De personeelsbevoegdheid van de secretaris M echelen - 18 mei 2010

1. De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

2. De personeelsbevoegdheid van de secretarisMechelen - 18 mei 2010 Naar een modern HRM-beleid voor de gemeente Oostkamp De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

3. Inleiding De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

4. Wat mag u (niet) verwachten? • Geen (theoretisch) model, geen schoolvoorbeeld,… maar een getuigenis vanuit de praktijk van de middelgrote gemeente Oostkamp • Hoe pakken wij het aan? • Wat zijn de ervaringen? • Wat zijn de problemen/knelpunten? • ‘Personeelsbevoegdheid van de secretaris’ in de ruimste zin bekeken, HRM gaat om een totale aanpak binnen een ruime(re) visie op werking en organisatie • Geen juridische/technische benadering • ‘Naar een modern HRM-beleid voor de gemeente Oostkamp’ - Het verhaal is zeker nog niet af, we zijn nog maar begonnen… De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

5. De gemeente Oostkamp – Korte situering • Oostkamp -de meest bosrijke gemeente van West-Vlaanderen- bestaat uit de deelgemeenten Oostkamp, Herstberge, Waardamme en Ruddervoorde • 22.445 inwoners op een oppervlakte van 7.964 ha • Buurgemeente van Brugge (Beernem, Lichtervelde, Wingene, Zedelgem & Torhout) • Samenstelling Gemeenteraad (27 leden): Cd&v (15), Sp.a (4), Vlaams Belang (3), Open Vld (2), N-VA (2) en Groen! (1) • Cd&v-meerderheid o.l.v. burgemeester Luc Vanparys • 178 personeelsleden (154 VTE) waarvan 44,5% statutair, 36,5% geco en 19% contractueel De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

6. De gemeente Oostkamp – Korte situering • Secretaris & ontvanger. Sterk aan het stuur • Personeelsdienst bestaat uit 3 medewerkers • 1 A, • 1 C4-C5 (4/5e) • 1 C1-C3 (3/5e) • Gemeente die volop in een (te?) groot veranderingsproces zit: • Ontwikkelingen HRM-beleid • Organisatorische veranderingen • Nieuw bestuurs- en dienstencentrum OostCampus (voormalige Coca-Cola site) • Naar een nauwe samenwerking met het OCMW • … De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

7. Uit het Algemeen Beleidsplan 2007-2012 • Strategische doelstelling: Dienstverlenende gemeente.Een toekomstgerichte dienstverlening uitbouwen waarbij kwaliteit en toegankelijkheid centraal staan. • Binnen de cluster Algemene Zaken (maar uiteraard ook op de andere clusters van toepassing): • Bij de uitbouw van de gemeentelijke organisatie rekening houdend met de verhuis naar de nieuwe site wordt er vertrokken vanuit een geïntegreerde benadering van de dienstverlening waarbij een toegankelijke, open en duidelijke relatie met de klant centraal staat. • Aangezien het personeel de motor van de gemeente is, moet het personeel de eigen competenties ten volle kunnen ontwikkelen zodat een professionele en flexibele werking, in een nieuwe stimulerende omgeving noodzakelijk is. De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

8. Dienstverlenende gemeente • Kantelmoment voor de organisatie: evolueren naar lerende organisatie, die permanent naar verbetering streeft • Strategisch veranderingsproces: • Van aanbodsgerichte naar vraaggerichte organisatie • Omschakeling zowel op het vlak van (infra)structuur, cultuur als werking (°nieuwe huisstijl - veranderingen binnen diensten - vormingstraject personeel - nieuwe site …) • Veranderingen uiteraard geen doel op zich maar steeds in functie van een betere werking en dus een (nog) betere dienstverlening De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

9. Menu – À la carte • Rechtspositieregeling & arbeidsreglement • Rekrutering & selectie • Dagelijks personeelsbeheer • Loopbaan • Vorming • Deontologische code • Evaluatie • Personeelstevredenheidsonderzoek • Dienstverlening & personeelsinzet De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

