TIPTOP GP 5.25 教育訓練

1. TIPTOP GP 5.25教育訓練 採購管理系統 鼎捷集團 講師：林茂彬 1

2. 課程大綱 • 採購管理系統功能特色 • 採購管理系統功能架構 • 採購管理系統與各模組之關聯 • 採購系統作業流程 A.參數與基本資料設定 B.採購詢價/核價流程 C.請購作業流程 D.採購作業流程 E.採購變更作業流程 F.採購收貨流程 G.倉退作業流程 H.供應商評核流程 I. VMI採購管理 J.主要查詢和報表 2

3. ☞原料、零件管理 ☞供應商管理 ☞採購價格管理 系 統 功 能 ☞採購交期管理 ☞請採購流程管理 ☞請採購追蹤管理 ☞採購收貨、入庫管理 ☞VMI採購管理 ☞採購相關統計分析 3

4. 採購管理系統功能架構圖 請 購 採 購 計 劃 收 貨 供應商 績效評估 供應商 建 立 倉庫 收貨 轉應付 帳 款 請購單 輸 入 MRP模擬 建議 請購單 驗收單 檢驗 供應商 選定 供應商 詢/核價 請購單 簽 核 驗退 直接 入庫 轉 成 請購單 請購單 轉成採購單 退貨處理 倉退 採購單 簽 核 訂單 請購單 追 蹤 退貨單 倉退單 交期 確認 採購單 退貨理 由分析 應付折讓 採購單 跟 催 4

5. 採購系統與各模組系統關聯性 MRP 料件主檔 買多少? 透過供需 買??材料 料號建立 應付帳款 付多少$$ 付款條件 品質如何? 檢驗 採購管理 品質管制 每單位成本?? 平均成本 放在那裡?? 庫存之型態 何時進料? 工單需求點 成本會計 庫存管理 生產管理 5

6. 參數設定 Y:可使用請購單維護的功能。 N:不可使用請購單維護的功能。 Y:可由手工自行輸入請購單。 N:請購單不可自行輸入，需通過MRP請購單產生作業或由業務訂單轉請購作業自動產生。 Y:可由手工自行輸入採購單。 N:採購單必須由請購單轉入，不可直接輸入。 Y:當維護料件承認資料時，同時會產生對應的料件合格供應商資料。當維護料件合格供應商資料時系統也會同步產生料件承認資料。 N:系統不做關聯資料的產生。 定義請採購業務所使用的匯率類型，根據此匯率類型取得對應的現行匯率。 Y:採購單上的物料採購數量和對應的請購單請購數量相勾稽，做必要的控制，防止過量採購。 N:採購單上的物料採購數量和對應的請購單請購數量不做勾稽 當請採購數量需要勾稽時，輸入採購單採購數量和對應的請購單請購數量出現差異時，系統的處理方式。 R：拒絕。系統不允許輸入採購數量，直至修正差異在許可的範圍內。 W：警告。系統提示警告資訊，採購數量仍可輸入並保存。 當請採購數量需要勾稽時，輸入採購單採購數量和對應的請購單請購數量允許差異百分比定義。可按照物料ABC類型分別定義。例如，A類設定10%，此類物料請購量為100，可轉為採購單的最大數量為100×(1+10%）=110。

7. 參數設定 Y:設定要做檢驗的物料必須通過品管確認（有對應的IQC確認單據）才可輸入對應的入庫單據，完成對應的入庫程序。 N:系統不做IQC確認單據檢查，可直接產生或輸入對應的入庫單據。 Y:驗退量以qcs_file為主 N:驗退量以rvb_file為主 設定收貨單所收物料沒有對應的AVL資料時，系統的處理方式。 0:系統不管控 1:系統檢查無AVL資料時，提示警告資訊。 2:系統檢查無AVL資料時，將不允許輸入收貨單資料。 Y：免檢料件收貨單確認時同時產生對應的入庫單並確認過帳。 N：入庫單需手工輸入或用收貨單產生入庫單功能產生。

8. 參數設定 採購單價管控，設定當前採購單價不能大於最近採購單價的超限率。 採購單採購單價可否為零。

9. 參數設定 設定當採購單發出時，更新相關價格資料的方式。 1:無條件更新 2:當價格較低時才更新 3:不更新 Y：委外採購單單價影響料件最近採購單價； N：委外採購單單價不影響料件最近採購單價。 Blanket PO轉正式採購單時，採購單單價認定方式設定。 1:取Blanket PO的單價作為採購單價； 2:按照設定的採購單價取價方式取價； 3:取Blanket PO單價和按照設定的採購單價取價方式取得單價二者的低者。

10. 參數設定 系統提供評核專案代碼定義,項目代碼需存在評核項目設定檔中 針對交期及品質異常成本的計算規則定義

11. 付款方式維護作業 付款日計算依據 票據到期日計算依據

12. 付款方式維護作業 發票日 帳款日 應付款日 票據到期日

13. 付款方式維護作業 公司結帳日：每月25號 付款條件：月結30天，票期10天 應付基準日：帳款日次月初 票據到期基準日：應付款日 驗收日期：10月22日 應付基準日 驗收日期 10月結帳日 應付款日開票日 票據到期日

