Betriebliche Informationssysteme II Wirtschaftsuniversität Wien

1. Betriebliche Informationssysteme II Wirtschaftsuniversität Wien Musterlösungen Übungsblatt 4 Dr. Harald Kühn, BOC Information Systems GmbH Wintersemester 2008 / 2009 LV-Nr.: 2082

2. Aufgabe 1: Überführung in Relationenschema Mitarbeiter respektive: Mitarbeiter = {SV-Nummer, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Position, StandortNr} Standort respektive: Standort = {StandortNr, Bezeichnung, Adresse, Stadt} Raum respektive: Raum = {RaumNr, SV-Nummer} bearbeitet respektive: bearbeitet = {SV-Nummer, ProjektNr} Projekt respektive: Projekt = {ProjektNr, Projektverantwortlicher, Beschreibung, Erwarteter Aufwand, KundenNr} Kunde respektive: Kunde = {KundenNr, Name, Adresse, Stadt, Ansprechpartner}

3. Aufgabe 2: Organisationsprinzipien • Fragestellung:Beschreiben Sie den Unterschied zwischen Aufbau- und Ablauforganisation und erörtern Sie die wechselseitigen Vor- und Nachteile von divisionaler, funktionaler und prozessorientierter Organisationsform. • Musterlösung: • Aufbauorganisation • Beschreibung der Ausstattung und Verteilung von RessourcenBesonderer Schwerpunkt: • Verteilung von Aufgaben und Kompetenzen • Feststellung durch Aufgabenanalyse • Wer macht was? • Ablauforganisation • Ziele einer Organisation im Fokus • Zur Erreichung Einführung von Strukturen, die nicht unbedingt dem Aufbau der Organisation entsprechen müssen. • Aus den Zielen ergeben sich zu realisierende Abläufe (“Ablauforganisationen”) • Besonderer Schwerpunkt: • Aktivitäten zur Erfüllung von Aufgaben • Wie, wann, wo und womit werden die definierten Aufgaben erfüllt?

4. Aufgabe 2: Organisationsprinzipien Geschäftsleitung Verwaltung F & E Beschaffung Produktion Absatz • Musterlösung (Fortsetzung): • FunktionsorganisationKonzentration auf interne Aufgaben und Zusammenfassung zu Abteilungen und Stellen • Vertikale Gliederung nach Funktionen, auf bestimmte Verrichtungen spezialisiert. • Erfüllung der Verrichtungen ist Effizienzmassstab, nicht Erfüllung des Kundenbedürfnisses. • Prozessorganisation • Kundenzufriedenheit als oberstes Ziel • Weiterentwicklung der Ablauforganisation • Prozesse durchdringen Gesamtorganisation über Abteilungsgrenzen hinweg • Prozesse folgen dem Fluss der Wertschöpfung • Reduktion von Schnittstellen durch Aufgabenzusammenführung • Ständige Verbesserung durch Selbstcontrolling

5. Aufgabe 3: Organisationsformen LEITER Abteilung A Abteilung B Schema Einliniensystem … … • Fragestellung: • Erklären Sie kurz, anhand von zwei von Ihnen gewählten Organisationsformen, die verschiedenen Möglichkeiten (inkl. Vor- und Nachteilen), eine Unternehmensorganisation zu gestalten (Strukturen). Fügen Sie jeweils auch eine Skizze des beschriebenen Systems an. • Musterlösung: • Einliniensystem • Im Einliniensystem hat jede Stelle nur eine mögliche übergeordnete Stelle • Vorteilestraffe, übersichtliche Organisationeindeutige Dienstwege und Verantwortungsbereichekein Kompetenzproblemgute Kontrollmöglichkeiten für die VorgesetztenNachteilestarre, zum Teil lange DienstwegeInformationsverfälschung auf langen Dienstwegenstarke Belastung der VorgesetzenGefahr der Bürokratisierung (Überorganisation)Motivationsverlust bei den untergeordneten Stellen

