EESTI – LÄTI 2007 – 2013 PROGRAMMI PROJEKTIDE ARUANNETE KOOSTAMINE

1. EESTI – LÄTI 2007 – 2013 PROGRAMMI PROJEKTIDE ARUANNETE KOOSTAMINE September 2011, Tartus Tiina Bubnova (Interreg programmide järelevalve büroo)

2. Interreg programmide järelevalve büroo • Interreg programmide esmatasandi kontroll Siseministeeriumis alates juuli 2005 • alates 1. juuni 2006 Interreg programmide järelevalve büroo • kohustuseks 2007 – 2013 programmiperioodil on kontrollida kõikide Euroopa territoriaalse koostöö programmide Eesti partnerite aruandeid (v.a Eesti-Läti-Vene koostööprogramm)

3. Üldpõhimõtted • projekti alguskuupäev on esimese kulu tekkimise kuupäev (määratakse kindlaks esimeses aruandes); • projektiperiood – kestus on kirjas taotlusvormis, arvestatakse alates projekti alguskuupäevast; • aruandlusperiood –kolm kuud või kuus kuud, arvestatakse alates projekti alguskuupäevast.

4. Üldpõhimõtted Protsessi kirjeldus • projektipartner esitab süstematiseeritud aruande koos lisadokumentidega Siseministeeriumisse 10 tööpäeva jooksul pärast aruandeperioodi lõppu • täiendavaid küsimusi esitab esmatasandi kontrolli teostaja üldjuhul vaid ühe korra • küsimustele vastamise aeg on 5 tööpäeva • vastavalt EÜ määrusele nr 1080/20006 artiklile 16 kulub esmatasandi kontrolli teostajal aruande menetlemiseks kuni 3 kuud

5. Üldpõhimõtted Eesti partneri kinnitatud aruande saadab Siseministeerium juhtpartnerile: - projektipartneri aruanne Partner ReportForm + esmatasandi kontrolli kulude kinnitus juhtpartnerile (juhtpartner paneb kokku projekti vahearuande)

6. Üldpõhimõtted • sekretariaat vaatab aruande üle ja kinnitab ning saadab sertifitseerivale asutusele (Siseministeeriumis), kes teeb väljamakse juhtpartnerile • juhtpartner kannab raha projektipartneritele üle vastavalt igaühe poolt aruandes deklareeritud (esmatasandi kontrolli poolt kinnitatud) kuludele.

7. Esmased abikõlblikkusreeglid Kulud peavad olema: • reaalselt tekkinud projekti abikõlblikkusperioodil ning makstud projekti aruandlusperioodi jooksul (v.a. maksud töötasult, mis peavad olema tasutud hiljemalt aruande esitamise hetkeks ja ettevalmistuskulud) • otseselt seotud projekti taotlusvormivastavas tööpaketis ning tegevusaruandes toodud tegevustega - tõendatud vähemalt nii kulu tekkimist kui maksmist tõendavate dokumentidega, kuid sõltuvalt kululiigist ka täiendavate dokumentidega

8. Esmased abikõlblikkusreeglid Kulud peavad olema: - raamatupidamises muudest asutuse kuludest selgelt eristatud (projektipõhine kuluarvestus), sh ka üldkulud, töötasud ja palgamaksud - otstarbekadehk projektitegevuste elluviimiseks otseselt vajalikud - mõistlikud ehk mitte üle tavapäraste hinnatasemete - tehtud projekti eelarvest kinni pidades(esmatasandi kontrolli läbiviimisel on aluseks projekti taotlusvormis toodud eelarvenumbrid) - leidnud üldjuhul aset programmi abikõlblikus piirkonnas

9. Abikõlbmatud kulud on: • kulud, mis on saanud toetust muudest fondidest/abivahenditest • trahvid, karistused, kohtukulud, intressid jms • käibemaks juhul, kui ei ole võimalik lõplikult veenduda, et projektipartner ei saa seda projektikuludelt MTA-lt tagasi küsida • väljaspool aruandlusperioodi makstud kulud (v.a ettevalmistuskulu) • seotud õigusalase, notariaalse, finants- või tehnilise ekspertiisiga või raamatupidamis- ja auditeerimiskuludega, mida pole otseselt projektitegevuste elluviimiseks vajavõi mis pole otseselt seotud programmi sekretariaadi poolt esitatud nõudmistega Nimekiri pole lõplik!

