Qu'est-ce qu'une gestion informatisée du temps de travail réussie ?

1. Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG Qu'est-ce qu'une gestion informatisée du temps de travail réussie ? Intervention ADRHESS – février 2014 Alain Brugiere – HUS Vannessa Fage-Moreel – CHU Bordeaux

2. Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG La problématique de l’installation d’un outil informatique d'aide à la gestion du temps de travail des agents aux Hôpitaux Universitaires de Strasbourg des objectifs généreux confrontés aux effets pervers du badgeage

3. Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG L’implantation de Gestor aux Hôpitaux Universitaires de Strasbourg • calendrier d’installation du logiciel gestor aux HUS : • test sur 3 sites pilotes en 1996 • déploiement en 1998 • fin d’installation en 2004 (blocs opératoires) • 2 grandes fonctions : • la gestion du temps de travail • la gestion des plannings

4. garantir une application uniforme de la réglementation du temps de travail assouplir les horaires de travail améliorer la transparence faciliter l'élaboration et la gestion des plannings automatiser le paiement des primes et indemnités Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG 5 objectifs visant à faciliter les relations sociales

5. intégration dans GESTOR des règles relatives aux temps de travail (règlement intérieur) alerte visuelle pour toute majoration ou sous-estimation de droit Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG objectif 1 garantir une application uniforme de la réglementation du temps de travail

6. Aménagement d'horaires souples avec le développement des horaires variables définition de la présence normale de l'agent par jour de plages fixes pendant lesquelles la présence est obligatoire de plages variables d'une limite de présence journalière gestion autonome du temps de travail par l'agent grâce au système de badgeage concertation entre les agents pour assurer des permanences pendant les plages variables Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG objectif 2assouplir les horaires de travail

7. Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG Exemple de Modèles Journaliers à horaires souples Modèle Journalier du matin Modèle Journalier du soir horaire de début de poste 13 h 05 à 13 h 15 horaire de fin de poste 20 H 30 à 21 H 15 limite de présence : 8 h 08 • horaire de début de poste 6 h 20 à 6 h 35 • horaire de fin de poste 13 h 30 à 14 h 23 • limite de présence : 8 h 03

8. possibilités d'éditions d'états de pointage, ou de compteurs ; lecture directe de l'agent sur la badgeuse, de certains de ses droits ; affichage systématique de l'état du compteur crédit / débit à chaque badgeage sélection de touches de fonction F1 consultation du planning sur la quinzaine F2 congés annuels : droits, consommation et solde F3 heures supplémentaires à récupérer F4 état des repos compensateur F5 jours fériés : droits acquis, consommation et solde F6 Repos hebdomadaire : droits et consommation Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG objectif 3améliorer la transparence

9. élaboration de plannings simulés sur la base de canevas de roulement suivi quotidien des seuils de présence visualisation simultanée : du planning de roulement (planning simulé) du planning prévisionnel (prévu planifié) du planning réel Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG objectif 4l'élaboration et la gestion des plannings

10. transfert automatique des données dans le système de gestion de la paie ; suppression du calcul des éléments variables de paie ; suppression des saisies manuelles ; Contrainte : badgeage indispensable Avantages : diminution du risque d'erreurs réduction du délai de paiement des indemnités à N +1 gain de temps pour les cadres et les agents de la DRH Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG objectif 5automatiser le paiement des primes et indemnités

11. Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG Inconvénients de l’informatisation du temps de travail • La gestion serait devenue « épicière », certains agents seraient à la minute près ; obsession de l’édition des badgeages : ceci semble en réalité nous ramener à la question du management des équipes par les CSS et CS, selon certains cadres eux-mêmes, rencontrés dans le cadre d’entretiens très récents sur la question du badgeage ; • Crédit temps pour plages variables trop important (possibilité de 25h de crédit que les agents réclament en congés) ; • Certaines pratiques sont encore utilisateurs dépendantes (exemple : validation d’HS) ; • Un oubli de badgeage et une non régularisation dans le délai de paie impliquent une paie fausse ; • « Usine à gaz » 35h (démultiplication des compteurs) RC, RTT, heures sup, D/C …

12. Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG Avantages de l’informatisation du temps de travail • La mise en place des trames de roulement facilite l’élaboration des plannings prévisionnels ; • L’automatisation des éléments variables de paie réduit les sources d’erreur et le paiement à N+1 est apprécié (avant N+2) ; • Uniformisation des règles relatives au temps de travail sur l’ensemble des pôles de l’établissement ; • Equité entre les agents ; • Le temps choisi…un mythe?

