Training: De secretaris als visitekaartje

1. Training: De secretaris als visitekaartje • SNUF – Goed Besturen Dag • 11 oktober 2012 • Pepijn van Erp (SNUF) • Juriaan van Kan (AKKU Trainingsbureau)

2. Agenda • Inleiding • De praktijk van het notuleren • Communicatie: intern & extern • Formaliteiten & privacy • Pauze • Archivering • Praktijksituatie • Afsluiting

3. Inleiding • http://www.youtube.com/watch?v=a6zu8D05ECY

4. Notuleren: de praktijk • De bestuursvergadering • Agenda • Rolverdeling (verhouding Vz./secretaris) • Primaire taak • Na afloop van de vergadering?

5. Zomaareenvergadering http://www.youtube.com/watch?&v=R9cNsK0s9WQ

6. Tweedekamerverslag (1/4) • Mevrouw Helder (PVV):  • Ik kom tot de afronding. Dit kabinet heeft het voorkomen van recidive en het tegengaan van criminaliteit hoog in het vaandel staan. Derhalve wordt regelmatig gehamerd op de harde aanpak die dit kabinet voorstaat. Een taakstraf hoort daar niet bij, en al helemaal niet bij zeden-en geweldsmisdrijven, van welke ernst dan ook. De heer Recourt (PvdA): Voorzitter. De PW heeft uiteraard, zoals iedere partij, recht op een mening. Maar nu het voorkomen van recidive. We hebben over een aantal onderzoeken gehoord. Het ene is wat succesvoller dan het andere, maar alle geven ze als uitkomst met betrekking tot de voorkoming van recidive - het gaat dan niet zozeer over vergelding, want daarover kun je denken wat je wilt - dat de taakstraf beter werkt dan een gevangenisstraf. Hoe past dat in de opmerkingen van mevrouw Helder? Mevrouw Helder (PVV): Ik vind dat die onderzoeken appels met peren vergelijken; niet appels met koeien, zo ver wil ik niet gaan, maar wel appels met peren. Niet iedere persoon is immers hetzelfde. Recidive slaat terug op de persoon zelf. Iemand die een taakstraf opgelegd heeft gekregen en recidiveert, is iemand anders dan iemand die een vrijheidsstraf opgelegd heeft gekregen en recidiveert; diegene heeft een vrijheidsstraf ondergaan en geen taakstraf. Ik vind dat je die niet met elkaar kunt vergelijken. Op die vraag kan ik dus helemaal geen antwoord geven, behalve dat ik die onderzoeken en hun resultaten wel wil meenemen, maar niet meer dan voor kennisgeving; ik vind dat je dat niet kunt vergelijken.  http://www.parlement.com/9353000/1/j9vvhy5i95k8zxl/vinpeguzozxh?noframes=1

7. Tweedekamerverslag (2/4) • De heer Recourt (PvdA): Ik kan mevrouw Helder niet volgen. In het onderzoek dat ik ken, is gekeken naar vergelijkbare delicten. Bij het ene delict hebben daders een taakstraf gekregen, bij het andere delict een korte gevangenisstraf en er is gekeken wie daarna vaker in de fout ging. Nu, degenen met een gevangenisstraf gingen twee keer zo vaak in de fout. Waarom is dat niet te vergelijken? Mevrouw Helder (PVV): Dat is heel goed niet te vergelijken, omdat de ene persoon de andere persoon niet is. De heer Recourt zei zojuist zelf al dat de ene persoon een vrijheidsstraf opgelegd heeft gekregen en de andere een taakstraf. Hoe moet ik die twee nu met elkaar vergelijken? De heer Recourt (PvdA): Ik concludeer dat voor mevrouw Helder überhaupt geen cijfermatige en wetenschappelijke onderbouwing te geven is als de cijfers niet vergelijkbaar zijn.  http://www.parlement.com/9353000/1/j9vvhy5i95k8zxl/vinpeguzozxh?noframes=1

8. Tweedekamerverslag (3/4) • Mevrouw Helder (PVV): Nee, dat klopt. Daarom zeg ik ook dat ik het voor kennisgeving aanneem, want iemand die een vrijheidsstraf heeft ondergaan, zou misschien anders gehandeld hebben als hij een taakstraf had ondergaan. We kunnen dat niet meten, want hij heeft een vrijheidsstraf ondergaan. Iemand die een taakstraf heeft ondergaan, heeft die vrijheidsstraf niet ondergaan. Wie weet zou hij niet gerecidiveerd hebben, wanneer hij die vrijheidsstraf had ondergaan. Dat kunnen we niet meten. Mevrouw Gesthuizen (SP): Voorzitter. Ik snap het echt niet. Bedoelt mevrouw Helder nu eigenlijk te zeggen dat degene die een taakstraf opgelegd heeft gekregen, wellicht ook een minder ernstig feit heeft ondergaan en daarom een minder grote kans heeft om te recidiveren? Mevrouw Helder (PVV): Ik zeg hetzelfde als wat ik eerder heb gezegd: persoon A is niet persoon B en die kun je dus niet met elkaar vergelijken. Mevrouw Gesthuizen (SP): Gelooft de PVV-fractie dan überhaupt niet in enige vorm van statistisch onderzoek? We doen namelijk statistisch onderzoek op allerlei terreinen, in de gezondheidszorg, in de handel, eigenlijk overal. Je vergelijkt altijd groepen mensen met groepen mensen, want anders is het niet meer te doen.  http://www.parlement.com/9353000/1/j9vvhy5i95k8zxl/vinpeguzozxh?noframes=1

