Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych

1. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznychSzkolenie prowadzi : Sławomir Muńko

2. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Kontrola zarządcza, kontrola finansowa, kontrola wewnętrzna. Kontrola zarządcza w jednostkach sektora finansów publicznych nie jest – co do swojej istoty – rozwiązanie nowym, jest bowiem postacią systemu kontroli wewnętrznej, która funkcjonuje w polskim sektorze publicznym od wielu lat. Do dnia 31 grudnia 2009r. kontrola wewnętrzna w sektorze finansów publicznych funkcjonowała w postaci kontroli finansowej, która wprowadzona została ustawą z dnia 27 lipca 2001r. o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działaniach administracji rządowej oraz ustawy o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 102, poz. 1116).

3. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Kontrola zarządcza, kontrola finansowa, kontrola wewnętrzna. Kontrola wewnętrzna – według definicji Międzynarodowej Organizacji Najwyższych Organów Kontroli / Audytów (INTOSAI) – jest integralnym procesem, na który wpływ zarząd jednostki oraz jej personel. Jest ona zaprojektowana tak, aby odnosić się do ryzyk i dawać rozsądne zapewnienie, że działania jednostki skierowane na wypełnianie jej misji pomagają jej również w osiągnięciu następujących ogólnych celów: prowadzenie uporządkowanej, etycznej, gospodarnej, skutecznej i wydajnej działalności, wypełnianie obowiązków związanych z odpowiedzialnością, Zgodność prawa z przepisami, ochrona zasobów przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem i zniszczeniem.

4. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Kontrola zarządcza, kontrola finansowa, kontrola wewnętrzna. Na uwagę zasługuje fakt, że podstawowym elementem definicji kontroli wewnętrznej INTOSAI jest misja jednostki sektora finansów publicznych. W definicji kontroli finansowej zawartej w ustawie o finansach publicznych z 2005r. Pojęcie misji (celów, zadań) nie pojawia się w ogóle. W konsekwencji kontrola finansowa była utożsamiana często wyłącznie z czysto finansowym aspektem działalności jednostki. Brak bezpośredniego powiązania kontroli finansowej z realizacją misji (celów) jednostki jest podstawowym powodem do wprowadzenia w jej miejsce kontroli zarządczej, która główny nacisk kładzie właśnie na realizację misji jednostki przy właściwym zarządzaniu ryzykiem (rozumianym jako zespół uwarunkowań mających wpływ na realizacje tej misji).

5. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Kontrola zarządcza, kontrola finansowa, kontrola wewnętrzna. Należy zauważyć, że wprowadzenie kontroli zarządczej nie jest jedynie zmianą w sensie pojęciowym, gdyż niesie ze sobą dosyć wyraźne konsekwencje w sposobie funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej, w systemie finansów publicznych. Ale jednocześnie podkreślenia wymaga fakt, że zmiany nie maja charakteru zasadniczego, bowiem dotychczas funkcjonująca kontrola finansowa – choć definicyjnie niepowiązana z realizacja celów jednostki – sama w sobie służyła w sposób pośredni właściwej ich realizacji.

6. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Cele kontroli zarządczej. Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Dla pełnego obrazu kontroli zarządczej należy dodać, że obejmuje ona formułowanie celów i zdań jednostki, a następnie sprawdzanie ich realizacji.

7. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Cele kontroli zarządczej. Zadaniem kontroli zarządczej wskazanym w ustawie o finansach publicznych jest zapewnianie: zgodnościdziałalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji, zarządzania ryzykiem.

8. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Sposób funkcjonowania kontroli zarządczej. Każda jednostka sektora finansów publicznych powinna posiadać sprawny, prosty i zarazem efektywny system kontroli zarządczej. Obowiązek ten wynika z powszechnie przyjętych standardów kontroli w systemie finansów publicznych. System kontroli zarządczej w każdej z jednostek sektora finansów publicznych będzie unikatowy, bowiem każda z grup jednostek sektora finansów publicznych realizuje odmienne rodzaje zadań, wyznaczane najczęściej przez normy prawne. W związku z tym, że działalność każdej z jednostek sektora finansów publicznych będzie miała charakterystyczny (indywidualny) układ procesów związanych z realizacją jej celów, każda z tych jednostek będzie charakteryzowała się swoistym system kontroli zarządczej.

9. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Sposób funkcjonowania kontroli zarządczej. Przepisy ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009r. zdejmują z kierowników jednostek sektora finansów publicznych ustawowy obowiązek ustalania w formie pisemnej procedur kontroli, który wynikał z przepisów art. 47 ust. 3 dotychczasowej ustawy o finansach publicznych.

10. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Sposób funkcjonowania kontroli zarządczej. Obecna ustawa nakłada na kierowników jednostek sektora finansów publicznych - ogólnie określony – obowiązek zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej (art. 69 nowej ustawy), przy czym ustawodawca nie wskazuje odgórnie form i sposobów jej zorganizowania. Nowe przepisy dają daleko idącą autonomię w korzystaniu z różnych środków zapewniania właściwej kontroli zarządczej. Jednocześnie ustawodawca daje wyraźny sygnał, że ocena systemu kontroli zarządczej będzie się odbywało nie przez pryzmat ilości i zawartości wprowadzonych regulacji, a efektu działania tego systemu.

11. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Sposób funkcjonowania kontroli zarządczej. Należy podkreślić, że przepisy w zakresie kontroli zarządczej nie wymagają od kierowników jednostek budowania w całości nowego systemu kontroli wewnętrznej w jednostce, a wskazują jedynie cel jej funkcjonowania. Oznacza to, że obowiązujące do tej pory w jednostce procedury w postaci zarządzeń, regulaminów, instrukcji, zakresów czynności, upoważnień, systemów bezpieczeństwa, organizacji wewnętrznej itp. zostaną podporządkowane realizacji określonych zadań i celów jednostki.

12. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Sposób funkcjonowania kontroli zarządczej. Narzędziem pomocniczym dla kierownika jednostki sektora finansów publicznych mają być – wydane przez Ministra Finansów – standardy kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych. Standardy kontroli zarządczej – pomimo podobieństw do standardów kontroli finansowej – będą wykorzystywane w odmienny niż dotychczas sposób, ze względu na różnice pomiędzy celami kontroli finansowej, a celami kontroli zarządczej.

13. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Odpowiedzialność za kontrolę zarządczą. Ustawa wskazuje podmioty odpowiedzialne za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, są to: minister w kierowanych przez niego działach administracji rządowej; wójt, burmistrz, prezydent miasta, przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego; kierownik jednostki.

14. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Odpowiedzialność za kontrolę zarządczą. W systemie kontroli zarządczej rola głównego księgowego pozostaje taka sama, jak w systemie kontroli finansowej. Przede wszystkim będzie on odpowiedzialny za wstępną kontrolę zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

15. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Odpowiedzialność za kontrolę zarządczą. W celu realizacji swoich zadań główny księgowy ma prawo: żądać od kierowników innych komórek organizacyjnych jednostki udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępniania do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień; wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, zgodnie z którym mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej.

16. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standardy kontroli zarządczej, a poziomy funkcjonowania kontroli zarządczej w sektorze finansów publicznych. Kontrola zarządcza funkcjonuje na dwóch poziomach: pierwszy poziom to jednostka sektora finansów publicznych, gdzie za funkcjonowanie kontroli zarządczej odpowiedzialny jest kierownik; drugi poziom to odpowiednio dział administracji rządowej, gdzie za funkcjonowanie kontroli zarządczej odpowiedzialny jest minister kierujący działem, oraz jednostka samorządu terytorialnego ( gmina, powiat, województwo), gdzie za funkcjonowanie kontroli zarządczej odpowiedzialny jest odpowiednio: wójt (burmistrz, prezydent) lub przewodniczący zarządu jednostki terytorialnej.

17. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standardy kontroli zarządczej, a poziomy funkcjonowania kontroli zarządczej w sektorze finansów publicznych. Należy podkreślić, że zbudowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w oparciu o standardy kontroli zarządczej będzie przede wszystkim obowiązkiem kierowników jednostek (kontrola zarządcza I stopnia), bowiem ustawa o finansach publicznych nie wyposażyła podmiotów odpowiedzialnych za kontrolę zarządczą II stopnia z zbyt wiele skutecznych narzędzi, pozwalających na ingerowanie w sposób wdrażania przez kierowników jednostek standardów kontroli zarządczej.

18. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych określenie misji identyfikacja ryzyk jej niepowodzenia analiza wpływu konkretnych ryzyk na realizację misji wyznaczenie akceptowalnego poziomu ryzyk reakcja (między innymi wdrożenie mechanizmów) monitoring ewentualna dalsza reakcja

19. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Grupa standardów (A) Środowisko wewnętrzne Standardy w zakresie środowiska wewnętrznego (nr 1-4) dotyczą systemu zarządzania jednostką i jej zorganizowania jako całości. Określają wymogi wobec środowiska, w jakim funkcjonować będzie kontrola zarządcza. Aby system kontroli zarządczej działał zgodnie z założeniami, musi funkcjonować w środowisku do tego przygotowanym organizacyjnie (struktura) oraz merytorycznie i mentalnie (kadra).

20. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Grupa standardów (A) Środowisko wewnętrznecd. Standardy dotyczące środowiska wewnętrznego odnoszą się do procedur pisemnych (np. regulamin organizacyjny, zakresy czynności) ale także do tzw. wartości niepiśmiennych, takich jak postawa kierownictwa i pracowników, etyka pracy, sposób komunikowania się z petentami i podmiotami zewnętrznymi, wiedza dotycząca celów kontroli zarządczej i jej akceptacja, poziom kompetencji pracowników. Środowisko wewnętrzne w sposób zasadniczy determinuje jakość kontroli zarządczej w jednostce. Te wszystkie elementy – często nie będące bezpośrednio związane z realizacją celów kontroli zarządczej – stanowią bazę do właściwego wdrożenia mechanizmów kontroli zarządczej i ich funkcjonowania.

21. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Grupa standardów (B) Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. Proces zarządzania ryzykiem powinien być dokumentowany.

22. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Grupa standardów (C) Mechanizmy kontroli Standardy w tym zakresie stanowią zestawienie podstawowych mechanizmów, które mogą funkcjonować w ramach systemu kontroli zarządczej. Nie tworzą one jednak zamkniętego katalogu, ponieważ system kontroli zarządczej powinien być elastyczny i dostosowany do specyficznych potrzeb jednostki, ministerstwa lub jednostki samorządu terytorialnego. Należy pamiętać, że aby mechanizm kontroli stanowił odpowiedź na konkretne ryzyko. Warto zadbać, aby koszty wdrożenia i stosowania mechanizmów kontroli nie były wyższe, niż uzyskane dzięki nim korzyści.

23. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Grupa standardów (D) Informacja i komunikacja Osoby zarządzające oraz pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonania przez nich obowiązków. System komunikacji powinien umożliwiać przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym, jak i poziomym. Efektywny system komunikacji powinien zapewnić nie tylko przepływ informacji, ale także ich właściwe zrozumienie przez odbiorców.

24. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Różnice pomiędzy kontrolą finansową, a kontrolą zarządczą w ustawach o finansach publicznych

25. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Różnice pomiędzy kontrolą finansową, a kontrolą zarządczą w ustawach o finansach publicznych

26. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Różnice pomiędzy kontrolą finansową, a kontrolą zarządczą w ustawach o finansach publicznych

27. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Różnice pomiędzy kontrolą finansową, a kontrolą zarządczą w ustawach o finansach publicznych

28. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Różnice pomiędzy kontrolą finansową, a kontrolą zarządczą w ustawach o finansach publicznych

29. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Różnice pomiędzy kontrolą finansową, a kontrolą zarządczą w ustawach o finansach publicznych

30. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Różnice pomiędzy kontrolą finansową, a kontrolą zarządczą w ustawach o finansach publicznych

31. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 1: Przestrzeganie wartości etycznych. Osoby zarządzające i pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych w jednostce i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. Osoby zarządzające powinny wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych, dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami.

32. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 1: Przestrzeganie wartości etycznych. Propozycje działań realizujących standard: wprowadzenie kodeksu etyki zawodowej, szkolenia pracowników z zakresu kontroli zarządczej, wprowadzenie zasad przeciwdziałającym konfliktom interesów, badania opinii petentów dotyczących poziom obsługi i poziomu zadowolenia z kontaktów z pracownikami.

33. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 2: Kompetencje zawodowe. Należy zadbać, aby osoby zarządzające i pracownicy posiadali poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania. Proces zatrudniania powinien być prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Należy zapewnić rozwój kompetencji zawodowych pracowników jednostki i osób zarządzających.

34. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 2: Kompetencje zawodowe. Propozycje działań realizujących standard: szkolenia, planowanie szkoleń w sposób związany z celami jednostki, ocena jakości szkoleń pozwalająca na podjęcie dalszej decyzji o dalszej współpracy z podmiotami / osobami szkolącymi oraz pozwalająca na ustalenie wpływu szkolenia na poziom wiedzy i kompetencji pracownika, motywacyjne systemy wynagradzania, odpowiednie procedury naboru nowych pracowników, system okresowej weryfikacji wiedzy i umiejętności pracowników.

35. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 3: Sztuka organizacyjna. Struktura organizacyjna jednostki powinna być dostosowana do jej aktualnych celów i zadań. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w sposób przejrzysty i spójny. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.

36. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 3: Sztuka organizacyjna. Propozycje działań realizujących standard: regulamin organizacyjny jednostki, regulaminy organizacyjne poszczególnych jednostek merytorycznych, zakresy czynności, system pozwalający na analizę funkcjonalności i efektywności struktury organizacyjnej jednostki, np. badania opinii petentów i pracowników dotyczące przejrzystości struktury organizacyjnej i jej efektywności.

37. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 4: Delegowanie uprawnień. Należy precyzyjnie określić zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom. Zakres delegowanych uprawnień powinien być odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Przyjęcie delegowanych uprawnień powinno być potwierdzone podpisem. Zaleca się delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze.

38. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 4: Delegowanie uprawnień. Propozycje działań realizujących standard: system upoważnień i pełnomocnictw, rejestrowanie wydanych upoważnień i pełnomocnictw; system decyzyjny z wykorzystaniem kontrasygnat przy najistotniejszych decyzjach (co najmniej dwie osoby wymagane do skutecznego podjęcia decyzji).

39. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 5: Misja. Zaleca się, aby w opinii krótko, syntetycznie wskazać cel istnienia jednostki. Misja ministerstwa powinna odnosić się do działów administracji rządowej kierowanych przez ministra, a misja jednostki samorządu terytorialnego odpowiednio do urzędu tej jednostki. Jasne określenie misji powinno sprzyjać ustaleniu hierarchii celów i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem.

40. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 5: Misja. Propozycje działań realizujących standard: wyznaczanie misji stałych i celów okresowych oraz charakteryzowanie misji jednostki.

41. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Proponowany schemat określania misji

42. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 6: Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji. Cele i zadania należy określać jasno i w co najmniej rocznej perspektywie. Ich wykonanie należy monitorować za pomocą wyznaczonych mierników. W jednostce nadrzędnej lub nadzorującej należy zapewnić odpowiedni system monitorowania realizacji celów i zadań przez jednostki podległe lub nadzorowane. Zaleca się przeprowadzenie oceny realizacji celów i zadań pod względem oszczędności, efektywności i skuteczności. Należy zadbać, aby określając cele i zadania, wskazać także jednostki, komórki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne bezpośrednio za ich wykonanie oraz zasoby przeznaczone do ich realizacji.

43. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Standard 6: Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji. Propozycje działań realizujących standard: system planowania celów i mierników, system oceny stopnia osiągnięcia założonych mierników, sprawozdawczość z osiągnięcia założonych celów.

44. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Proponowany schemat wyznaczania zadań i mierników do realizacji

45. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych Przykładowe mierniki stosowane w krajach OCED w zakresie infrastruktury transportu drogowego

46. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych

47. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych

48. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych

49. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych

50. Nowe standardy kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych