1 / 48

Bilgi Yönetim (ve) Sistemlerine Giriş

Bilgi Yönetim (ve) Sistemlerine Giriş. Rock P.V. Klaar Kamu Yönetimi Yüksek Lisansı Sertifikalı Kamu Kontrolörü. Konular. Hollanda Hükümetinde performans yönetimi Hangi bilginin gerekli olduğu nasıl belirleniyor Bilgi teknolojisinden nasıl yararlanılıyor.

alicia
Download Presentation

Bilgi Yönetim (ve) Sistemlerine Giriş

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Bilgi Yönetim (ve) Sistemlerine Giriş Rock P.V. Klaar Kamu Yönetimi Yüksek Lisansı Sertifikalı Kamu Kontrolörü

  2. Konular • Hollanda Hükümetinde performans yönetimi • Hangi bilginin gerekli olduğu nasıl belirleniyor • Bilgi teknolojisinden nasıl yararlanılıyor

  3. I. Hollanda Hükümetinde performans yönetimi • Politika ve uygulama organlarının ayrılması • Ajanslardaki(uygulayıcı kurum) yönetişim modeli • VBTB (Performans esaslı bütçeleme) – Politika bütçelemesinden politika hesap verilebilirliğine • Tahakkuk esaslı muhasebe

  4. I.a/d. Politika ve uygulama organlarının ayrılması • 90’lardan buyana uygulamanın, politikaları belirleyici dairelerden ayrı yürütülmesi süreci söz konusudur. • Bugün memurların %80’i uygulama birimlerinde çalışmaktadır. • Hükümet politikalarının uygulanması uygulayıcı kurumlar ve Bağımsız İdari Organlar (BİO) gibi uygulama organlarında gerçekleştirilmektedir. • Kurumlar YBS sürecinin (politikaların sonuçlarının ölçüldüğü yer) sonunda yer almaktadır

  5. Bir işletme olarak hükümet? I.b/d. Ajanslar ve BİO’larda yönetişim modeli özel şirketkamu kurumları İşletme sahibiortaklar müsteşar Yüklenicipazar ya da politikadan sorumlu diğer işletmeler genel müdür (ücretler) Denetçidenetimkurulu Maliyeden sorumlu müdür Uygulayıcıişletmekurum/IAB

  6. Bir işletme olarak hükümet? I.b/d. Ajanslar ve BİO’larda yönetişim modeli özel kamu işletmeler kurumları belge yıllık hesapplanlama amaçyatırım getirisi topluma hizmet etmek yön veren piyasa siyasetçiler ve vatandaşlar Paylaşılan değerler: • Politika ve uygulama yönetimi ağırlıklarınındüzenlenmesi ile birleştirilen maliyet farkındalığı • Hollanda toplumu açısından ortaya çıkacak sonuçlar ve etkiler dikkate alınarak politika ve uygulama arasındaki ilişkininprofesyonelleştirilmesi.

  7. Bilgi piramidi Toplum: Müşteri/ Hedef gruplar 2. meclis Medya Siyaset Muhasebe Yönlendirme Bakan İşletme sahibi yükleniciler Detaylı bilgi düzeyi Ajans Ajansın bölge ofisleri

  8. Halen birçok farklı biçimi vardır I.b/d. Ajanslarda yönetişim modeli 1) kurul Bakan 1) GS d1 2) GM 2) d2 GM GM 5) 3) 5) Md Md Dd d3 d5 3) 4) d4

  9. II. Hangi bilginin gerekli olduğunun belirlenmesi Sonuçlar dikkate alınarak gerçekleştirilen performans yönetimi Amaçlar dikkate alınarak gerçekleştirilen performans yönetimi Farklı görevler için farklı bilgiler Farklı kullanıcılar için farklı bilgiler Dr. Kaplan Balanced Scorecard’a (bir yönetim sistemi) yansıtılan performans yönetimi Tabloların kullanımı Performans göstergelerine duyulan gereklilik

  10. II.a/g Sonuçlar dikkate alınarak gerçekleştirilen performans yönetimi Etkinlik ve etkililik Uygulama Sonuç Topluma etkileri Çıktı Ürün, hizmet ve sonuçlar Araçlar Faaliyetler ve süreçler Girdi İnsan ve araç kullanımı Etkinlik Kurum işleri doğru mu yapıyor? Etkililik Kurum işleri doğru mu yapıyor? Planlama