13. Les Hôpitaux Universitaires de STRASBOURG heures dues au 30/09/2013

14. Une autre approche de la gestion informatisée du temps de travail l’expérience du CHU de Bordeaux

15. Présentation du CHU de Bordeaux • Un peu moins de 11 000 agents • L’utilisation de Gestor depuis 1998 (période de déploiement 1998 – 2005) • L’absence de badgeage qui modifie complètement l’approche des questions liées au temps de travail par les partenaires sociaux et les agents (questions du rattrapage des heures travaillées beaucoup moins présente) • Une gestion du temps en cours d’harmonisation entre les 3 sites du CHU • Le bilan des heures dues au 31 décembre 2013

16. Des différences majeures avec les HUS : une gestion moins efficace du temps de travail • Une utilisation très différente du logiciel de gestion du temps liée à l’absence de badgeage au CHU de Bordeaux : • Pas de bascule paye pour l’intégralité des données de Gestor ce qui entraine une mise à jour compliquée pour certains cadres et parfois très tardive dans le mois • La difficulté de paiement des astreintes à n+1 • Un travail de re-saisie chronophage et source d’erreurs pour les éléments qui ne basculent pas automatiquement dans CPAGE • Une visualisation souvent fausse des présences au jour le jour car le logiciel est mis à jour en décalé

17. Des différences majeures avec les HUS : une gestion du temps plus simple • Pas de plages variables prévues par l’accord local sur le temps de travail (pas de système de débit – crédit) • Ecrêtement des heures supplémentaires au 1er mars n+1 (effet minoré par les nouvelles dispositions relatives au CET pérenne) Avantage : pas de gestion du temps à la minutes Inconvénient : contrôle plus difficile de l’entrée et de la sortie des agents (contrôle de présence, durée des temps de pause, …)

18. Les préalables travaillés au CHU de Bordeaux en amont du changement du logiciel • Clarification des règles de gestion du temps : • Implication des organisations syndicales dans les questions de gestion du temps par la mise en place d’un comité prenant la forme d’un groupe de travail ; • Élaboration d’un guide de gestion du temps synthétisant l’ensemble des règles nationales et locales et mis à disposition de l’ensemble des agents du CHU de Bordeaux • Simplification des règles de gestion du temps : • Annualisation de l’ensemble des variables du temps (décompte du temps opposable et réalisé, congés annuels, repos hebdomadaires) • Multiplication des procédures pour le personnel RH

19. Des fonctionnalités attendues du logiciel de gestion plus complètes que celles exigées dans les années 2000 • La nécessaire mise en place de contrôles automatisés des effectifs présents (le contrôle des plannings quotidiens et le respect des normes d’effectifs) • L’élaboration de tableaux de bord liés au temps de travail (suivi des heures supplémentaires par pôle, suivi du temps d’astreintes …) • Une gestion plus rigoureuse du temps de travail des agents en paramétrant des alertes et des blocages (limitation des dépassements de droits, repérage aisé des agents ayant trop ou pas assez travaillé, …) • La mise en place d’un espace partagé avec les agents du CHU (partiellement existant avec le badgeage) permettant d’améliorer l’offre de service RH auprès des agents • Une nette amélioration de l’ergonomie (gain de temps et gestion prévisionnelle des compteurs)

20. Réflexion sur les améliorations à apporter menée par 4 groupes de travail constitués d’utilisateurs. Réception de 5 éditeurs pour présentation de leurs logiciels (Octime, Horoquartz, GFI, Equitime et Asys) / discours commercial Visite des CH de Pau (Octime), Besançon (Asys) et Dijon (Equitime) / discours utilisateurs Constitution du cahier des charges. Lancement de la procédure marché. Réception et analyse des candidatures. Choix du candidat retenu. Le changement en cours du logiciel de gestion du temps : une gestion de projet classique

21. Octobre 2013 : ateliers d’analyse. Novembre 2013 – Février 2014 : paramétrage du logiciel. Mars 2014 : Livraison, installation du logiciel paramétré et des interfaces. Avril – Mai 2014 : Test du logiciel sur les services pilotes. A partir de Juin 2014 : déploiement progressif sur l’ensemble des services du CHU en commençant par les pôles des services pilotes porteurs de la dynamique. Phases d’audit et de paramétrage

22. En synthèse : qu’est-ce qu’une gestion informatisée réussie du temps de travail ? • L’informatisation du temps de travail reste incontournable pour prendre en compte les éléments variables de paie. Les fonctionnalités des nouveaux logiciels vont nous permettre la mise en place d’outils de pilotage adaptés à nos problématiques actuelles (lutte contre l’absentéisme, réduction des sur-effectifs quotidiens …) • L’informatisation du temps de travail ne reste qu’un outil au service d’une politique de gestion du temps et permet la mise à plat d’un certain nombre de règles historiques (plannings non conformes, paramétrages anciens et trop favorables à nos agents, …) • La question du badgeage appelle de nombreux commentaires … A Bordeaux, nous avons choisi d’y renoncer définitivement.