10. Rechtspositieregeling & Arbeidsreglement De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

11. Rechtspositieregeling • De nieuwe RPR meteen als een opportuniteit gezien • Uitgangspunt was er een werkbaar instrument van te maken (maar niet altijd even gemakkelijk, blijft op zich vrij strak kader) • Heel veel debat & discussie -op een constructieve manier- binnen het managementteam • Evaluatie • Mandaatfuncties • Functionerings- en managementstoelage • Aantal vakantiedagen • … • Samen met secretaris & ontvanger OCMW aan gewerkt • Constructieve besprekingen met de vakbonden • Politiek draagvlak - Eindresultaat op maat van de gemeente en het OCMW De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

12. Rechtspositieregeling • De RPR is op zich een administratief, moeilijk leesbaar document • Hoe communiceer je dat naar de medewerkers? • Infosessies & een brochure (aan de hand van praktische vragen cf. FAQ) • In alle diensten steeds ter beschikking in infomap (samen met alle andere relevante personeelsdocumenten) • Moet een levend document blijven dat wordt bijgestuurd en aangepast indien nodig De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

13. Arbeidsreglement & werktijdregeling • Mensen zijn ‘gewoontedieren’. Eénmaal men bepaalde uren/een vast patroon gewoon is, blijkt het voor velen moeilijk om te veranderen • Uitgangspunt: Flexibele werktijdregeling i.f.v. de dienstverlening, maar heeft ook voordelen voor de medewerkers • Soorten werktijdregeling • Vaste werktijdregeling (arbeiders) • Semi-vaste werktijdregeling (poetspersoneel) • Variabele werktijdregeling (administratie & specifieke groepen zoals theatertechniekers, redders, medewerkers bibliotheek, parkwachters op containerpark,…) – Met uiteraard een aantal spelregels De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

14. Rekrutering & selectie De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

15. Rekrutering & selectie • Zwaar in geïnvesteerd, de eerste prioriteit van het nieuwe Oostkampse HRM-beleid • Proberen om ‘wervende’ vacatures te publiceren • OBJECTIEVE EXAMENS (wat door sommigen wordt betwist…) • Aandacht voor samenstelling jury’s, met echte deskundigen • Samenwerking met erkende selectiebureaus • Aanvankelijk voor langere periode (2 jaar) met één bureau • Nu met een aantal bureaus, keuze van bureau i.f.v. de functie • Belangrijk dat de bureaus de werking én de cultuur van het huis kennen, nood aan een vast aanspreekpunt • Selectiebureau steeds lid van de jury, meestal zelfs voorzitter • Bij leidinggevende functies steeds assessment, dat zelfs eliminerend is (niet geschikt, geschikt, zeer geschikt). Ligt gevoelig, maar goede ervaringen • Bij niet-leidinggevende functies steeds psychotechnische proef (op maat) • In rekrutering & selectie kruipt heel veel tijd en energie • Evolutie van kennisgerichte examens naar examens die er op gericht zijn om kennis te maken met de competenties van de kandidaten • Eigen competentiewoordenboek ontwikkeld • Opmaak van nieuwe functieprofielen op basis van competenties De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

16. Rekrutering & selectie • Opmaak van nieuwe functieprofielen voor alle functies (i.s.m. selectiebureau) • Vast schema voor elk functieprofiel • Identificatiegegevens • Plaats in het organogram • Hoofddoel van de functie • Kernresultaatgebieden • Competenties • Per functie maximum 9 à 10 competenties • Functieprofielen moeten kunnen evolueren en worden bijgestuurd • Bij aanwerving kan alle relevante beroepservaring in rekening worden gebracht • Heel bewuste keuze • Enorme troef als werkgever • Geen delegatie van de aanstellingsbevoegdheid De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

