MENDERES İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ

1. MENDERES İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

2. Tanımlar • Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi • b) Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları,gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri • c) Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri, Vedat AYDIN Şube Müdürü

3. d) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini, e) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi, f)Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren Kodlara ait listeyi, g)Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı, Vedat AYDIN Şube Müdürü

4. g)Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan,sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı, ifade eder. Vedat AYDIN Şube Müdürü

5. RESMİ YAZININ BÖLÜMLERİ BAŞLIK SAYI İDARİ BİRİM KOD NUMARASI (Haberleşme)- STANDART DOSYA NUMARASI- KAYIT NUMARASI KONU TARİH GÖNDERİLEN MAKAM İLGİ METİN İMZA EK DAĞITIM PARAF

6. BAŞLIK Başlıklar 3 Satırı geçmemeli ve Kağıda ortalanarak yazılmalıdır. T.C. İZMİR VALİLİĞİ

7. Başlık, kağıdın üst kenarından iki aralık aşağıda ve orta bölümünde bulunur. İlk sıraya T.C. kısaltması, bir aralık altına ortalanarak kuruluşun yasal adı büyük harflerle, bunun bir aralık altına da yine ortalanarak birimin adı küçük harflerle yazılır.

8. 2 KOL ARALIĞI T.C. İZMİR VALİLİĞİ İl Milli Eğitim Müdürlüğü

9. T.C.MENDERES KAYMAKAMLIĞIİlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

10. T.C.İÇİŞLERİ BAKANLIĞIArşatırma Geliştirme Daire Başkanlığı

11. TC MENDERES KAYMAKAMLIĞI İlçe Malmüdürlüğü

12. BAŞLIĞIN SON SATIRINDAN İKİ ARALIK AŞAĞIDAN VE KAĞIDIN SOL KENARINDAN, 19 KARAKTER İÇERİDEN BAŞLANARAK (2,5 cm) Sayı YAZILIR VE ÖNÜNE ( : ) İŞARETİ KONUR.

13. T.C.MENDERES KAYMAKAMLIĞIİlçe Milli Eğitim Müdürlüğü 2 ARALIK Sayı : 19VURUŞ(2,5 Cm)

14. İDARİ BİRİM KOD NUMARASI VERİLİR, KOD NUMARASINDAN SONRA ( - ) İŞARETİ KONULARAK STANDART DOSYA NUMARASI, SONRA DA YİNE ( - ) İŞARETİ KONULARAK KAYIT NUMARASI YAZILIR. GENEL EVRAK BİRİMİNDEN SAYI VERİLMESİ DURUMUNDA ( / ) EĞİK ÇİZGİ KONULARAK YAZILIR.

15. KAYIT NUMARASI, YAZININ EVRAK KAYIT DEFTERİNDE KAYDEDİLDİĞİ NUMARADIR. Vedat AYDIN Şube Müdürü

16. T.C.MENDERES KAYMAKAMLIĞIİlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı :80194253 - 903.01- 3333 EVRAK KAYIT NUMARASI HABERLEŞME KOD I (idari Birim Kodu) STANDART DOSYA NUMARASI

17. GENEL EVRAK NUMARASI DAMGA VEYA YAZI İLE YAZININ ORTA KISMINA GELECEK ŞEKİLDE BASILMAZ VE YAZILMAZ.

19. Konu sayının bir aralık altına “Konu” yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “T.C.” kısaltmasının hizasını geçmeyecek biçimde yazılmalıdır.

20. Konu sonunda; “Hk”, “Dair”, “Ait “ GİBİ KISALTMALAR YAPILMAZ.

21. *Konu bölümü kesinlikle başlık bölümündeki T.C. kısaltması hizasını geçmemelidir. *İlk satıra sığmazsa, alt satır Konu:sözcüğünün altı boş bırakılarak, ilk satırın hizasından başlatılır. *Yazının konusu anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilmelidir.

23. *Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. *Konunun son satırından 2-4 satır aşağıdan kağıdı ortalayacak biçimde yazılır. * Yazının gönderileceği makamın resmi adı kısaltma yapılmadan büyük harflerle, *Yazı bir alt makama gönderiliyorsa parantez içerisinde küçük harflerle yazılır.

24. T.C.İZMİR VALİLİĞİMilli Eğitim Müdürlüğü Sayı : 46664299 -663.05./4444 06/05/2013 Konu: İnceleme 2-4 ARALIK İZMİR MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE (Eğitim Denetmenleri Başkanlığı)

25. *Resmi görevli olmayan kişilere yazılan yazılarda;“ Sayın” kelimesinden sonra ad küçük, soyadı BÜYÜK harflerle yazılır. Varsa unvanı adın hizasında ve alt satırda yer alacaktır..

