TAKLIMAT PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2012 DAN AKTIVITI TAHUN 2013

1. TAKLIMAT PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2012 DAN AKTIVITI TAHUN 2013

2. AGENDA TAKLIMAT • PERATURAN PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2012 • PERKARA – PERKARA YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA TEMPOH AKB • SENARAI KUIRI BAUCAR BAYARAN

3. PERATURAN PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2012

5. PERATURAN PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2012 • BAUCAR BAYARAN - AKB • Kerjatelahdisempurnakan, perkhidmatantelahdiberikan / barang-barangtelahditerimasebelum / pada 31 DISEMBER 2012 • Bakiperuntukanadalahmencukupi • Pembayarandibuatsebelum 7 JANUARI 2013 • BB AMANAH/DEPOSIT TAHUN 2012 – 27 DISEMBER 2012

6. PERATURAN PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2012 • BAUCAR BAYARAN MANUAL • Baucarbayaran manual yang diserahkanselepas24 DISEMBER 2012akanditolakdanhendaklahdikemukakansebagaibaucarbayaran“AKAUN KENA BAYAR” (AKB). • Semuabaucarbayaran AKB hendaklahdicop“AKAUN KENA BAYAR” disudutkananataspadasetiapsalinanbaucarbayaran.

7. PERATURAN PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2012 • BAUCAR BAYARAN MANUAL • Pastikan“TAHUN KEWANGAN 2012”dicatat pada setiap baucar bayaran AKB. Baucar bayaran hendaklah dikemukakan ke JANM KEDAH dengan lengkap dan teratur bagi mengelakkan baucar bayaran tersebut dikuiri. • Setiap baucar bayaran yang disedia dan dinomborkan oleh Jabatan/PTJ masing-masing hendaklah merupakan sambungan nombor siri tahun 2012

8. PERATURAN PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2012 • BAUCAR JURNAL • BJ pelarasanbagi tahun 2012 hendaklah disedia dan dikemukakan ke JANM KEDAH dengan SEGERA – SEBELUM 3.30 PETANG, 30 DISEMBER 2012. • WARAN PERUNTUKAN • Semuawaranperuntukanbagitahun 2012 / 2013 hendaklahdicoptahun 2012 / 2013 – (PTJ MANUAL) • Waran peruntukan yang diterima oleh PTJ dalam tempoh AKB hendaklah dikunci masuk mengikut tahun kewangan yang betul - (PTJ eSPKB)

9. PERATURAN PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2012 Waran ‘0’ Bagi Bayaran Gaji Bulan Januari 2013 • Waran ‘0’ untuk vot gaji (OS11000 hingga OS13000 dan OS17000) perlu dikunci masuk ke sistem eSPKB pada 02 Januari 2013 sekiranya Waran Peruntukan Tahun 2013 masih belum diterima lagi. Bagi PTJ Manual ,waran “0” hendaklah dikemukakan ke JANM Kedah (Unit Akaun) pada02 Januari 2013. Pekeliling JANM Kedah Bil 01 Tahun 2012 bertarikh 10 Disember 2012 boleh di perolehi melalui : • Buletin eSPKB • Portal JANM Kedah (http://portalpp.anm.gov.my/kedah/) • *PTJ perlu mematuhi tarikh-tarikh yang telah di tetapkan dalam pekeliling berkenaan

10. PERATURAN PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2012 • PENYATA PEMUNGUT • Pungutan yang diterima sehingga hari bekerja terakhir dalam bulan Disember 2012 hendaklah dimasukkan ke bank sebelum atau pada 31 DISEMBER 2012 (ISNIN). • Pungutan yang tidaksempatdimasukkanke bank pada 31 DISEMBER 2012, hendaklahdimasukkanke bank selewat-lewatnyapada02 JANUARI 2013 (RABU). • Setiappenyatapemungut yang disediakanuntuktahun 2012 hendaklahmenggunakansambungannomborsiritahun 2012 danmenggunakankod-kodperakaunantahun 2012.

11. PERATURAN PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2012 • PENYATA PEMUNGUT eSPKB / eTERIMAAN • PP yang telah disedia sebelum / pada 31 DISEMBER 2012 perlu dibuat PERAKU II SEBELUM PUKUL 5.00 PTG pada 31 DISEMBER 2012. • Tindakan berikut perlu dibuat pada tahun 2013: • HAPUS PP JIKA MASIH BELUM PERAKU II • BATAL APABILA DITOLAK OLEH GFMAS • SEDIA PP DALAM AKB • SEMAK & PASTIKAN SEMUA PP YANG TELAH DIBANKKAN SEBELUM / PADA 31 DISEMBER 2012 TELAH DIPERAKU II

12. PERATURAN PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2012 • PENYATA PEMUNGUT MANUAL • Bagi membolehkan pungutan diakaunkan dalam tahun semasa: • Kemukakan/fakskan salinan PP bagi kutipan pada 26 DISEMBER - 31 DISEMBER 2012 • NO FAKS : 04-7001011

13. PERATURAN PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2012 PANJAR WANG RUNCIT • SemuapemegangpanjarwangruncittidakdibenarkanmembuatrekupmendalamtempohAkaunKena Bayar (AKB). Rekupmenakhir PWR hanyabolehdibuatsehingga 27 DISEMBER 2012sahaja. – AP 113 • SemuapemegangPANJAR WANG RUNCIT SECARA EFTperlumemunguttunaidikaunter bank bagirekupmenterakhir PWR pada3 JANUARI 2013 (KHAMIS). PTJ yang GAGALberbuatdemikianakanMENGHADAPI MASALAH untukmembuatrekupmen PWR bagitahun 2013.