17. De Oostkampse competenties De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

18. Dagelijks personeelsbeheer De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

19. Dagelijks personeelsbeheer (in de strikte zin van het woord) • Goedkeuring van de inhoud van het begrip dagelijks personeelsbeheer door de Gemeenteraad op19 maart 2009: • Daden van individueel personeelsbeheer • Opdrachthouderschap • Opdracht tot permanentieplicht • Toestemming dienstreizen • Allerlei verlofaanvragen • Loopbaanonderbreking en andere tijdelijke loopbaanmaatregelen • Verlof voor opdracht • Individuele weddevaststelling • Eindverantwoordelijke voor de functiebeschrijvingen • Daden houdende de individuele toepassing van de bepalingen m.b.t. vorming en evaluatie e.d.m. • Individuele opvolging van de evaluatie • Vormingsaanvragen • Concrete invulling van het recht en de plicht op vorming • Aanduiden van de personeelsleden die toestemming kunnen geven tot het nemen van vakantiedagen De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

20. Dagelijks personeelsbeheer (in de strikte zin van het woord) • Daden houdende de toepassing van de rechtspositieregeling Oostkamp • Interne organisatie van de evaluatieprocedure • Dienstroosters opmaken en prestaties noteren • Daden van collectief personeelsbeheer • Vastleggen van vakantieperiodes • Wijze van rapporteren wordt vastgelegd in afsprakennota (maar tot op heden niet geformaliseerd) De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

21. Dagelijks personeelsbeheer (in de praktijk) • Heel nauwe samenwerking met de personeelsdienst • Personeelsdienst doet concrete voorstellen, die worden besproken • Aanvragen komen bij personeelsdienst binnen • Secretariaat zorgt voor formele beslissingen en bijhouden van een notulenboek met beslissingen van de secretaris • Overleg met de vakbonden • Responsabiliseren van de diensthoofden (vooral cultuuromslag) • Wekelijks diensthoofdenoverleg • Maandelijks managementteam De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

22. Loopbaan De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

23. Loopbaan • En dan ben je ambtenaar…en dan? • Wat zijn de perspectieven? • ‘Voor ons zijn er toch geen perspectieven meer want ze werven alleen nog hoger opgeleiden aan…’ • (On)realistische verwachtingen? • Van een verticale naar een horizontale carrière? • Verschillende spanningsvelden binnen de organisatie • Statutair vs. contractueel • ‘Klassieke’ ambtenaren vs. ‘nieuwe’ ambtenaren (heeft zeker niet alleen met leeftijd te maken) • Leidinggevenden vs. medewerkers (doorstroming informatie in beide richtingen) • Ongenoegen over de (bevorderings)examens • Opstart van de ‘personeelsweetjes’, periodieke mail met concrete personeelsinfo. • Werkt goed • Wordt ook naar privé-mailadressen gestuurd • Open communicatie maakt het wel niet altijd gemakkelijker De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

24. Loopbaan • Opmaak van een nieuw organogram en een nieuwe formatie i.f.v. de nieuwe site. • Nieuwe functies (vb. algemeen onthaal) • Extra aandacht voor bevorderingskansen & jobrotatie binnen de organisatie • Nood aan meer gespecialiseerd personeel dat onmiddellijk inzetbaar is (en dat is helemaal geen waardeoordeel over de huidige medewerkers) • Ingestapt in het project Diverscity • Project rond loopbaanoriëntering en -planning • Zicht krijgen op de competenties & verwachtingen van de medewerkers • Hoe krijg je de juiste man/vrouw op de juiste plaats? De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

25. Vorming De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

26. Vorming • Men kan niet genoeg vorming volgen • Er is op zich heel veel mogelijk, maar vaak te weinig bekend • Drempel blijft jammer genoeg voor velen (te) hoog • Er wordt natuurlijk ook een inspanning van de medewerker gevraagd • Samenwerking met andere gemeenten om gemeenschappelijk, specifieke vorming te organiseren (vb. werken met kettingzaag, serveren van drank, veilig werken,…) • Bijkomende inspanningen nodig om volwaardig vormingsplan uit te werken en te implementeren. Nu nog te veel ‘ad hoc’. De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

27. Vorming – Communicatievaardigheden voor niveau E & D • Vormingsproject dat binnen de organisatie is (uit)gegroeid n.a.v. de lancering van de nieuwe huisstijl • Nieuwe huisstijl moest meer zijn dan alleen maar een nieuw, ‘hip’ logo maar ook de start betekenen van een inhoudelijke verandering • Aanvankelijk enkel voor niveaus E & D maar uitgebreid naar de leidinggevenden (op basis van de input vanuit de sessies met E & D) • Positieve respons, maar hoge verwachtingen gecreëerd die helaas niet altijd zijn ingelost… • Samenwerking met Wijzer Basiseducatie • Investering in vorming loont echt de moeite, maar rendeert enkel binnen een langetermijnperspectief De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

