Kwalifikowalność wydatków w ramach projektów INTERREG III B CADSES. Kontrola I stopnia.

1. Kwalifikowalność wydatków w ramach projektów INTERREG III B CADSES. Kontrola I stopnia. Wrzesień 2005r.

2. Współfinansowanie EFRRw tym INTERREG • BK projektu obowiązkowo wnosi wkład własny w wysokości 25 % wartości projektu, • wnoszone współfinansowanie może być wydatkowane na kwalifikujące się działania, • wnoszone współfinansowanie może być wydatkowane na kwalifikujące się wydatki.

3. KWALIFIKACJE • wydatki kwalifikujące się do współfinansowania to wydatki niezbędne do przeprowadzenia projektu, • data dostarczenia wniosku o przyznanie funduszy do Komisji jest punktem wyjścia do kwalifikowania wydatków - jeżeli projekt nie będzie przyjęty - wydatki są własnym ryzykiem,

4. KWALIFIKACJE c.d. • ostateczny termin kwalifikowania wydatków jest ustanawiany w decyzji przyznającej wkład z funduszy.

5. PŁATNOŚCI • refundacja do 75 % poniesionych kwalifikowanych kosztów (po odjęciu wkładów rzeczowych i podatku VAT)

6. Ramy prawne kwalifikowalności projektów i wydatków • Rozporządzenie Rady (WE) nr 1260/1999 - przepisy ogólne dotyczące FS, • Rozporządzenie Komisji (WE) nr 448/2004 z dnia 10 marca 2004 r. w zakresie kwalifikowalności wydatków.

7. RR nr 1260/1999 • art.30 - wydatki odnoszące się do operacji powinny kwalifikować się do współfinansowania z funduszy, tylko jeśli te operacje tworzą część danej pomocy,

8. RR nr 1260/1999 c.d. • art.30 - odpowiednie zasady krajowe powinny odnosić się do kwalifikowania się wydatków: • np. stawki amortyzacji, • VAT, a możliwość jego odzyskania,

9. RR nr 1260/1999 c.d. • art.12 - projekty współfinansowane przez EFRR będą zgodne z następującymi zasadami: • ograniczanie lub zakłócanie konkurencji ( de minimis), • zamówienia udzielane będą zgodnie z Prawem o zamówieniach publicznych - 02.03.2004 r.

10. RR nr 1260/1999 c.d. • art.12 -zachowanie ochrony i poprawy jakości środowiska naturalnego, • ochrona zdrowia ludzkiego, • ostrożne i racjonalne wykorzystanie zasobów naturalnych,

11. RR nr 1260/1999 c.d. • promowanie na płaszczyźnie międzynarodowej środków zmierzających do rozwiązania regionalnych lub światowych problemów środowiska naturalnego, • równe traktowanie kobiet i mężczyzn.

12. Horyzont czasowy kwalifikowalności • 01 stycznia 2004 r. - dla wydatków, których realizacja nie wymagała stosowania PZP., • ostateczny termin składania przez beneficjenta wniosku o płatność 31 październik 2008 r,

13. RK nr 448/2004 - ogólne warunki kwalifikacji • Wydatki te są niezbędne do realizacji projektu, • wydatki są rzetelne, wierne i można je zweryfikować, • zostały zaplanowane w budżecie zgodnie z obowiązującymi przepisami, • nie są wyraźnie zakazane na mocy obowiązujących przepisów.

14. RK nr 448/2004 - zasady ogólne • Zasada 1 - wydatki rzeczywiście poniesione, • Zasada 2 - księgowanie wpływów, • Zasada 3 - opłaty finansowe i inne oraz inne wydatki prawne, • Zasada 4 - zakup sprzętu używanego, • Zasada 5 - zakup nieruchomości gruntowej, • Zasada 6 - zakup nieruchomości budynkowej, • Zasada 7 - podatek VAT i inne podatki oraz opłaty, • Zasada 8 - kapitał podwyższonego ryzyka i fundusze pożyczkowe, • Zasada 9 - fundusze gwarancyjne, • Zasada 10 - leasing, • Zasada 11 - koszty wynikające z zarządzania i uruchamiania funduszy strukturalnych, • Zasada 12 - kwalifikowanie się projektów w zależności od miejsca.

15. RK nr 448/2004 - zasady ogólne • Zasada 1 - wydatki rzeczywiście poniesione w gotówce, z wyjątkiem: • amortyzacji, • wkładów rzeczowych, • kosztów ogólnych.

