Podstawy rachunkowości budżetowej

1. Podstawy rachunkowości budżetowej Departament Rachunkowości i Rewizji Finansowej Ministerstwo Finansów 31 lipca 2014 r.

2. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330, ze zm.) zwana dalej „uor”

3. Rachunkowość jednostki obejmuje (art. 4 ust. 3 uor): • przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, • prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, • okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, • wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, • sporządzanie sprawozdań finansowych, • gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą, • poddanie badaniu sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

4. Jednostki zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z uor (1) spółki handlowe oraz spółki cywilne, z tym że: spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie - jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 1.200.000 euro inne osoby prawne(z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego), osoby fizyczne – po przekroczeniu ww. progu, banki, zakłady ubezpieczeń, fundusze inwestycyjne i emerytalne,

5. Jednostki zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z uor (2) zagraniczne osoby prawne, zagraniczne jednostki nieposiadające osobowości prawnej oraz zagraniczne osoby fizyczne,- w odniesieniu do działalności prowadzonej na terytorium RP, inne jednostki, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych, gminy, powiaty, województwa i ich związki, a także państwowe, gminne, powiatowe i wojewódzkie: jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, państwowe fundusze celowe.

6. Jednostki zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z uor (3)

7. Kierownik jednostki kierownik jednostki – osoba lub organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności uprawniony jest do zarządzania jednostką (art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości)

8. Odpowiedzialność kierownika jednostki zgodnie z ustawą o rachunkowości (1) ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację zasad (polityki) rachunkowości, zapewnia sporządzenie sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, podpisuje sprawozdanie finansowe wraz z osobą, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych,

9. Odpowiedzialność kierownika jednostki zgodnie z ustawą o rachunkowości (2) zawiera umowę o badanie z biegłym rewidentem, zapewnia udostępnienie biegłemu rewidentowi ksiąg rachunkowych oraz dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów oraz wszelkich innych dokumentów, jak również udziela wyczerpujących informacji, wyjaśnień i oświadczeń – niezbędnych do wydania opinii biegłego rewidenta o badanym sprawozdaniu finansowym, przedstawia sprawozdanie właściwym organom do zatwierdzenia.

10. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych • Art. 10 ustawy o rachunkowości Opracowanie zasad (polityki) rachunkowości: • Dokumentacja opisująca zasady (politykę) rachunkowości realizowana w danej jednostce wyznacza ramy organizacyjne rachunkowości i zapewnia jej odpowiednią jakość. • Polityka rachunkowości zapewnia grupowanie operacji gospodarczych w sposób usystematyzowany, wymagany przez wewnętrzne i zewnętrzne potrzeby informacyjne jednostki, oraz prawidłowe sporządzenie sprawozdania finansowego oraz innych sprawozdań opracowywanych na podstawie danych z ewidencji księgowej.

11. Nadrzędne zasady rachunkowości (1) zasada prawdziwego i rzetelnego obrazu Jednostki obowiązane są stosować określone ustawą zasady rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy (art. 4 ust. 1 uor). zasada memoriału W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (art. 6 ust. 1 uor). zasada współmierności przychodów i kosztów Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione (art. 6 ust. 2 uor).

12. Nadrzędne zasady rachunkowości (2) zasada ostrożności Poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie (wytworzenie) ceny (koszty), z zachowaniem zasady ostrożności. W szczególności należy w tym celu w wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość, uwzględnić: zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów, w tym również dokonywane w postaci odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne, wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne, rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń. (art. 7 ust. 1 uor).