10. Vajalikud dokumendid Esimese aruande korral (vastavalt juhendile): • koopia allkirjastatud toetuslepingust (Subsidy contract) • koopia allkirjastatud partnerluslepingust (Partnership agreement) • koopia projekti heakskiidetud taotlusvormist (Application form) või saata elektrooniliselt jarelevalve@siseministeerium.ee • raamatupidamise kinnitus (vorm saadaval SiM-i kodulehel) • Käibemaksukohustuslase / mittekohustuslase tõend EMTA’st • asutusesisesed projekti puudutavad korrad ja lepingud Nimetatud dokumentide muutmise korral tuleb need uuesti esitada!

11. Vajalikud dokumendid Iga aruande korral (st ka esimese): • projektipartneri aruanne Partner ReportForm kahes allkirjastatud eksemplaris + elektrooniliselt • raamatupidamise tarkvara väljatrükk projektikuludest (n:pearaamat) • koopiad algdokumentidest (arved, tšekid, piletid, pardakaardid, lepingud, tööajatabelid, palgalehed jne) • maksmist tõendavad dokumendid • muud dokumendid ja tõendid • saldo väljavõte e-Maksuametist (maksuvõlgnevuste puudumise kohta) • kolmandate isikute majutus-ja reisikulude kinnitus Arved jm algdokumendid allkirjastada projektijuhi poolt ning lisada projekti tunnus!

12. Kehtiv valuuta • Projekti aruandlus kajastatakse eurodes • Muudes valuutades tehtud kulud kalkuleeritakse projektikuludesse Euroopa Komisjoni poolt nende kodulehel avalikustatud kulu tekkimise kuu kursi alusel: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en

13. Mitterahalised kulud (in-kind) • maa, kinnisvara, varustuse või materjalide andmist projekti käsutusse; • uuringute tulemuste andmist projekti käsutusse; • tasustamata vabatahtlik töö.

14. Mitterahalised kulud (in-kind) Tasustamata vabatahtlik töö • tasustamata vabatahtliku töö tasu arvestatakse tavaliselt miinimumpalga määra alusel • arvestamise aluseks on tööajatabel ja selle pidamine on kohustuslik.

15. Mitterahalised kulud (in-kind) • mitterahalise panuse rahaline väärtus peab olema hinnatud sõltumatu eksperdi poolt enne projektitaotluse esitamist • mitterahaline kulu peab olema eelnevalt kajastatud projekti taotlusvormis (kulureal other). • mitterahalised kulud ei saa ületada siseriiklikku kaasfinantseeringut ehk 15% deklareeritavatest projektikuludest.

16. Kulude jagamine (cost-sharing) • vaid erandlikel ja põhjendatud juhtudel • ühtne kulude jagamise metoodika • vaid juhul, kui on toimunud reaalselt maksmine eesti partneri poolt • kirjalik partneritevaheline kokkulepe (vorm saadaval www.estlat.eu ) • eelnevalt konsulteerida esmatasandi kontrolliga

17. Finantsaruande kuluread Tööjõukulud (Staff) Üldkulud (Administrationcosts) Sisseostetud teenused (Externalexpertise) Sõidu- ja majutuskulud (Travel and accommodation) Koosolekud ja üritused (Meetings and events) Muud kulud (Other) Investeeringud (Investments)

18. Tööjõukulud (staff ) • lubatud kajastada töötamine töölepingu või avaliku teenistuse seaduse alusel • kajastatakse füüsilisele isikule makstav tasu koos kohustuslike maksudega • ületunnitöö ei ole lubatud • osalise ajaga töötamisel tuleb pidada tööajatabelit (vorm aruandevormi osa) Töötaja puhkusetasu kajastamine on abikõlblik üldiselt ainult projektis täistööajaga töötava inimese puhul vastavalt puhkuseseaduses sätestatud korrale.