26. T.C. İZMİR VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı :30169645-399.01-5555 06/05/2013 Konu : Hizmet İçi Eğitim Sayın Doç. Dr.Ayşe KALMAZ Kaledere Mah. Vizyon Cad. NO: 18 60100 TOKAT

27. Resmi görevli kişilere yazılan yazılarda da ad küçük, soyadı büyük yazılır. Unvan ise yine küçük harflerle yazılır.

28. T.C. MENDERES KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı:………………………………… … …/01/2011 Konu :……………………………….. Sayın: Akif KALAYCI Devlet Hastanesi Müdürü MENDERES

29. Kuruluş dışı yazılarda,gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.

30. T.C. İZMİR VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B08.4MEM.4.60.00.13- 660-07 .../01/2011 Konu : Hizmet İçi Eğitim TABİBLER ODASI BAŞKANLIĞINA Prof.Dr.Nusret Fişek Cad. 1451 Sok. No:5Alsancak İZMİR

31. İLGİ, YAZILAN YAZININ ÖNCEKİ BİR YAZIYA EK YA DA KARŞILIK OLDUĞUNU YA DA BAZI BELGELERE BAŞVURULMASI GEREKTİĞİNİ BELİRTEN BÖLÜMDÜR.

32. Gönderilen makamdan sonra üç aralık verilerek kağıdın sol kenarından 2,5cm (Yazı alanı) içerden başlanır ve İlgi sözcüğü küçük harflerle yazılır. İlgi sözcüğünden sonra ( : ) işareti konulur.

33. Gerekli durumlarda mevzuat da, ilgi olarak gösterilebilir. İlgi’de zorunluluktan kaynaklanan hallerde kurum veya kuruluş isminin anlaşılabilirliğinin bozulmaması kaydıyla (Gn.Md.lüğü, D.Bşk.lığı vb. ) şekillerde kısaltmalar yapılabilir.

34. Fax ile gelen yazı üzerinde işlem yapılmış ve bu işleme Fax’la cevap verilmeyecek ise ilgide belirtilen yazının Fax’la geldiği ve fax referans numarasının belirtilmesi gerekir.

35. T.C. İZMİR VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : B08.4MEM.4.60.00.13- 660-07 .../01/2013 Konu : Hizmet İçi Eğitim SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE ( Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2010 tarihli ve 72131250-542-1234 sayılı yazısı. b) Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünün 11/07/2012 tarihli ve 10220172-453.01-14567 sayılı yazısı.

36. İlgi: 15/03/2010 tarihli ve B100KSD000071-3800-236 sayılı yazı. ÖNCEKİ ÖRNEK-1

37. ŞİMDİKİ ÖRNEK-2 İlgi : Menderes Kaymakamlığının 05/02/2013 tarihli ve 72131250-542-1234 sayılı yazısı. Vedat AYDIN Şube Müdürü

38. İlginin birden fazla olması halinde ; a,b,c,d gibi küçük harfler kullanılır. İlgiyi belirleyen harften sonra parantez kapatma işareti konulur ve bir karakter boşluk bıraktıktan sonra ilginin içeriğine geçilir,

39. İlgi birden fazlaysa a,b,c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti konularak kullanılır. ÖRNEK-2 İlgi: a) 10/01/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 14 sayılı yazı, b) 25/02/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 15 sayılı yazı, c) 03/03/2010 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 16 sayılı yazı,

40. İlgi’de “..........tarihli ve ...........sayılı” ifadeleri kullanılır. İlgi tarih sırasına göre yazılır.

41. T.C. İZMİR  VALİLİĞİ İl Kültür Müdürlüğü Sayı : B.104.KM.4.10.0010-                              .../01/2013 Konu: Hizmet İçi Eğitim ANTALYA SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE ( Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a) 4/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05 / 02 / 2001 tarih ve 0024 Referans No’lu fax’ı c) 15 /01 / 2006 tarih ve 1549 sayılı yazımız

43. METİN “İlgi”den sonra başlayıp “İmza”ya kadar süren kısımdır. İlginin son satırından sonra 2 aralık, ilgi yoksa gönderilen yerden sonra 3 aralık bırakılarak başlanır. Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır.

44. T.C. İZMİR  VALİLİĞİ İl Kültür Müdürlüğü Sayı: B104IKM41000010-.....                                                                .../01/2013 Konu: Hizmet İçi Eğitim ANTALYA MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE (Hizmet İçi Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a)14/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu 2 ARALIK(İlgi yoksa 3 aralık) 3,5 CM XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

45. METİNLERDEUYULACAK KURALLAR Şekil Yönünden İçerik Yönünden Metin yönünden

46. ŞEKİL YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR

47. Metin bölümü maddeler halinde yazılıyorsa: Sayı ve harf dizileri aynı hizada bulunmalıdır. Sayı ve harflerden sonra ( - ) işareti konularak satıra başlanmalıdır.

48. Yazılar kağıdın bir yüzüne okunaklı olarak yazılmalı, kazıntı, silinti ve düzeltmeler olmamalıdır. Paragraf başı, satır başı ve sonları aynı hizada olmalıdır.

49. Zorunlu haller dışında yazı metni tek sayfaya sığdırılmalı, tek satırla ikinci sayfanın bitirilmemesine özen gösterilmelidir. Metin içinde geçen sayılar rakamla ya da yazı ile yazılmalıdır. Metinde kullanılan noktalama işaretlerinden sonra bir vuruşluk boşluk bırakılmalıdır.

50. İÇERİK YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR