Projektmenedzsment

1. Projektmenedzsment Nagy Zsolt 30/9577383 nagy.zsolt@bdf.hu

2. Mi a projekt?

3. A projekt fogalma: • Egyszeri célok megvalósításánakfolyamata • Vállalati működés: hagyományos vállalati rendszer vagy projekt keretében • Projektmenedzsment rendszerorientált megközelítésben

4. A projekt egyszeri célok megvalósításánakfolyamata • A menedzsment projekteken keresztül kivitelezi a stratégiát. • példa: a szervezet versenyképességének növelésére irányuló stratégia kivitelezése új szolgáltatás bevezetésével.

5. Vállalati működés: hagyományos vállalati rendszer vagy projekt keretében Standard feladatok Működés a meglévő vállalati rendszerkeretében Testre szabott, nem standard feladatok Feladatmegoldás projekt keretében

6. Rendszerek és projektek menedzselésének összehasonlítása

7. Projektmenedzsment rendszerorientált megközelítésben Projektmenedzsment: a projekt által érintett funkcionális szakterületek tevékenységének integrálása. Miért szükséges ez az integráció?

8. Mit tekintünk projektnek? • Projektnek tekintünk minden olyan feladatot, ill. annak végrehajtását, ami eltér egy szervezet szokásos, s így rutinjellegűnek nevezhető napi tevékenységétől, és valamilyen egyszeri, komplex feladatot jelent a szervezet számára. (Görög Mihály) • A projekt konkrét, általában egy meghatározott költségvetési és időkereten belül elérendő cél megvalósítására ideiglenes jelleggel összeválogatott emberek és egyéb erőforrások csoportja. (Robert J. Graham)

9. A projektek ismérvei, kritériumai: • egyszeri, nem ismétlődő, • összetett, komplex feladat, • egyértelműen, világosan meghatározott célrendszere van, • adott költségvetési és időkerete van, • hozzárendelt erőforrásai vannak, • a feladat mérete, bonyolultsága, jelentősége vagy egyedisége meghatározó, • meghatározott kezdő és befejezési időpontja van

10. Az idő/költség/minőség háromszöge Minőség Költség Idő

11. A projektmenedzsment használatának előnyei: • egyszer felmerülő problémák egyszerűbb és hatékonyabb megoldása, • a munka sikeresebb és hatékonyabb megtervezése, • reálisabb prognózisok és értékelések, • a projekt kivitelezéséhez szükséges eszközök jobb kézben tartása, • jobb tájékozottság.

12. Vállalatvezető Megrendelő Végfelhasználó Projektmenedzser A projekten dolgozó csoport (team) (projektkoordinátor) A projektek szereplői

13. Projektéletciklus-modell • a projekt kialakítása • tervezés • szervezés • végrehajtás • a projekt lezárása

15. Kivitelezés Befejezés és átadás A projekt fázisai Stratégia Ötlet Az ötlet népszerűsítése A projekt kezdete Követelmények A projekt kezdete Tervezés PROJEKT A projekt eredményének átvétele Az eredmények hasznosítása

16. A projekt szerkezete: • A feladatok alábontási rendszere (WBS - Work Breakdown Structure)(MIT?) • A feladatok kivitelezőinek meghatározása (Kompetenciák és felelősségek mátrixa - KFM)(KI?) • Kivitelezés technológiája- projekt hálóterve(HOGYAN?)

17. A projekt szerkezete (folytatás): • A feladatok végrehajtásának időbeli tervezése – Gantt diagram (MIKOR?) • A kivitelezéshez szükséges források megtervezése – allokáció • A projekt költségeinek a felmérése (MENNYIBŐL?)

18. Hat klasszikus kérdés • KI? • MIT? • MIKOR? • HOL? • MIÉRT? • HOGYAN?

19. Feladatok alábontási rendszere WBS • egyre finomabb részletekben történő meghatározás a legalacsonyabb szintig • hierarchiába rendezett strukturált tevékenységjegyzék – kódszám rendszer • nem foglal állást a feladatok sorrendjét, a kivitelezés időtartamát, a végrehajtáshoz szükséges személyek számát illetően

20. Feladatok alábontási rendszere WBS Előnyei: ·Egységes struktúrát biztosít - a munkatervezéshez - a felelősségek meghatározásához - költségek felügyeletéhez. · Információkat biztosít a munkaterv kidolgozásához, mely tartalmazza a feladatok, idő, források és költségek meghatározását.

