SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

1. Prof. Oly Mata SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

2. UNIDAD I PROPOSITO DE LA UNIDAD Que los estudiantes al tener un enfoque general y conceptual de los sistemas y procedimientos sean capaces de utilizarlos advirtiendo como su uso simplifica las actividades INTRODUCCION A LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

3. CONCEPTO DE SISTEMA: Johnson y Kast: “Es un todo organizado y complejo, implica un complejo interconectado de componentes o partes fundamentalmente relacionadas, que forman un todo unitario” Barisch: Son medios por los cuales el personal de una empresa opera para lograr los objetivos de ella” Rodríguez Valencia: “Es un conjunto organizado, formando un todo, en el que cada una de las partes están interrelacionadas a través de un orden lógico, que concatena sus actos hacia un fin determinado”

4. NUESTRO CONCEPTO DE SISTEMA: a.- Un conjunto de elementos (partes u órganos). b.- Dinámicamente relacionados, en interacción (que forman una red de comunicaciones cuyos elementos son interdependientes.) c.- Que desarrollan una actividad (operación o proceso del sistemas.) d.- Para lograr un objetivo o propósito (finalidad del sistema) e.- Operando con datos, energía o materia (que constituyen los insumos o entradas de recursos necesarios para la marcha del sistema.) f. Unidos al ambiente que rodea al sistema ( con el cual interactúa dinámicamente) g.- Para suministrar información, energía o materia (que conforman las salidas o resultados de la actividad del sistema Desde el punto de vista de la Administración de Empresas: Son medios de que se vale un organismo social a fin de lograr los objetivos para los cuales se ha creado

5. DEFINICIONES DE PROCEDIMIENTOS ETIMOLÓGICAMENTE: DEL LATIN PRO = HACIA DELANTE Y CEDO = MARCHAR Gómez Ceja: Es una serie de labores concatenadas (unidas) que constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo encaminado al logro de un fin determinado Barrios Es el conjunto de rutinas especificas de trabajo en las que se incluyen el flujo de documentos, la manutención de registros. El establecimiento de normas de trabajo agrego de espacios etc. Koontz y O Donnell Son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderas guía de acción, más que de pensamiento que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben de cumplirse LOS PROCEDIMIENTOS INTEGRAN AL SISTEMA.

6. Concepto de Procedimiento • Un procedimiento puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de operaciones unidas entre sí, que se constituyen una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación

7. El Procedimiento • Es el lazo de unión entre todos los elementos de un sistema, ya que indica el momento y la forma en que cada uno debe de participar. • Íntimamente relacionado con el procedimiento esta el método, o sea el detalle de cada uno de los pasos del procedimiento PROCEDIMIENTO PARA ESTUDIO DE MERCADOS

8. DEFINICIONES DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS Víctor Lázaro Es una serie de funciones, pasos empleados por la dirección para que su labor o cualquier trabajo sea desempeñado con mayor eficiencia, efectividad y economía Valencia: Es una función encaminada al análisis de los planes de acción colectivos del personal, de los procedimientos y de las formas y equipo con el fin de ayudar a la administración en la simplificación y estandarización de las operaciones • Conjunto de técnicas que buscan simplificar el trabajo y con ello incrementar la productividad en los sistemas administrativos de un organismo social

9. REPRESENTACIÓN GRÀFICA DE UN SISTEMA SUPRASISTEMA. AMBIENTE O ENTORNO SUBSISTEMA SISTEMA SUBSISTEMA SUBSISTEMA SUBSISTEMA El sistema debe considerarse siempre en su totalidad, no en partes. Siempre debe estudiarse como un todo, considerado en su conjunto

10. ELEMENTOS ESENCIALES DE UN SISTEMA PROCESAMIENTO U OPERACIÓN CONVERSIÓN O TRANSFORMACIÓN Salidas o Resultados Entrada o Insumos Ambiente Ambiente Retroalimentación Es la acción que las salidas ejercen sobre las entradas para mantener el equilibrio del sistema, constituye por tanto, una acción de retorno. La retroalimentación es positiva cuando la salida (por ser mayor) estimula y amplia la entrada para incrementar el funcionamiento del sistema; es negativa, cuando la salida (por ser menor) restringe y reduce la entrada para disminuir la marcha del sistema y sirve para lograr que el sistema funcione dentro de determinados parámetros o limites.

11. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS: 1. - PROPÓSITO U OBJETIVO: Todo sistema tiene uno o varios propósitos u objetivos. Las unidades o elementos así como las relaciones definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo. 2.- GLOBALISMO O TOTALIDAD: Cualquier estimulo en cualquier unidad del sistema afectara a todas las demás unidades debido a la interacción existente entre ella. El efecto total de estos cambios se presentará como un ajuste de todo el sistema. Entre las diferentes partes del sistema existe una relación de causa-efecto. De este modo, el sistema experimenta cambios y el ajuste sistémico es continuo, de lo cual surgen 2 fenómenos: HOMEOSTASIS O ESTADO DE EQUILIBRIO: Se da en Sist. Abiertos y son una serie de mecanismos autorreguladores finamente programados y automáticos; Que interactúan sin la intervención consiente del individuo, para sustituir el equilibrio del sistema ENTROPÍA: Se da en Sist. Cerrados. Proviene del griego ENTROPE=UNA TRANSFORMACIÓN. La entropía significa que las partes del sistema pierden su integración y comunicación entres, lo cual permite que el sistema se descomponga pierda energía e información y se degenere. SINERGIA

12. La Responsabilidad en el Estudio de Sistemas y Procedimientos

13. Responsables

14. Responsables TRABAJADOR Poner en practica Las instrucciones de procedimientos ya sea verbal o escrito describir y sugerir a su superior modificaciones o mejoras SUPERVISOR Guiar y dirigir a las personas hacia las obligaciones que imponen los sistemas y procedimientos Coordinar con su trabajo con el de otras Unidades administrativas a fin de Resolver asuntos relativos a los SYP ADMINISTRADORES DE NIVELES MEDIOS Tener una responsabilidad mayor en los SYP pues dicha responsabilidad abarca mas personas y un mayor numero de funciones Responsabilidad de defender la política de la empresa y el programa de SYP COORDINADOR DE LA UNIDAD DE SYP Es comparable su responsabilidad, a la De algunos empleados de primera línea o del mas alto nivel

15. El Departamento de Sistemas y Procedimientos en la Empresa

17. Características del Dpto. de Sistemas y Procedimientos • Para poder ejercer adecuadamente su función es necesario otorgarle una autoridad tipo staff. Dicha autoridad se caracteriza porque el departamento debe asesorar y servir al resto de los departamentos y, por esto mismo, las conclusiones a que llegue mediante sus estudios únicamente tienen el carácter de recomendación.

18. Posición Jerárquica

19. Localización de SYP a mediano nivel

20. Ventajas que se obtiene con un departamento de sistemas y procedimientos

21. Visión novedosa de los problemas • Cuando una persona esta dentro de la rutina de trabajo difícilmente puede notar los errores que constantemente esta cometiendo. • En cambio el analista de syp por estar estudiando distintas áreas de la empresa y diversos procedimientos mantiene una visión no contaminada que le permite detectar de inmediato los errores que se están cometiendo ejemplo: la duplicidad de funciones

22. Posición Imparcial • El departamento de SYP debe ser totalmente imparcial en su trabajo, es decir no debe de tomar partido sino actuar con absoluta objetividad; así, el departamento de SYP será aceptado por los otros departamentos y con mayor frecuencia se le buscara para solucionar los problemas que afectan a dos o mas tareas

23. Visión Global • Visión global de los problemas. La empresa se enfoca como un sistema y se dan soluciones generales, mismas que con dificultad puede lograr un jefe de área. • Cuando un problema abarca dos o mas áreas dentro de la empresa difícilmente estos pueden ser resueltos por los encargados ya que la solución podría afectar al otro departamento

24. Especialización Técnica • Un departamento de SYP agrupa a una serie de profesionales que están preparados con teoría y practica en la aplicación de todas las técnicas

25. CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS

27. DE ACUERDO A SU CONSTITUCIÓN: SISTEMAS FISICOS O CONCRETOS: Compuestos de equipos, maquinarias y objetos y elementos reales .HARWARE. SISTEMAS ABSTRACTOS: Compuestos de conceptos, planes, hipótesis e ideas. Ejemplo: SOFTWERE. Existe una complementaridad sobre los sistemas físicos y abstractos: Los primeros maquinas, por ejemplo, necesitan un sistema abstracto (programación) para operar y cumplir con sus funciones y los sistemas abstractos solo se vuelven realidad cuando se aplican a los sistemas físicos.

