 2 langkahdalammelaksanakanpenilaian: Penilaiandilakukanolehpimpinan unit pengolah, yaknibapakRasi’inselakuKasubAkademikdanKemahasiswaan Penilaianarsipdilakukanolehtim, KasubdanstafAkademikdanKemahasiswaan Selainitu, sebagaibuktipemusnahanarsip, bapakRasiinmembuatBeritaPemusnahanDokumen, contohnya:

38. TahapPenilaian Namun prosedur yang dilakukan oleh bapak Rasiin, tidak semua unit kerja melaksanakan hal tersebut. Ibu Sururin selaku penanggungjawab terlaksananya program ISO 9001:2008, menyatakan setuju kalau pemusnahan ada berita acaranya, namun pemusnahan arsip tidak secara utuh, sebagaimana pernyataannya: • ibuSururin: masihmenyimpan 1 copy untukarsip. Alatpemusnahan yang dipakaiadalahikatdantimbang. Pemusnahanarsip yang dilakukanoleh FITK UIN Jakarta, sebenarnyatidaksesuaidenganketentuan yang dikeluarkanolehKeputusan ANRI Nomor 9 tahun 2000, bahwapemusnahanarsipdilakukansecara total sehinggatidakdikenallagibaikfisikmaupuninformasinya. Dan pemusnahanarsipdilakukandengan 3 cara, yakni (1) bakar, (2) cacah, dan (3) dimusnahkandenganbahankimia.

39. Setelah ada penelitian tentang kearsipan, petugas berusaha untuk merapikan dan menyelamatkan arsipnya Before After Company Logo

40. Kesimpulan PenilaianArsipMakro : • Penilaianarsipmakrodi FITK UIN Jakarta belummemilikipedomanpenilaianarsipsehinggapenilaiandilakukanberdasarkanpengalamandanpendidikan yang dimilikiolehpengelolaarsip. • Kriteriapenilaianarsipmakromelihatstruktur FITK UIN Jakarta yang menghasilkanarsippenunjangorganisasi. • Penilaianarsipmakrodapatmelegalitaskanpenentuanretensiarsipatau lama simpanarsip

41. PenilaianArsipBagiandariManajemenArsip • Tahappenciptaan • FITK UIN SyarifHidayatullah Jakarta sudahmelakukansurveiarsipuntukmelakukanpenilaianarsip, namunbelummenggunakanprosedurkearsipan yang berlaku. Penilaianarsiptidakdilakukanolehtim, tetapidilakukanolehpengelolaarsipberdasarkankeahlian yang dimilikinya. Arsipdipilihdandinilaiberdasarkanarsip yang dibutuhkanolehorganisasiterutamaarsip yang bernilaihukum, keuangandaninformasional; • Belumadapedomantertulisuntukmenilaiarsip, sehinggamasihadaarsip yang tidakdibutuhkanuntukkelanjutanorganisasimasihdisimpan; • Pedomankearsipan yang adasaatiniberupapengelolaanarsip yang telahdiaturoleh SMM ISO 9001:2008, namunbelummenyentuhseluruhaspekbidangkearsipan, sepertibelummengaturuntukmenilaiarsip. • TahapPenyimpanandanPemeliharaan • Belumadakebijakandalampemeliharaanarsipsehinggaarsipdisimpandalamgudang yang masihtercampurdengan non arsipdanbelumadapemindahanarsip yang tidakdigunakanlagisebagaibuktiakuntabilitas. • Penyimpanandanpemeliharaanarsipdipengaruhiolehfaktorsumberdayamanusia, yaitubelumadanyapegawai yang mengelolaarsipberlatarbelakangpendidikankearsipansehinggabelumadaorang yang khususbertanggungjawabdalammengaksesdanmemeliharaarsip. • TahapPenyusutan • FITK UIN Jakarta belummemilikipedomandalammenyusutkanarsip • Penyusutanarsipbelumdilakukanberdasarkanperaturankearsipan yang berlaku, pengelolaarsipmasihtakutuntukmenyusutkanarsipsehinggamasihterdapatpenumpukanarsipdigudang. • Stafadministrasisebagaipengelolaarsipbelumada yang berlatarbelakangilmukearsipan, sehinggaarsipdikelolaberdasarkankemampuan yang dimilikipengelola.

42. Saran • Hasilidentifikasipenilaianarsipmakrodaripenelitianinisebaiknyaditindaklanjutiuntukdilakukanpenyempurnaanpendataanpenilaianarsipdi FITK UIN SyarifHidayatullah Jakarta. • Penilaianarsipmakrosebagaidasarpenyusutanarsipsebaiknyadilakukanoleh FITK UIN Jakarta untukdiketahuisecarajelaskriteriaarsip yang akandisimpansebagaibuktitransaksidanmemusnahkanarsip yang tidakmemilikinilaiguna. • Sebaiknya FITK UIN Jakarta memilikiRecords Centresebagailembagakearsipandifakultas yang mengolahinformasiuntukmasyarakatluassekaligusdapatmenunjang UIN Jakarta menujuWorld ClassUniversity. • Pelaksanaanpenilaiandanpenyusutanarsipsebaiknyadilakukanolehpengelolaarsip yang berkopentendibidangkearsipandanmemilikipedomanpenilaianarsipdanpenyusutanarsip, sehinggaterhindardarikehilangannilaiarsip yang memilikinilaipembuktianbagiorganisasi.

43. Mohon Masukannya dari Bapak dan Ibu Terimakasih