Kifizetési igénylések gyakorlati tapasztalatai

1. Kifizetési igénylések gyakorlati tapasztalatai 2013. március

2. Kifizetések felgyorsítása - Gyakorlati tapasztalatok a Közép-Dunántúli Operatív Program végrehajtása során

3. Eljárásrend változások megalapozása: 4/2011 Kormányrendelet 2012.07.29-ei módosítása A nemzeti fejlesztési miniszter 26/2012. (X. 24.) NFM utasítása az egységes működési kézikönyvről Pénzügyi elszámolás részletes szabályinak módosításai(2012.10.02) Módosítások „kézzelfogható eredményei” Kifizetések KDOP keretében KDRFÜ NKft kezelésében 2011. 12,7 milliárd Ft 2012. 16,76 milliárd Ft Kifizetések átlagos átfutási idejének* változása Utófinanszírozás 40 napról 23 napra csökkent Szállítói finanszírozás 30 napról 17 napra csökkent Előleg 15 napról 9 napra csökkent (*hiánypótlási idő nélkül) Kifizetési igénylések a gyakorlatban

4. Tervezés, megvalósítás Pénzügyi elszámolás • A számlák Kifizetési kérelemmé történő összeállítása • Már késő, már nem javítható hiányosságok keletkezhetnek • Árajánlatok • Éven túli számlák javítása • Megvalósítási idő előtti számlák nem elszámolhatósága • Költségsorok, belső arányok túllépése • A projekttel kapcsolatos dokumentáció utólag nem pótolható • Szabálytalansági eljárások indulnak

5. Operatív programonként eltérő előírások • Alapvető dokumentumok amikre támaszkodni kell • Támogatási Szerződés • Támogatási Szerződés 2. melléklete – Részletes költségvetés • Támogatási Szerződés 7. melléklete – Pénzügyi Elszámolás Részletes Szabályai • Személyes segítség: Közreműködő szervezet • Kérdések feltétele telefonon, e-mailben, személyes konzultáció, KDRFÜ honlap • Projekt megvalósítás előtt, alatt és kifizetési kérelmek összeállításánál egyaránt Pénzügyi elszámolás Megvalósítás

6. Formai követelmények Pályázó tájékoztató rendszerből kinyomtatott formanyomtatvány Változás: alátámasztó dokumentumok CD-n is beadhatóak Értékhatárok Utófinanszírozás-megítélt támogatás 10%-a, kivétel 1. elszámolás, V: Indokolt esetben KSZ engedélyével eltérés lehet Szállítói finanszírozás-min.5 millió Ft támogatás tartalmú számlák, V : 1 millió Ft támogatástartalmú számlák* Hiánypótlás A Hiánypótlásra adható maximális határidő 30 napról megváltozott15 napra Hiánypótláson túlmenően Változás,hogy a KSZ-nek lehetősége van 3 napos határidővel Tisztázó kérdés feltételére Pénzügyi elszámolás

7. Gyakran előforduló hiányosságok, sarkalatos pontok Pénzügyi elszámolás Alátámasztó dokumentumok: Dokumentum Mátrix alapján Számla, eredeti első példányról készült másolat,kötelező mondat Teljesítés igazolás (teljesítés dátuma összhangban a számlával) Kifizetés bizonylata Szerződés/ visszaigazolt megrendelő/ nyilatkozat szóbeli megállapodásról Árajánlatok Összesítő bizonylatok használata 100E Ft és 500E Ft támogatástartalom alatti számlák összesítője Kis támogatástartalmú számlák összesítője Alátámasztó dokumentumok beküldése nem szükséges, ellenőrzés helyszínen valósul meg

