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Procedimientos y procesos

Procedimientos y procesos. Experiencia en la Universidad Pública de Navarra. Joaquim Llansó Sanjuan. Jefe de la Sección de Gestión de Documentos y Archivo General. Alicante, 4 junio 2009. Archivo General de la Universidad de Jaén. Archivo General de la Universidad Pública de Navarra.

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  1. Procedimientos y procesos Experiencia en la Universidad Pública de Navarra Joaquim Llansó Sanjuan Jefe de la Sección de Gestión de Documentos y Archivo General Alicante, 4 junio 2009 Archivo General de la Universidad de Jaén ArchivoGeneral de la Universidad Pública de Navarra

  2. Procedimientos y procesos • Marco regulador: • Ley estatal: 17/2007 • Leyes autonómicas: Navarra LF 5/2007 • Referentes: • ISO 9000 • Manuales de procedimientos

  3. Qué son • Definiciones (ISO 9000:2005): • Proceso (apartados 2.4, 3.4.1) “Cualquier actividad o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados” • Procedimiento (apartado 3.4.5) “Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso”

  4. Encaje para su definición • Actores: • Archivo General • búsqueda de información y preparación del expediente • comentario y acuerdo con la oficina responsable de la ejecución del procedimiento • diagramación y formalización en acciones • actualización periódica • elaboración y gestión del manual de procedimientos • Comisión de Archivo de la Universidad • aprobación de las propuestas y normalización institucional

  5. Punto de partida • Vacío institucional en temas de definición de procedimientos asociados a procesos de gestión • La vertiente "organización" en la Universidad trabaja a destajo en el EEES más en programas de ANECA relacionados con las titulaciones • No existe un programa de calidad enfocado a la gestión • Sí existe en el ámbito académico y del profesorado

  6. Punto de partida • El único órgano que conoce en profundidad los procedimientos administrativos, en el ejercicio de sus funciones específicas, es la Comisión de Archivo • El conocimiento del procedimiento le es imprescindible para tomar decisiones en la definición del ciclo de vida de cada serie, especialmente en cuanto a su disposición final. • La Secretaria General es consciente del problema y apoya la iniciativa • Asume el compromiso de iniciar una reflexión al respecto en el seno del equipo de gobierno.

  7. La ocasión • Visita del Rector al Archivo General • en el proceso de visitas a todas las oficinas una vez obtenido su nombramiento • Transmisión de una inquietud por "lo que no se hace" • El Rector entiende el problema, pero manifiesta sus limitaciones en cuanto a articular una solución • El Rector me propone asistir a una reunión del equipo de gobierno (formado por el propio Rector, los vicerrectores, la Secretaria General y el Gerente)

  8. La ocasión • Tiene lugar la reunión del equipo • Vista la importancia del problema, pide mi opinión al respecto • Hago una propuesta sencilla, con ejemplos • Se me platea qué recursos serían necesarios

  9. La ocasión • A las pocas semanas, se empiezan a dar las circunstancias que favorecen el cambio de coyuntura • en octubre de 2008 se me confirma la posibilidad de obtener los recursos que solicité: un técnico superior (se incorpora a la plantilla del archivo el 8 de junio, una vez finalizado el proceso selectivo) • en la RPT de 2009, aprobada en diciembre de 2008, se cambia el nombre de la unidad: Sección de Gestión de Documentos y Archivo General • en abril de 2009 se amplían las competencias de la Comisión de Archivo, que a su vez incrementa el número y especialización profesional de sus miembros: técnico de organización

  10. Conclusiones • Importancia de identificar qué es un proceso general entendido como suma de procedimientos orientada a una finalidad determinada un procedimiento que es la suma de acciones, documentos y procesos menores y un proceso donde se define un responsable de proceso, un marco temporal, los responsables de cada acción y los indicadores asociados a cada acción identificada

  11. Conclusiones 2. Importancia de relacionar la definición de procedimientos con la formalización de procesos de trabajo (identificación de acciones, responsables e indicadores) y la conexión con herramientas de work flow

  12. Conclusiones 3. Importancia de la formalización de los procedimientos como punto de partida para la e-Administración

  13. Muchas gracias joaquim.llanso@unavarra.es

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