STRATEGI PENERAPAN MANAJEMEN PENGETAHUAN

1. STRATEGI PENERAPAN MANAJEMEN PENGETAHUAN

2. PENDAHULUAN • Organisasipadadasarnyaterdiridari orang-orang yang memilikilatarbelakangsosial, budaya, ekonomi, danbahkanpolitik yang berbeda. Olehkarenaitu, sering kali sebuahorganisasi yang bermaksudmelakukanperubahansupayakinerjanyalebihbaik, ternyatagagal di tengahjalan. • Penyebabkegagalanorganisasitersebutkarenaketidakmampuanmengatasiatauberupayameminimalkanperbedaantersebut. • Agar perubahan yang dilakukanberlangsungdengansukses, formulasistrategimenjadisatukebutuhan. • Fungsiformulasistrategidalamkonteksinilebihmenitikberatkanpadaupayamemberikanbahasadanpemahamansertasudutpandang yang sama, sehinggapelaku-pelakuperubahandalamorganisasimelihataktivitaspenerapanmanajemenpengetahuansebagaisatukesatuan yang bersifatmenyeluruh.

3. SebelumMenerapkanManajemenPengetahuan • Sebelummenerapkanmanajemenpengetahuandalamorganisasibeberapapertanyaanpenting yang terlebihdahuludijawabsehinggapadasaatpenerapanmanajemenpengetahuandapatdiketahuidenganbaik program manajemenpengetahuanapa yang akandikembangkandandiperkenalkankepadaanggotaorganisasi. • Pertanyaantersebutterkaitdengankemampuanuntukmenjawabdenganbenar. • Apaitupengetahuan? • Bagaimanadiciptakandandigunakan di dalamorganisasi? • Apasebenarnyapengetahuan yang kitabutuhkandalamkaitandenganperbaikankinerjaorganisasi? • Bagaimanaorganisasimenggunakanpengetahuantersebut? • Bagaimanaperanmanajemendalamhalini? • Bagaimanaorganisasidapatmemperbaiki proses pengetahuanorganisasi?

4. DimensiPerubahan • Manajemenpengetahuanmerupakansebuah program yang unikdansangatterkaitdengankarakteristikmasing-masingorganisasisertajenismanajemenpengetahuan yang inginditetapkan. Dalamkaitanitu, sebelummenerapkanmanajemenpengetahuan , beberapadimensiperubahanperludipahami. • Dimensikonseptual,yaituterkaitdengankemampuanorganisasimengembangkankonstruksi yang terintegrasiuntukmendiskusikanpengetahuan yang akandigunakanolehorganisasi.

5. DimensiPerubahan • Dimensiperubahanitusendiri, terkaitdengantingkatresitensidanstabilitasketikamenerapkanmanajemenpengetahuan. • Aspekpengukuran, yaituterkaitdenganaspekapakahpenerapanmanajemenpengetahuansudahsesuaidenganjalur yang telahditentukanatautidak. • Aspekstrukturorganisasi, yaituterkaitdenganpenyusunanperandantanggungjawab yang diperlukansupayapenerapanmanajemenpengetahuanefektif.

6. DimensiPerubahan • Isi pengetahuan,yaitupandanganmengenaipengetahuansebagaiproduk. Olehkarenaitu, pengklasifikasiandanpengategorisasianpengetahuancocokdansalingmendukung. • Dimensialat, yaituterkaitdenganketersediaansaranamendapatkanpengetahuan. Berbagaimacaminfrastruktur yang sering kali dipergunakandalammendukung proses pengetahuanorganisasisertamanajemenpengetahuanantara lain teknologiinformasidankomunikasi. Teknologiinformasiyangdapatdiadopsimerupakanbentukkolaborasiberbagaialatantara lain sistempengelolaanpengetahuan, sistempendukungmemoriorganisasi, sistempendukunginovasi, alatuntukmenemukaninformasidanalatuntukmenemukan data.

7. 10 LangkahStrategiuntukMenerapkanManajemenPengetahuandalamOrganisasi • Analisisinfrastruktur yang ada. • Mengaitkanmanajemenpengetahuandenganstrategibisnis. • Mendesaininfrastrukturmanajemenpengetahuan. • Mengauditasetdansistempengetahuan yang ada. • Mendesaintimmanajemenpengetahuan. • Menciptakan blueprint manajemenpengetahuan. • Pengembangansistemmanajemenpengetahuan. • Prototipedanujicoba. • Pengelolaperubahan, kulturdanstrukturpenghargaan. • Evaluasikinerja, mengukur ROI danperbaikansistemmanajemenpengetahuan.