13. Nadrzędne zasady rachunkowości (3) zasada istotności Dokonując wyboru rozwiązań dopuszczonych ustawą i dostosowując je do potrzeb jednostki, należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. (art. 8 ust. 1 uor) zasada kontynuacji działania Przy stosowaniu przyjętych zasad (polityki) rachunkowości przyjmuje się założenie, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości działalność w niezmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości, chyba że jest to niezgodne ze stanem faktycznym lub prawnym. (art. 5 ust. 2 uor)

14. Nadrzędne zasady rachunkowości (4) zasada ciągłości Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych, tak aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. (art. 5 ust. 1 uor) zasada przewagi treści ekonomicznej nad formą Zdarzenia ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną. (art. 4 ust. 2 uor)

15. Nadrzędne zasady rachunkowości (5) zasada indywidualnej wyceny Wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie. Nie można kompensować ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i kosztów związanych z nimi oraz zysków i strat nadzwyczajnych. (art. 7 ust. 3 uor) zasada dokumentacji zapisów księgowych Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. (art. 20 ust. 1 uor)

16. Sektor finansów publicznych w Polsce (1) Zgodnie z art. 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013r., poz. 885, ze zm.) sektor finansów publicznych tworzą: • Organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały,

17. Sektor finansów publicznych w Polsce (2) • jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki, • jednostki budżetowe, • samorządowe zakłady budżetowe, • agencje wykonawcze, • instytucje gospodarki budżetowej, • państwowe fundusze celowe, • ZUS, KRUS i zarządzane przez te jednostki fundusze, • NFZ, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, • instytucje kultury (państwowe i samorządowe), • uczelnie publiczne, PAN, • oraz inne państwowe i samorządowe osoby prawne.

18. Sfera Budżetowa- zakres • Gminy, powiaty, województwa i ich związki, • Jednostki budżetowe państwowe i samorządowe, • Samorządowe zakłady budżetowe, • Państwowe fundusze celowe

19. Istota sfery budżetowej w aspekcie rachunkowości • Pod pojęciem sfery budżetowej należy rozumieć część jednostek sektora finansów publicznych bezpośrednio powiązanych z budżetem państwa objętych szczególnymi regulacjami gospodarki finansowej i rachunkowości

20. Rachunkowość jednostek sektora finansów publicznych (1) • Jednostki sektora finansów publicznych prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem przepisów ustawy o finansach publicznych i przepisów systemowych obowiązujących te jednostki – art. 40 ust. 1 ustawy o finansach publicznych

21. Rachunkowość jednostek sektora finansów publicznych (2) • jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe - szczególne zasady rachunkowości wydane na podstawie delegacji zawartej art. 40 ustawy o finansach publicznych: rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 05.07.2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013r., poz. 289)

22. Rachunkowość jednostek sektora finansów publicznych(3) • rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25.10.2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375) • zarządzenie Nr 54 Ministra Finansów z dnia 23.12.2010 r. w sprawie zasad rachunkowości i planów kont dla organów podatkowych podległych Ministrowi Finansów, w zakresie poboru i rozliczania podatków, opłat, wpłat z zysków przedsiębiorstw i jednoosobowych spółek Skarbu Państwa oraz innych niepodatkowych należności budżetowych, do których ustalania lub określania są uprawnione organy podatkowe (Dz. Urz. MF z 2012r., poz. 55) - w odniesieniu do organów podatkowych takich jak urzędy skarbowe

23. Delegacja ustawowa z art. 40 ustawy o finansach publicznych • Zgodnie z delegacją ustawową Minister Finansów w drodze rozporządzenia zobowiązany jest określić: • szczególne zasady rachunkowości oraz plany kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego • szczególne zasady rachunkowości oraz plany kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych

24. Zasady rachunkowości wynikające z art. 40 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych • Dochody i wydatki muszą być ujmowane w terminie ich zapłaty, niezależnie od terminu rocznego budżetu, którego dotyczą, • Obowiązek ujmowania wszystkich etapów rozliczeń poprzedzających płatność dochodów i wydatków, a w zakresie wydatków i kosztów – także zaangażowanie środków, • Ewidencja budżetu w układzie zadaniowym,

25. Ramy rachunkowości budżetowej • Wykonanie budżetu - zasada kasowa, • Pozostałe zdarzenia i operacje gospodarcze występujące w sektorze budżetowym związane z funkcjonowaniem jednostek budżetowych – zasada memoriału

26. Szczególne zasady rachunkowości wynikające z rozporządzenia z dnia 5 lipca 2010r. (1) Wykonanie budżetu: • § 3. Ustalenie deficytu budżetu państwa oraz nadwyżki lub deficytu budżetu środków europejskich następuje na odrębnych kontach księgowych w zakresie faktycznie (kasowo) zrealizowanych podatkowych i niepodatkowych dochodów i wydatków budżetu państwa oraz na odrębnych kontach księgowych w zakresie faktycznie (kasowo) zrealizowanych dochodów i wydatków budżetu środków europejskich.

