Strateegilise planeerimise metoodika.

1. Ehk kuidas ja miks teha arengukava ? Strateegilise planeerimise metoodika.

2. Heli Kallasmaa Kokkusaamise eesmärk Tutvustada strateegilise planeerimise põhialuseid. Õpetada praktiliselt organisatsiooni arengukava ja tegevuskava koostamist. Koostada Pärnumaa Rahvakultuuri Keskseltsi arengukava 2010. aasta sügiseks.

3. Heli Kallasmaa Milleks on vaja arengukava? Reeglina ei ole inimestel võimet lugeda mõtteid! Me ise arvame, et ajame oma “suurt asja” ja usume, et kõik teavad sellest kõike, aga see pole üldsegi nii! Olulised asjad tuleb välja öelda ja üles kirjutada ! Arengukava on dokument milles on seda võimalik teha. Aga arengukava on dokument, mida ei saa koostada üksi! “ Räägi mulle ja ma unustan, näita mulle ja ma pean meeles, kaasa mind ja ma toetan!” / idamaine vanasõna /

4. Heli Kallasmaa Milleks on vaja arengukava? Arengukava on vajalik eelkõige selleks, et... kujundada organisatsiooni tulevikku eelkõige oma soovide kohaselt suunata ressursse ja energiat vajalikesse kohtadesse tulemuslikumalt ja efektiivsemalt tagada organisatsiooni stabiilne areng ning järjepidevus põhjendada taotusi kohalikust- ja riigieelarvest ning muuta kultuuritegevus võimalikult atraktiivseks nii erainvestoritele kui välispartneritele.

5. Heli Kallasmaa Arengukava on asjaliste vaheline kokkulepe. Arengukava annab pildi organisatsiooniga seotud inimeste ja organisatsioonide olemusest ning väärtushinnangutest. Kokkulepe on vajalik, et seada ühiseid eesmärke ning valida ühiseid teid nende saavutamiseks. Ta vastab küsimustele – kellele ja milleks organisatsiooni eksisteerimine on vajalik ning kuidas ja milliste vahenditega see peaks olema tagatud. Arengukava on tegevusjuhis. Kokkulepe arengusuundades on aluseks ühisele tegutsemisele Arengukava on dokument. Kirjapandud kokkulepe aitab meenutada ja jälgida, milles täpselt kokku lepiti. Arengukava mõiste.

6. Heli Kallasmaa Kõik on üks tervik! Eesti Vabariigi kultuuri arengustrateegia Maakonna kultuuri arengustrateegia Omavalitsuse kultuuri arengustrateegia PRAKS-i arengustrateegia

7. Heli Kallasmaa Arengukava ülesehitus TÄNANE OLUKORD VAJADUSED TULEVIKUPILT STRATEEGILISED EESMÄRGID LÄHEMAKS 4 AASTAKS TEGEVUSKAVA 1 AASTAKS JA EELARVE JÄLGIMINE JA HINDAMINE

8. Arengukava ülesehitus

9. Arengukava ülesehitus • Lihtsus, konkreetsus, selgus! • Näidismaterjalid Kultuuriministeeriumi koduleheküljel: http://www.kul.ee/index.php?path=0x1x1263 • Igati soovitan! • PRAKS-i arengukava koostamisel lähtume just sellest näidimudelist!

10. Heli Kallasmaa Arengukava koostamise tööprotsess 5. Arengukava esimese variandi Koostamine, september-oktoober Algatusrühma moodustamine, aprill 2010 6. Esmase variandi tutvustamine, arutelu ja täiendamine, oktoober 2. Arengukava koostamise kavandamine, aprill 2010 7. Täiendatud variandi, tegevuskava ja eelarve koostamine, november 3. Arengukava koostamise algatamine ja töörühmale volituste andmine , aprill 2010 8. Arengukava vastuvõtmine, heakskiitmine asjaliste poolt, detsember Viime arengukava ellu! 4. Andmete kogumine, korrastamine ja analüüs, aprill-august 9. Elluviimise jälgimine, täiendamine ja uuendamine, vähemalt 1X aastas

11. Heli Kallasmaa Kelle jaoks? Meie ja Nemad. Organisatsiooniga seotud inimesed. Võimalus kaasa haarata Võimalus tunda end ühtse ja tugevana Võimalus hinnata organisatsiooni jätkusuutlikkust Potentsiaalsed toetajad ja rahastajad. Võimalus selgitada oma olemust ja väärtushinnanguid ka teistele Võimalus tõestada organisatsiooni jätkusuutlikkust

12. Heli Kallasmaa Meie on kõige tähtsam! Tihti küsitakse - kes seda arengukava ikka loeb? Eelkõige loeme seda meie ise! Arengukava valmib inimestevahelises koostöös ning nende osalusel. Kui olen osalenud, olen ka huvitatud tulemustest. Arengut kavandades kujundame ise oma elukorraldust!