6. Aufgabe 3: Organisationsformen LEITER Abteilung A Abteilung B Schema Mehrliniensystem … … … … • Musterlösung (Fortsetzung): • Mehrliniensystem • Im Mehrliniensystem ist jeder Stelle mindestens eine Stelle übergeordnet • Vorteile • Möglichkeit der Spezialisierungkurze DienstwegeMotivation der Mitarbeiter • Nachteile • unübersichtliche Organisationschlechte Kontrollekeine klaren Kompetenzabgrenzungen und VerantwortungsbereicheVerunsicherung durch unterschiedliche WeisungszuständigkeitenKoordinationsprobleme

7. Aufgabe 3: Organisationsformen LEITER STAB Abteilung A Abteilung B Schema Stabliniensytem … … • Musterlösung (Fortsetzung): • Stabliniensystem • Im Stabliniensystem sind den Instanzen Stäbe zugeordnet • Vorteile • Vorteile des Einliniensystems • Entlastung der Instanz • weniger Fehlentscheidungen der Geschäftsleitungdurch die Beratung der spezialisiertenMitarbeiter • Nachteile • Nachteile des Einliniesystems bleiben erhalten • höhere Personalkosten für qualifizierte Mitarbeiter • Gefahr, dass der Einfluss der Stabstelle auf die Geschäftsleitung zu groß wird • Demotivation der Stabstellen durch fehlende Entscheidungskompetenz

8. Aufgabe 3: Organisationsformen Produkt A Produkt B Schema Matrixorganisation Beschaffung Planung Einkauf PlanungEinkauf Produktion FertigungVerpackung FertigungVerpackung • Musterlösung (Fortsetzung): • Matrixorganisation • Bei der Matrixorganisation handelt es sich um eine gemischte Organisationsform (Mischung aus objektbezogener und verrichtungsbezogener Aufgabenbearbeitung) • Vorteile • Förderung der Teamarbeit • verbesserte Problemlösung, weil Spezialisten ausverschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten • Entlastung der Instanz • Nachteile • Kompetenzprobleme beiüberschneidenden Aufgabenbereichen • längere Entscheidungszeiträume wegender Einigung im Team • Gefahr nicht optimaler Entscheidungen wegen zu vieler Kompromisse bei der Einigung im Team • hoher Kommunikationsbedarf.

9. Aufgabe 3: Organisationsformen Auftraggeber Projekt-Experten Projektmanager Schema Projektmanagement Projektmanagementteam Projektteam Projektcontrolling Projektmgmtteammitglied Projektteammitglied Projektcontrollingmitglied • Musterlösung (Fortsetzung): • Projektmanagement • Projektmanagementist eine Führungskonzeption für direkte fachübergreifendeKoordination von Planung, Entscheidung, Realisierung,Überwachung undSteuerung bei der Abwicklunginterdisziplinärer Aufgabenstellungen (Projekt). • Ein Projektist eine besondere, umfangreiche und zeitlich begrenzteAufgabe von relativer Neuartigkeit mit hohemSchwierigkeitsgrad und Risiko, die in der Regel engefachübergreifende Zusammenarbeit aller Beteiligten fordert.

10. Aufgabe 3: Organisationsformen • Vorteile • Reduzierung von Risiken bei der Projektarbeit • Praktizierung echter Teamarbeit • Förderung der persönlichen und fachlichen Qualifikationder Projektmitarbeiter • Steigerung der Kreativität und Innovationsfähigkeit • Zielorientierte Kooperation (Ressourceneinteilung sowie Zeit- und Kostenplanung) • Verbesserung des Informationsflusses und –austausches • Erhöhung der Effizienz bei der Projektarbeit • Nachteile • Kompetenzstreitigkeiten und Kompetenzüberschreitungen durch unklare Kompetenzverteilung • Konsequente Planung nötig • Hohes Risiko wegen Fehlen von Referenzpunkten und Erfahrungen

11. Aufgabe 4: Rollen im Prozessmanagement Permanent Roles inProcess Management Process Manager ProcessResponsible Process Assistant Tool- Administrator Strategic Responsibility Process Responsibility Support Process Responsible Tool Administration Process Controlling Quality Assurance Methodological QA Technical support of users Responsible formethod and tool Process Implementation Consultant method and tool System Administration Process Execution Responsible Maintenance central models Coordination of central models Provide external data Consistency checks, archive, publication Project Responsible Process Execution • Fragestellung: • Beschreiben Sie die Rollen im Prozessmanagement und nennen Sie mindestens 3 Kernaufgaben jeder dieser Rollen. Erklären Sie darüber hinaus das DEMI/RACI Konzept im Kontext der Prozessaktivitäten. • Musterlösung:

12. Aufgabe 4: Rollen im Prozessmanagement Responsible: describes the responsible for executing an activity. Accountable: describes the responsible for the result of an activity. Consult: describes who should be consulted during the execution (multiple assignments possible) Inform:describes who should be informed about the execution of an activity. • Musterlösung (Fortsetzung):

13. Aufgabe 5: prozessorientierte Aufbauorganisation • Fragestellung: • Erklären Sie in eigenen Worten das Konzept „prozessorientierte Aufbauorganisation“. Nennen Sie die vier inhaltlichen Schwerpunkte und erklären Sie die Gliederung in Markt- und Unternehmenssicht und deren Einfluss auf die Aufbauorganisation. Geben Sie zuletzt noch eine graphische Erläuterung, wie ein Prozess durch das Unternehmen läuft. • Musterlösung: • Geschäftsprozesse stehen im MittelpunktStarke Konzentration auf Kunden, Mitarbeiter und Prozesse • Beginn der 1990er Jahre – starker Impuls aus Japan (Lean Management) • Beinhaltet u.a.: • verstärkte Kundenbindung • Abbau und Abflachung von Hierarchien durch mehr Teamarbeit mit eigenverantwortlichen Mitarbeitern • Steigerung des Kundennutzens durch kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP oder KAIZEN) • Konzentration auf Kernkompetenzen der Unternehmen mit Hang zum Outsourcing Prozessorientierung heißt Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation in den Bereichen Entscheidung, Steuerung, Durchführung

14. Aufgabe 5: prozessorientierte Aufbauorganisation Homogenes Geschäftsfeld nach außen Schallungsbau … Ladenbau Geschäftsfeld Abteilungen intern nach Kernkompetenzen Kernprodukte ... Holzbau nach Maß Prozess:‚Verkauf Tresen‘ durchläuft verschiedene Abteilungen … Transport Laden-Planung Tischlerhandwerk Kernkompetenzen • Musterlösung (Fortsetzung):Optimales Zusammenspiel der Marktbearbeitung und der Kernkompetenzen gewünscht • Externe Gliederung nach Homogenität des Geschäftsfeldes (Marktsicht) • Interne Koordination der Leistungserbringung nach Kernkompetenzen (Unternehmenssicht) • Strikte Trennung dieser Sichtweisen nicht möglich, da Kernkompetenzen sich über Geschäftsfelder hinweg erstrecken, und sich nur so ihr ganzer Nutzen für das Gesamtunternehmen auszahlt.

15. Aufgabe 5: prozessorientierte Aufbauorganisation Prozessorientierte Aufbauorganisation • Musterlösung (Fortsetzung): • Fokus auf Kundenbedürfnisse, die in Geschäftsfeldern auftreten  Neu- oder Weiterentwicklung der Kernprodukte durch sinnvolle Kombination der diversen Kernkompetenzen innerhalb des Unternehmens • Kernkompetenzen und deren sinnvolle Kombination beeinflussen durch proaktives Denken maßgeblich die Geschäftsbereiche (Neu- oder Weiterentwicklung von Produkten, optimale Unterstützung der Geschäftsfelder durch bestmögliche Allokation der Ressourcen innerhalb der Kernkompetenzfelder, …)

16. Aufgabe 6: Department Informationsverarbeitung und Prozessmanagement • Fragestellung: • Besuchen Sie die Webseite des „Department Informationsverarbeitung und Prozessmanagement“ und bilden Sie die Aufbauorganisation desselben (inklusive darin inkludierter Institute) in ADONIS:CE ab. Entscheiden Sie selbst an Hand der vorgefundenen Informationen über Abteilungen, Stellen, Rollen und Hierarchieebenen. • Musterlösung: • umseitig.

17. Aufgabe 6: Department Informationsverarbeitung und Prozessmanagement Musterlösung hier nicht vollständig modelliert.Institute und Institutspersonal sind repräsentativ für alle Rollen und Abteilungen. Im Sinne der Übersichtlichkeit ist Einteilung in Submodelle zu bevorzugen.