8. Langkah 1 : AnalisisInfrastruktur yang Ada • Langkahiniuntukmengauditinfrastrukturteknologi yang ada di dalamorganisasi. • Tujuannya : untukmenentukanteknologiapa yang saatinitelahdimiliki, danteknologiapa yang seharusnyaditambahkanuntukmeningkatkandukunganpenerapanmanajemenpengetahuan di dalamorganisasi. • Konsekuensikondisitsbadalahmanajemenhrsmengembangkanapa yang sudahada.

9. Langkah 2 : MengaitkanManajemenPengetahuandenganStrategiBisnis • Bilapenciptaanpengetahuaninginsuksesdiarahkan, perludisusunlangkah-langkah yang mengaitkanantarastrategibisnis yang dibangunolehorganisasidenganstrategimanajemenpengetahuannya. • Efektivitasstrategimanajemenpengetahuantidaksesederhanadenganhanyamenyediakanteknologiinformasisaja, tetapimestiadasatukeseimbanganantarateknologi, perubahankultural, sistempenghargaanbarudanfokusbisnisdenganstrategibisnisperusahaan.

10. Langkah 3 : MendesainInfrastrukturManajemenPengetahuan • Padatahapini,pihakmanajemensudahharusmenentukansejakawaljenisteknologidanalat-alatapasaja yang dibutuhkanuntuksistemmanajemenpengetahuan yang akanditerapkan. • Agar lebihrelevandengankebutuhansistemmanajemenpengetahuan, pertanyaanberikutdapatdijadikansebagaipedomandalammembangunkebutuhaninfrastrukturmanajemenpengetahuan : • Teknologiapayghrsdimiliki? • ApakahkaryawanAndadalamberbagipengetahuanmenggunakan basis website? • Apakahsistemmanajemenpengetahuanmemerlukansaranadanteknologi yang lebihluasuntukmembantukaryawanmenemukan, menjumlahkan, memaknai, danmenganalisis data yang sangatbanyak? • Seberaparincitingkatansistemmanajemenpengetahuanuntukmenangkappengetahuan? • Seberapapadunyasistempencarian, penyusunandanpenemuankembali yang akanAndamasukkansebagaikomponendarisistemmanajemenmanajemenpengetahuanAnda? • Apaperlengkapanpengetahuan yang Andaakangunakanuntukmengenaliobjek-objekpengetahuan?

11. Langkah 4 : Mengauditasetdansistempengetahuan yang ada • Tujuan audit pengetahuan : untukmenilaiapasajapengetahuan yang sudahada di dalamperusahaansaatini, danmenentukanfokusaktivitasmanajemenpengetahuan. • Untukmencapaitujuan audit, dianjurkanuntukmembentuktim audit yang terdiridariseorangahlistrategi, senior manajer, karyawanbidangkeuangan, bagiansumberdayamanusia, orang pemasaran, ahliinformasiteknologi, manajerpengetahuanatau chief knowledge officers/cko.

12. Langkah 4 : Mengauditasetdansistempengetahuan yang ada • Tim audit harusjugamengidentifikasi paling tidak 5 sumberdayakuncipengetahuan yang seharusnyaorganisasimiliki. • Tim kemudianharusmenanyakanhal-halberikut : • Bagaimanakahpersediaanpengetahuan? Apakahmeningkatataumenurun? • Bagaimanakahkitadapatmemastikanbahwapersediaanpengetahuanterusmenerusmeningkat? • Apakahkitasudahmenggunakandenganbaiksumberdayapengetahuantsb? • Bagaimanadayatahanasetpengetahuan yang kitamiliki? • Dapatkanpersaingandenganmudahmeyuburkandanmengembangkanpengetahuaninitanpaditiru? • Adakahaspek lain daripengetahuan yang tengahdipersaingkannamunkitabelummiliki? • Dapatkahpengetahuaninimeninggalkanorganisasi? • Padatingkatanapapengetahuan yang kitajaminsaatinimemilikiketerkaitandenganproduk, jasaatau proses?