14. PERATURAN PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2012 PANJAR WANG RUNCIT • SIJIL PERAKUAN PANJAR WANG RUNCIT – LAMPIRAN A6 • Mengemukakan 2 salinanSijilPerakuanPanjar Wang RuncitbersertaLampiran A6.1, A6.2 & A6.3 sebelum/pada03 JANUARI 2013 (KHAMIS) • DICATAT KOD JABATAN/PTJ & KOD VENDOR • DISAHKAN OLEH 2 PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB & COP RASMI JABATAN ** PERTANYAAN MENGENAI PWR – 04-7001056 (PN. KOY A/P AKUN)

15. PERATURAN PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2012 • SIJIL PERAKUAN PANJAR WANG RUNCIT • JABATAN/PTJ ESPKB • Kemukakan SIJIL PERAKUAN PWR PADA 31 DISEMBER setelahrekupmen terakhir dibuat – sebelum/pada 3 JANUARI 2013 • Sekiranya sijil perakuan PWR gagal dikemukakan, bayaran rekupmen terakhir PWR tidak akan dikeluarkan. JABATAN/PTJ MANUAL • BB REKUPMEN PWR TERAKHIR hendaklah dicop REKUPMEN TERAKHIR. Sekiranya tiada rekupmen sehingga 27 DISEMBER 2012, SIJIL PERAKUAN PWR (2 SALINAN) masih perlu disediakan dan dikemukakan pada tarikh yang ditetapkan. 

16. PERATURAN PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2012 • PENGESAHAN PERBELANJAAN VOT, HASIL & AKAUN AMANAH / DEPOSIT • Pastikan Penyata Penyesuaian Vot, Hasil & Amanah/Deposit disediakan & dikemukakan ke JANM KEDAH. • JURNAL PELARASAN danWARAN PERUNTUKAN TAMBAHANuntukmenampungsebarangperbelanjaanmelebihiperuntukan, sekiranyaada, hendaklahdiuruskandengansegerasebelum 31 DISEMBER 2012.

17. PERATURAN PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2012 • PENYATA PENYESUAIAN BAGI BULAN DISEMBER HENDAKLAH DISEDIAKAN DAN DIKEMUKAKAN KE JANM KEDAH : • DISEMBER 2012 – Dalamtempoh 14 haridaritarikh e-LAPORAN bolehdiakses • DIS. 2012 TAMB. I (BLN 13) - Dalamtempoh 14 haridaritarikh e-LAPORAN bolehdiakses

18. SENARAI PTJ TEGAR – PENYATA PENYESUAIAN 2012

19. SENARAI PTJ TEGAR – PENYATA PENYESUAIAN 2012

20. SENARAI PTJ TEGAR – PENYATA PENYESUAIAN 2012

21. SENARAI PTJ TEGAR – PENYATA PENYESUAIAN 2012

22. PERATURAN PENUTUPAN AKAUN TAHUN 2012 • PEMBAYARAN PUKAL • Pembayaran pukal DISEMBER 2012 akan dibuat dalam tempoh AKB • Sekiranya terdapat perubahan aktiviti tahun 2013 – kemukakan KEW 311 • Sekiranya terdapat perubahan PTJ tahun 2013 – kemukakan KEW 310 • Akaun belum pukal – kemukakan KEW 310 dengan segera • Sediakan jurnal pelarasan bagi kesilapan kod aktiviti Pertanyaan – Puan Azliza/Puan Mustakimah (Unit Bayaran), 04-7001000 samb. 125/126

23. PERKARA-PERKARA YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN SEMASA TEMPOH AKB

24. BAUCAR BAYARAN - Semak status baucar bayaran yang disediakan selepas penutupan akaun tahun 2012, sekiranya dikuiri – buat semula dalam tempoh AKB. - Tempoh AKB hanya untuk membuat pembayaran – tidak dibenarkan untuk mengeluarkan pesanan tempatan. - Baucar bayaran bagi kod AMANAH/DEPOSIT TIDAK BOLEH dibuat dalam tempoh AKB

25. KETEPATAN MAKLUMAT DI BAUCAR BAYARAN - Pastikan nama penerima dan kod bank serta kod perakaunan adalah betul ketika penyediaan baucar bayaran bagi mengelakkan : -BAUCAR BAYARAN DIKUIRI OLEH GFMAS -EFT DITOLAK OLEH BANK -EFT SALAH KREDIT.