21. A WBSegy… …felülről lefelé haladó rendszer, egyre részletesebbmeghatározással. Addigrészletezzük, amíg a feladatok szintjéhez nem jutunk.

22. A WBS kidolgozásához való hozzáfogás: • felülről lefelé történő lebontás • egyre részletesebb • a feladatok szintjéig történő lebontás

23. A WBS legalsó szintje - feladatok • pontosan meghatározott eredménnyel • egyszeri feladat • az elvégzéséért egy személy felelős • a kivitelezőt hivatalosan és nem hivatalosan is meghatározhatjuk • a kivitelezés költségeit egyszerűen meg lehet határozni • a kivitelezés minősége egyszerűen értékelhető • kódszám logika

24. A WBS használatának előnyei • a projektrészek teljes struktúrájának grafikus áttekintése • a projekt feladatai és eredményei közötti függőségi viszony feltüntetése • alapot biztosít: - projekt kivitelezési tervek elkészítéséhez -a költségvetési rendszerének meghatározásához - a projekt előszámlájának kidolgozásához • megkönnyíti a projekt kézbentartását

25. WBS

26. A feladatok kivitelezőinek meghatározása

27. Kompetenciák és felelősségek mátrixa Lehetséges szereplők: KIV: kivitelezésért felelős RV: részt vesz a feladatok kivitelezésében K: feladatokat koordinálja D: dönt a kivitelezésről

28. A projekt hálótervének kidolgozása • CPM (Critical Path Method = Kritikus út módszere) Tevékenység élű háló • MPM (Metra Potencial Method) Tevékenység csomópontú háló • PERT (Program Evaluation and Rewiew Technique)Véletlentől függő, sztochasztikus tevékenységidők

29. CPM (Critical Path Method) Az egyik legelterjedtebb modelltípus,determinisztikus időkkel dolgozik. Ez egytevékenység élű háló, mely a DuPont Corporationés a Remington Rand nevéhez fűződik. A CPMolyan modell, melyben a projekt teljes átfutásiideje az egyedi tevékenységek időtartama és tevékenységek közötti kapcsolat alapjánszámítható ki, meghatározva, melytevékenységek kritikusak, és melyeknek vantartalékidejük. A gráf csomópontjai események, a gráf élei a tevékenységek.

30. A CPM háló rajzolásának szabályai • a háló összefüggő rendszert alkot, nincs benne szakadás • időben lefolyó folyamatokat ábrázol (dinamikus, irányított) • hurokmentes • a hálónak egy kezdő és végpontja van • a háló alakja lényegtelen, a nyilak keresztezhetik egymást

31. tevékenység i j esemény CPM - Kritikus út módszere : . i , j

32. i1 i j Tevékenység élű háló szerkesztése:1. A háló nem tartalmazhat kettős tevékenységet!

33. Tevékenység Megelőző tevékenység A A C B B D C A,B D B 2. Látszattevékenység i

34. A C i1 B D i LÁTSZATTEVÉKENYSÉG Látszattevékenység:

35. Irodai informatikai fejlesztés

36. 8 12 B (8) F (5) 0 0 12 12 22 22 32 32 A (12) D (10) E (10) 0 1 2 3 4 C (5) CPMmódszer

37. MPM (Metra Potencial Method) Tevékenység csomópontú háló, melyet 1958-ban Franciaországban publikálták először. Fő jellegzetessége a tevékenységek egymáshoz viszonyított helyzetének egyszerű kezelését lehetővé tevő négyféle kapcsolati típus és kapcsolati idők bevezetése. A gráf csomópontjai atevékenységek, élei a tevékenységek közötti logikai kapcsolatot ábrázolják.