16. Potwierdzenie poniesionych kosztów i wydatków • faktury, • dokument księgowy o podobnej mocy dowodowej (np. koszty osobowe-lista płac, karty czasu pracy, podróże-polecenie wyjazdu służbowego, rachunki za hotele, bilety), • wyciągi bankowe, raporty kasowe jako dokument zapłaty

17. RK nr 448/2004 - zasady ogólne • koszty amortyzacji są kosztem kwalifikującym się pod warunkiem, że: • są związane z celem projektu, • nieruchomość lub sprzęt nie zostały zakupione z dotacji krajowych lub Wspólnoty,

18. RK nr 448/2004 - zasady ogólne • koszty amortyzacji są kosztem kwalifikującym się pod warunkiem, że: • koszty amortyzacji są naliczane zgodnie z odpowiednimi przepisami krajowymi, • koszty dotyczą wyłącznie okresu współfinansowania działalności.

19. RK nr 448/2004 - zasady ogólne • podwykonawstwo - koszt kwalifikowalny pod warunkiem, że: • wzrasta poziom wartości dodanej w projekcie • zgodność z prawem zamówień publicznych

20. Zasada 2 - Księgowanie przychodów • wydzielone konta analityczne dokumentujące wszystkie wpływy i wydatki dotyczące projektu, • wpływy obniżają sumę współfinansowania dla projektów usługowych (INTERREG),

21. Zasada 3 - Opłaty finansowe i inne oraz wydatki prawne • odsetki od debetu, opłaty od transakcji finansowych, prowizje od wymiany walut i ujemne różnice kursowe oraz inne opłaty finansowe • nie są kwalifikowane z wyjątkiem opłat od transnarodowych transakcji finansowych

22. Zasada 3 - Opłaty finansowe i inne oraz wydatki prawne • Opłaty bankowe za otwarcie i prowadzenie rachunków nie są kosztem kwalifikowanym, chyba że współfinansowanie przez EFRR nakłada na Beneficjenta obowiązek otwarcia rachunku, wtedy koszt otwarcia takiego rachunku i jego prowadzenia jest kosztem kwalifikowanym. Nie są kosztem kwalifikowanym opłaty pobierane za przelewy w ramach konta, którego koszt otwarcia i prowadzenia jest kosztem kwalifikowanym.

23. Zasada 3 - Opłaty finansowe i inne oraz wydatki prawne • Opłaty za porady prawne, opłaty notarialne, koszty ekspertyz technicznych, księgowości oraz audytu są kwalifikowane pod warunkiem, że: • są bezpośrednio związane z realizowanym projektem, • są niezbędne do realizacji projektu, • w przypadku kosztów księgowości i audytu- są wymagane przez Program Operacyjny lub Uzupełnienie Programu

24. Zasada 3 - Opłaty finansowe i inne oraz wydatki prawne • Koszty gwarancji udzielanych przez bank lub inna instytucję finansową są kosztem kwalifikowanym pod warunkiem, że są wymagane przez prawo krajowe czy wspólnotowe lub też przez Program Operacyjny lub Uzupełnienie Programu. • Koszty kar finansowych: odsetki karne, kary, mandaty, koszty procesów sądowych nie są kwalifikowane.

25. Zasada 7 - Podatek VAT i inne podatki oraz opłaty • Podatek VAT jest kwalifikowany pod warunkiem, że Beneficjentowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT z tytułu danego zakupu. • Udział funduszy strukturalnych w finansowaniu projektu nie może przekroczyć całkowitych wydatków kwalifikowalnych, nieuwzględniających podatku VAT.

26. INTERREG III B CADSES-linie budżetowe 1. Koszty koordynacji projektem 2. Koszty personelu (w tym koszty pośrednie-overheads) 3. Koszty spotkań, konferencji i seminariów 4. Koszty podróży i zakwaterowania 5. Koszty promocji i publikacji 6. Koszty ekspertyz zewnętrznych i audytu 7. Koszty pozostałe 8. Koszty niewielkich inwestycji

27. Koszty koordynacji projektem • koszty administracyjne, które związane są z ogólnym zarządzaniem projektem • nie są obliczane w ramach kosztów ogólnych (overheads) • opłaty prawne, opłaty za gwarancje bankowe, opłaty ubezpieczeniowe, usługi kurierskie itp.

