Cours Informatique Documentaire

1. Cours Informatique Documentaire

2. Plan • Notions de documents • Structure et formats normalisés de documents structurés (SGML, HTML, XML) • Indexation et recherche d’information • Gestion Électronique de Documents • Le document au centre des systèmes Workflow • La nouvelle ère : Le Knowledge Management

3. Le document au centre des systèmes WORKFLOW

4. Plan : Le document au centre des systèmes Workflow • Définitions et Objectifs • Technologies Groupware • Notion de Workflow

5. Définitions et Objectifs • Groupware • Le groupware est l’ensemble des technologies et méthodes supportant le travail de groupe • Par l’intermédiaire de la communication électronique • diffusion de l’information • partage de l’information • Permet l’évolution vers • la décentralisation • le travail en équipe (virtuelles)

6. Technologies du Groupware Messagerie électronique Réunion électronique Groupware Agendas partagés Ecriture collective Forums de discussion Intranet Workflow

7. Processus du travail en équipe Coordination CoordinationCombinaisons, agencements permettant d'atteindre le résultat commun souhaité Coopération CoopérationAgir, travailler ensemble Communication CommunicationTransmission des données et informations

8. Les trois composantes du Groupware Coopération ERP Ecriturecollective VidéoConf. Intranet Agendaspartagés Visio Conf. E-mail Workflow Coordination Communication

9. Récepteur(s) 1 N 1 - 1 1 1 - N Emetteur(s) N N - N N - 1 Cadre de la communication • Lieux • Temps

10. asynchrone Outils e-mail • Outil le plus utilisé • Communication 1-1 ou 1-N • Possibilité de génération automatique

11. asynchrone Outils Agendas partagés • Planification (séances, management de projet) • Risques • respect de la sphère privée • Gestion de conflit • Fonctionnement limité

12. asynchrone synchrone Outils Ecriture collective • Suivi des modifications sur les documents • Elaboration commune de documents • renforcement de l’adhésion au résultat

13. synchrone Outils Réunion électronique • Visioconférence • Son et image • Approche « téléphone » • Ne permet pas l’échange de fichiers • Vidéoconférence • Son et image • Approche « Ordinateur » • Partage de documents et d’applications

14. Mise en œuvre Groupware • Economie de réseau • Utilité du système corrélé au nombre d’utilisateurs • => nécessité d’atteindre rapidement une masse critique • Atteinte d’une masse critique • compatibilité des systèmes • Intérêt individuel vs collectif => dilemme du prisonnier

15. Plan : Le document au centre des systèmes Workflow • Définitions et Objectifs • Technologies Groupware • Notion de Workflow • Définition et objectifs • Les types de workflow • Les outils de workflow

16. Introduction • Un workflow (anglicisme) ou processus d'affaires en français, • est un flux d'informations au sein d'une organisation, comme la transmission automatique de documents entre des personnes. • Nomenclature • Processus affaire, « flux de travaux », « automatisation des processus » ou « flux opérationnel » • C’est la modélisation et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier. • Pratiquement, le workflow décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus, les délais, les modes de validation, et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche.

17. Définitions et Objectifs • Le Workflow est une séquence, structurée ou semi structurée, de tâches réalisées en série ou en parallèle, par plusieurs individus, afin d'atteindre un objectif commun. • Séquence • Succession, suite ordonnée des différentes tâches • Structurée ou semi structurée • Il existe une logique de liaison entre les tâches • Série ou parallèle • basé sur la logique de description des processus • Objectif commun • le workflow est focalisé sur l'atteinte d'un résultat.

18. Définitions et Objectifs • Un workflow • peut être défini comme un modèle informatique pour représenter un processus de travail. • Plusieurs aspects au sein de cette notion de workflow : • informellement, c’est un travail coopératif impliquant un nombre limité de personnes devant accomplir, en un temps limité, des tâches articulées autour d'une procédure définie et ayant un objectif global. • Pouvant être décrit par un langage descriptif dans un fichier informatique, qu’une application adaptée (« workflowengine ») peut alors interpréter et exécuter. Automatisée par : • Envoi et réception de fiches électroniques à remplir par les différents intervenants humains, chaque fiche remplie provoquera l’envoi de nouvelles fiches à d’autres personnes, en suivant un processus organisationnel défini. • Démarrage conditionnel de processus de traitement informatique, comme des requêtes dans les bases de données d’information d’une entreprise (dossiers clients, comptabilité interne...).