9. Tweedekamerverslag (4/4) • Mevrouw Helder (PVV): Dat vind ik nu echt appels met koeien vergelijken en er iets met de haren bij trekken. Daar geef ik geen antwoord op, mevrouw Gesthuizen. Ik zeg dat, en nu ga ik toch antwoord geven, persoon A niet met persoon B te vergelijken is. Dat is toch iets heel anders dan de meetbare resultaten van het succes van een medische ... Weet ik wat u er allemaal bij wilt halen? Persoon A is niet te vergelijken met persoon B. Persoon A heeft een vrijheidsstraf ondergaan en persoon B een taakstraf. Ik kan persoon A dus niet met persoon B vergelijken. Mevrouw Gesthuizen (SP): Dat zou dan ook betekenen dat als in het ene ziekenhuis 50% van de patiënten aan een openhartoperatie overlijdt, terwijl dat in het andere ziekenhuis bij een vergelijkbare operatie voor maar 3% geldt, er dus geen verschil in kwaliteit tussen de ziekenhuizen zou zijn omdat je patiënt A nooit met patiënt B zou mogen vergelijken. Ik vind dat echt een kolderredenering en ik vind het eigenlijk heel verdrietig dat ik op deze manier moet debatteren. Mevrouw Helder (PVV): Ik ga niet herhalen wat ik al drie keer heb gezegd.  http://www.parlement.com/9353000/1/j9vvhy5i95k8zxl/vinpeguzozxh?noframes=1

10. Notuleren: de praktijk III • De ALV • Voorbereiding • Hulpmiddelen • Deelnemers

11. Communicatie • Intern: http://www.youtube.com/watch?v=jUcewj_YDJ4 • Taakverdeling binnen bestuur • Communicatie met leden • Extern: • Welke kanalen gebruik je? • Hoe lever je stukken aan? • Constitutieborrels

14. Ledenadministratie Een vereniging heeft allerlei persoonsgegevens, zoals naam, adres en woonplaats, over zijn leden. Die gegevens heeft de vereniging over het algemeen in vertrouwen gekregen. Daarom mogen de gegevens niet zomaar verstrekt worden aan bijvoorbeeld de sponsor en mag een ledenlijst niet zomaar op het internet gezet worden. Kortom, de vereniging moet aan een aantal voorwaarden voldoen. Deze voorwaarden staan beschreven in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). http://www.cbpweb.nl/downloads_inf/inf_bet_va_ledenadministratie.pdf

15. Ledenadministratie Verstrekken aan personen binnen de vereniging Bij verenigingen gebeurt het vaak dat de ledenlijst aan alle leden wordt verstrekt. Bijvoorbeeld bij een sportvereniging zodat de leden met elkaar kunnen afspreken om te gaan sporten. Dit mag alleen als dit gebruikelijk is binnen de vereniging en hiertoe in de ledenvergadering is besloten. http://www.cbpweb.nl/downloads_inf/inf_bet_va_ledenadministratie.pdf

16. Ledenadministratie Verstrekken aan personen binnen de vereniging Als het gaat om activiteiten die voor de vereniging gebruikelijk zijn of zijn goedgekeurd door de ledenvergadering, hoeft geen expliciete toestemming gevraagd te worden aan de leden. http://www.cbpweb.nl/downloads_inf/inf_bet_va_ledenadministratie.pdf

17. Vrijstellingsbesluit Vrijstelling indien er geen andere gegevens verwerkt worden dan: • a.naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer van de betrokkene; • b.een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a; • c.gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige leden of begunstigers; • d.gegevens betreffende het lidmaatschap of de begunstiging, waaronder begrepen de aard daarvan, alsmede de functie binnen en de deelname aan de activiteiten van de vereniging, de stichting of publiekrechtelijke beroepsorganisatie; • e.foto’s en videobeelden met of zonder geluid van activiteiten van de vereniging, stichting of publiekrechtelijke beroepsorganisatie; • f.gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften. http://wetten.overheid.nl/BWBR0012461/geldigheidsdatum_11-10-2012

18. Vrijstellingsbesluit Hoe lang bewaren? De persoonsgegevens worden verwijderd uiterlijk twee jaren nadat het lidmaatschap is beëindigd of de betrokkene te kennen heeft gegeven dat hij niet langer als begunstiger wil worden beschouwd, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht. De gegevens op de website worden onverwijld verwijderd wanneer de betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger daarom verzoekt. http://wetten.overheid.nl/BWBR0012461/geldigheidsdatum_11-10-2012

19. Gevolgen voor eigenadministratie? • Ledenlijst op website? • Smoelenboek? • Gegevensoud-leden?

20. Pauze

21. Archiveren • Waarom? • Wettelijkeeisen • Fysiekarchief? • Watbewaar je? • Wieheefttoegang?

22. DigitaalArchiveren • Google Drive? • Netwerkschijven • Backups • E-mails

23. Watbewaar je? Jaarverslagen ALV-stukken Verslagenbestuursvergaderingen In- en uitgaandecorrespondentie

24. Jaarverslag Planning Aansturenbestuursleden Commissieverslagen Secretarieelverslag

25. Praktijksituatie

26. Afsluiting • Houd het leuk! • http://www.youtube.com/watch?v=oe19wTTvY7Y

27. Volgons op twitter! @akkutrainingen Trainingen@studentenvakbondAKKU.nlwww.AKKUtrainingsbureau.nl • Verenigingen: • ● Voor je commissies: bv. Vergaderen, ActiviteitenOrganiseren • ● Voor je bestuur: bv. Sollicitatiesafnemen, Organisatieverandering • ● Voor je leden: bv. Netwerken, Solliciteren • Alles op aanvraag mail voor de mogelijkheden! • Open trainingen: • ● Learn to Learn ● Time Management ● Solliciteren ● Presenteren • Medezeggenschap: • ● MZ trainingsdagvoor OLC en FSR ● OER-training