28. Koszty personelu (w tym koszty pośrednie – overheads) Koszty personelu, w tym: • wynagrodzenie brutto pracownika zatrudnionego na umowę o pracę, • odpłatność zakładu pracy z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

29. Koszty personelu (w tym koszty pośrednie – overheads) –cd. Koszty administracyjne, w tym m.in.: • koszty pośrednie (np. najem pomieszczeń, koszty energii, telefonów) właściwie uzasadnione i skalkulowane, oparte na kosztach rzeczywistych i proporcjonalnie alokowane do projektu, • koszty materiałów biurowych niezbędnych do realizacji projektu, • koszty pracowników pośrednio zaangażowane w projekt (w tym m.in. Dyrektor. Główny księgowy/Skarbnik, Sekretarka),

30. Kontrola I stopnia • Dokumenty wymagane do certyfikacji wydatków kwalifikowanych: • Karty czasu pracy (timesheets) wraz z krótkim opisem wykonywanych działań w każdym przepracowanym dniu-podpisane przez osobę wykonującą działanie oraz zatwierdzone przez Kierownika projektu, • Lista płac wraz z wyliczeniem kwoty stanowiącej wartość kwalifikowaną do rozliczenia w kosztach projektu

31. Kontrola I stopnia • Dokumenty wymagane do certyfikacji wydatków kwalifikowanych: • Dokumenty potwierdzające dokonanie zapłaty (przelew lub dowód kasowy) - dla kosztów pośrednich nie są wymagane dowody zapłaty • Faktury - dla kosztów pośrednich • Oświadczenie, iż wynagrodzenia brutto i odpłatność zakładu pracy z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne, FP i FGŚP rozliczane w projekcie nie zostały i nie będą rozliczane w innym projekcie finansowanym ze środków Unii Europejskiej

32. Koszty spotkań, konferencji i seminariów • wynajem sali • wynajem sprzętu do prezentacji • koszty cateringu • tłumaczenia pisemne i ustne

33. Kontrola I stopnia • Dokumenty wymagane do certyfikacji wydatków kwalifikowanych: • faktury, rachunki • umowy na tłumaczenie materiałów do prezentacji • wyciągi bankowe, przelewy, raporty kasowe jako dokument zapłaty • protokół odbioru usług • lista obecności/agenda

34. Koszty podróży i zakwaterowania • Bilety lotnicze w klasie ekonomicznej • Bilety kolejowe w I lub II klasie • Bilety autobusowe • Koszty hoteli • Diety krajowe i zagraniczne według przepisów krajowych

35. Kontrola I stopnia • Dokumenty wymagane do certyfikacji wydatków kwalifikowanych: • delegacja krajowa/zagraniczna wraz z załącznikami w postaci faktur i biletów, • kopie biletów, boarding passy, • zaproszenie/lista obecności/ agenda/minutes • wyciągi bankowe, przelewy, raporty kasowe jako dokument zapłaty

36. Koszty promocji i publikacji • broszury, • foldery, • ogłoszenia w prasie, TV, radio • koszty redagowania • koszty druku

37. Kontrola I stopnia • Dokumenty wymagane do certyfikacji wydatków kwalifikowanych: • broszura, folder, ogłoszenie • wyciągi bankowe, przelewy, raporty kasowe jako dokument zapłaty

38. Koszty ekspertyz zewnętrznych i audytu • zlecenia zewnętrzne usług podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą (np. tłumaczenia, ekspertyzy, opracowania itp.) • zlecenia usług osobom fizycznym (np. umowy zlecenia i o dzieło pracowników własnych Partnera i zewnętrznych) • koszty audytu - dla polskich Partnerów projektu audyt jest bezpłatny

39. Kontrola I stopnia • Dokumenty wymagane do certyfikacji wydatków kwalifikowanych: • umowy zlecenia, o dzieło wraz z rachunkami, wskazaniem sposobu wyliczenia wynagrodzenia i poświadczeniem odbioru zadania • adres strony internetowej będącej przedmiotem umowy • wyciągi bankowe, przelewy, raporty kasowe jako dokument zapłaty • dokumentacja z przeprowadzonego przetargu zrealizowanego zgodnie z prawem o zamówieniach publicznych