27. Szczególne zasady rachunkowości wynikające z rozporządzenia z dnia 5 lipca 2010r. (2) Wykonanie budżetu: • § 5. W celu ustalenia nadwyżki lub deficytu budżetów jednostek samorządu terytorialnego operacje dotyczące ich dochodów i wydatków są ujmowane w księgach rachunkowych na odrębnych kontach księgowych w zakresie faktycznie (kasowo) zrealizowanych wpływów i wydatków dokonanych na bankowych rachunkach budżetów oraz rachunkach bieżących dochodów i wydatków budżetowych jednostek budżetowych, z wyjątkiem operacji szczególnych określonych w odrębnych przepisach.

28. Szczególne zasady rachunkowości wynikające z rozporządzenia (3) • Środki trwałe (art. 40 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych) • § 2 pkt 1 środki trwałe - rozumie się przez to środki, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości, w tym środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, otrzymane w zarząd lub użytkowanie i przeznaczone na potrzeby jednostki. • § 6. 1. Środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego otrzymane nieodpłatnie, na podstawie decyzji właściwego organu, mogą być wycenione w wartości określonej w tej decyzji.

29. Szczególne zasady rachunkowości wynikające z rozporządzenia (4) • Środki trwałe – amortyzacja • § 6 ust 2. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się lub amortyzuje. Odpisów umorzeniowych lub amortyzacyjnych dokonuje się według zasad przyjętych przez jednostkę zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Ustalając zasady umarzania lub amortyzacji, jednostka może przyjąć stawki określone w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych albo stawki określone przez dysponenta części budżetowej albo zarząd jednostki samorządu terytorialnego.

30. Szczególne zasady rachunkowości wynikające z rozporządzenia (5) • 3. Jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, mogą być umarzane: • 1) książki i inne zbiory biblioteczne; • 2) środki dydaktyczne służące procesowi dydaktyczno-wychowawczemu realizowanemu w szkołach i placówkach oświatowych; • 3) odzież i umundurowanie; • 4) meble i dywany; • 5) inwentarz żywy; • 6) pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości, w momencie oddania do używania. • 4. Nie umarza się gruntów oraz dóbr kultury.

31. Szczególne zasady rachunkowości wynikające z rozporządzenia (6) Inwentaryzacja • § 6 ust. 6. Inwentaryzacja nieruchomości powinna zapewnić porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją odpowiednio gminnego, powiatowego i wojewódzkiego zasobu nieruchomości.

32. Szczególne zasady rachunkowości wynikające z rozporządzenia (7) • Należności-aktualizacja • § 8. 1. Wartość należności aktualizuje się zgodnie z ustawą o rachunkowości, z zastrzeżeniem ust. 2 - 4. • 2. Odpisy aktualizujące wartość należności dotyczących rozchodów budżetu zalicza się do wyników na pozostałych operacjach niekasowych. • 3. Odpisy aktualizujące wartość należności dotyczących funduszy tworzonych na podstawie ustaw obciążają fundusze. • 4. Odpisy aktualizujące wartość należności są dokonywane nie później niż na dzień bilansowy.

33. Szczególne zasady rachunkowości wynikające z rozporządzenia (8) Należności i zobowiązania – odsetki • § 8 ust. 5. Odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

34. Szczególne zasady rachunkowości wynikające z rozporządzenia (9) • Aktywa i pasywa wyrażone w walucie obcej – wycena • § 8 ust. 6  Należności i zobowiązania oraz inne składniki aktywów i pasywów wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy.

