USULSÜZLÜK YÖNETİMİ PAA-IPA TÜRKİYE UYGULAMALARI

1. 18.04.2013 USULSÜZLÜK YÖNETİMİPAA-IPA TÜRKİYE UYGULAMALARI UTKAN OKTAY ULUSAL YETKİLENDİRME GÖREVLİSİ RİSK YÖNETİMİ VE KONTROL DAİRESİ

2. SUNUM PLANI • USULSÜZLÜĞE İLİŞKİN TANIMLAR • SORUMLULUKLAR • RAPORLAMA • ÖNLEME, TESPİT, KAYIT • USULSÜZLÜK ÖRNEKLERİ • ÖRNEK OLAYLAR

3. USULSÜZLÜĞE İLİŞKİN TANIMLAR

4. Usulsüzlük tanımı ve usulsüzlüklere ilişkin bilgilere şu kaynaklarda yer verilmektedir: (Convention on theProtection of the European Communities' Financial Interests,Reg. 1681/94, Reg. 2988/95, CD 1083/2006, CD 718/2007) Usulsüzlük (Irregularity) Milli kaynaklardan AB namına toplanan geliri eksiltmek ya da kaybetmek veya gerekçelendirilmemiş (haksız) bir harcama yapmak suretiyle, AB genel bütçesine veya AB tarafından idare edilen bütçelerehalel getiren veya getirebilecek olan bir ekonomik ajanın fiili veya ihmali suretiyle AB hukukunun bir hükmünün ihlalidir. Finansal Etki Kaynak İhtimal Fiil veya ihmal USULSÜZLÜK TANIMLARI

5. Şüpheli Dolandırıcılık (Suspected Fraud) Şüpheli dolandırıcılık, kasıt içeren bir davranışın özellikle Avrupa Topluluklarının mali çıkarlarının korunmasına yönelik anlaşmanın 1. maddesinde belirtilen dolandırıcılığın varlığını ortaya koymak amacıyla ulusal düzeyde idari veya adli işlemlerin başlatılmasına neden olan usulsüzlüktür. Şüpheli Dolandırıcılık Rex Judicata Dolandırıcılık USULSÜZLÜK TANIMLARI (DEVAM)

6. Dolandırıcılık (Fraud) Dolandırıcılık aşağıdaki hususlara ilişkin olarak, kasten yapılan herhangi bir fiil veya ihmaldir: AT genel bütçesinden veya AT tarafından ya da adına yönetilen bütçelerden, fonları zimmete geçirme veya haksız alıkoyma etkisini haiz yanlış, hatalı veya noksan beyan ve belgelerin kullanımı veya sunumu, Aynı etkiye yol açmak üzere, bir sorumluluğun yerine getirilmemesi suretiyle bilginin gizlenmesi, Fonların, veriliş amaçları dışındaki amaçlarla kullanımı. Yolsuzluk (Corruption) AB/Kamu gücünün veya kaynaklarının özel amaçlar için kullanımı ve görev gereği gerçekleştirilmesi gereken işlemler için bedel talep/teklif etme. Her yolsuzluk usulsüzlüktür, her usulsüzlük yolsuzluk değildir. USULSÜZLÜK TANIMLARI (DEVAM)

7. sorumluluklar

8. SORUMLULUKLAR NAO OFİS Usulsüzlüklerin tespitini ve raporlanmasını sağlamalı ve tespit edilen usulsüzlüklerle ilgili olarak mali düzeltmeleri yapmalıdır. Faaliyet ve Programlarda oluşabilecek herhangi bir usulsüzlük veya ihmalden dolayı, ilgili Faaliyet veya Program için sağlanmakta olan Topluluk katkısının tamamını veya bir bölümünü iptal etmek suretiyle “Finansal Düzeltme” yapabilir.