38. MPM- tevékenység csomópontú háló: Az MPM hálóban nincs szükség látszat-tevékenyégekre, egyszerűen fel kell rajzolni a csomópontokba a tevékenységeket és közéjük húzni a logikai kapcsolatot, hurok itt sem megengedett, lehetséges a háló több kezdő-, és végpontja. KORAI KEZDÉS TEVÉKENYSÉG IDŐ-TARTAM KORAI BEFEJEZÉS TEVÉKENYSÉGNÉV VAGY AZONOSITÓ KÉSŐI KEZDÉS TELJES TARTALÉK IDŐ KÉSŐI BEFEJEZÉS

39. 0 12 12 A 0 0 12 0 8 8 B 4 4 12 0 5 5 C 17 17 22 12 10 22 D 12 0 22 12 5 17 F 27 15 32 22 10 32 E 22 0 32 MPMmódszer

40. PERT (Program Evaluation and Rewiew Technique) véletlentől függő, sztochasztikus tevékenységidőket használ. Ezt a módszert először az Egyesült Államok haditengerészeténél a Poláris rakétarendszer kifejlesztésénél használták. Az eljárást a projekt egyik legnagyobb szállítója, a Lockheed fejlesztetteki.

41. Projektidőtervezése: • a projekt feladatainak értékeléséhez szükséges időegységek meghatározása(nap, hét, hónap, stb.) • a projekt egyes feladatai és/vagy munkacsomagjai időtartamának meghatározása • a projekt esetleges fix határidőinek és egyéb időbeni korlátoknak a meghatározása • a projekt időtervének kidolgozása

42. Gantt diagram • áttekinthető • naptárszerű tevékenység kezdő-, és befejező időpont ábrázolás Hátránya: nem mutatja egy tevékenységnek amegelőzőkkel való kapcsolatát

43. A Iroda előkészítése - B Felszerelés beszerzése - C Tesztelés tervezése - D Installálás A, B E Rendszer tesztelése C, D F Felhasználók képzése A, B Tevékenység 5 8 12 17 22 32 A B C D E F 12 8 5 10 10 5

44. Erőforrások ütemezése, allokálás Cél: az időtervezés eredményeinek figyelembevételével olyan ütemezést készíteni, amely a szükséges munkaerő, gépek, anyagok reális felhasználását biztosítja.

45. Erőforrások: • Pótolható erőforrások (kapacitások): mennyiségük független a felhasználásuktól. Nem raktározhatók. (munkaerő, gépek) • Nem pótolható erőforrások (anyagok): mennyiségük a felhasználáskor csökken. Raktározhatók. (anyag, pénz)

46. Példa:irodai informatikai fejlesztés Kód Tevékenység Megelőző tev. Idő Személyzet 1 5 3 Erőforrás [fő] F(5) 5 B(8) C F 4 A(12) D(10) E(10) B 0 2 2 A D E Idő [nap] C(5) 5 8 12 17 22 32 A Iroda előkészítése - 12 2 B Felszerelés beszerzése - 8 2 C Tesztelés tervezése - 5 1 Erőforrásütemezés-nél a kritikus úthoz tartozó tevékeny-ségek erőforrásait ábrázoljuk először. D Installálás A, B 10 4 E Rendszer tesztelése C, D 10 3 F Felhasználók képzése A, B 5 1 8 12 12 22 32 12 22 32

47. C F B A D E Az erőforrás allokáció 3 féle lehet: • Erőforráskorlátos • Időkorlátos • Idő-, és erőforráskorlátos Erőforrás [fő] 5 4 2 5 8 12 17 22 32 Idő [nap]

48. A projektkivitelezéséhezszükségesforrásokmegtervezése (az alábbi forrásokra van szükség) • emberi munkaerő • gépek és felszerelések • alapanyag és • pénz

49. Az emberi és gépi munka megtervezése • a hazai kivitelezők számára a projekt egyes feladatainak/munkacsomagjainak kivitelezéséhez szükséges munkaórák számának meghatározása • a szerződéses kivitelezők által elvégzendő feladatok/munkacsomagok meghatározása

50. A projekt költségeinek felmérése A projektköltségek felmérési módszereinekelemei: • munka költségei • anyagi költségek • szolgáltatások költségei (szerződéses kivitelezők) • gépesítés és felszerelések költségei • projekt menedzsment költségei • a vezetés és az adminisztráció költségei • járulékok, adók, biztosítások és licencek költségei • inflációs költségek