26. TAHUN KEWANGAN - PTJ eSPKB - Pastikan baucar bayaran bagi tahun kewangan 2012 dikunci masuk mengikut tahun kewangan yang betul. - PTJ MANUAL – Pastikan tahun kewangan 2012 dicop di baucar bayaran.

27. PENYATA PEMUNGUT - eSPKB/eTERIMAAN – SEMAK STATUSpenyata pemungut yang disediakan pada 31 DISEMBER 2012, sekiranya kuiri sila sediakan semula penyata pemungut dalam tempoh AKB – SEBELUM/PADA 7 JANUARI 2013 - PTJ diingatkan supaya MEMASTIKAN SEMUA JENIS PUNGUTAN, terutamanya PUNGUTAN JENIS ‘D’ iaitu pungutan diperakaunkan sahaja DIBUATPENYATA PEMUNGUTdengan lengkap - PTJ MANUAL – Fakskan penyata pemungut dengan lengkap bagi pungutan dari 26 DISEMBER hingga 31 DISEMBER 2012 (NO FAKS 04-7001011)

28. PTJ: IPK ALOR SETAR

29. PTJ: PENOLONG PENDAFTAR PERTUBUHAN N. KEDAH PTJ: JABATAN PENDAFTARAN KUALA MUDA

30. PTJ: JABATAN IMIGRESEN LANGKAWI

31. PTJ: PUSAT TAMAN LAUT PULAU PAYAR

32. PTJ: MAHKAMAH MAJISTRET LANGKAWI

33. PTJ: PENDAFTAR MAHKAMAH SEKSYEN

34. PTJ: KETUA POLIS DAERAH KOTA SETAR

35. PTJ: POLIS DAERAH LANGKAWI & KUALA MUDA

36. PTJ: JABATAN IMIGRESEN SG PETANI

37. PTJ: JABATAN PENDAFTARAN LANGKAWI

39. TAHUN KEWANGAN - eSPKB/eTERIMAAN – pastikan penyata pemungut bagi pungutan 2012 dibuat dalam tahun kewangan 2012 - Bagi pungutan tahun 2013 pastikan penyata pemungut dibuat dalam tahun kewangan 2013

40. SENARAI KUIRI BAUCAR BAYARAN

41. Kesilapan pada kod jabatan dan PTJ (Sistem kuiri) • Kesilapan kod objek • Senarai semak tidak lengkap • Kesalahan pada perihal/tidak lengkap • Kesalahan namapenerima / nombor akaun penerima • Kesalahan kod bank

42. Tarikh invois salah • Amaun pada invois tidak selaras dengan amaun bayaran • Tidak mematuhi AP100(a) • Tiada catitan disenarai semak - Sila pastikan baucar disediakan dengan lengkap bagi mengelakkan baucar kuiri.

43. HAL – HAL LAIN AP 101 PerwakilanKuasa

44. KUASA MENGESAH DAN MEMPERAKU BAUCAR MENGIKUT HAD AMAUN

45. ProsedurmengisiKad Kew 290- Pin. 1/2009

46. 3 4 5 6 7 2 Kew.290 - Pin.1/2009 1 PETUNJUK Nama Jabatan / PTJ 1 Kod Jabatan / PTJ 2 3 Tarikh Kuatkuasa Bahagian Peraku I (Bil, Nama, No. Kad Pengenalan, Tarikh Kuatkuasa dan Tandatangan) 4 Bahagian Peraku II (Bil, Nama, No. Kad Pengenalan, Tarikh Kuatkuasa dan Tandatangan) 5 Tandatangan Pegawai Pengawal / Pemegang Waran Peruntukan 6 Cop Rasmi Jabatan 7

47. SENARAI SEMAK KAD KEW 290 – Pin. 1/2009 • Borang Kew.290 - Pin. 1/2009 cetakan PNB digunakan. • Nama dan kod Jabatan/PTJ dinyatakan. • Tarikh kuatkuasa dicatatkan pada borang. • BorangdiluluskanolehPegawaiPengawalatauPemegangWaranpeturunkan. • Perakuan I : ButiranNama, No. KadPengenalan, Jawatan & Gred, Had KuasadanContohTandatangandilengkapkan. • Perakuan II : Butiran Nama, No. Kad Pengenalan, Jawatan & Gred,Had KuasadanContohTandatangandilengkapkan. • Nama & Cop RasmiJabatandiperturunkan. • Had kuasa Peraku I dan II mematuhi SPP ANM Bil. 1/2008. • Maklumat yang diisi dalam Borang Kew.290-Pin1/2009 menggunakan tulisan tangan atau dicetak berkomputer. • Borang Kew.290 – Pin.1/2009 mesti jelas, terang dan menggunakan gunakan simbol • ( < / =< ). • Maklumat pada borang Kew.290 mesti sama dalam sistem espkb. • Hantar 3 salinan ke Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri Kedah. • Borang Kew 290 hendaklah dikemaskini sekiranya berlaku pertukaran atau persaraan pegawai.

48. SEKIAN TERIMA KASIH