9. IPA BİRİMLERİ, SPO, PCU... Usulsüzlüklerle ilgili prosedürlerin uygun olarak belirlenmesi ve uygulanması, Raporlama ve bildirim Usulsüzlükle ilgili incelemelerde gerekli işbirliğinin sağlanması, Uygulanan sistem ve prosedürlerin gözden geçirilmesi, Usulsüzlüklerden kaynaklanan davalar hakkındaki kararların (ilgili birimlere) bildirilmesi. SORUMLULUKLAR (DEVAM)

10. raporlama

11. RAPORLAMA AT bütçesinden yapılan harcama tutarı 10,000 € geçen usulsüzlükler için usulsüzlük raporu,GECİKMEKSİZİN 10,000 € altı miktarlar ve ön tespitler için Erken Uyarı Raporu (NSCF), GECİKMEKSİZİN Şüpheli dolandırıcılık durumları (Suspected fraud) DERHAL Uygulama birimleri tespit edilen her usulsüzlüğü NAO’ya raporlamalıdır. İstisna: - Finansal etki oluşmaması ve olası bir usulsüz durumun finansal etkiden önce engellenebilmesi. Finansal etkisi bulunan usulsüzlükler kısa zamanda çözümlense bile non-case olarak raporlanmalıdır. İlgili çeyrekte usulsüzlük tespit edilmemesi halinde Sıfır Usulsüzlük raporu hazırlanır. Herhangi bir usulsüzlük tespit edilmişse ilave bir bildirime gerek bulunmamaktadır.

12. USULSÜZLÜK SÜREÇLERİ

13. RAPORLAMA SÜREÇLERİ BTK (AFCOS) AK DİREKTÖRLÜKLERİ OLAF Son kontrol & onay UYG USULSÜZLÜK GÖREVLİSİ İlk seviye kontrol UYG USULSÜZLÜK UZMANI Raporlama Raporlama IPA BİRİMLERİ DENETİM OTORİTESİ AB DELEGASYONU DİĞER KAYNAKLAR

14. 102 Incorrect accounts(muhasebe hataları) 103 Falsified accounts(çarpıtma) 104 Accounts not presented(banka tablolarının ve hesap dökümlerinin sunulmaması) 201 Missing /incorrect / incomplete documents(eksik, yanlış, doldurulmamamış dokümanlar) 213 Falsified supporting documents(çarpıtma) 299 Other cases of irregular documents(diğer usulsüz dokümanlar) 325 Non-eligible expenditure(uygun olmayan harcama) 402 Non-existing operator(hayali yararlanıcı veya tedarikçi) 405 Irregular termination, sale or reduction(usulsüz tamamlama, satış vb) 408Operator / beneficiary not having the required quality(gerekli nitelikleri taşımama) 601 Failure to respect deadlines(rapor vb süre kısıtlamalarına uyulmaması) 608 Refusal of control(kontrolün engellenmesi) 609 Refusal of payment(ödeme yapılmaması) 610 Absence or incompatibility of contract(sözleşme bulunmaması veya uyumsuz sözleşme) 611 Several requests for the same object(aynı alım için mükerrer ödeme talebi) 612 Failure to respect other regulations/contract conditions(kontrat vb koşullara uyulmaması) 614 Infringement of rules concerning public procurement(kamu ihale kurallarına uyulmaması) 741 Failure to fulfil commitments entered into(taahhütleri yerine getirememe) 810 Action not implemented(uygulamanın sona ermesi) 812 Action not carried out in accordance with rules(kurallara aykırı işlem) 818Falsified declaration (yanlış beyan) 822 Expenditure incurred outside the contracting period(sözleşme süreci dışında harcama) 832 Infringement with regard to the co-financing system(kofinansmana ilişkin ihlaller) 840 Undeclared revenue(gizli/haksız kazanç) 850 Corruption(yolsuzluk) 860 Conflict of interest(çıkar çatışması) 999 Other irregularities (to be specified)(diğer) OLAFSINIFLANDIRMASI

15. ÖNLEME, TESPİT, KAYIT

16. ÖNLEYİCİTEDBİRLER • Etkili iç kontrol sistemleri konulmalı; • Yazılı standartlar ve prosedürleri içeren idari doğrulamalar • Yerinde denetimler • Görevlerin ayrılığı • Kuralların tüm personel tarafından anlaşılması ve uygulanmasının sağlanmalı • Rehberlik ve eğitim • Risk analizi yapılmalı • Tüm görevlilerden usulsüzlük ve ilgili prosedürlerin anlaşıldığının teyit edilmesi için “usulsüzlük ve dolandırıcılık tanımları farkındalık beyanı”nı imzalamaları talep edilmelidir.