28. EN CUANTO A SU NATURALEZA: SISTEMAS CERRADOS: Es aquel que no tiene intercambio con el medioambiental que lo rodea. No reciben ninguna influencia del ambiente externo ni influyen en este. En rigor no existen los sistemas cerrados en el sentido estricto del termino, el termino es aplicado a aquellos sistemas que tienen un comportamiento totalmente determinista y programado y operan con un muy pequeño intercambio de materia y energía con el ambiente. Son lo llamados sistemas mecánicos, como maquinas y equipos. SISTEMAS ABIERTOS: Presentan relaciones de intercambio con el ambiente a través de las entradas o insumos y salidas o productos. Son adaptativos, pues para sobrevivir deben readaptarse constantemente a las condiciones del medio. Tal es el caso de todos los seres vivos y hasta parte de ellos como el sistema nervioso, sistema circulatorio. Los sistemas abiertos poseen su medio ambiente formado por todos los otros subsistemas con los cuales tienen relaciones, intercambios y comunicación.

29. Naturales y elaborados • Los naturales: Son aquellos elaborados por la naturaleza • Los elaborados: Son aquellos elaborados por el hombre.

30. LA DELIMITACION DE UN SISTEMA: Depende del interés de la persona que pretende analizarlo. Por ejemplo: Una organización podrá entenderse como un sistema o subsistema, o incluso como un macrosistema, dependiendo del análisis que se quiera hacer. Así un departamento puede considerarse un sistema compuesto de varios subsistemas (secciones o sectores) e integrado a un macrosistema (la empresa) y también puede considerarse un subsistema secciones o sectores que pertenecen a un sistema (la empresa) integrado a un macrosistema. (el mercado o la comunidad

31. TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS Ludwig Von Bertalanffy H2O Las propiedades de los sistemas no pueden describirse significativamente en términos de sus elementos separados. La comprensión de los sistemas solo ocurre cuando se estudian globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus partes

32. ORÍGENES DE LA TEORÍA DE SISTEMAS Surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwig Von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968 La TGS no busca solucionar problemas ni proponer soluciones práctica, pero si producir teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de aplicación en la realidad empírica. Bertalanffy criticaba la visión del mundo fraccionada en diferentes áreas como física, química, biología, Psicología, sociología, etc. Estas son divisiones arbitrarias que presentan fronteras sólidamente definidas, así como espacios vacíos (áreas blancas) entre ellas. La naturaleza no esta dividida en ninguna de esas partes

33. Los supuestos básicos de la teoría general de sistemas son Esta integración parece orientarse hacia una teoría de los sistemas Esta integración parece orientarse hacia una teoría de los sistemas Dicha teoría de los sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos no físicos del conocimiento científico, en especial las ciencias sociales. Esa teoría de sistema, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproxima al objetivo de la unidad de la ciencia

34. DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO

35. FUNCIONES • Realizar estudios sobre organización o reorganización administrativa de las dependencias acorde con el reglamento institucional y demás resoluciones organizativas

36. FUNCIONES • Revisar y evaluar los sistemas y procedimientos establecidos y proponer las modificaciones necesarias

37. FUNCIONES • Evaluar los sistemas administrativos de la institución y sugerir las modificaciones necesarias

38. FUNCIONES • Elaborar y revisar los manuales de organización y sistemas para las áreas administrativas

39. FUNCIONES • Llevar el inventario de los sistemas implantados y unificar los manuales y demás documentos pertinentes

40. FUNCIONES • Diseñar y evaluar las formas y registros utilizados y llevar control sobre los mismos

41. FUNCIONES • Conocer los estudios que se contrate en materia de asesoría administrativa y de sistemas y vigilar su desarrollo e implementación

42. FUNCIONES • Impartir adiestramiento a los usuarios sobre los sistemas y procedimientos diseñados, para su implantación definitiva

43. FUNCIONES • Atender lo relativo al proceso de programación administrativa y desarrollo organizacional de la Institución