13. Langkah 5 : mendesaintimmanajemenpengetahuan • Tim manajemenpengetahuandidesaindengankomposisisbb : • Local expert and interdepartemental gurus : pengadopsiawalteknologi, yang bekerja di bebagaimacambidangfungsional di organisasi. Merekamempunyaipengetahuandalambidangtertentusepertipemasaran, keuangan, ditambahdenganpengetahuanteknologi. • Internal information-technology expert : ahliteknologiinformasi yang berasaldaridalamorganisasiygdiharapkanbykmengetahuikondisi internal organisasi.

14. Langkah 5 : mendesaintimmanajemenpengetahuan • Nonlocal expert and extradepartemental gurus : orangyang memilikikeahlianlintasorganisasidanlintasfungsional. Merekadapatberhubungandengan org-org ygberbedabidangataufungsi, danberperansbgpenerjemahantarakaryawandgnlatarbelakang,keterampilan, danspesialisasiygberbeda. • Consultant : org ygberasaldrluarorganisasidgnkeahliantertentu. • Senior manager : org yghrsscraktifberpartisipasikrndukungandiperlukanutkmendapatkanlegitimasidanmemenangkanupayamanajemenpengetahuan. Merekainilahygmembawaperspektifstratejikkedlmusahapenerapanmanajemenpengetahuan.

15. Langkah 6 : menciptakan blueprint manajemenpengetahuan • Tim manajemenpengetahuanmendesainsistemmanajemenbaru. Desainsistemharusberisispesifikasisbb. • Knowledge repositories : database dimanapengetahuandisimpan. Buatlahsatuataudua database, tetapiscrlogikasalingterkaitdanterbukabagisetiappengguna. • Collaborative platform : menyediakanakseskpdpenggunathd database pengetahuandandukunganaruspengetahuankeseluruhorganisasi. Collaborative platform memungkinkankepadapenggunamencariisiatauberlangganandenagnisidari database.

16. Langkah 6 : menciptakan blueprint manajemenpengetahuan • Network : dukunganjaringankomunikasidanpercakapan. Termasuk di siniadalahjaringankerasnyasepertikontrakjaringan, intranet, ekstranet, danjaringanlunaksepertiruangbersama, kolaborasijaringanindustri, jaringanperdagangan, forum industri, pertukaran, baiklangsungmaupunmelaluitelekonferensi. • Culture : mengacukepadametodeuntukmendorongkaryawanmenggunakansistemmanajemenpengetahuandanberbagipengetahuannya.

17. Langkah 7 : pengembangansistemmanajemenpengetahuan • Tim harusbekerjasekaligusmenggabungkansistemmanajemenpengetahuanygsudahdibangun pd thpenamsebelumnya. • Konstruksisistemmencakup 7 lapis, yaitusbb: • Interface layer Inimerupakanpenghubunglapisantertinggiantaraorangdgnsistemmanajemenpengetahuanygberfungsimenciptakan, menggunakan, menemukankembalidanberbagipengetahuan. Di beberapaorganisasi interface layer iniberupa home page ygdptdiaksespenggunalewat intranet organisasi.

18. Langkah 7 : pengembangansistemmanajemenpengetahuan • Access and authentication layer Inimerupakanlapisanygmembuktikankeaslianpengguna-siapaygmengakses database ini, menyediakankeamananutkmencegahpengaksesygtidaksah, danmenyediakancadanganapabilaadapihakygakanmerusak database tsb. • Collaborative filtering and intelligence layer Lapisaniniberisisaranautkmeminta data sesuaipermintaan, mencari, mengindeks, dsb. • Application layer Lapisaniniberisitempatpenyimpananketerampilan, yellow pages, saranaberkolaborasi, pirantikerasdanlunakkonferensiygmenggunakan video, whiteboard digital, electronic forum dsb.

19. Langkah 7 : pengembangansistemmanajemenpengetahuan • Transport layer Lapisaninimemuatteknologiseperti web server, email server, pendukungutkalur video dan audio dsb. • Middleware and legacy-integration layer Legacy system merupakan mainframe atausistemkomputerygsudahusang. Middleware dlmhaliniberfungsimenghubungkan format data lama dgnygbaru. • Repositories Lapisaniniberisi database operasional, database hasil-hasildiskusi, arsip forum ygmenggunakan web, data ygsudah lama, arsipdokumen, dan database lainnyaygmenggambarkanpondasisistemmanajemenpengetahuan.