19. Tööjõukulud (staff ) • töötamine projektis ning töö maht peab olema selgelt sätestatud kirjalikus töölepingus, selle lisas, käskkirjas,ametijuhendis/töökirjelduses vms dokumendis • tagantjärele lepingute ja käskkirjade täiendamine, parandamine ja sõlmimine ei ole lubatud. Leping, käskkiri peab olema fikseeritud kirjalikus vormis!!

20. Tööjõukulud (staff ) - projekti heaks osalise tööajaga töötamine ei tohi olla kõrgemalt tasustatud kui töökohal arvestatava põhipalga järgi tuleks keskmine tunnitasu - kõigi osalise tööajaga projekti heaks töötavate inimeste puhul tuleb tunnitasu arvestamise käik aruandega kaasa panna. (Töötasu arvestatakse projektikuludesse tunnitasu alusel, mis saadakse põhipalga jagamisel kogu asutuses töötatud tööajaga ja saadud tunnitasu korrutatakse projekti heaks töötatud tundidega) - töötasu järsk tõstmine projekti elluviimise kestel ei ole õigustatud

21. Üldkulud(administration) • antud kulureal võib kajastada otseseid (kontori üür, telefon, dokumentide paljunduskulud jms) ja proportsionaalselt arvestatud igakuiseid asutuse üldkulusid • proportsionaalselt arvestatud üldkulude seotus projektiga peab põhinema selgel kalkulatsioonil • kalkulatsioon tuleb aruandele lisada Antud kulud on projektist abikõlblikud vaid juhul, kui nad on ka tegelikult makstud ( sisearved ei ole lubatud).

22. Meelespidamiseks • Võlaõiguslike lepingute (töövõtuleping, käsundusleping jm) puhul üldkulusid arvutada ei saa. • Välisekspertide teenuste osutamisega seotud üldkulud tuleb lisada eelarveritta – Sisseostetud teenused. • Kontorimööbli, arvutite ja muu kontoritehnika ostmisega seotud kulud tuleb lisada Investeeringud kulureale. • Amortisatsiooni üldkulude real deklareerida ei saa • Projekti raames ostetud kontoritarbed tuleks soovitavalt osta teistest kontoritarvetest eraldi. • Proportsionaalselt arvutatud üldkulud peavad olema raamatupidamises projektipõhiselt eristatud!

23. Sisseostetud teenused (external expertise) • lepingute (sh töövõtu- ja käsunduslepingute) ja/või arvete alusel tasutud kulud konkreetsete projektitegevustega seotud ülesannete elluviimiseks – nt uuringud ja analüüsid, tõlkimine ja projektijuhtimine (kui see on sisse ostetud) • peavad kajastuma taotlusvormis external expertise kulurea täpsustuses • hinnapakkumised, riigihangete seadus

24. Sisseostetud teenused (external expertise) • keelatud on partnerite omavaheline teenuste osutamine ja kaupade ostmine või võlaõigusliku lepingu sõlmimine isikuga, kes töötab partnerorganisatsioonis ning on projektiga juba töölepingu alusel seotud • teenuse osutamiseks sõlmitud lepingutes peab kajastuma muuhulgas teenuse kirjeldus ning projekti nimi. Arvetel on nõutav teenuse detailsem kirjeldus, soovitatavalt ka programmi/projekti nimi.