35. Szczególne zasady rachunkowości wynikające z rozporządzenia (10) Świadczenia emerytalne • § 9a. Jednostki nie dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów wynikających z obowiązku wykonania przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych.

36. Sporządzanie sprawozdań finansowych zgodnie z przepisami rozporządzenia (1) • § 17 ust. 1 Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych jednostki, o których mowa w § 1 pkt 3 i 4, sporządzają sprawozdanie finansowe składające się z: • 1) bilansu; • 2) rachunku zysków i strat (wariant porównawczy); • 3) zestawienia zmian w funduszu. • 2. Placówki sporządzają sprawozdanie finansowe obejmujące bilans na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (dzień bilansowy), to jest na dzień 31 grudnia.

37. Sporządzanie sprawozdań finansowych zgodnie z przepisami rozporządzenia (2) • 3. Bilans powinien zawierać informacje w zakresie ustalonym dla: • 1) jednostki budżetowej i samorządowego zakładu budżetowego - w załączniku nr 5 do rozporządzenia; • 2) placówki - w załączniku nr 6 do rozporządzenia. • 4. Rachunek zysków i strat (wariant porównawczy) powinien zawierać informacje w zakresie ustalonym w załączniku nr 7 do rozporządzenia. • 5. Zestawienie zmian w funduszu powinno zawierać informacje w zakresie ustalonym w załączniku nr 8 do rozporządzenia.

38. Plany kont, stanowiące załączniki do rozporządzenia: Załącznik Nr 1 „ Plan kont dla budżetu państwa”, Załącznik Nr 2 „Plan kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego”, Załącznik Nr 3 „Plan kont dla jednostek budżetowych, samorządowych”, zakładów budżetowych i państwowych funduszy celowych”, Załącznik Nr 4 „Plan kont dla placówek”.

39. Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych – zał. 3 rozporządzenia • Załącznik nr 1

40. Prezentacja wybranych korespondencji kont księgowych zawartych w planie kont zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia • Konto 130, • Konto 131, • Konto 132, • Konto 011, • Konto 013, • Konto 221, • Konto 290, • Konto 720, • Konto 800.

41. Korespondencja wybranych kont księgowych–schematy • Ewidencja dochodów i wydatków budżetowych w jednostkach budżetowych – schemat księgowań dla konta 130 – „Rachunek bieżący jednostki”- Załącznik nr 2 i 3

42. Korespondencja wybranych kont księgowych–schematy • Ewidencja na koncie 131 – „Rachunek bieżący samorządowych zakładów budżetowych”- Załącznik nr 4

43. Korespondencja wybranych kont księgowych–schematy • Ewidencja „dochodów własnych” samorządowych jednostek budżetowych Konto 132 – „Rachunek dochodów jednostek budżetowych”– Załącznik nr 5

44. Korespondencja wybranych kont księgowych–schematy • Ewidencja „dochodów własnych” państwowych jednostek budżetowych - Konto 132 – „Rachunek dochodów jednostek budżetowych”– Załącznik nr 6

45. Korespondencja wybranych kont księgowych–schematy • Ewidencja na koncie 011 – „Środki trwałe” – Załącznik nr 7

46. Korespondencja wybranych kont księgowych–schematy • Ewidencja na koncie 013 – „Pozostałe środki trwałe” – Załącznik nr 8.

47. Korespondencja wybranych kont księgowych–schematy • Ewidencja przychodów z tytułu dochodów budżetowych na kontach 221- „Należności z tytułu dochodów budżetowych i 720 – „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” – Załącznik nr 9.

48. Korespondencja wybranych kont księgowych–schematy • Ewidencja odpisów aktualizujących należności na koncie 290 – „Odpisy aktualizujące należności” – Załącznik nr 10.

49. Korespondencja wybranych kont księgowych–schematy • Ewidencja księgowa prowadzona do konta 800 – „Fundusz jednostki” – Załącznik nr 11.

50. Ustalenie wyniku finansowego • Dla jednostki budżetowej – Załącznik nr 13 • Dla samorządowego zakładu budżetowego – Załącznik nr 12