20. Langkah 8 : PrototipedanUjiCoba • Langkahinimerupakanupayautkmengujiprototipeygtelahdibuatsebelumnya, danmemperbaikisistemtsbbilatidakberjalansesuairencana. • Prototipeygdibuatmungkinsajadibwhstandarshgtdkdptberfungsidgnbaik. Olehkarenaitu, timdptmenggunakanstrategi “Result-Driven Incrementalism/RDI” atauperbaikanygdidorongolehhasil. • Tiwana (2000)mengusulkan 3 kunciuntukmembuat RDI dptbekerjayaitusbb. • Objective-driven decision support : menggunakanhasildari target dantujuanakhirbisnisutkmendorongpembuatankeputusan pd tiap-tiaptitikkeseluruhprosespenyebaransistem. Misalnya : setiaptahapdaripenerapansistemmanajemenpengetahuanmemilikihasilygingindicapai (mengapa) danhasilygdiproyeksikan (utkapa) dgnjelas hrs terjawabsebelumsistemdilaksanakan.

21. Langkah 8 : PrototipedanUjiCoba • Incremental but independent result : membagiimplementasikedalamrangkaianperbaikanygtdktumpangtindih. Masing-masingkegiatandptdiukurhasilnyadandiperbaiki, meskipuntdkadaperbaikanlebihlanjut. • Software and organizational measure clearly laid out at each stage : melakukanapasajaygdibutuhkanutkmenghasilkan subset hasilygdiinginkan. Iniberartibhwpirantilunakscrfungsionalmestimenyertaiperubahanygdiperlukandlmhalkebijakan, proses, pengukuranygdibutuhkanutkmembuatsistemtsbbekerja. Misalnya : jikamengembangkansatudiskusi database, mestidisertaidgnperubahan motif karyawanmenggunakanpirantilunaktsb, apakahmencariinformasisajaatauutkmemberikontribusithd database tsb. Penyebaranrencana hrs jugadisertaipenghargaanygtepat, ygdptmendorongkaryawanmenyatukedlmprosestsb.

22. Langkah 9 : pengelolaperubahan, kulturdanstrukturpenghargaan • Suksestidaknyamanajemenperubahantidakhanyatergantungkpdteknologi, tetapidikebanyakanorganisasijustrulebihditentukanpadaperubahankulturdanperubahandidlmsistempenghargaan. • Pentingbagipihaktimpengembanganutkmenyusunlangkah-langkahstratejik spy penerapanmanajemenpengetahuanberlangsungdgnbaik. Tim harusmendapatkanhatidanjiwakaryawan. Merekabukanlahpasukan, tetapimerekalebihsepertiseorangsukarelawan.

23. Langkah 10 : evaluasikinerja, mengukur ROI, danperbaikansistemmanajemenpengetahuan • Tiwana (2000) mengajukansatujenispengukuran yang merupakanhasilmodifikasidari balanced scorecard yang kemudianditambahkandgnrekomendasidaribeberapaahlipengukuran. • Financial perspective (perspektiffinansial) : apakahinvestasikitadidlmmanajemenpengetahuanmemperolehkeuntunganfinansial pd neracakita? • Human-capital perspective (perspektif modal manusia) : apakahkinerjakaryawankitalebihbaikdanlebihberbagi? • Customer-capital perspective (perspektif modal pelanggan) : sudahbaikkahhubungankitadgnpelanggan, prospeknyasemakinmeningkat, danmendatangkanpelangganbarusbgakibatpelaksanaanmanajemenpengetahuan? • Organizational-capital perspective (perspektif modal organisasi) : apakahsaatinikitamemilikiprosesyg paling baik, kapabilitasygsgtberbeda, kemampuanygsgthebatutkmelakukaninovasidgnlebihcepatdrpdpesaingkitamelaluimanajemenpengetahuan?

24. Kesimpulan • Kesuksesanstrategipenerapanmanajemenpengetahuansangattergantungkepadabeberapaaspek : • Infrastrukturteknologi, struktur, sistempenghargaandankultur.