MANAJEMEN PENGETAHUAN Pengorganisasian Manajemen Pengetahuan

1. MANAJEMEN PENGETAHUANPengorganisasianManajemenPengetahuan Pertemuan 2 PendidikanVokasi/PerpustakaandanArsip Muslech, MSi 18 Pebruari 2013

2. MateriPembahasan: • KonsepDasarPengorganisasian KM • DesaindanSrukturKM • IdentifikasiPengorganisasian KM • Model Pengorganisasian KM • KarakteristikOrganisasiPengelolaanPengetahuan • TugasdanFungsi Unit KM

3. DimensiPengorganisasian KM • Penggorganisasianmemiliki 3 dimensi : • 1. organisasimemilikisuatubentuk , konfigurasidan saluran2 komunikasi formal • 2. tugas2 dirumuskan , ditetapkandanpekerjaanindividuterstruktur • Sebuahfalsafahorganisasimempengaruhiupayadenganapakoordinasidicapai

4. Proses Pengorganisasian KM • Certo (1994) : • Melaksanakanrefleksitentangrencanadansasaran • Menetapkantugas-tugaspokok • Membagitugaspokokmenjaditugasbagian • mengalokasikansumber-sumberdayadan petunjuk2 utk tugas2 tersebut • Mengevaluasihasil-hasildaristrategipengorganisasianygdiimplementasikan

5. Prinsip2 Pengorganisasian KM Fayol (dalamKastdan James E, Rosenzweig (2002) : • Pembagiankerja • Wewenangdantanggungjawab • Displine • Kesatuanperintah • KesatuanArahdanTujuan • Mendahulukankepentinganorganisasidarikeppribadi • Pengupahandanpenggajian • Sentralisasi • Skalahirarki • Tatatertib • Keadilan • Stabilitasjabatan • Prakasa (inisiatif) • Solidaritaskelompokkerja

6. ManfaatPengorganisasian KM Karhi, Nisjar (Winardi 2003) : a.Kejelasanekspektasikinerjaindividudantugas – tugasygterspesialisasi b. Pembagiankerjaygmenghindariduplikasi c. Terbentuknyasusunanarusaktivitaskerjayglogisygdptdilaksanakanolehindividudankelompok d. saluran2 komunikasiygmapan e. Mekanismekoordinasitercapainyaharmonisasiantaraanggotaorganisasi f. upaya2 ygdifokuskanpadasasaranygakandicapaisecaralogisdanefisien g.Struktur2 otoritasygtepatutkkelancaranperencanaandanpengawasanseluruhorganisasi

7. “AN INVESTMENT IN KNOWLEDGE ALWAYS PAYS THE BEST INTEREST Benyamin Franklin

8. DesaindanSruktur KM DesainOrganisasidipengaruhi : 1 Pengembanganhistorikalygberlangsunglambatdan ide kekuatanterpakupadarakyatsangatmempengaruhiorganisasi 2. Kompleksitsteknologiygmakinmeningkat Manager : • Memahamisecarajelasstrukturorganisasi • Meninjaubaganorganisasi. Yuki (2005) : strukturorganisasimerupakanpolarumusanperandanhubunganperanpengalokasianaktivitasgunamemisahkan sub-sub unit , distribusikekuasaan sera jaringankerjakomunikasi formal Wexleydan Gary , A Yuki : strukturperencanaan formal utkmencapaipembagiantenagaygefektifdanefisiensertakoordinasiaktivitasanggotanya. Gibson (1996) : Pola formal aktivitasdanhubungan di anatar sub unit dlmorganisasi Strukturorganisasiakanmenggambarkanidentitasygberientasipadamanajemenpengetahuan

9. Identifikasipengorganisasian KM Langkah-langkahIdentifikasisbb : 1. penentuannamastrategiManajemenPengetahuansesuaidenganstrategiorganisasiutkmencapaitujuandansasaran 2. Road map Knowledge (arahpemetakanpengetahuan ) : KlasifikasipengetahuanmenurutKwasnik (1999) : • Mampumeringkaspengetahuanshgmudahdicerna • Memberikandeskripsiyg kaya padasetiapbutirpengetahuan • Memperlihatkanhubunganantarapengetahuanygsatudenganyg lain • Memperlihatkanjarakantarabutirpengetahuanygsatudenganyg lain • Dapatmembantumenemukanpoladalammemberikankriteriapada butir2 pengetahuan

10. Model pengorganisasian KM Von KrocgkIchiyodanNonaka (2000) : Alasanpengembanganmanajemenpengetahuan di perusahaanadalahmeninimalkanresikodanmeningkatkanefisiensidaninovasimelaluibeberapatahapan : • Mengawali KM denganmeninimalkanresikodengancaramencaripengetahuanygberhargaygdimilki, mengumpulkandandigunakanutksolusiperusahaan • Organisasimemanfaatkantindakanreaktifdanbelumada proses kreasipengetahuan • Pengembanganmanajemenpengetahuanuntukmenghasilkaninovasi • Para penggiatpengetahuandlmorganisasirajinmemotivasi orang di organisasiutkmenjadipembelajaranaktifmengadakanpengetahuandiluarorganisasiutksalingberbagidanmenciptakandansalingmemanfaatkanpengetahuanbaru

11. KarakteristikOrganisasiPengelolaan KM KaraktersistikPersonilpengelolaPengetahuan : • Seorangpemimpinygdapatbersikap professional danegaliter, bukanbirokratygmemegangteguhprosedurdanmemilikimentaslitasatasanataubawahan. • Wawasanygluasatauseoranggeneralis. • Memil;ikiprofessinal networking ygluasbaikdiinternalperrusahaanmaupundiluarperusahaan • Mampumelakukankomunikasidankoordinasisecara virtual dantatapmuka (komunikatif) • Mampumemfasilitasiberbagaipihakdalamberbagi knowledge, berkolaborasidanbelajar

12. KarakteristikOrganisasiPengelolaan KM KareaktersistikStruktur • Tidakbersifatbirokratis, proseduradminstratifterhadapsubstansi knowledge beradapada level minimal • Unit-unit berbentuksel-selygmenyebar di berbagai unit tetapitetapterkoordinasi • Tidakhirarhissehinggakesanhubunganatau proses atasandanbawahansebaikknytidakada.

13. KarakteristikOrganisasiPengelolaan KM Posisi-posisidalamorganisasiManajemenPengetahuan : • Chief knowledge Officer (CKO) adalahpimpinantertinggiygbertanggungjawab : (Leith & Rosen 2001) : • Menciptakanvisipengelolaan knowledge • Mensosialisasikandanmenjualkonsepdaninisietahuanatifmanajemenpengetahuansertamembagikanvisikepadamanajemen senior • Melakukan mentoring inisiatifmanjemenpengetahuanygmemberikankontribusisiknifikanpadakeberhasilanperusahaan.

14. KarakteristikOrganisasiPengelolaan KM Posisi-posisidalamorganisasiManajemenPengetahuan : Chief knowledge Officer (CKO) adalahpimpinantertinggiygbertanggungjawab : (Tiwana 2000) : • Optimalisasidesain proses manajemenpengetahuan • Menciptakankanal-kanaldankompetensi yang dimilikiperusahan • Mengintegrasikan knowledge padaaktivitasdantugasrutinperusahaan • Meruntuhkansekat-sekatthnis, budaya , danalirankerjadalamperukaranpengetahuan. • Memastikanbhwperusahaanbelajardarikesalahanmasalalu. • Menciptakannilaidariasetpengetahuandansasrasnamanajemenbaikberupa profit maupun non profit. • Mendukungtugas-tugasdiatasdenganmengggunkanteknologiinformasi