28. Deontologische code De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

29. Deontologische code (voor het personeel) • Integriteit is in de eerste plaats een kwestie van gezond verstand, ook vertrouwen & respect belangrijk • Een deontologische code moet verstaanbaar en praktijkgericht zijn (gewerkt met ‘testlezers’ uit de personeelsgroep, gebruik van cartoons) • De deontolgsiche code van Oostkamp is opgebouwd rondvijf waarden: • Loyauteit • Klantgerichtheid • Correctheid • Objectiviteit • Openheid • Bij elke waarde staat een beknopte omschrijving en daarna volgen er steeds een aantal concrete voorbeelden uit de praktijk (zowel voor arbeiders als bedienden) De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

30. Deontologische code (voor het personeel) • Communicatie niet zo eenvoudig • Intentie om dit in kleine groepjes toe te lichten en te bespreken. Is er door tijdsgebrek helaas (nog) niet van gekomen… • Is hier wel tijd voor? De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

31. Evaluatie De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

32. Waarom en hoe evalueren? • Moeilijke voorgeschiedenis. Begrip evaluatie erg beladen • Evaluatie is een HR-instrument om het presteren te verbeteren – het is géén afrekening, géén straf • Evaluatie vraagt een mentaliteitswijziging • Krachtlijnen van een nieuw evaluatiebeleid • Een doorzichtig systeem • Een constructieve en positieve benadering • Een duidelijke en open communicatie • Streven naar objectiviteit • Kwaliteitsbewaking De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

33. De elementen van de evaluatie • Verloop van de procedure • Een cyclus duurt 2 jaar • Halfweg: functioneringsgesprek • Zowel personeelslid als leidinggevende brengen bespreekpunten aan – gesprek in 2 richtingen • Resultaat is een beschrijvende nota met afspraken • Op het einde: evaluatiegesprek • Evaluatie van de afgelopen evaluatieperiode • Resultaat is een beschrijvende nota met beoordeling • Het evaluatieresultaat en de gevolgen ervan: • Resultaat: gunstig of ongunstig • Tegen ongunstig is een beroep mogelijk De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

34. Het verloop van de evaluatiecyclus • De eerste cyclus • Beginnen met een startgesprek zodat iedereen weet waarover het gaat, wat er zal gebeuren en wat er verwacht wordt • Startgesprek: individueel of in groep • Toelichting geven over de procedure • De criteria overlopen (functiebeschrijving) • Verwachtingen bespreken • Volgend jaar: functioneringsgesprek • 2012: evaluatiegesprek • Van elke gesprek wordt een verslag opgemaakt De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

35. Samenstelling van het evaluatiedossier • De functiebeschrijving en het competentieprofiel • Het formulier waarop het verslag wordt ingevuld • De nota over evaluatie (evaluaties in ’t kort) • Een print van de weddefiche met – indien van toepassing - aanduiding van de datum waarop naar een volgende schaal kan gegaan worden • Een overzicht van de functionele loopbaan (weddeschalen uit Rechtspositieregeling) • Persoonlijke nota’s die in de evaluatieperiode zijn toegevoegd • Nota’s van vorige gesprekken tijdens dezelfde evaluatieperiode • De PPA – feed back kandidaat (indien van toepassing) De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

36. Thomas InternationalDe Persoonlijke Profielanalyse (PPA) • Wat is Thomas International? • Een internationaal bedrijf dat managementtools aanbiedt, o.a. een gedragsevaluatie, de PPA • Wat is de PPA? • 24 reeksen van 4 gedragseigenschappen • Keuze voor best en slechts bij je passend • Het gaat niet over “goed” en “slecht” • Geeft een zicht op hoe de persoon is en hoe hij / zij gedraagt in een werksituatie en onder druk • Wat gaan wij doen met de PPA? • de PPA wordt gebruikt als ondersteuning bij de gesprekken De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

37. Thomas InternationalDe Persoonlijke Profielanalyse (PPA) • Welke resultaten geeft de PPA? • Er kunnen verschillende rapporten opgevraagd worden • Aan elk rapport hangt een kostenplaatje, dus we vragen niet alle beschikbare rapporten op • We starten eenvoudig met de “feed back kandidaat” • Wanneer er zou vastgesteld worden dat er problemen zijn, dan zal de dienst Personeel dit met de evaluator bespreken en richtlijnen geven • Welke rapporten gaan wij gebruiken? • Feed back kandidaat om te starten • Indien het nodig blijkt kan in overleg nog een ander rapport opgevraagd worden, bv. sterkte / zwakte analyse. De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

38. Personeelstevredenheids-onderzoek De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

39. Personeelstevredenheidsonderzoek • Hoe tevreden is het personeel? Wat leeft er onder het personeel? • Meten is weten, maar wat doe je er dan mee? • Zekerheid hebben én geven dat je met resultaten ook effectief iets zal doen (anders doe je het beter niet) • Niet iedereen even enthousiast, bepaalde groep bleef argwanend • Sowieso uit te voeren door een externe partner die onafhankelijk kan werken en waarin men vertrouwen kan hebben De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

40. Personeelstevredenheidsonderzoek • Externe partner: Zebrazone (Securex) • Zebrazone werkte volgens eigen methodiek (zoals de meeste), ruimte voor een aantal eigen vragen. • Klassikale bevraging, voor alle personeelsleden op hetzelfde ogenblik • Toelichting van de resultaten door Zebrazone • Analyse van de resultaten en opstarten van workshops om voor de knelpunten concrete verbetervoorstellen te doen – Positieve ervaringen • Resultaten van de workshops met de diensthoofden besproken en actieplan opgemaakt, daarna terugkoppeling naar het personeel • Vraagt grote openheid van de diensthoofden, ook meegenomen in hun startgesprek bij de evaluatie De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

41. Dienstverlening & personeelsinzet De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

42. ALGEMENE ZAKEN GRONDGEBIEDZAKEN VRIJE TIJD • Burgerzaken • Sociale Zaken • Secretariaat • Archief • Personeel • Financieel beheer • Communicatie • Infrastructuur- beheer • Ruimtelijke ordening • Milieu • Loket lokale economie & landbouw • Cultuur • Bibliotheek • Sport • Jeugd De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

43. ALGEMENE ZAKEN GRONDGEBIEDZAKEN VRIJE TIJD DIENSTVERLENING AAN DE BEVOLKING (= frontoffice) ORGANISATIE VAN DE DIENSTVERLENING (= backoffice) De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

44. ALGEMENE ZAKEN GRONDGEBIEDZAKEN VRIJE TIJD DIENSTVERLENING AAN DE BEVOLKING (= frontoffice) ALGEMENE INFOBALIE PARTICULIEREN PARTICULIEREN BURGERZAKEN ONDERNEMERS & PROFESSIONELEN VERENIGINGEN & EVENEMENTEN SOCIAAL HUIS ORGANISATIE VAN DE DIENSTVERLENING (= backoffice) De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

45. ALGEMENE ZAKEN GRONDGEBIEDZAKEN VRIJE TIJD DIENSTVERLENING AAN DE BEVOLKING (= frontoffice) ORGANISATIE VAN DE DIENSTVERLENING (= backoffice) SECRETARIAAT & ARCHIEF PUBLIEKE RUIMTE (infrastructuurbeheer & mobiliteit) CULTUUR PERSONEEL & HRM RUIMTELIJKE ORDENING TOERISME & RECREATIE FINANCIËN MILIEU & DUURZAAMHEID SPORT COMMUNICATIE & ICT LOKALE ECONOMIE & LANDBOUW JEUGD FACILITY MANAGEMENT De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

46. ALGEMENE ZAKEN GRONDGEBIEDZAKEN VRIJE TIJD De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

47. De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

48. De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010

49. De personeelsbevoegdheid van de secretaris - 18 mei 2010