25. Sisseostetud teenused (external expertise) Esitatavad dokumendid: • hinnapakkumised, otsuseprotokollid hinnapakkumiste osas otsuste tegemise kohta; • lepingud; • tööde üleandmis-vastuvõtmisaktid; • arved ja maksmist tõendavad dokumendid; • tööde tõendid - väljatrükid / trükised / viited / failid / lingid (võib saata ka e-posti teel või eraldi CD-l, eriti suure mahuga dokumentide puhul); • kui on korraldatud riigihange, siis info ja viited riigihangete registrile (numbrid, väljatrükid) ning dokumendid

26. Sõidu- ja majutuskulud (travel and accommodation) • projekti töötajate sõidu-ja ööbimiskulud; • projekti töötajate koosolekute, seminaride ja konverentside osalemisega seotud sõidukulud; • isikliku sõiduauto kasutamine; • asutuse sõiduki kasutamine.

27. Sõidu- ja majutuskulud (travel and accommodation) • sõidu-ja majutuskulude ning sealhulgas ka päevaraha deklareerimise aluseks on koopia korrektselt vormistatud asutuse juhi korraldus/käskkiri ning lähetusaruanne • sõidu-ja majutuskulud peavad olema mõistlikud (soodsaim viis)! Kolmandate isikute sõidu-ja majutuskulud – tuleb esitada vastav kinnitus (www.siseministeerium.ee)

28. Sõidu- ja majutuskulud (travel and accommodation) Päevaraha: • välislähetuse korral kuni 32 eurot päevas • projekti tegevustega seotud päevarahasid saab maksta vaid töölepingu või avaliku teenistuse seadusel töötavale inimesele • Töövõtu-või käsunduslepingu alusel töötava inimesele ei maksta päevaraha.

29. Sõidu- ja majutuskulud (travel and accommodation) Majutuskulud: • koopia majutuskulu arvest, kus peab kajastuma majutatava(te) isiku(te) nimi(ed), isikute arv ning ööde arv • arve peab olema esitatud projekti partnerasutuse nimele (vt raamatupidamise seadus §7) • arve peab olema makstud projekti partnerasutuse poolt, kas lähetatud isikule või teenuse osutajale • järgima kehtestatud piirmäärasid: riigisisesel lähetusel kuni 77 eurot ööpäevas, välislähetusel kuni 128 eurot ööpäevas.

30. Sõidu- ja majutuskulud (travel and accommodation) Sõidukulud: • kulude hüvitamise aluseks on koopia kulu tõendavast alusdokumendist (siia kuuluvad:piletid, tšekid, pardakaardid) • siia kuuluvad: • isikliku sõiduauto kasutamisega seotud kulud • asutuse auto kasutamisega seotud kulud • ühistransport, lennuk, rong • välisriigi lähetuse puhul on lubatud ka viisakulu ning reisikindlustuse kulud

31. TÄHELEPANU! Hüvitamisele kuuluvad ainult projektiga otseselt seotud kulud, mis on vajalikud projekti elluviimiseks. Kulud peavad olema tehtud majanduslikult otstarbekalt! Äriklassis reisimine ei ole abikõlblik.

32. Koosolekud ja üritused (meetings and events) • kohtumiste, projektiürituste organiseerimisega seotud kulud (ruumide ja seadmete rent, tõlge, toitlustus jms); • tegevused on taotlusvormis ette nähtud; • väljamaksmine toimub lepingute, arvete alusel; • NB! siia ei kuulu üritusega seotud transpordikulud (need tuleb deklareerida “Sõidu-ja majutuskulude” kulureale).

33. Koosolekud ja üritused (meetings and events) • kui ürituse raames deklareeritakse kulusid toitlustamisele (kohvipaus, lõuna), siis peab see kajastuma päevakavas. • toitlustamisega- ja muude ürituse korraldamisega seotud kulude arved peavad olema detailsed, s.t kajastama inimeste arvu, ürituse nime, toimumise kuupäeva, projekti nime. • ürituste organiseerimisega seotud kulud ning toitlustuskulude puhul tuleb järgida hinnapakkumiste reegleid

34. Koosolekud ja üritused (meetings and events) Esitada tuleb: • koopia ürituse/seminari päevakavast; • memod; soovituslik on elektroonilised ettekanded, analüüsid jm materjal; • osavõtjate registreerimisleht osalejate allkirjadega; • maksedokumendid; • hinnapakkumised;

35. Reklaam (promotion) ajaleheartiklite, reklaamide, brošüüride, veebilehtede, uudiskirjade jms trüki- või avaldamiskulud.

36. Reklaam (promotion) • kui reklaamiteenus tellitakse väljastpoolt organisatsiooni, siis tuleb järgida hinnapakkumise reegleid; • kõik reklaamid, brošüürid, uudiskirjad jm peavad olema varustatud Euroopa Liidu ja programmi sümboolikaga!

37. Muud kulud (other) • projekti tegevuste elluviimiseks otseselt vajalikud muud kulud, mis ei sobi teiste kuluridade alla. • täpsustatud taotlusvormis • ka mitterahalised kulud sellel kulureal

38. Muud kulud (other) Sel kulureal võimalik deklareerida ka amortisatsiooni. Sellisel juhul tuleb silmas pidada, et: • amortisatsiooni ei saa arvestada seadmetelt, mille ostmiseks on varem kasutatud kas Euroopa Liidu või siseriiklikke toetusi; • amortisatsioon on arvestatud vastavuses raamatupidamisreeglitega (kalkulatsioon lisada aruandele); • kulud oleks seotud vaid projekti abikõlbliku perioodiga; • amortisatsiooni arvestamine on kuluna fikseeritud taotlusvormis.

39. Investeeringud (investments) • investeeringud on suuremad ostud, ehitus- ja remonditööd, mida teostatakse vastavalt lepingutele ning esitatud arvetele • alati täpsustatud taotlusvormis

40. Investeeringud (investments) • tuleb järgida riigihangete seadust (hinnapakkumised, otsuseprotokollid) • investeeringute omandilise kuuluvuse iseloom ning kasutuse eesmärk ei tohi muutuda 5 aasta jooksul peale projekti lõppemist. Vastasel juhul on programmil õigus investeeringuks kulunud vahendid tagasi nõuda.

41. Ettevalmistuskulud Abikõlblikud on vaid 3 tüüpi kulud: • projekti raames kavandatavate infrastruktuuri objektide tehnilise dokumentatsiooni ja vajalike uuringute ettevalmistamise kulud (maksimaalselt 10% kavandatava investeeringu maksumusest); • projektitaotluse tõlkimisega seotud kulud (maksimaalne summa 46 939,80 Eesti krooni (ca 3000 Eurot); • mitterahalise panuse rahalise väärtuse hindamise kulud.

42. Ettevalmistuskulud • ettevalmistuskulud peavad olema välja makstud peale 1. jaanuari 2007 ja enne projekti heakskiitmist, kuid mitte varem kui 24 kuud enne seirekomitee heakskiitvat otsust. • kõik ettevalmistuskulud peavad olema loetletud taotlusvormis • ettevalmistuskuludele kehtivad kõik “Sisseostetud teenused” kulurea nõuded.

43. Kohapealne kontroll teatame vähemalt 3 tööpäeva ette tuleb tagada projektijuhi ja raamatupidaja kohalolek pearaamatu väljatrükk projektikuludest raamatupidamise sisekorra eeskiri projektikausta olemasolu

44. Kohapealne kontroll originaaldokumentide olemasolu tööajatabelite olemasolu ja vastavus varem deklareeritule riigihanke läbiviimise täisdokumentatsiooni olemasolu teostatud tööde, ostetud asjade ja osutatud teenuste olemasolu ja tõendid ning EL kaasfinantseeringule viitamine (kleebised, EL logo, programmi logo jms) arvestuse aluseks olevate ruumide ja vahendite üle

45. Informatsioon: • http://www.siseministeerium.ee/esmatasandi-kontroll • http://www.estlat.eu/

46. Tänan! Kontakt: Tiina.Bubnova@siseministeerium.ee jarelevalve@siseministeerium.ee