19. Mise en place • L’approche du Business ProcessReengineering : • Effectuer un audit dans l’entreprise : • interroger toutes les personnes impliquées, pour définir (leur rôle dans un processus, les facteurs intervenant dans l’exécution de leurs tâches, le temps qu’il leur faut pour les accomplir, les autres personnes avec qui ils sont en communication directe: structure générale du processus • Inventorier les ressources (humains, machines) et les tâches effectuées, ainsi que les contraintes qui portent sur ces tâches (temps, facteurs externes). • Effectuer un découpage des tâches impliqués dans le processus global (Hiérarchisation). • Modéliser le workflow à l’aide d’un outil d’édition ; une vue graphique peut alors mettre en évidence certains dysfonctionnements simples. • Mettre en place le workflow, application qui s’exécutera sur une machine serveur reliée à toutes les cellules de l’entreprise. • Après exécution d’un certain nombres de cycles du processus de travail, observer un échantillon caractéristique de résultats réels (les temps effectifs, les blocages éventuels).

20. Modélisation • Modèle de représentation interne d’un workflow • est spécifié par un ensemble d’objets (les tâches) et de règles (les relations entre les tâches). • est soit une tâche atomique,(élémentaire), soit un sous-workflow (imbrication) : tâche composite (ou composant). • Définition d’une tâche élémentaire. • Une tâche élémentaire est décrite par un nom, • les ressources impliquées (intervenants humains/informatiques), une durée, et éventuellement des contraintes temporelles. • Les contraintes temporelles propres à une tâche élémentaire portent sur sa date de début ou de fin, (contraintes de type ‘au plus tôt le’ et ‘au plus tard le’. C’est ce que nous définirons comme les relations unaires sur la tâche. • Chaque tâche disposera donc d’un couple (I start, I finish) où I start et I finish sont les intervalles de temps acceptés pour les instants start et finish. Si la tâche n’a pas de contrainte, sa relation unaire est donc ([-∞,+∞],[-∞,+∞]).

21. Modélisation • Cet arbre ne permet pas de représenter le workflow mais seulement son squelette général. L’orientation dans le temps des tâches de chaque composant est explicitée par l’ajout de relations temporelles entres ces tâches.

22. Modélisation • Modéliser l’agencement temporel des tâches

23. Domaines d’application • Multiples applications dans le monde: • Il répond a un besoin d’optimisation des processus de travail en termes d’utilisation des ressources et de temps effectif. • Le workflow est amené a jouer un rôle important dans les entreprises du monde financier comme les systèmes bancaires, les assurances (délivrer un prêt, opérer un remboursement...). • Peut être étendu a tout processus de travail cyclique dans le monde de l’entreprise. • Utilisé dans le monde informatique, comme le processus de développement d’un logiciel ; En intégrant l’aspect travail coopératif au sein du workflow, • Le chef de projet dispose ainsi d’un outil de contrôle sur l’avancement du projet et la cohérence du système en terme de délais. • utilisés dans des organisations autres que l’entreprise, comme dans le monde médical : suivi du dossier médical d’un patient.

24. Types de WorkFlow • Workflow de Production • Caractéristique du workflow • le workflow est la tâche principale des participants (analogie avec les employés de production d'une usine) • Caractéristiques des applications • Haute vitesse de transfert (travail principal => perte de temps très improductive) • Haut débit (transfert d'un gros volume d'information ou d'images) • Moins d'importance à la flexibilité de l'outil (une fois défini, le processus est maintenu pour une longue durée)

25. Types de WorkFlow • Workflow de Collaboration • Caractéristique du workflow • le workflow comprend des processus structurés ou semi-structurés qui permettent aux personnes de travailler en équipe. • Exemples : design en architecture ou ingénierie, création de rapports, rédaction d'un mode d'emploi. • Caractéristiques des applications • Le document et le processus sont la clé du workflow • Doit laisser la place à la créativité • Flexible (le chemin que suivra le document n'est pas prévisible)

26. Types de WorkFlow • Workflow Administratif • Caractéristique du workflow • le workflow soutient les processus administratifs de l'organisation. • Exemples : demandes d'achat, report des heures, reports des frais. • Caractéristiques des applications • Doit pouvoir supporter un grand nombre de processus (il existe plusieurs processus administratifs...) • Destiné à l'ensemble des collaborateurs => distribuable dans toute l'entreprise • Vitesse de transfert n'est pas un facteur déterminant (le wokflow n'est pas la tâche principale) • Facilité de modification du design du processus (les processus administratif changent fréquemment)