40. Koszty pozostałe • amortyzacja/zakup sprzętu biurowego (komputery, drukarki, faksy, kopiarki, meble itp.) nabytego w celach administrowania projektem • koszty administracyjne bezpośrednie • czynsz za pomieszczenia wynajmowane dodatkowo w związku z realizacją projektu, • oddzielna linia telefoniczna - wydzielona wyłącznie dla realizacji projektu,

41. Koszty pozostałe cd. • zakup materiałów biurowych specjalnie na realizację projektu • wszelkie pozostałe koszty, które nie pasują do jakiejkolwiek z powyżej wymienionych linii budżetowych

42. Koszty niewielkich inwestycji • koszty niewielkich inwestycji infrastrukturalnych • np.:renowacja budynku • wyposażenie w sprzęt biurowy (komputery, drukarki, faksy, kopiarki, meble itp.) centrum informatycznego lub informacyjnego

43. Kontrola I stopnia • Dokumenty wymagane do certyfikacji wydatków kwalifikowanych: • W przypadku rozliczania w projekcie amortyzacji – Oświadczenie Partnera, że koszty amortyzacji nieruchomości lub urządzeń uwzględnione w wydatkach kwalifikowalnych dotyczą tylko i wyłącznie zakupów, które nie zostały sfinansowane z wykorzystaniem dotacji krajowej lub wspólnotowej, • Dokumentacja z przeprowadzonego przetargu zrealizowanego zgodnie z prawem o zamówieniach publicznych

44. Kontrola I stopnia • Dokumenty wymagane do certyfikacji wydatków kwalifikowanych: • Potwierdzenie otrzymania dostawy (w przypadku zakupów) • Oświadczenie sprzedawcy używanego sprzętu podające pochodzenie sprzętu i potwierdzenie, że w ciągu ostatnich 7 lat nie został on nabyty z wykorzystaniem dotacji krajowej lub wspólnotowej,

45. Kontrola I stopnia • Pozostałe dokumenty wymagane do certyfikacji wydatków kwalifikowanych: • Umowa pomiędzy Sekretariatem a Partnerem Wiodącym-Subsidy Contract + Application Form • Umowa pomiędzy Partnerem Wiodącym a Partnerami projektu-Joint Convention Between Partners + budżet w podziale na Partnerów

46. Kontrola I stopnia • Pozostałe dokumenty wymagane do certyfikacji wydatków kwalifikowanych: • Oświadczenie sprzedawcy używanego sprzętu podające pochodzenie sprzętu i potwierdzenie, że w ciągu ostatnich 7 lat nie został on nabyty z wykorzystaniem dotacji krajowej lub wspólnotowej, • Oświadczenie Partnera, że koszty amortyzacji nieruchomości lub urządzeń uwzględnione w wydatkach kwalifikowalnych dotyczą tylko i wyłącznie zakupów, które nie zostały sfinansowane z wykorzystaniem dotacji krajowej lub wspólnotowej,

47. Kontrola I stopnia • Pozostałe dokumenty wymagane do certyfikacji wydatków kwalifikowanych: • Zakładowy plan kont z wyodrębnionymi kontami na realizację projektu oraz wydruki z programu finansowo-księgowego wg kosztów i wydatków, • Progress Report zgodnie z obowiązującym wzorem,

48. Kontrola I stopnia • Pozostałe dokumenty wymagane do certyfikacji wydatków kwalifikowanych: • Zestawienie poniesionych wydatków i kosztów uwzględniające przeliczenie kwot w PLN na EUR zgodne z wzorem, • Zaświadczenie, że partner nie jest zarejestrowany jako podatnik podatku od towarów i usług lub pisemne oświadczenie głównego księgowego i kierownika jednostki, będącej Partnerem projektu o braku możliwości ubiegania się o zwrot podatku VAT z Urzędu Skarbowego z podaniem podstawy prawnej.

49. Kontrola I stopnia • Dokumenty wymagane do certyfikacji wydatków kwalifikowanych: • Oświadczenia w celu uzyskania certyfikatu kwalifikowalności wydatków należy przesłać do WWPWP Phare w oryginale. Pozostałe dokumenty należy przesłać jako kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem przez Głównego Księgowego lub Kierownika projektu.

50. Nie kwalifikujące się wydatki-przykłady • odsetki karne, • prowizje oraz strata związana z wymianą walutową, • opłaty bankowe, • podatek VAT jeżeli może być odzyskany, • grzywny, opłaty karne oraz wydatki sądowe, • koszty wypełnienia wniosku o dofinansowanie, • koszt zakupu pojazdów.