17. TESPİT • Ofis çalışması (Desk study) • Yerinde ziyaretler (on-the-spot visits) • İç ve dış denetim raporları (audit reports) • İhbarlar (whistle blowing) KAYIT • Usulsüzlük raporları • Soruşturma dokümanları • Denetim raporları sureti • Tüm yazışmalar

18. ÖRNEKLER

19. USULSÜZLÜKÖRNEKLERİ ÇIKAR ÇATIŞMASI • Görevlerin yüklenicilerle ilişkisi olan kişilere yönlendirilmesi durumu • Değerlendiriciler (Evaluation Committee) • İhale dokümanlarını hazırlayanlar (Danışman Firma ile ihale alan firmanın aynı olması durumu) • İşlerin ilgili kişilere ve şirketlere yönlendirilmesi (aynı şirkete ortak olma durumu, kişinin kendine ait bir şirkete ihale vermesi) • Yüklenicinin / yararlanıcının hak ettiğinden daha fazla yardım alması durumu (yönetim ve denetim eksiklik ve hatalarından kaynaklanabilir) FAZLA ÖDEME

20. Binanın büyüklüğü ve özellikleri Kullanılan materyal (12’lik yerine 8’lık demir kullanılması-hidden work, malzemeden çalma veya yüksek gösterme) Kalite Miktar Alt-yüklenicinin kalitesi (PRAG kriterlerine uygunluk) İnşaat işlerinin uygunluğu (eligibility) Projede yapılan değişiklikler (izin alınmadan) İnşaat işlerinin maliyeti (yüksek gösterme) İNŞAATİŞLERİ USULSÜZLÜKÖRNEKLERİ

21. MUHTEMEL PROBLEMLER Alınan malzemeler var mı? Kaydedilmiş mi? İşaretlenmiş mi? (detaylı kontrol gerektirir) Harcama makul mu? (kontrol) Harcamalar proje ile ilgili mi? (kontrol) Projenin alt hedeflerine ulaşıldı mı? (kontrol ve değerlendirme) USULSÜZLÜKÖRNEKLERİ

22. KURAL/SÖZLEŞME İHLALİ Proje amacına ulaşılamaması Faaliyetlerin tamamlanmaması Faaliyetin öngörülenden farklı olarak tamamlanması İki kere ödeme Harcamaların başka bir faaliyet için yapılması Fazla ödeme Oto finansmanın yetersiz olması USULSÜZLÜKÖRNEKLERİ

23. MALZEME/HİZMET KULLANIMI İzinsiz değiştirme Başka yere taşıma Hayali kullanım Ürünün veya çıktının özü, miktarı ve kalitesi hakkında yanlış bilgi sunma USULSÜZLÜKÖRNEKLERİ

24. FATURALAR Uygun olmayan harcama Aşırı genel faturalar Spesifik proje/faaliyet ile ilgili olmayan faturalar Verilmeyen hizmet/ürün için faturalandırma USULSÜZLÜKÖRNEKLERİ

25. ÖRNEK OLAYLAR

26. ÖRNEK OLAY 1 Uyuşturucu ile Mücadele Uyuşturucu bağımlıları için bir rehabilitasyon merkezi kurulması amacıyla hazırlanan bir projede birçok mobilya ve ekipman alımı yapılmıştır. Yararlanıcının Sosyal İşler Bakanlığı, Nihai Yararlanıcının ise Pekdağ Büyükşehir Belediyesi olduğu projede, rehabilitasyon merkezlerinden birinin Pekdağ ili sınırları içerisinde inşa edilmesi öngörülmüştür. Ancak, yerel seçimleri takiben Belediye Başkanı değişikliği gerçekleşmiş, ekipman ve mobilyalar alınmasına rağmen Pekdağ’da böyle bir Merkeze ihtiyaç olmadığına karar verilmiştir. Bu durum ilgili Bakanlık tarafından sözleşme otoritesine bildirilmiştir. Bakanlığın inisiyatifi ile merkezin komşu şehir Emirne’de açılmasına karar verilmiştir. AB Delegasyonunun tutumu ne olmuştur, nasıl bir işlem gerçekleştirilmiş olabilir? Söz konusu merkez Emirne’de açılabilir mi?