15. KarakteristikOrganisasiPengelolaan KM Posisi-posisidalamorganisasiManajemenPengetahuan : (Tobing 2007) : sbb. : A. Asisten Vice President knowledge Management ygbetanggungjawab ; • Memastikantersedianayastrategidankebijakanmanajemenpengetahuandanmemonitorefektifitasdlmimplementasinya. • Memastikantersedianyasistemmanajemenpengetahuan • Memastikantersedianyadanberoperasinyasistemapplikasisaranamanajemenpengetahuan • Memastikanberjalannya forum expert • Melakukankampanyedanpenyebaranpenggunaan KM • Memastikanketersediaankepatuhandankonsistensiimplementasi proses bisinis KM

16. KarakteristikOrganisasiPengelolaan KM B. Operation : Memastikantersedianyausulan forum expert : Memastikantersedianya knowledge sharing virtual dantatapmuka Memastikanterkelolanyaotoritassistemaplikasisarana KM Memastikantersedianyalaporanperfornansisistemaplikasi Mengusulkanpemberian reward padakonttributordanpengguna KM

17. KarakteristikOrganisasiPengelolaan KM C. Senior Officer KM System Development bertugas : • Menyususnstrategidankebijaksaan KM • Menyususnalternatifpemilihansistemdan model KM • Menyusunarsitekturkesisteman KM • Menyusunaplikasidan saran KM • Melakukanujiterimahasilpengembangansistemaplikasisarana KM

18. TugasdanFungsi Unit KM • Fungsipengelolaanperubahan: • Melakukan knowledge audit dan assessment (penilaian) • Mengembangkansrategi KM • Mengembangkanmetodologiimplementasi KM • Melakukankomunikasidenganmanjemenpuncak • Merekrut , membentuk, melatihtimanggotaperubahan. • Melakukan pilot proyekimplementasi KM • Mengembangkansarana KM (IT support) • Melakukansosialisasidan deployment implementasi KM diseruruhorganisasi

19. TugasdanFungsi Unit KM 2. FungsiPengelolaan Expert : • Memastikantersedianya expert • Melakukantaksonomi knowledge berdasarka business need analysis • Melakukanidentifikasisumberpengetahuandanmeminta expert danrarasumbermembagikanpengetahuandanpengalamannya • Melakukan updating danevaluasitaksonomipengetahuansecaraberkala • Menyusunkebijakanpengelolaan expert danevaluasinya • Melakukanevaluasikinerja expert • Memprosespengangkatandanpenggantian expert • Memenuhikebutuhanpengembangan expert (seminar, lokakaryadsb.) • Mempersiapkankaderisasi expert

20. TugasdanFungsi Unit KM 3. FungsiOperasi : • Menjaminberoperasinyasrana KM • Melakukanperancangansistemdokumentasidanimplementasinya • Mengelolakontenygdiupdatekesarana KM • Melakukanfungsi updating dan deleting dokumenpdresositorisaarana KM • Mengelola security system dandokumen • Mengolaadminstrasisistem • Menerbitkanlaporanrutin • Menanganikeluhanpelanggan • Melakukanprogran sharing dgn forum tatapmuka • Mendokumentasi knowledge danmendistribusikanpengetahuanke unit-unit dan personnel ygmembutuhkan

21. TugasdanFungsi Unit KM 4. FungsiPerformansidanpengembangan : • Membangunsistemperformansi KM • Melakukanevaluasidananalisisterhadaplaporanperformansidari expert • Melakukanpensyaratanpengguna, teknologidanbisnis • Menerbitkanlaporanrutinutk KM • Melakukanpengembangandanpenyempurnaansistemkolaborasi virtual melaluisarana KM • Memberikan feedback (umpanbalik) • Mendifinisikandanmerencanakankebutuhanpengetahuandan expert utk 2-3 tahunmendatang

22. TugasdanFungsi Unit KM 5. DistribusiperandanpenyelarasandlmOrganisasi: • Unit teknostruktur (perencanaandanpengendalianpengelolaanpegetahunansesuaidenganbidangnya • Unit pengelolainfrastrukturdanproduk (Pengetahuanterkaitdenganoperasidanpemeliharaan , rekayasadanpengembangan • Unit sales dandisttributorberkaitandenganpengetahuanpemasarandanpelayanan • Unit pengelolakeuanganberkaitandenganpengetahuan (akuntansi, laporandanmanajemen)