DISTRICT 1680 ALSACE – FRANCHE COMTE ANNEE 2011/2012

1. DISTRICT 1680ALSACE – FRANCHE COMTE ANNEE 2011/2012 PROGRAMME DU SÉMINAIRE DE FORMATION DES PRÉSIDENTES ET PRÉSIDENTS ÉLUS (S. F. P. E.) 12 mars 2011 COLMAR CREF

2. LA FEUILLE DE ROUTE DU TRESORIERDU CLUB L’argent étant le nerf de la guerre, le trésorier est un rouage essentiel du club et le garant de sa pérennité. IL est le dépositaire et le gestionnaire des fonds du club, ce qui lui impose rigueur dans la tenue des comptes. C’est la personne de confiance du président.

3. PRINCIPALES FONCTIONS DU TRESORIER 1.ELABORATION DU BUDGET. Le budget est la traduction chiffrée du programme de l’année. Il doit : - être élaboré avec prudence ; - fixer le niveau des dépenses de chaque activité du club ; - fixer le niveau des cotisations ; • permettre aux membres de savoir « à quoi vont servir leurs cotisations ». Le budget est soumis en assemblée générale de club et fait l’objet de débat et de vote.

4. 2. ENCAISSE LES COTISATIONS. Le trésorier est responsable de l’encaissement des cotisations et signale au comité tout retard de paiement. 3. REGLE LES DEPENSES. Le trésorier procède aux paiements des différentes factures après approbation par le président. 4. TENT DES COMPTES. Chaque opération  doit faire l’objet de justificatifs et le trésorier tient un livre de comptes. Le trésorier tient informé son président de l’évolution des finances du club.

5. 5. DRESSE LE RAPPORT FINANCIER A L’ASSEMBLEE DU CLUB. Il est fait obligation au trésorier de soumettre annuellement, à l’assemblée du club, un rapport écrit sur la situation des finances du club de l’exercice précédent. Ce rapport fait l’objet d’un débat et est soumis à l’approbation de l’assemblée qui donne quitus au trésorier de sa gestion. A noter qu’une vérification des comptes doit être faite tous les ans par un expert-comptable ou par deux réviseurs aux comptes désignés parmi les membres du club.

6. LE TRESORIER GERE CHAQUE ANNEE LES VERSEMENTS STATUTAIRES LA TAXE PER CAPITAestdestinée à l’administration et à la gestion du Rotary. Son montant est fixé par le Rotary international et est à verser au bureau de Zurich : 50 % payable en juillet et 50 % à payer en janvier. Le retard et le non-paiement peuvent entraîner une procédure de radiation du club. A noter que Zurich transmet les appels au Secrétaire pour mise à jour des fichiers des membres, à charge pour lui de donner les instructions de paiement au trésorier. LA COTISATION DISTRICALE est destinée à couvrir les frais d’administration et les actions du district. Elle est à verser au trésorier du district selon les appels de fonds prévus en juillet et en janvier.

7. LE VERSEMENT A LA FONDATION ROTARY La tradition veut que le chèque soit remis au gouverneur lors de sa visite annuelle. Une contribution de 100$ par rotarien est souhaitée. Le versement peut transiter par Aide Rotary Est. LE VERSEMENT POLIO +. Le versement est à remettre au Gouverneur lors de sa visite annuelle, charge pour lui de transmettre ces fonds à la Fondation ROTARY au plus tard pour le 15 mai de chaque année. Une contribution de 1000, voire 2000 dollars US par club est souhaitée. Le paiement peut également transiter par Aide Rotary Est.

8. PAIEMENT DE L’ANNUAIRE DU ROTARY. La revue LE ROTARIEN gère les annuaires sur la base des effectifs du club et adresse la facture au club. PAIEMENT DEL’ABONNEMENT A LA REVUE LE ROTARIEN est directement facturé par LE ROTARIEN au club d’après les effectifs déclarés par le secrétaire. Un abonnement par membre. Une facture est adressée courant du mois de mai au domicile du trésorier avec retour impératif pour la première semaine de juillet.

9. POINTS PARTICULIERS 1. LE NIVEAU DES RESERVES FINANCIERES DU CLUB. Question sensible. Chaque club doit déterminer le niveau de ses réserves pour faire face à des opportunités d’actions. Il n’existe pas de réponse précise. Une fourchette de 6 à 12 mois de cotisations semble être une bonne mesure. 2. MISE A JOUR DES COORDONNEES DU CLUB AUPRES DES AUTORITES. Veiller chaque année à déposer la liste du nouveau comité ainsique toutes les modifications spécifiques : changement de siège,…. auprès des autorités compétentes qui sont le Tribunal d’ Instance pour les clubs alsaciens et la Préfecture pour les clubs francs comtois.

10. 3. LE BORDEREAU CERFA. L’administration fiscale permet de faire bénéficier les contribuables d’une réduction d’impôt au titre des versements effectués au profit d’associations ou d’œuvres d’intérêt général ou reconnues d’utilité publique. Le club n’a pas l’autorisation de l’Administration fiscale pour établir ce type de document de défiscalisation. 4.AIDE ROTARY EST – AREest une structure indépendante du District qui est autorisée à remettre aux donateurs rotariens et non rotariens des reçus fiscaux règlementaires pour des versements destinés à des œuvres ou à la Fondation Rotary. François SINGER Trésorier 2011/2012 du district 1680 du RI.