Expérience de terrain : Activités et responsabilités du « médecin-chef »

1. Expérience de terrain :Activités et responsabilités du « médecin-chef » • Coordonnateur Général – Directeur Médical • Terme «médecin-chef» jamais usité • Saint-Pierre Ottignies (1973) – Monosite HOPITAL GENERAL • 450 lits • 11 376 Admissions de jour18 165 Admissions classiques Durée de séjour = 6,6 jours • 1 600 personnes dont 200 médecins • 140 millions chiffre d’affaire : - Services médicaux : 67,7 - ASBL : BMF = 42 Prod. Pharma. = 18

2. Parcourspersonnel • Neurologue 1990 • Conseil Médical 19931999(Vice-Président 97) • Chef de Service 1995 • Directeur Médical 1999 • Contexte succession difficile • C.I.M.M. 2000 • C.I.T.I.H. 2001

3. ASSEMBLEE GENERALE ASSEMBLEE DES MEDECINS ORGANIGRAMME Clinique Saint-Pierre a.s.b.l. Mars 1989 CONSEIL MEDICAL CONSEIL D ’ADMINISTRATION Direction « bicéphale à préséance alternée » Bureau du Conseil Médical CONSEIL DE GESTION DIRECTION MEDICALE DIRECTION ADMINISTRATIVE Attaché de Direction Enregistrement médical SERVICES ADMINISTRATIFS ET LOGISTIQUES Hôtesses des S.I. DIRECTION DES SOINS INFIRMIERS Com. de coord. des soins inf. Com. d’hygiène hospitalière SERVICES MEDICAUX Serv. Financiers Serv. Personnel SERV. MEDICO-TECHNIQUES ET POLYCLINIQUE UNITES DE SOINS HOSPITALISATION Administration des patients Compta, réception, téléphonie, poste Services chirurgicaux Laboratoire Serv. Techniques Informatique Pharmacie Maternité Médecine physique réadaptation et rhumato. Médecine Economat Transports Buanderie Duplication Entretien ménager Serv. Social Neurologie Radiodiagnostic Sécurité Hygiène Cuisine Diététique Pédiatrie Médecine nucléaire Psychiatrie Garde-Urg. Archives médicales Kiné, explor. fonction. respi. et cardiaques Soins intensifs Revalidation Endoscopie Bloc opératoire, Anesthésiologie Polyclinique Centre médical Wavre Urgences Centre médical Jodoigne Stérilisation Centre médico- psychothérapique Morgue Dialyse rénale

4. Evolution • 2000 : • Résultat de l’exercice -98 millions FB • Ratio solvabilité 11 % • Perte de confiance dans l’Administration • Mai 2001 : cellule de crise 2 Administrateurs + Directeur Médical • Septembre 2001 : Coordonnateur Général

5. I. DELEGATION DE POUVOIR PAR LE CONSEIL D’ADMINISTRATION Extrait des délibérations du Conseil d’Administration du 18.09.2001 : Le Conseil décide de créer la fonction de coordonnateur général. Cette fonction reprendra la direction générale de l’asbl. Le Dr Philippe PIERRE est nommé à cette fonction. Le Conseil d’Administration du 07.12.04 a adopté la proposition suivante relative à la délégation de pouvoir par le Conseil d’Administration. Agissant conformément à ses statuts, le CA en sa séance du 07.12.04 a décidé de déléguer les pouvoirs suivants au Coordonnateur Général : 1° Le CA délègue la gestion journalière de l’asbl au Coordonnateur Général. Celui-ci peut lui-même déléguer une partie de cette gestion à un ou plusieurs employé(s) de l’Institution. Il en informe le CA. 2° Mandats spéciaux : - Commandes aux fournisseurs : les commandes d’une valeur inférieure à 1 M. € pourront valablement être signées par le Coordonnateur Général. Les commandes dont la valeur excède 1 M. € seront signées par deux Administrateurs, le Président du CA et un autre membre. - Relation avec les banques : une ouverture de compte doit être signée par 2 Administrateurs. Un emprunt d’une valeur de moins d’1 M. € peut être signé par le Coordonnateur Général. Les emprunts d’une valeur de plus d’1 M. € seront signés par deux Administrateurs, le Président du CA et un autre membre. -Représentation en justice : le Coordonnateur Général peut valablement engager la Clinique Saint-Pierre pour tout litige relatif à la responsabilité médicale ainsi qu’au recouvrement de créances auprès de tiers ou de contestation de factures de fournisseurs. Par ailleurs, une hypothèque portant sur les bâtiments appartenant à l’Institution, un mandat hypothécaire portant sur les mêmes biens, la cession ou l’achat de biens immeubles relèvent de la responsabilité exclusive du CA. La signature de deux Administrateurs suffit; pour autant qu’il y ait eu une délibération de ce même Conseil.