  11. II. b/g Amaçlar dikkate alınarak gerçekleştirilen performans yönetimi Sonuca giden yolda farklı aşamalar Sonuca yönelme aşaması Etki odaklı Yönetim toplumdaki değişimlera uyum sağlamaya odaklanır Sonuç odaklı Yönetim sonuç elde etmeye odaklanır (toplum üzerindeki etkileri) Çıktı odaklı Yönetim çıktı elde etmeye odaklanır (ürün ya da hizmet) Süreç odaklı Yönetim süreci en iyi şekilde değerlendirmeye odaklanır(uygulamalar) Girdi odaklı Yönetim girdi kullanımına odaklanır (bütçe giderleri) Araçların profesyonelce kullanımı aşaması Aşamalar araçların incelenmesi ile belirlenir (unsurlar ve yaklaşım).

  12. II.c/g Farklı görevler için farklı bilgiler • 5 farklı görevin ayrımı • Menkul ve veri setlerinin idaresi • Yetki verilmesi • Teftiş ya da kontrolün devam ettirilmesi • Araştırma ile ilgili bilgi ya da eğtimin sağlanması • 5. Ruhsat ya da izinlerin alınıp tescil edilmesi • 6. Diğer

  13. II.c/g Farklı görevler için farklı bilgiler

  14. Hollanda BSC Emisyon Kurumu

  15. II d/g. Farklı kullanıcılar için farklı bilgi • Yönetim bilgi sistemi (YBS) • YBS etkili bir karar alma süreci için yöneticilere bilgi sağlar ve günlük işlerle ilgili geri dönüt sunar. • Çıktı ya da raporlar genellikle işlem süreci verilerinin bir araya getirilmesi ile oluşturulur • Her YBS kurum içindeki fonksiyon düzeylerinde benzer şekilde düzenlenmiş olan alt sistemlerin bütünleştirilerek bir araya getirilmiş şeklidir.

  16. SİSTEM ÇEŞİDİHİZMET GRUBU STRATEJİ DÜZEYİÜST YÖNETİCİLER YÖNETİM DÜZEYİORTA DÜZEYDEKİ YÖNETİCİLER BİLGİ DÜZEYİ BİLGİİŞLEMDE ÇALIŞANLAR UYGULAMA UYGULAMADÜZEYİYÖNETİCİLERİ SATIŞ & ÜRETİM MALİYE MUHASEBEİNSAN PAZARLAMA KAYNAKLARI II d/g. Farklı kullanıcılar için farklı bilgi BİLGİ SİSTEMLERİ ÇEŞİTLERİ

  17. II. d/g Farklı kullanıcılar için farklı bilgi Sonuca giden yolda farklı aşamalar Sonuca yönelme aşaması Etki odaklı Yönetim toplumdaki değişimlere uyum sağlamaya odaklanır (2. Meclisadına) Sonuç odaklı Yönetim sonuç elde etmeye odaklanır (toplum üzerindeki etkisi) (Politikadan sorumlu Genel Müdür adına) Çıktı odaklı Yönetim çıktı elde etmeye odaklanır (ürün ve hizmet) (yönetim adına) Süreç odaklı Yönetim, süreci en iyi şekilde değerlendirmeye odaklanır (araçlar) (uygulama yönetimi adına) Girdi odaklı Yönetim girdinin kullanılmasına odaklanır (bütçe harcamaları) (mali işler dairesi adına) Araçların profesyonelce kullanımı aşaması Aşamalar araçların incelenmesi ile belirlenir (unsurlar ve yaklaşım).

  18. Ajans ve Yüklenici arasındaki performans göstergeleri Yüklenici Ajans • ürün portföyü • miktar • ürün ve hizmet • kalitesi • maliyet bedeli Vatandaşlar / işletmeler

  19. Yönetimin kapsamı İşletme sahibi • sorumluluklar/ yetkiler • yönetim kontrol sistemi • maliyet bedeli modeli • yatırım politikası • finansman politikası • risk politikası • rapor verme gerekliliği • tarifelerin onaylanması Maliyeden Sorumlu Müdür, Sayıştay, Genel Denetim Kurulu Kurum

  20. Balanced Scorecard II.e/g Balanced Scorecard’da (dr.Kaplan) yer alan performans yönetimi Mali perspektif Müşteri perspektifi Kurumiçi teşkilatlanma Yenilik perspektifi

  21. II.e/g Balanced Scorecard’da yer alan performans yönetimi Bu perspektifler kamu sektöründe aşağıdaki gibi yer alır: • İşletme sahibinin alanı: İşletme sahibi konumunda olan Genel Sekreterin sorumluluk alanı kurumun devamlılığının ve kalitesinin sağlanmasını içerir. • Yüklenicinin alanı:Yüklenici rolündeki politikadan sorumlu Genel Müdür(ler) teslim edilen ürünlerin içerik ve kalitesi ve ödenmesi gereken maliyet bedelinden sorumludur. • Kurum içi Teşkilatlanma: Kişisel ihtiyaçlar, işlemler, altyapı ve kurum yapısı ile uygun kurum kültürü arasında pozitif bir dengenin sağlanması kurum içi teşkilatlanma alanına girer. • Yenilik ve öğrenme:Geniş anlamda gelecekte yaşanacak gelişmelere hazır olma durumudur.

  22. Balanced Scorecard İşletme sahibinin alanı • Şirketin imajı • Kârlılık • Eklenmiş değer • Hareket • Şirket maliyetleri • Yatırım planındaki gelişme Müşteri alanı Kurum & İşletme alanı • Planların gerçekleştirilmesinde ilerleme • İhtiyaç duyulan personel yüzdesi • BT planındaki gelişme • potansiyeller +ölçütler • Personel memnuniyeti • Hastalık nedeniyle işe gelmeme • Fiyat pirimi • Tercih edilen tedarikçi konumu • Hizmet düzeyleri • Marka farkındalığı • Pazarlama zamanı • Kullanıcıların (hedef kitlenin)memnuniyeti • Şikayet sayısı Balanced Scorecard Yenilik & Öğrenme alanı • Her bir çalışanın eğitimde geçirdiği gün sayısı • Tanımlanan marka kavramları • Tamamlanmadan bırakılan AR&GE projeleri

  23. Teşkilat Stratejik hedefler Performans Göstergeleri (PG) İş alanı/ SWOT Misyon Dönüştürülen KBF Kritik başarı etkenleri Misyondan tabloya II. f/g Tablo kullanımı

  24. İzlenecek aşamalar 1.Misyon 2. İş alanı/SWOT 3.Stratejik hedefler 4. KBF(Kritik Başarı Faktörleri) 5. DönüştürülenKBF 6. PG’nin tanımı (Eylem ve sonuç odaklı) 7. GM Tablosu için PG seçimi 8. PG’lerinin değerlendirilmesi

  25. Tablonun hazırlanmasından sonra yapılması gereken nedir ? Tablonun tasarlanması Belgenin tanımlanması Formatların oluşturulması Sistemlere yerleştirilmesi Tabloların kontrol edilmesi Tabloların kullanımı

  26. II. g/g Performans göstergelerinin gereklilikleri • Mali ve mali olmayan • İletilen KBF ile ilgili • İç ve dış • Her tablo düzeyi için ayrı ayrı • Bazen geçici • ÖÖBGZ- Ö = Özel - Ö = Ölçülebilir- B = Başarılabilir- G = Güvenilir- Z = Zamanında PG’lerin her şeyi kapsaması gerekmez; sadece önceliklerin belirlenmesine odaklanır.

  27. III.Bilgi Teknolojisinden nasıl yararlanılır? • Bilgi sistemlerinin çeşitleri • Uygulama alanındaki bilgilere karşı mali bilgi • İşletme Kaynak Planlama sistemleri

  28. Bilgi Sistemleri: Kavramlar ve Tanımlar • Veri.Olayların, faaliyetlerin ve kaydedilen, sınıflandırılan herhangi bir alan içinde düzenlenmeyen fakat saklanan ve işlemlerin basitçe tanımlanması. • Bilgi.Alıcı için bir değeri olması ve bir anlam ifade etmesi için verilerin düzenlenmiş hali. • Birikim.Anlaşılması için düzenlenen ve işlenen veri ve/veya bilgi, öğrenimlerden elde edilen deneyimler ve mevcut sorun ya da faaliyetlerde uygulanan uzmanlık bilgileri..

  29. İŞLEVSEL AÇIDAN SİSTEMLER III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri • SATIŞ & PAZARLAMA SİSTEMLERİ • İMALAT & ÜRETİM SİSTEMLERİ • MALİYE & MUHASEBE SİSTEMLERİ • İNSAN KAYNAKLARI SİSTEMLERİ • DİĞERLERİ • YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ

  30. SİSTEMLERİN TEMEL İŞLEVLERİ: Satış yönetimi, Pazar araştırması, tanıtım, fiyatlandırma, yeni ürünler TEMEL UYGULAMA SİSTEMLERİ: Satış emri bilgi sistemi, Pazar araştırması sistemi, fiyatlandırma sistemi 1.Satış & Pazarlama Sistemleri (SPS) III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri

  31. 2. İmalat & Üretim Sistemi (İÜS) III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri SİSTEMLERİN TEMEL İŞLEVLERİ: Çizelge oluşturma, satın alma, nakliyat, teslimat, teknik kurulum, işlemler TEMEL UYGULAMA SİSTEMLERİ: • Materyal kaynak planlama sistemleri, satış emri kontrol sistemleri, mühendislik sistemleri, kalite kontrol sistemleri

  32. 3. Maliye & Muhasebe Sistemleri (MMS) III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri SİSTEMLERİN TEMEL İŞLEVLERİ: • Bütçeleme, büyük defter, faturalama, maliyet hesabı TEMEL UYGULAMA SİSTEMLERİ: Büyük defter, alacak hesabı, borç hesabı, bütçeleme, fon yönetim sistemleri

  33. 4. İnsan Kaynakları Sistemi (İKS) III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri SİSTEMLERİN TEMEL İŞLEVLERİ: Personel kayıtları, yan ödemeler, tazminat, iş ilişkileri, eğitim TEMEL UYGULAMA SİSTEMLERİ: • Bordro, çalışan kayıtları, yan ödeme sistemleri, kariyer basamakları sistemleri, personel eğitimi sistemleri *

  34. 5. Diğerleri (örn;Üniversite) III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri SİSTEMLERİN TEMEL İŞLEVLERİ: • Giriş, not kayıtları, ders kayıtları,mezuniyet TEMEL UYGULAMA SİSTEMLERİ: • Kayıt sistemi, öğrenci transkripti sistemi, müfredat-ders kontrol sistemi, mezuniyetten yararlanma sistemi

  35. 6. Yönetim Bilgi Sistemleri(YBS) III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri YÖNETİM DÜZEYİ • GİRDİLER:YÜKSEK HACİMDE VERİ • İŞLEM:BASİT MODELLER • ÇIKTILAR:ÖZET RAPORLAR • KULLANICILAR:ORTA DÜZEY YÖNETİCİLER ÖRNEK: YILLIK BÜTÇELEME • Yönetim Bilgi Sistemi (YBS) • İşlev: Genellikle bir işlev alanında işlem verilerini özetleyerek rapor oluşturma. • Örnek: Her müşteriye yapılan toplan satışa dair rapor hazırlama. • Kullanıcılar: Orta ve alt düzey yöneticilere yardımcı olur.

  36. Yönetim Bilgi Sistemleri(YBS) III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri • YAPILANDIRILMIŞ & YARI YAPILANDIRILMIŞ KARARLAR • RAPOR KONTROLÜNE YÖNELİK • GEÇMİŞ VE MEVCUT VERİ • KURUM İÇİ ORYANTASYON • UZUN TARASIM SÜRECİ Özellikler

  37. III a/c Bilgi sistemleri çeşitleri MMS YBS İKS İÜS SPS SİSTEMLER ARASINDAKİ İLİŞKİLER Maliye ve Muhasebe Yönetim bilgisi İnsan Kaynakları İmalat ve Üretim Satış ve Pazarlama

  38. İnternet Bir kurumun YBS’si Maliye YBS’si İşletme işlemleri Geçerli işlemlerin veri tabanları Detaylı raporlar Muhasebe YBS’si İşlem işleme sistemleri İstisnai raporlar Talebe bağlı raporlar Kilit-gösterge raporlar Pazarlama YBS’si Programlı raporlar İşletme işlemleri Dış verilerin veri tabanları İnsan Kaynakları YBS’si Vs. Dış ağ Vs.

  39. İşletme Kaynak Planlama(İKP) Sistemleri • Planlama, yönetim ve kurumun tüm kaynaklarının kullanımının bütünleştirilmesi. • İKP’nin temel hedefi kurumun işlev alanlarını bütünleştirmek ve işlev alanlarında kesintisiz bilgi akışını sağlamaktır. • İşlev: Kurumun tüm işlev alanlarını bütünleştirmek. • Örnek: Oracle, SAP

  40. İşletme Kaynak Planlama(İKP) Sistemleri • İş sürecibelirli bir sonuca ulaşmak için tasarlanan ilgili aşamalar veya prosedürler bütünüdür. • İKP modülü destekli iş süreçleri Maliye ve Muhasebe süreçlerini, Satış ve Pazarlama Süreçlerini, İmalat ve Üretim süreçlerini ve İnsan Kaynakları süreçlerini içerir.

  41. İşletme Kaynak Planlama(İKP) Sistemleri • En iyi uygulamalar işe yönelik hedefi gerçekleştirmek için en başarılı çözümler ya da en iyi problem çözme yöntemleridir. • İKP sistemlerinin dezavantajları çok karmaşık, pahalı olması ve uygulanmasının zaman almasıdır. • SAP (SAP R/3), Oracle ve PeopleSoft İKP yazılımını satan başlıca şirketler arasındadır.

  42. İŞLETME SİSTEMİNİN YARARLARI • SIKI YAPI & KURUM: Bir kurum • YÖNETİM:Kapsamlı bilgi esaslı yönetim süreci • TEKNOLOJİ:Birleştirilmiş Platform • İŞ:Daha etkin uygulamalar ve müşteriye yönelik iş süreçleri *

  43. İŞLETME SİSTEMLERİNİN ZORLUKLARI • Zorlu uygulama • Yüksek ön maliyetler ve gelecekteki yararları • Esnek olmama • Stratejik değerin fark edilmesindeki zorluk

  44. Çalışanlar Kurum içi verilerin şirket veritabanları Dış verilerin veri tabanları Şirket içi ağ Karar destek sistemleri Geçerli işlem verileri Uygulama veri tabanları İşle ilgili işlemler İşlem işleme sistemleri Yönetim Bilgi Sistemleri İdari destek sistemleri Uygulama Veri tabanları Uzman sistemleri Detaylı raporlar İstisna raporları Talebe bağlı raporlar Kilit-gösterge raporlar Girdi ve hata listesi Programlı raporlar

  45. Yönetim Bilgi Sistemleri Çıktıları • Programlı raporlar • Belirli aralıklarla ya da programlı olarak (günlük, haftalık, aylık) hazırlanır • Kilit-gösterge raporlar • Bir önceki günün kritik faaliyetlerini özetler • Her gün erken saatte hazır olur • Talebe bağlı raporları • Yöneticinin isteği üzerine belirli bilgileri sağlar • İstisnai raporlar • Normal olmayan ya da yönetimin müdahalesini gerektiren bir durum yaşandığında otomatik olarak hazırlanır

  46. Yönetim Bilgi Sisteminin Özellikleri • Sabit ve standart formatlı raporlar hazırlar • Kağıt üzerinde ve elektronik ortamdaki raporlar • Bilgisayar sisteminde saklanan kurum içi verileri kullanır • Son kullanıcılar müşteri raporları hazırlayabilirler • Kullanıcıların resmi talebi gereklidir

  47. İşletme Sistemlerinin Özellikleri • 7/24 kullanım • Çok sayıda kullanıcı • Durağan ve güvenli • Birincil işlemi destekler • İşle ilgili önemli verileri içerir • Diğer sistem ve teknolojilerle bağlantısı vardır • İş için çok önemlidir

More Related