14. 付款方式維護作業 公司結帳日：每月25號 付款條件：月結30天，票期10天 應付基準日：帳款日次月初 票據到期基準日：應付款日 驗收日期：9月29日 應付基準日 驗收日期 10月結帳日 應付款日開票日 票據到期日

16. 採購管理系統功能特色 16

17. 向誰買？ 多少錢？ 何時交？ 買什麼東西？ 17

18. 1 2 3 4 系統效益 提高單據處理效率，縮短採購部門與其他相關部門的溝通時間，降低採購工作負荷 根據銷售預測、生產計畫等要素精確建議採購需求，有效降低存貨數量、存貨金額 提高採購價格管理效率，快速查看歷史動態交易價格，即時掌握任一原料採購成本 採購進度快速追蹤，靈活應對採購各環節變化，降低生產發生異常的頻率和成本。 18

19. 採購管理系統功能架構圖

20. 採購管理系統與各模組之關聯

21. 採購管理系統作業流程

22. 參數設定 • 基本參數 • 收貨 • 價格設定 • 供應商評核 22

23. 基本資料維護 • 採購基本資料 • 供應商管理 23

24. 採購基本資料 • 付款方式維護作業(apmi100) • 付款多帳期設定作業(apmi101) • 常用特殊說明資料維護作業(apmi102) • 採購價格條件維護作業(apmi110) • 廠商分類編號維護作業(apmi106) 24

25. 付款多帳期設定作業 1:依比率 2:自訂 分帳期付款條件

26. 常用特殊說明維護作業 採購流程中日常使用到的說明，在請採購作業中可以使用

27. 採購價格條件維護作業 分別控制未取到價格/取到價格時價格欄位是否允許修改,涉及到的作業包括apmt540/apmt580/apmp570 同組中，依C/A順序取較小順序號之價格 取各組別之最低單價 取價先取C再取A 27

28. 採購價格條件舉例 28

29. 供應商管理 • 供應商申請作業(apmi610) • 供應廠商基本資料維護作業(apmi600) • 料件/供應商維護作業(apmi254) • 供應商/料件維護作業(apmi258) • 委外料件/供應商維護作業(apmi264) • 供應商/委外料件維護作業(apmi268) 29

30. 供應商申請作業

31. 供應商申請流程 集團 使用供應商申請流程 分公司

32. 供應商申請作業

33. 供應商維護 不使用供應商申請流程

34. 供應廠商基本資料維護作業 可自動編碼 也可人工編碼 1.送貨廠商 2.付款廠商 3.兩者 集團內部有往來交易的公司,互稱為關係人,製作集團報表時,集團內部公司之間的交易不囊括入內 1.採購廠商 2.雜項廠商 3.員工 4.代理商 5.代送商

35. 變動屬性不應納入 編號應具備唯一性 避免英文數量混用 編號應能反映分類 避免適用特殊符號 最好能反映順序 編號原則有擴充性 編號長度適中 供應商編碼 • 自動編碼---系統參數設定(aoos010)中啟用”供應商編號自動編碼” • 在自動編碼資料中進行編碼原則設定 • 人工編碼

36. 供應商類型/性質 委外加工商

37. 供應商類型/性質

38. 雜項廠商與員工

39. 廠商基本資料---廠商評鑑資料 供應商預設檢驗程度、檢驗水準 供應商評核結果

40. 廠商基本資料---往來銀行 供應商常用銀行帳號資訊 銀行資訊在票據資金模組維護

41. 廠商基本資料---交易狀態 確認—供應商資料認定通過後,將供應商資料確認.只有確認後的供應商資料才可被使用 留置---由於品質/交期/價格等因素導致短期內暫停與該供應商交易 停止交易---由於品質/交期/價格等因素導致長期與該供應商交易

42. 料件/供應商維護作業

43. 料件/供應商維護

44. 料件/供應商維護作業 料件/供應商維護：以料件的角度來看，該料件可以從哪幾家供應商採購 在發給供應商的採購單上會顯示廠商料號，以便廠商識別 針對不同的供應商採取不同的檢驗策略

45. 供應商/料件維護作業 供應商/料件維護：以供應商的角度來看，從該家供應商採購哪些原物料

46. 委外採購 委外採購，也可稱為委外加工，是指在生產過程中由於生產成本、製程水準等原因，將半成品或製程某步驟委託給外包加工廠來生產。從本質上來說，委外加工其實是一種採購行為。 1.委外加工時提供材料給加工廠商，加工廠商負責加工，委外加工完成後，跟加工廠商結算加工費 2.委外加工時，部分材料由加工廠商自行負責採買，委外加工完成後，跟加工廠商結算加工費和材料費

47. 採購詢價/核價流程

48. 詢價/核價概念 48

49. 流程圖 採購料件詢價維護作業 apmi252 詢價單列印 apmi252 採購料件核價維護作業 apmi255 no 確認 yes 核價單列印 apmi252 49

50. 採購料件詢價維護作業