PLANIFICACIÓN DE COMPRAS Formación contInua

1. PLANIFICACIÓN DE COMPRAS Formación contInua

2. ÍNDICE • OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN • ¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS? • 1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS • 2. EJEMPLO:POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS • III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO • IV. ¿QUÉ ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS? • 1. ¿QUÉ CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS? • 2. ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLAN DE COMPRAS? ¿PARA QUÉ LO CREAMOS? • ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS • RESUMEN

3. I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN “Comprender la importancia de la planificación en las compras públicas y entender las ventajas que existen al guiarse por un Plan de Compras”

4. II . ¿QUÉ ES PLANIFICAR LAS COMPRAS? “Hacer un Plan o proyecto de una acción”. (Fuente: Diccionario de la Lengua Española). • Significa definir: • Qué necesita la organización • Cuánto necesita • Para cuándo lo necesita • Con qué recursos. Dentro de un período de tiempo determinado. Planificación de Compras Plan de Compras

5. 1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS Definición de requerimiento Selección del mecanismo de compra Subida del plan a la Web Reunión equipo e trabajo Validación Presupuestaria Seguimiento Del Plan Elaboración Plan 1 2 3 4 5 6 7 ACTIVIDADES: 1. Revisar stocks. 2. Ver datos históricos (lo comprado y consumido el año pasado). 3. Reunión de trabajo con quienes necesitan insumos estratégicos (usuarios internos). 4. Revisar cumplimiento Plan anterior. • ACTIVIDADES • Determinar tipo de compra y tiempos que demorará el proceso. Se crea lista y detalle con las compras a realizar. ACTIVIDADES 1. Reunión de encargado de compras con sus Jefes para validar sus previsiones y revisar si existen nuevos proyectos. Se actualiza lista de compras. ACTIVIDADES 1. Se valida la aprobación presupuestaria para la lista de compras. ACTIVIDADES 1. Se elabora un plan de compras con sus actividades de seguimiento e identificación de responsables. (Programa de ejecución de actividades). ACTIVIDADES 1. Subida del Plan de Compras al Sistema ChileCompra. ACTIVIDADES 1. Seguimiento en el año del Plan Anual de Compras en base a programa. Plan de Compras

6. 2. EJEMPLO: POR QUÉ PLANIFICAR LAS COMPRAS Si desde hace varios años el consumo promedio de papel para impresora tamaño carta ha alcanzado las 500 resmas anuales, es bastante razonable suponer que dicho consumo rondará la misma cifra el año siguiente. Sin embargo, siempre es importante estar informado respecto de los cambios que se espera implementar en el mediano plazo, ya que algunos de estos pueden generar modificaciones sustantivas en los consumos de la institución. Por ejemplo, un proyecto de modernización del sistema informático puede acarrear la eliminación de ciertos formularios, por lo que en este caso, es muy probable que disminuya el consumo de papel, debiendo entonces comprar menor cantidad de resmas.

7. IMPORTANTE • La planificación no podrá realizarse exitosamente si Abastecimiento funciona como oficina de emergencias dedicada a “apagar incendios”, lo que necesariamente implicará insatisfacción de los usuarios, estrés y tensiones entre unidades y funcionarios. • La planificación de compras sólo es posible si existe un compromiso organizacional de todas las partes. • Considerar los stocks de productos que tenemos cuando planificamos. • En resumen, una buena planificación nos permite además controlar el proceso de abastecimiento, analizar las desviaciones y así poder tomar mejores decisiones a futuro.

8. INICIO III. “PROCESO DE ABASTECIMIENTO” Definición de requerimiento 1 Selección del mecanismo de compra 2 Llamado y recepción de ofertas 3 Evaluación de ofertas 4 Planificación de Compras Adjudicación oferta 5 Recibo de producto o servicio 6 FIN Seguimiento y monitoreo de la compra 7

9. IV. ¿QUÉ ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS? Es un documento que pronostica las compras anuales de nuestro organismo, el momento en que se comprarán o contratarán y su valor estimado. 1. ¿QUÉ CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS? Esta formado por una lista de los bienes y/o servicios que se contratarán, detallándose de acuerdo a la ley 19.886 de Compras Públicas. Este plan como mínimo debiese tener: • Descripción del bien o servicio • Código del clasificador de rubro utilizado en Mercadopúblico • Cantidad del bien o servicio • Monto estimado • Modalidad de adquisición (catálogo electrónico, licitación publica, etc). • Fecha aproximada en la que se publicara el llamado a participar.

10. SE RECOMIENDA ADEMÁS DETALLAR EN ESTE PLAN: • Usuarios principales • Si es una compra simple o estratégica • Cronograma del proceso para las compras complejas • Fuentes de financiamiento IMPORTANTE El Plan Anual de Compras debe publicarse en el sistema ChileCompra, información que además, será un insumo clave para la confección de los Convenios Marco a elaborar por la Dirección ChileCompra.

11. 2. ¿QUÉ VENTAJAS ENTREGA EL PLANIFICAR LAS COMPRAS? • Precios competitivos para los compradores. • Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de compra y, por tanto, menos papeleo, órdenes de compra, coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra), menos revisiones de la entrega del producto o servicio, etc. • Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente aumenta su satisfacción.

12. Adecuada distribución de la carga de trabajo de los recursos humanos en el tiempo. Al contar con un buen Plan, es posible programar y distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar la ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo. • Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y planificados los recursos de manera de saber de cuales disponemos para otras actividades. • Disminución del número de licitaciones desiertas y de compras urgentes. El ordenar y programar las compras permite no tener que realizar importantes compras urgentemente. • Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan será posible definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita disminuir los stocks y sus costos asociados. • Permite ayudar a conseguir los objetivos estratégicos de la institución. • Tener un registro histórico. • Controlar y trasparentar los gastos.

13. V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS Seguimiento del Plan 7 • Nos permite guiar, controlar y trasparentar las compras, tomando medidas correctivas oportunamente. • Es recomendable que al menos trimestralmente analicemos avances, modificaciones y actualizaciones del Plan, revisando: • Compras planificadas v/s realizadas • Compras realizadas pero con modificaciones (Ej. Cambio en el costo, tiempos, etc.) • Otras compras realizadas no previstas en el Plan y las causas que originan las desviaciones.

14. RESUMEN • Identificar desviaciones • Analizar causas • Problemas de planificación • Problemas de ejecución • Proponer mejoras y/o medidas correctivas • Programación de las actividades • Programación de las licitaciones 1. 2. 3. • Modificar el plan de compras

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