13. Heli Kallasmaa Nemad on ka tähtsad! Arengukava koostamine annab meile võimalused koostööks otsustajatega. Me saame neile endast teada anda ning neilt nõu küsida. Me saame neid kaasata ekspertide ja abistajatena. Me saame neilt küsida andmeid ja ühtlustada omavahel eesmärke. Anname neile võimaluse esimesena valminud dokumendiga tutvumiseks, kutsume koosolekutele. Teavitame neid tulemustest, palume hinnanguid.

14. Heli Kallasmaa Meeskonnatöö eelised. Me näeme asju reeglina hästi ning targalt ja oskame olukordi hinnata! Aga koos näeme asju veel paremini, saame arvamusi omavahel võrrelda ja jõuda õigemate tulemusteni.

15. Heli Kallasmaa Asjalised ja nende kaasamine. Arengukava koostamine on meeskonnatöö! Vajalikud on eestvedajad, kes on valmis selle töö ette võtma ja sellega ka lõpuni minema. Kui on raske algatusrühma kokku saada, võib appi kutsuda ka spetsialiste. Vajalik on asjaliste kaasamine protsessi teatud osades, et nad tunneksid ennast osalistena.

16. Heli Kallasmaa Asjalised ja nende kaasamine Määra oma organisatsiooni huvirühmad ning nende võimalikud huvid Teie asutuse organisatsiooni vastu. Võimalikult täpne määratlus tegevusvaldkond iga, sugu Hea oleks määratleda ka rühma arvuline suurus Geograafiline paiknevus riik, regioon, maakond, vald, küla, linn jne Määratle oma huvi nende kaasamise vastu. Mõtle, kuidas oleks neid kõige parem kaasata.

17. Heli Kallasmaa Asjalised ja nende kaasamine. • Huvirühmad • Need on inimeste rühmad, kelle huve arengukava otseselt puudutab. • Asutuse- või organisatsiooniga otseselt seotud inimesed või inimeste rühmad. • Sidusrühmad • Inimeste rühmad, keda arengukava elluviimine kaudselt mõjutab. • Teised huvirühmad • Partnerid • Ametivõimud jne.

18. Heli Kallasmaa Põhiväärtuste sõnastamine Põhiväärtused on organisatsiooni peamine tegutsemiskreedo! Millesse organisatsioon usub? Milliseid väärtusi tunnustab? Mille poole püüdleb? Milliseid filosoofilisi põhimõtteid järgib? Millised on organisatsiooni tugevad küljed ja eelised? Milline on organisatsiooni vastutus üldsuse ees? Kuidas organisatsioon suhtub oma liikmetesse?

19. Heli Kallasmaa Pühendumus ehk missioon Missioon Kirjeldab peamisi eksisteerimise aluseid ja aitab määratleda sihtgruppe. Sõnastamisel tuleb vastata järgmistele küsimustele: Kes me oleme? ( juriidiline staatus ) Mille nimel? ( kõrgeimad eesmärgid ja väärtushinnangud, kvalitatiivsed muutused, millele tegevus on suunatud ) Kelle jaoks? ( sihtgrupid ja nende huvid ning vajadused ) Kus? (geograafiline regioon, millele tegevus on suunatud) Mida me teeme? ( sihtgruppide vajaduste rahuldamisele suunatud tegevuste üldine piiritlemine )

20. Heli Kallasmaa Pühendumus ehk missioon Pane kirja oma organisatsiooni missioon - üldine eesmärk ehk põhjus eksisteerimiseks ! PRKS tegutseb selle nimel, et ...

21. Heli Kallasmaa Pühendumus ehk missioon Missiooni määratlus peab olema: Lühike – mitte üle neljakümne sõna (kolme lause) Kirjutatud selges ja arusaadavas keeles Sõnastatud positiivselt ja ligitõmbavalt Kirjutatud oleviku vormis ja kindlas kõneviisis

22. Heli Kallasmaa Et olla edukad mitte ainult praegu vaid ka tulevikus, tuleks vastata kolmele peamisele küsimusele: Kus me praegu oleme? Kuhu tahame jõuda? Kuidas sinna jõuda? Arengustrateegiat käsitletakse kui kokkulepitud eesmärkide ja tegevuste süsteemi, mille abil püütakse saavutada parimat resultaati tulevikus. Hetkesituatsiooni analüüs.

23. Heli Kallasmaa KUS ME PRAEGU OLEME? Ehk hetkeseisundi analüüs läbi ühise tegevuse ja gruppide kaasamise. MIKS SEDA ON VAJA TEHA? Tekib arusaamine olemasolevast olukorrast ja selle puudustest, võimalustest ja ressurssidest olukorra muutmiseks. Strateegiline ( SWOT/TNOV) analüüs. STRENGHTS – sisemised tugevused T WEAKNESSES – sisemised nõrkused N THEARTS – väliskeskkonnast tulenevad ohud O OPPORTUNITIES – väliskeskkonnast tulenevad võimalused V Hetkesituatsiooni analüüs.

24. Heli Kallasmaa Hetkesituatsiooni analüüs. Sise- ja välistegurid. Sisetegurid, lähtudes valdkonnast, asutusest või organisatsioonist enesest Tugevused Nõrkused Välistegurid, meist mitte sõltuvad, olemasolevad või võimalikud tulevikus. Ohud Võimalused NB! Me kaardistame neid, mitte selleks, et SWOT analüüsi on huvitav teha, vaid selleks, et välja töötada edasiliikumiseks vajalikku strateegiat!

25. Heli Kallasmaa SISETEGURID TUGEVUSED ( S ) Organisatsiooni töötajad/liikmed, kogemused, traditsioonid, teadmised; Toimivad koostöömudelid, head suhted meediaga, partneritega, riigiasutustega; Stabiilne tulubaas, projektijuhtimise kogemused jms; NÕRKUSED ( W ) Passiivsus, ühise eesmärgi puudumine, oskamatus, vähesed teadmised, nõrk suhtekorraldus jms; VÄLISTEGURID VÕIMALUSED ( 0 ) Uued sidekanalid, soodne keskkond (inimesed, asutused, partnerid jm), uute seaduste vastuvõtmine, riikliku poliitika muutumine, avatud maailm, looduskeskkond jms; OHUD ( T ) Ebastabiilne poliitika, globaaliseerumine, väärtushinnangute muutumine, majandustingimuste halvenemine jne; Hetkesituatsiooni analüüs.

26. Hetkesituatsiooni analüüs. Sisetegurid Välistegurid TUGEVUSED ( T ) SISEMISTE TUGEVUSTE LOETELU NÕRKUSED ( N ) SISEMISTE NÕRKUSTE LOETELU VÕIMALUSED ( V ) LOETELU VÄLISTEST VÕIMALUSTEST Kas ja milliseid tugevusi toetades on võimalik vähendada ohtude teket (või siis saada neist suhteliselt kergelt üle)? Millistele olemasolevatele tugevustele saame eelkõige toetuda tulevikus avanevate võimaluste kasutamisel? OHUD ( O ) LOETELU VÄLISTEST OHTUDEST Millised praegused nõrkused võivad saada fataalseteks, kui väliskeskkond halveneb s.t. ohud realiseeruvad? Millised praegused nõrkused võivad saada takistuseks tulevikus avanevate võimaluste kasutamisel? Mil viisil?

27. Heli Kallasmaa Kuhu tahame jõuda? Visioon Nägemus sellest, milline maailm (Tulevik) peaks olema – see on nägemus tulevikust, mitte olemasolevast reaalsusest. Pilt eelistatavamast tulevikust teatud ajavahemiku pärast. Visioon on selleks jõuks, mis liidab inimesed ühisteks jõupingutusteks.

28. Heli Kallasmaa Probleemide analüüs SÕNASTAMINE; ANALÜÜS; DOKUMENTEERIMINE; SÕNASTAMINE; Milles probleem seisneb? Kirjelda seda. Kes ja kuidas on sellest mõjutatud? Kui paljusid see mõjutab? Kas on lokaalne või globaalne? Kas meie võimuses on midagi teha? ANALÜÜS Miks selline probleem eksisteerib ? Miks ta on tekkinud ? Mis on selle majanduslikud põhjused – tagajärjed? Mis on selle poliitilised põhjused – tagajärjed? Mis on selle sotsiaalsed ja kultuurilised põhjused – tagajärjed? DOKUMENTEERIMINE Statistilised andmed Küsitlused Partnerid Vajaminevad ressursid

29. Heli Kallasmaa Strateegia väljatöötamine STRATEEGIAon eesmärkide ja nende saavutamiseks vajaminevate tegevuste ja põhimõtete kogum. Strateegia võimaldab kasutada olemasolevaid ressursse efektiivselt. Strateegilise planeerimise käigus on väga tähtis jõuda selgusele selles KUIDASkavatsetakse enese ette püstitatud eesmärke saavutada! Strateegia väljatöötamine järgneb visiooni – missiooni sõnastamise, andmete kogumise ja probleemi analüüsile ning sisemiste – väliste tegurite analüüsile.

30. Heli Kallasmaa Eesmärkide ja ülesannete fikseerimine Eesmärk – on püstitatud selleks, et leida mingile probleemile või kitsaskohale lahendusi Eesmärgid peegeldavad olukorda, mida me tahame saavutada kokkulepitud ajaperioodi lõpuks Eesmärkei ole tegevus.

31. Heli Kallasmaa Organisatsiooni tegevusvadkonnad ja eesmärgid Iga organisatsiooni tegevuse saab jagada peamisteks valdkondadeks, millesse panustatakse. Ükski organisatsioon ei saa tegeleda kõigega – tuleb seada prioriteete! Eesmärkide püstitamisel on lähtutud mõõdetavuse põhimõttest. Kaugemad eesmärgid (visioon) on mõõdetavad ligikaudselt, lähemad eesmärgid konkreetselt. Eesmärkide realiseerimist saab efektiivselt teostada vaid siis, kui on olemas näitajad ehk mõõdikud, mille alusel tulemust mõõta . Igas tegevusvaldkonnas saab püstitada lähiajaks omad eesmärgid, mis on saavutatavad, mõõdetavad ning realistlikud.

32. Heli Kallasmaa Eesmärkide hindamine Õigesti püstitatud eesmärki iseloomustab see, et ta on: Täpne ( specific ) – kas on täpselt terminitega näidatud milline, millal, kuidas ja kus olukord muutub? Mõõdetav ( mesurable ) – eesmärgini jõudmist saab hinnata objektiivsete kriteeriumidega ( hulk, suurus, arv jne ) Saavutatav ( achievable ) – kas on sõnastatud - kes, mis, millal ja kus? Tulemuslik ( results ) – kas on olemas ja määratud tulemus? Ajastatud ( timebound ) – eesmärgi saavutamise aeg peab olema kindlaks määratud ning mingil ajahetkel peame saama ütelda, et see eesmärk on täidetud.

33. Heli Kallasmaa Tegevuste planeerimine Tegevused on spetsiifilised ülesanded, mis on vaja läbi viia eesmärkide täitmiseks. Koosolekud, üritused, otsuste vastuvõtmise protsessid, võistlused, kampaaniad, millegi rajamine jne. Tegevuskava koostatakse reeglina lühemaks perioodiks (1-2 aastat).

34. Heli Kallasmaa Tegevuste planeerimine Tegevusplaani koostamine. Valime eesmärgi Püstitame eesmärgi täitmiseks vajaminevad ülesanded Kirjeldame ülesande täimiseks tehtavaid samme Määrame vastutavad isikud Arvutame vajalikud ressursid Hindame võimalikke ressursside allikaid Määratleme aja Sõnastame soovitud tulemuse

35. Heli Kallasmaa Tegevuste planeerimine Tegevused soovitud olukorra saavutamiseks Probleem Soovitud olukord Mis takistab? Mis soodustab? Kes on tegija? Kust tulevad ressursid?

36. Heli Kallasmaa Kontrollküsimused Kas ülesanne on selgelt sõnastatud? Kas ülesanne on teostatav? Kas ülesanne on reaalne? Kas oleme arvestanud takistusi ja ohte? Kas määratud aeg on piisav, et ülesannet täita? Äkki on keegi juba selle ülesande teostanud? Kas on piisavalt inimressurssi? Kas on juhtkonna toetus? Kas üks samm viib järgmiseni?

37. Heli Kallasmaa Arengukava avalikustamine Organisatsioon korraldab avalike arutelude kaudu kõigi huvitatud isikute kaasamise arengukava koostamise protsessi ning tagab heakskiidetud arengukava järgimise. Arengukava ja selle muutmise kord kehtestatakse organisatsiooni juhatuse poolt.

38. Heli Kallasmaa • Heli.kallasmaa@rahvakultuur.ee Tänan tähelepanu eest ja tublit tööindu!