8. Speciális számlaösszesítők Cégszerűen aláírt, hiánytalanul kitöltött összesítő eredeti példányban V:Elegendő kizárólag a kifizetés bizonylatát benyújtani, amennyiben az összesítő a 25 millió forintnál kevesebb támogatással megvalósuló projektek esetén 100 ezer, a legalább 25 millió forint támogatással megvalósuló projektek esetén 500 ezer forint támogatási összeget meg nem haladó számlákat vagy egyéb számviteli bizonylatokat tartalmaz. Új összesítők 2013. januártól (minden alábbi témájú számlát összesítőn kell feltüntetni) Hatósági díjak összesítője Tájékoztatás és nyilvánosságot tartalmazó számlák összesítője Anyagköltség összesítő Pénzügyi elszámolás

9. Projektek zárása A projektek zárása egy hosszabb folyamat, amelyhez helyszíni ellenőrzés tartozik, speciális dokumentumok szükségesek , mint jogerős engedélyek, könyvvizsgálat stb. , amely a záró elszámolások kifizetését lassította. V: Nullás , számlát nem tartalmazó technikai kifizetési igénylés keretében történi a projektek lezárása V: A záró elszámolási csomaghoz elégséges az engedélyek megadására vonatkozó kérelmek benyújtását igazoló dokumentumokat benyújtani, és a záró projekt előrehaladási jelentés jóváhagyásáig szükséges az engedélyeket megküldeni a KSZ-nek. Speciális: Konzorciumok esetében minden partner köteles a záró beszámoló mellé, záró kifizetési igénylést benyújtani (akár nullás számlával) Pénzügyi elszámolás

10. Praktikus tanácsok Köztartozás esetén támogatás nem folyósítható – Javasoljuk , hogy jelentkezzenek be a NAV köztartozásmentes adózói adatbázisába. Megfelelő mértékű biztosíték rendelkezésre állása – Ellenőrzés még kifizetés benyújtása előtt, kiegészítés, csere. (ROP ált útmutató , 50% kiegészítése nem szükséges zárásnál) Kifizetést érintő változások bejelentése szintén a kifizetési igénylés benyújtását megelőzően történjen meg Online pályázó tájékoztató felület napi szintű figyelemmel kísérése NFÜ oldalának folyamatos figyelemmel kísérése Konzultáció a Közreműködő Szervezettel Kifizetési igénylés benyújtása előtt, hiánypótlás során, tisztázó kérdés alkalmával Pénzügyi elszámolás

11. Gyakran előforduló hiányosságok, sarkalatos pontok Pénzügyi elszámolás Kifizetési igénylés benyújtása előleg folyósítását követő 6 hónapon belül Megvalósítási időbe férjenek bele a számlák, teljesítési idő alapján Záró elszámolás nem tartalmazhat szállítói finanszírozású számlát Sem záró, sem időközi elszámolás hiánypótlása keretében nincs lehetőség új számla benyújtására Fordított áfa előleg kifizetésére kizárólag a bevallás benyújtását megelőzően kerülhet sor Előleggel legkésőbb a záró elszámolásban el kell számolni, amennyiben ez nem teljesül, az el nem számolt előleg összegét kamattal növelten szükséges visszafizetni

12. Kifizetések gyorsítása Pénzügyi elszámolás Záró elszámolások beadhatóak nullás értéken, számla nélkül Hiánypótlási határidők hiányosságokhoz való igazítása, rövidítése Jótételezés Tisztázó kérdés Szerződésmódosítások, változás bejelentések a kifizetési kérelmeket megelőzően kerüljenek benyújtásra Konzultációs lehetőségek kihasználása kifizetési igénylés benyújtása előtt Önellenőrzés - 7-es mellékletben található „checklist” alapján

13. KDRFÜ Ügyfélszolgálatának elérhetőségei Cím: 8000 Székesfehérvár, Rákóczi u. 1. III. emelet Telefon: 22/513-370 e-mail:ugyfelszolgalat@kdrfu.hu Telefonos ügyfélszolgálati idő: Hétfő-Csütörtök 8.00-16.00 Péntek 8.00-14.00

14. Köszönöm megtisztelő figyelmüket ! Ortner Renáta Közép-Dunántúli Regionális Fejlesztési Ügynökség Közhasznú Nonprofit Kft. www.kdrfu.hu