6. ASSEMBLEE GENERALE ASSEMBLEE DES MEDECINS ORGANIGRAMME Clinique Saint-Pierre a.s.b.l. Mars 2003. CONSEIL D ’ADMINISTRATION CONSEIL MEDICAL Bureau du Conseil Médical COORDINATION GENERALE DIRECTION MEDICALE CONSEIL DE GESTION Conseiller éthique Conseiller Prévention DIRECTION ADMINISTRATIVE Attaché de Direction Qualité - Communication Archives médicales Hygiène hospitalière Informatique RCM DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS Budgets et études économiques Trésorerie DIRECTION SERVICES TECHNIQUES, LOGIST. ET HOTELIERS DIRECTION RESSOURCES HUMAINES Recrutement - Formation Contrats - Rémunérations DIRECTION DEPARTEMENT INFIRMIER SERVICES MEDICAUX PHARMACIE RIM • Services techniques • Éq. chantier • Éq. curatif • Éq. biomédical • Éq. télécommunicat° UNITES DE SOINS SERV. MEDICOTECHNIQUES ET DE CONSULTATIONS Service du personnel • Services chirurgicaux • Maternité • Médecine • Gériatrie • Neurologie • Pédiatrie • Psychiatrie • Soins intensifs • Revalidation • Soins palliatifs • Bloc opératoire - anesthésiol. • Urgences • Morgue • Stérilisation • Hôpital de jour Comptabilité • Laboratoire • Médecine nucléaire • Méd. phys. réadapt & rhumatol. • Radiodiagnostic • Kiné explor. fonctionn. respirat. et cardiaques • Services de consultations • Centre médical de Wavre • Centre médical de Jodoigne • Centre médico-psychothérapique • Habitation protégée « La Courtille » • Endoscopie • Dialyse rénale et centre d ’autodialyse • Services hôteliers • Entretien ménager • Alimentation cuisine • Administration des patients • Admission-accueil Hospi • Organisation Admission consult. • Facturat° mutuelles Accueil hospi jour • Facturation patients- contentieux • Réception, téléph. • Services logistiques • Économat • Lingerie • Magasin central • Duplication Garde Urgences Poste Service social Culte Bénévoles Diététique

7. Aspectséconomiques • Reprise en mains informatique de gestion – Facturation • Contrôle des charges : • Contrôle des engagements • Achats • Prépensions • Négociation avec les syndicats • -1 % du salaire brut pendant 3 ans (20012004) • Renforcement de la cellule RCM

8. Négociations avec les Services Médicaux « Commission des Frais » • Loyers SM doublés en 2 ans (1600 FB/m²) • Coûts financiers liés aux délais de paiement des factures de prestations médicales • 128 M FB en 5 ans épongés par les SM • Révision des clés de répartition des frais pour les surfaces des Services : Personnel, Poste, Téléphonie, Informatique, Stérilisation, Archives • Participation des Services Chirurgicaux aux investissements des Blocs Op. (BMF + 2 % des honoraires Anesthésie / Chirurgie). En cas de dépassement prise en charge 50 - 50 par l’asbl et Services Chirurgicaux / Anesthésie.

9. Evolution des résultats

12. Prépare le C.A. Préside C.E.(pas CPPT) Préside Conseil de Gestion Comité de Direction Négociations D. Synd. Conf. Budgétaires Présence FIH – W Relations extérieures Conseil Chefs Service Nomination CS et Méd. Comités de surveillance Comité Hygiène Comité Transfusion Comité Qualité Patient safety Projet Navigator Processus et procédures médicales et de soins Site Intranet Satisfaction du patient DM informatisé depuis 2000 Permanence médicale Activités médicales à caractère scientifique Plan catastrophe Coordonnateur GénéralAdministrateur - 2007 Direction Médicale

13. Clinique Saint-Pierre a.s.b.l. Ottignies --- ORGANIGRAMME – Janvier 2010 ASSEMBLEE GENERALE ASSEMBLEE DES MEDECINS UNITES DE SOINS SERV. MEDICOTECHNIQUES ET DE CONSULTATIONS • Bloc opératoire - anesthésiol. • Gériatrie • Hôpitaux de jour • Maternité • Médecine • Méd. phys. réadapt & rhumatol. • Morgue • Neurologie • Pédiatrie • Services chirurgicaux • Soins intensifs • Psychiatrie • Soins palliatifs • Stérilisation • Unité Hospit. Courte Durée • Urgences • Dialyse rénale et centre d ’autodialyse • Endoscopie • Kiné explor. fonctionn. respirat. et cardiaques • Laboratoire • Médecine nucléaire • Radiodiagnostic • Services de consultation • –  – • Centre médical de Jodoigne • –  – • Centre médical de Wavre • –  – • Centre médico-psychothérapique « Entre Mots » • –  – • Centre de vaccinations • –  – • Habitation protégée « La Courtille » ITINERAIRES CLINIQUES • Cancer du sein • Clinique de la lithiase urinaire • Clinique de l’obésité • Clinique de la thyroïde • Unité d’alcoologie • Unité du rachis CONSEIL D ’ADMINISTRATION CONSEIL MEDICAL Bureau du Conseil Médical COORDINATION GENERALE DIRECTION MEDICALE CONSEIL DE GESTION Conseiller éthique Hygiène hospitalière Conseiller Prévention Archives médicales DIRECTION ADMINISTRATIVE Dépt. Inf. Hospit. Comité Qualité Attaché de Direction • Services techniques • Éq. chantier • Éq. curatif • Éq. télécommunicat° Comité matériel médical Comité transfusion Comité médico-pharmaceutique Assurances G.G.A. Comité onco Informatique DIRECTION SERVICES LOGISTIQUES ET HOTELIERS DIRECTION DEPARTEMENT INFIRMIER SERVICES MEDICAUX PHARMACIE DIRECTION RESSOURCES HUMAINES Recrutement - Formation Contrats - Rémunérations DIRECTION DES SERVICES FINANCIERS Budgets et études économiques Trésorerie Psychologie de liaison • Services logistiques • Achats - économat • Approvisionnements • Magasin central • Duplication Di-RHM Comptabilité Service du personnel Eq. biomédical • Administration des patients • Admission-accueil Hospi • Facturat° mutuelles Accueil hospi jour • Facturation patients- contentieux • Réception, téléph. • Organisation Admission consult. • Services hôteliers • Alimentation cuisine(à partir de 2010) • Entretien ménager, Lingerie, Poste Garde Urgences Service social Culte Diététique Bénévoles

14. Relations avec le Conseil Médical • Excellentes ! • Invité permanent • 3 CM invités au CA • Salariat – Indépendant • Perception centrale des honoraires • « Frais rééls » • Rémunération 4 niveaux • Initiatives Qualité des soins – Projets SM • Appréciation fautes médicales – sanctions • Esprit équipe entre médecins hospitaliers • Commission contact avec médecins généralistes

15. DDI • Dialogue permanent • Dossier infirmier patient (Polymedis) • Di RHM • Evaluation / amélioration qualité des soins • Contrôle enregistrement données hospitalières • Unité de psychologie clinique • Mise en place recueil évènements indésirables • Campagne identification des patients • Projet Navigator : Nbre chutes, Indicateurs hygiène mains, Cultures + MRSA, Prévalence totale escarres + escarres apparues en cours d’hospitalisation • Enregistrement a posteriori de la charge de travail sur base d’une douzaine d’items

16. Services Techniques • Rénovation toutes les Unités de Soins • Construction nouvelle aile de 7 000 m² • Pavillon Service Psychiatrie « dans jardin » • Agrandissement du Service des Urgences • Bunker Radiothérapie • Parking

17. Fonction médiation - Plaintes • Loi du 22 août 2002 • Attaché de Direction« Si un patient demande au médecin-chef d’assurer une médiation, le médecin-chef doit le référer à la fonction de médiation de l’hôpital » • ± 100 plaintes/an Dir. Médicale et Médiatrice • Affaires graves : 2 s/11 ans – Prob. Médias • Dossiers à caractère médico-légal  Problème des : • « experts » – Médecin-Conseil des assurances • Avocats

18. Nombre de plaintes Mode d’entrée en contact

19. Contenu : • 85 % contacts médecins • 13 % contacts personnels infirmiers / administratifs • Objet : • Qualité des soins 55% « Positionnement voir expertise de la part du Directeur Médical » • Manque d’information 24% • Déficit relationnel 37% • Service Urgences (37 373 admissions)

20. But recherché • Clôture simple dans 90 % des cas • Délai de clôture = 28 jours en moyenne • Nouvelle loi du 02.04.2010Fonds des Accidents Médicaux

21. Conclusions Coordonnateur Général + Directeur Médical • Rôle fondamental équipe de Direction soudée • Fonction très variée • Investissements nécessaires • Comptabilité • Droit social • Architecture • … • Points négatifs : • pression ++ • Champs d’intérêt nombreux • Gestion des plaintes • In fine