27. ÖRNEK OLAY 2 Görünürlük Eğiticilerin eğitimi konulu bir AB Projesi çerçevesinde 65.000 € tutarında eğitim ekipmanı alımı gerçekleştirilmiştir. Projeye yapılan izleme ziyaretlerinde ekipmanın AB fonlarıyla alındığına dair herhangi bir ibare tespit edilememiştir. Ayrıca bu ekipmanın hiçbir defterde kaydı mevcut değildir. Ne yapılmalıdır? ÖRNEK OLAY 3 İnşaat ve Ekipman Uyumu Aruzlu beldesinde AB finansmanı ile bir Hastaneye röntgen ünitesi inşa edilmiş ve 5 adet röntgen cihazı alımı yapılmıştır. Ünitenin inşaata bakıldığında, cihazların yerleştirileceği odaların inşaat planı kontrolünden anlaşılamayacak şekilde sadece belli bir marka cihazın sığabileceği şekilde dizayn edildiği anlaşılmıştır. Usulsüz durumu açıklayınız. Usulsüzlüğün sorumlusu kimdir?

28. ÖRNEK OLAY 4 Finansman Ali Memnun ve Mahdumları Ltd. Şti. AB fonlarıyla bir balık işleme ünitesi kurulmuştur. Ekipman alımı gerçekleştirilmiş ve işleme ünitesi inşa edilmiştir. Ancak firma proje hayata geçtikten kısa bir süre sonra iflasını açıklamış ve proje ekipmanı ve binasına bir Banka tarafından haciz işlemi gerçekleştirilmiştir. Böyle risklerden nasıl kaçınılabilir? ÖRNEK OLAY 5 Tamamlanmamış Eylem AB fonlarıyla gerçekleştirilen bir projenin nihai raporları ödeme birimine zamanında sunulmuş ve proje tamamlanmıştır. Projeye ilişkin harcama belgeleri de nihai raporlara eklenmiş ve nihai ödeme talebinde bulunulmuştur. Ancak, ödeme biriminin projeye yaptığı yerinde denetimde projenin tamamlanmadığı ve inşaat vb. işlerin bir çoğunun devam ettiği görülmüştür. Ödeme talebi reddedilmiştir. Usulsüzlük türü nedir?

29. ÖRNEK OLAY 6 Teknik Yardım AB fonları çerçevesinde Darna adlı firma ihale ile bir teknik yardım projesinin uygulama aşamasını kazanmıştır. Projenin yürütülmesi çerçevesinde Davis Madison ve Garry Roberts isimli iki uzman ülkemize gelmiş ve çalışmalarına başlamıştır. Uzmanlardan Madison, projenin yürütülmekte olduğu dönemde ülkemizde bir başka AB projesinde takım lideri olarak görev almıştır. Durumun denetimlerle tespiti durumunda ne yapılmış olabilir? Usulsüzlük türü nedir?

30. ÖRNEK OLAY 7 Metal işleme tesisi inşaati Bir AB projesi çerçevesinde gerçekleştirilecek metal işleme tesisi inşaatının FIDIC kuralları çerçevesinde gerçekleştirileceği sözleşmede belirtilmiştir. İhale aşamasında proje uygulama teklifleri değerlendirilmiş ve en uygun teklifi veren firma ihaleyi kazanmıştır. Ancak, kazanan firma değerlendirme kuruluna resmi başvuruda bulunarak projenin FIDIC değil Kamu İhale Kanunu çerçevesinde gerçekleştirilmesini talep etmiştir. Değerlendirme komitesi başvuruyu uygun bularak inşaatta Kanunun uygulanmasını onaylamıştır. Durumu yorumlayınız.

31. ÖRNEK OLAY 8 İstihdamın kalitesinin artırılması Türkiye’de istihdam edilen torna ustalarının bilgi seviyelerinin artırılması amacıyla hazırlanan proje çerçevesinde düzenlenen ihaleyi AYTA isimli firma kazanmıştır. Projenin yararlanıcısı olan Orta Anadolu Tornacılar Odası Başkanı Aydın Turna aynı zamanda değerlendirme komitesi üyesidir. AYTA firması ihale aşamasında sunduğu CV’si uygun bulunan torna eğiticisini bildirim yapmadan değiştirerek metalurjist Samet Turna’yı eğitici olarak görevlendirmiştir. Durum eğitim alan Samet Turna, Aydın Turna’nın oğludur. Ayrıca Aydın Turna AYTA firmasının ortaklarındandır. Durumu yorumlayınız. Usulsüzlük türleri nelerdir?

32. Dikkatiniz için Teşekkürler NAO DESTEK DAİRESİ USULSÜZLÜK OFİSİ mustafa.kurnaz@hazine.gov.tr utkan.oktay@hazine.gov.tr HAZİNE MÜSTEŞARLIĞI

33. DİKKATİNİZ İÇİN TEŞEKKÜRLER